Как сшивать личные карточки работников – Дом права

Что делать с личными карточками сотрудников при ликвидации или реорганизации компании?

Для компаний, деятельность которых прекращена (в результате ликвидации, при банкротстве и т. д.), предусмотрен следующий порядок (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

документы, образовавшиеся в процессе деятельности (в том числе личные карточки работников) подлежат упорядочению и передаче на хранение в государственный или муниципальный архив;
передача документов осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора с архивом.

При реорганизации компании условия и место дальнейшего хранения архивных документов (в том числе личных карточек уволенных работников) определяет учредитель компании или органы, уполномоченные на такие действия учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.).

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Важно

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.

https://www.youtube.com/watch?v=JwJjjnvd3TI

Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Архивирование личных карточек уволенных работников

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.

1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

Как подготовить личные карточки для сдачи в архив

* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1.

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; — запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения к, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к, к которым они относятся. 1.2.

Группировка различных категорий С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.

п.)

Как подшивать личные карточки уволенных работников

Как подшивать личные карточки уволенных сотрудников

Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. Рис.

Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10.

Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть

Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Как подшить личные карточки уволенных сотрудников в архив

Важно Личная карточка – обязательный документ, вести его обязаны работодатели на своих сотрудников.

Предпочтительная форма – унифицированная Т-2. Личная карточка заводится в день приема нового коллеги на работу, а в последний его рабочий день форма «Т-2» закрывается. Оформляя увольнение работника, не забудьте взять подпись увольняемого в его личной карточке.

В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18.

Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения?

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ). Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.

Положении об архиве (). Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правилах, установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных дел уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

При этом, личные карточки уволенных сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел.

Как происходит хранение личных дел сотрудников.образцы документов

В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.
Дело необходимо прошить или сделать переплет.
Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним — приказ об увольнении сотрудника.Согласно на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках.

Как сделать архив карточек т 2 описи

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки?

Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

Внимание При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Как сшить личные карточки работников за несколько лет

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.

000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Как хранить личные карточки до увольнения

Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих). Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя.

Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами.

Личные дела уволенных сотрудников

Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. пример 4)

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

См.

статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2020 См. статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2020 См.

новость

«Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

журнала № 4′ 2020 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника.

Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Можно ли заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки т-2?

Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст.

65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:- паспорт;- трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);- СНИЛС (страховое свидетельство);- ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);- военный билет (для военнообязанных);- документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.

Наказание работодателя за отсутствие личных карточек

Если контролеры обнаружат, что работодатель не позаботился о надлежащем хранении личных карточек работника, и они отсутствуют в компании, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Нужно ли прошивать карточки т 2 по уволенным

Ответ на вопрос: Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558. Читайте подробнее о по этой ссылке.

При этом, данный перечень разделяет кадровые документы по видам и срокам хранения. Так, в соответствии с п. 658 указанного перечня, личные карточки работников, в т.ч., временных работников хранятся 75 лет. В соответствии с п. 657 — трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел хранятся 75 лет.

В соответствии с п. 19 — приказы делятся на следующие виду: по основной деятельности (постоянно), по личному составу (75 лет), по административно-хозяйственным вопросам (5 лет). В соответствии с п. 656 — личные дела руководителей хранятся постоянно, а работников 75 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что указанные документы необходимо формировать и хранить раздельно.

Остальные документы необходимо сформировать в дело по видам документов в конце отчетного периода.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Оформление т2 с сдаче в архив

М., 2002.

— 152 с. 3. Комплектование архива 3.6.

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников.

Эти документы должны храниться 75 лет. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.

Совет 1: как подшивать личные дела

Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.

2 Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело.

Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии. 3 Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника.

Хранение личных карточек в электронном виде

Ведение личной карточки в электронном виде законом не запрещено. В условиях перехода работодателей к безбумажной технологии работы с документами этот вопрос особенно актуален. Но с личной карточкой не все так просто, так как работодатель обязан знакомить работника под роспись с записями в карточке, продублированными из трудовой книжки.

В итоге с каждой записью в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе на другую работу или увольнении, в личной карточке работника должна появиться дублирующая запись и личная подпись сотрудника. В том числе уволенный работник должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Выполнить эту обязанность работодатель не сможет, если заполняет и хранит личные карточки сотрудников в электронном виде. Такую позицию высказали специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос № 143718 от 03.02.2021).