Как нумеруют страницы в документах – Энциклопедия по экономике

Что будет, если документы сшиты неправильно?

Несмотря на простые действия, важность этого мероприятия очень велика. При приеме человека на должность делопроизводителя, необходимо спрашивать владеет ли он правилами выполнения процесса сшивания отчетности, актов, счетов и других важных бумаг.

Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом.

Вот некоторые из них:

  • из-за неправильной прошивки отказать в приеме документации могут любые государственные структуры;
  • потенциальные партнеры, вероятно, расценят это как знак неуважения и откажут в сотрудничестве;
  • неаккуратная прошивка папок с делами может привести к их потере, подмене или расформированию. Доказать подобные вещи крайне сложно.

Подводя итог, стоит сказать, что делопроизводство – не самый простой процесс. Сложность создает то, что не существует единого правила для прошивки дел.

Сшивание внутренней документации для офисного хранения не требует особых навыков. Когда речь заходит о ценных бумагах, тогда к работе необходимо отнестись со всей ответственностью.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  • Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  • Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
  • Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  • Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  • Клей;
  • Ножницы.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель.

Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Изменение шрифта и цвета номера

Для номеров страниц доступны те же инструменты форматирования, что и для любого другого текста в Word. Чтобы перейти к ним:

  1. Дважды кликните левой кнопкой по номеру на любой странице.
  2. Выделите цифру и наведите на неё курсор.настройка шрифта и цвета номера

На экране появится окно с настройками форматирования. Здесь вы можете:

  • Изменить стиль и размер шрифта.
  • Сделать символы строчными или прописными.
  • Применить один из стандартных стилей или очистить стиль.
  • Использовать жирное начертание или курсив.
  • Разместить символ по центру.
  • Добавить выделение цветом.
  • Изменить цвет символа.
  • Увеличить или уменьшить отступ от края страницы.

После завершения редактирования нажмите «Закрыть окно колонтитулов» или кликните дважды левой кнопкой в любом месте страницы. Изменения будут сохранены автоматически.

Как заверить прошитые документы?

Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется.

Как начать с произвольного номера

Если нам нужно пронумеровать все листы, в том числе и первый, но сами значения начать не с 1, а с другого числа, то сначала привычной дорогой идем во вкладку “Вставка”, выбираем уже знакомую нам опцию и внешний вид номеров.

Затем в той же вкладке открываем настройки формата.

Указываем значение, с которого следует начать. Допустимый диапазон начинается с 0 и заканчивается 2 147 483 646. Не спрашивайте только, откуда взялось именно такое число.

Примечание: если задать начало отсчета с нуля, а затем удалить номер с первого листа, то получим номера со второй страницы, но с цифры 1.

Подтвердите действие кнопкой “ОК” и оцените результат своих трудов.

Как нумеруют страницы в документах
– энциклопедия по экономике

Как нумеруют страницы в документах  [c.14]

При составлении писем на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные — четными.
[c.66]

Учет материалов на складах (кладовых) ведется в книге складского учета материалов ф. № М-17. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница, после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. На основе первичных документовматериально ответственные лица записи делают в тот же день.
[c.149]

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).
[c.78]

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.
[c.113]

Книжка МДП представляет собой сшив накладных международного образца, имеющих различный цвет. Книжка МДП является документом строгого учета, поэтому в ней нумеруются все страницы и корешки к ним, а также специальный отрывной талон на случай изъятия книжки таможенными органами.
[c.298]

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова “страница” (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.
[c.68]

Перед печатью документа его страницы обычно нумеруют. Выберите команду [Вставка-Номера страниц…]. На экране появится диалоговое окно (рис. 10.10).
[c.101]

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы. Нумерация страниц выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
[c.23]

Можно порекомендовать одну из таких систем. Крупные разделы файла (например, планирование, изучение систем учета и контроля, непосредственная проверка документов клиента, завершение работы, подготовка итоговых документов) следует обозначать римскими цифрами. Внутри крупных разделов можно было бы обозначить подразделы буквами латинского алфавита (предположим, цикл оплаты — А, цикл реализации — В и т.п. либо нематериальные активы — А, основные средства — В и т.п.). Применение латинского алфавита не обязательно, но удобно при совместной работе с западными специалистами или с международными аудиторскими фирмами. Внутри мелких подразделов можно было бы использовать систематическую нумерацию 1,2,3… поскольку обычно над таким разделом работает (или нумерует его) один и тот же человек. При необходимости можно ввести дробную нумерацию, например, для раздела III, подраздела F, группы документов 5, фрагмента документа или номера страницы 2  [c.169]

Практическое применение требования, содержащегося в [50, п. 5.2], где говорится, что аудиторское заключение является единым документом, вызвало вопрос, как нумеровать в нем страницы. Если следовать правилу (стандарту), то почти все адресаты итоговой части аудиторского заключения получат ее на страницах, которые не будут начинаться с первой (предыдущие номера страниц будут относиться к вводной и аналитической частям). Могут отсутствовать несколько страниц из середины. Аудиторским организациям следует установить порядок нумерации, например нумеровать в отдельности страницы в каждом разделе аудиторского заключения.
[c.444]

