Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи – 14 фото

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический – когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса.

2. Хронологический – при соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный – данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе.

4. Алфавитный – при использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке – по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу.

В случае закрытии месяца

В качестве примера документ был специально перепроверен. Программа нашла в нем нарушение и сразу же сообщает об этом пользователю, указывая, что перепроведение может стать решением проблемы.

Закрывая месяц, система автоматически подвергает контролю правильность последовательности документов.

Пользователь вправе выбрать, ведет ли он работу с нынешними документами или же хочет еще добавить к ним файлы предыдущих периодов. Документ, взятый в качестве примера был подвергнут изменениям в текущем периоде, так что можно смело ставить “Закрыть только Январь 2022”.

Имеется возможность предварительно совершить принудительное перепроведение. Нажимаем на гиперссылку, видим окошко и понимаем, что здесь представлен отличающийся вариант действий. Программа предложит пользователю перепровести документы с января или не делать этого – последнее можно осуществить с помощью “Перепроведение не требуется”.

Нажав на “1 документ”, система откроет отчет со всеми измененными документами за конкретный период. Это помогает понять, нужно ли перепроводить или нет.

Ниже представлен отчет об изменениях

Пользователь сам решает, что ему необходимо, но настоятельно советуем проводить перепроводку для подстраховки от ошибок в расчетах данных.

Восстановление последовательностей

Запускаем “1С:Бухгалтерия 3.0” через пользовательский режим. Здесь самое главное – контроль изменений, то есть перепроведение и ввод данных “задним числом”. Разберем, как 1С организует перепроведение с того времени, как была найдена ошибка.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Перепроведение и установка границ в разделе “все функции”

Используем “Все функции” для перепроводки, если раздел не доступен, включаем его через меню “Сервис-Параметры”.

В “Стандартных” будет указан нужный пункт – “Проведение”.

Граница восстанавливается на одноименной закладке и с помощью одноименной команды. Это используется для восстановления хронологии, перепроведение здесь не нужно.

Поставим границу на 01.01.0001. Так как в конфигураторе стоит “Не перемещать”, дата никогда не сдвинется.

Возвращаемся на закладку перепроведения. Ставим период, это осуществляется с помощью кнопки “Добавить”, здесь выбираем нужные документы. Перепроводить нужно только проведенные документы, остальные же лучше просмотреть в отдельном случае.

При нажатии на кнопку “Провести”, система перепроведет выбранные пользователем документы и установит их в нужной временной последовательности.

Имеется функция “Группового перепроведения документов”, она находится в узле “Обработки”.

В таком виде обработки указывается только период проведения.

При нажатии на кнопку “Выполнить” будут проведены документы только за выбранный пользователем период.

Как видно, вариантов есть несколько, но самый удобный все-таки первый, в особенности для закрытия месяца.

Пользователь должен обращать внимания на сообщения системы о нарушении хронологии, чтобы позднее не выяснить, что документы расположены в неправильном порядке и искажают информацию, указанную в хозяйственной деятельности компании.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Правило второе: храните документы в вертикальном положении.

Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.

Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.

Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа.

Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся. Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.

Главное — ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой‑либо категории.

Правило третье: выделите ящик для документов, требующих рассмотрения.

Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.

Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся. Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения.

Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Централизованное и децентрализованное
формирование дел в организации

В
организациях дела формируются централизованно в службе документационного
обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.)
или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что
дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных
подразделениях.

Организационно-распорядительные
документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая
планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам
основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения
управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности
организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих
структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы
согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом
отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием
дел в структурных подразделениях организации занимаются работники,
ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел
осуществляется службой ДОУ.

Руководитель
архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую
методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а
также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При
формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать
в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;

● включать
в дело по одному экземпляру документа;

● помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать
приложения вместе с основными документами;

● группировать
в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно
группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики.

Обратите
внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка
не более 4 см.
В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.
Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1»,
«том 2» и т.д.

Документы
внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической
последовательности или сочетании.

Внутри
дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в
логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела
заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие
документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления
или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов
документов

Нормативные правовые и распорядительные
акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним
приложениями в пределах одного календарного года. Не
допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов,
например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного
документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией
и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по
личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России
от 25.08.2022 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела
и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал,
книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела
в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается
группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня
типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения приказы по
личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения,
относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе,
увольнении;

● аттестации, повышении квалификации,
присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных
выплатах;

● всех видах отпусков работников с
тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям,
родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной
платы);

● дежурствах по профилю основной
деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных
командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения,
относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных
отпусках;

● дежурствах;

● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных
командировках.

Практика использования документов по личному
составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу,
имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по
вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о
приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е.
связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении
и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в
каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила,
утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами,
распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с
указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных
документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в
хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их
номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе
с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения
формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные
планы, отчеты, сметы, штатные расписания
и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за
период календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем
году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются
по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов,
имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету
кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на
работу;

● трудовой договор;

● договор о
материальной ответственности (при его наличии);

● копии
приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации,
повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения
содержания, уходу за ребенком и др.;

●
дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии
свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

●
аттестационные листы;

● копии
паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту
жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об
увольнении.

Личные карточки работников
(унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту
фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников
располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка
дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел
в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в
архив организации. В соответствии с
п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному
составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные
документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел
организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске
специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив
организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с
момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения
документа и окончания работы с делами последние
помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые
обложки или папки-регистраторы.

В
каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за
сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения
обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо
разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность
и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела
в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками
наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел
указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа.

При
поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а
затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и
дел

Дела,
находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо
проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления
фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по
номенклатуре дел.

Проверка
наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате
дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя
структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации
или его структурного подразделения.

Проверка
наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на
обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального
просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и
состояния дел.

В
случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по
результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в
установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача
дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя
службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под
расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место
выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата
его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для
расписок в получении и приеме дела.

Дела
выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок
не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим
организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения
руководителя организации по акту.

Если
отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в
структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы
из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место
вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и
на какой срок выдан документ.

Изъятие
документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной
деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.)
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.

Как
правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными,
судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В
этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в
котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный
правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу
для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат
возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Заключение

https://www.youtube.com/watch?v=E6w1R6fCtb4

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.