Вы получаете план проекта для анализа. Это документ объемом приблизительно 15 страниц. Страницы не нумерованы и нет оглавления. Просматривая план, вы обнаруживаете, что у него три раздела со следующими заголовками  [c.164]

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
[c.33]

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности дан в приложении 19.
[c.41]

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа на расстоянии 10—15 мм от верхнего обреза листа. Слово страница (стр.), точки и тире на ставятся.
[c.35]

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру.
[c.415]

Написание и оформление курсовой работы. Работа пишется по плану и оформляется в соответствии с определенными требованиями. Ее можно представить в компьютерном, машинописном варианте или написать от руки. Объем готовой работы – не менее 30 листов компьютерного текста. Текст работы представляется на одной стороне отдельных стандартных листов формата А4 с полями верхнее, правое, левое – 25 мм, нижнее – 32 мм (22 мм от номера страницы). Шрифт – Times New Roman, размер 13, междустрочный интервал 1,3. Нумерация страниц должна быть сквозной. Первая страница (титульный лист) и вторая страница (содержание работы) не нумеруются, но учитываются в общем количестве страниц. Номер страницы ставится внизу. На все цитаты, цифровые данные, приводимые в тексте, необходимо делать ссылки на источники в виде квадратных скобок с указанием порядкового номера источника в списке литературы и страницы из него. В основной части текста необходимо выделять разделы, главы и параграфы с обозначением их названий. Работа начинается с титульного листа, образец приведен в приложении. План работы содержит название разделов, глав и параграфов с указанием страниц в тексте. Список литературы должен быть представлен в следующем порядке официальные материалы (законы, указы, постановления Правительства, нормативные документы) монографическая, учебная и периодическая литература в алфавитном порядке статистические издания. По каждому источнику должны быть указаны автор, название работы, издательство, год издания, количество страниц. В конце работы необходимо вложить чистый лист для оформления рецензии.
[c.6]

Все страницы ддаэдиефрацся арабскими цифрами по центру вверху, при этом на первой странице оригинала цифра не ставится, а на следующей за ней указывается цифра “2”. Последним нумеруется заключительный лист документа, содержащего текст. В документах, объем текста которых на несколько строк превышает одну страницу, допускается перенос “остатка” на ее оборотную сторону с зеркальным расположением полей (т. е. левое поле оборотной стороны будет ужеправого. —Авт.).
[c.478]

Как правильно прошивать документы по госту?

Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.

Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов. Познакомимся с ними подробнее.

Как правильно прошивать документы?

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

Как правильно прошить и пронумеровать документы по госту — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Как пронумеровать все страницы с первого листа

Шаг 1. В меню «Вставка» выбрать пункт «Номер страницы».

Шаг 2. В выпадающем меню кликнуть по расположение нумерации на листе и щелкнуть на нужный макет. Документ пронумерован. При добавлении новых листов, они будут нумероваться автоматически.

Как пронумеровать файл со второй страницы

Шаг 1. Зайдите в меню «формат номеров страницы».

Шаг 2. Установите галочку рядом с пунктом «начать с .. « и поставьте «2».

Шаг 3. Выберите макет расположения номера на листе.

Шаг 4. Нажмите «ок». Задача выполнена.

Какие документы нужно прошивать в делопроизводстве?

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2022 года позволено подавать документы без прошивки.

Итак, прошивать необходимо документы:

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2022 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Не самый сложный способ

Шаг 1. Кликнуть два раза на колонтитул титульного листа.

Шаг 2. Отметить на панели меню сверху справа пункт «Особый колонтитул для первой страницы».

Шаг 3. В диалоговом окне «начать с…» введите «0». Вторая по счету страница станет первой в нумерации.

Нумерация глав и разделов

Если в документе предусмотрено разделение на главы и параграфы, номера листов могут иметь составной формат, например, 1-1, 1-А, 2-1 и т.д. Первый символ в данном случае определяет номер главы, а второй — номер страницы в ней.

Чтобы сделать составную нумерацию:

  1. Добавьте разрыв в конце последней страницы каждой главы. В предыдущем разделе инструкции подробно рассказано, как это сделать.
  2. Вернитесь к названию главы и задайте ему стиль «Заголовок 1». Цвет и шрифт заголовка можно изменить в соответствии с требованиями к оформлению документа.стиль заголовок 1
  3. Выделите название главы.
  4. Перейдите на вкладку «Главная» и раскройте меню «Многоуровневый список».
  5. Выберите из библиотеки стиль с разделением на главы — например, показанный на скриншоте ниже.библиотека списков

Таким же образом оформите заголовки всех глав в документе. После этого можно приступать к добавлению составной нумерации.

  1. Установите курсор на первую страницу первой главы.
  2. Перейдите на вкладку «Вставка» и сделайте автонумерацию.
  3. Откройте «Формат номеров страниц».
  4. Отметьте опцию «Включить номер главы» и выберите подходящий формат, а также разделитель.

Вместо стиля «Заголовок 1» можно использовать любой другой вплоть до девятого уровня. В окне «Формат номеров страниц» должен быть указан тот же стиль, который вы применили к заголовку главы.

После применения изменений номера на всех страницах станут составными. Через окно «Формат номеров страниц» вы можете менять их стиль и внешний вид.

Нумерация с первого листа

Текстовый редактор Microsoft Word автоматически проставляет номера на каждой странице. По умолчанию листы нумеруются с первого по последний.

!Если элементы на скриншотах плохо видны, их можно увеличить, кликнув на соответствующее изображение.

Как пронумеровать документ с начала:

  1. Перейдите на вкладку «Вставка» в открытом документе.
  2. В поле «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номер страницы».
  3. Выберите расположение номера: вверху, внизу, на полях, текущее положение (номер вставляется там, где стоит курсор на странице).вставка номера страницы в ворд
  4. Выберите в меню, как должен располагаться номер на странице: справа, слева, по центру, с вертикальной линией и т.д.
  5. После добавления нумерации нажмите «Закрыть окно колонтитулов».закрыть окно колонтитулов

Если вам нужно, чтобы нумерация начиналась не с единицы, а с другой цифры, измените формат номера:

  1. На вкладке «Вставка» кликните пункт «Номер страницы».
  2. В контекстном меню выберите опцию «Формат номеров страниц».
  3. В поле «Нумерация страниц» отметьте пункт «Начать с» и введите нужную цифру — например, 2 или 3.
  4. Нажмите «ОК».нумерация страниц с определенной цифры

Если нумерация изначально начиналась с единицы, то после выбора другой стартовой цифры она изменится.

В окне «Формат номеров страниц» также можно изменить стиль нумерации. По умолчанию на листах проставляются арабские цифры. Вы можете заменить их римскими цифрами или буквами латиницы. Для этого достаточно выбрать подходящий вариант в строке «Формат номера».

Нумерация в других форматах соответствует арабским цифрам. Например, 2 — это II римскими цифрами или буква «B/b».

Нумерация со второго листа

Необходимость пронумеровать страницы со второй возникает не реже, чем с первой Например, в документах с титульным листом, на котором не должно быть номера.

Порядок действий здесь такой же, как обычной нумерации, а номер с первого листа просто удаляется.

Как это сделать:

  1. Пронумеруйте страницы, как это рассказано в предыдущем разделе.
  2. Щелкните дважды левой кнопкой мыши по цифре «1» на первом листе.
  3. В появившейся вкладке «Конструктор» отметьте опцию «Особый колонтитул для первой страницы».
  4. Закройте окно колонтитулов.

После этого номера на первой странице не будет, а на второй отсчет начнётся с двойки. Если вам нужно, чтобы нумерация начиналась с единицы, сделайте так:

  1. Откройте вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Номера страниц».
  2. Выберите «Формат номеров страниц».
  3. В поле «Нумерация страниц» отметьте «Начать с» и поставьте 0 (ноль).
  4. Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно.настройка нумерации страниц в word

Теперь нумерация документа начинается с ноля, но так как на первой странице у вас выбран особый колонтитул, при распечатке будет видна только единица на втором листе.

Этот способ одинаково работает в версии Word для Windows и macOS. В веб-версии Word нельзя начинать нумерацию не с первого листа — это одно из ограничений функциональности.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем.

Нумерацию

проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования.

Наименование учреждения

может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2022 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Подготовка документов к сшиванию

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

  • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
  • нестандартные
  • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

  • название организации;
  • название подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок;
  • срок хранения;
  • номер тома;
  • количество листов;
  • дата составления;
  • опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

  • пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
  • стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
  • первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:Как нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листовКак нумеруют страницы в документах
 - Энциклопедия по экономике

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  • Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  • Согласно правилам на описи не ставится номер.
  • Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Процесс сшивания документов

Состоит из трех этапов:

  1. Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
  2. Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
  3. Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Способы прошивки документов

Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:

Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки. В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне. Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа. Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись.

Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх. Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу.

Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

Четвертый способ

Шаг 1. Во вкладке «макет» (версии 2022, 2022) или «разметка страницы» (версии 2022, 2022) выберите «параметры страницы».

Шаг 2. В меню «источник бумаги» отметьте пункт «различать колонтитулы первой страницы».

Шаг 3. Удалите номер с первой страницы при необходимости.

Заключение

Мы с вами разобрали несколько способов и подходов к нумерации листов в Microsoft Word. Теперь вы знаете, где можно найти нужные параметры, как добавить и правильно настроить номера.

Если остались вопросы, или что-то не получается, напишите об этом в комментариях, будем решать задачу вместе. Также мы будем рады, если вы поделитесь своим опытом в освоении текстового редактора Word в целом и в работе с колонтитулами в частности.

Сохраняйте статью в закладках и на стене в своих социальных сетях, чтобы не потерять, в нужный момент вернуться к инструкции и освежить ее в памяти.

Вывод

Мы рассмотрели варианты нумерации страниц в Word: простую, без титульного листа, со второй страницы. Изменения в нумерацию вносятся через конструктор колонтитулов — ограниченной зоны верхней или нижней части страницы. Проставлять и изменять нумерацию можно во всем файле или конкретном разделе.

Adblock
detector