Правила хранения офисной бумаги – О бумаге .нет

Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры

Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату. Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.

Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.

Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.

Что можно относить к канцелярским товарам

Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.

Среди основных экземпляров:

ручки и карандаши;
фломастеры, маркеры, текстовыделители;
бумага, белая и цветная;
картон;
блокноты, блоки для заметок.

Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:

скрепки, скобы;
клей;
папки, дела, скоросшиватели.

Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:

пишущие машинки;
калькуляторы;
сканер;
дырокол;
степлер.

Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.

В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.

В какой момент составляется и кто будет применять

Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.

Как это оформляется:

1. ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;

2. Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;

3. Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.

Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый. В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.

Не желательно пускать все это на самотек, так как если не контролировать количества и не приходовать ТМЦ по приходу, то потом и в момент списания появятся проблемы, так как нет оснований для этого. Даже если кажется, что стоимость купленных ручек невелика, постепенно она накапливается и одной операцией ее уже не получится снять с баланса. Недостачи будут расти с каждым месяцем. При этом свести отчетность не получится.

Сейчас есть множество самых разных приказов и рекомендаций от Правительства, которые касаются снятия с учета основных средств и ТМЦ. Обратите внимание на
Приказ Минфина под номером 16 , который раскрывает два приложения:

1. Отражает состояние счетов, на которых будет вестись подсчет;

2. Показывает, как можно использовать бюджетное средство.

Кроме того, в каждой организации обязательно составляются свои внутренние распоряжения, которые помогают регулировать особенности и порядок движения КТ.

Вступил в силу новый гост на бумагу для офисной техники

Согласно п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона №44-ФЗ заказчики обязаны использовать при составлении описания объекта закупки показатели, требования, условные обозначения и терминологию, касающихся технических характеристик, функциональных характеристик (потребительских свойств) товара, работы, услуги и качественных характеристик объекта закупки, которые предусмотрены документами, разрабатываемыми и применяемыми в национальной системе стандартизации, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации о стандартизации, т.е. государственными стандартами (далее – ГОСТ).

Аналогичные требования установлены п. 1 ч. 10 ст. 4 Федерального закона от 18.07.2021 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

При этом требуется обоснование необходимости использования других показателей, требований, условных обозначений и терминологии, если заказчик не использует требования соответствующего ГОСТа.

В связи с чем весьма важным стало принятие национального стандарта РФ ГОСТ Р 57641-2021 «Бумага ксерографическая для офисной техники. Общие технические условия», который был утверждён и введён в действие приказом Росстандарта от 7 сентября 2021 года N 1022-ст, поскольку практически каждый заказчик приобретает бумагу для офисной техники.

С 01.03.2021г. заказчики обязаны руководствоваться указанным ГОСТом при описании закупаемой бумаги для офисной техники, предназначенной для черно-белой и цветной печати на принтерах матричных, струйных, лазерных, факс-аппаратах и копирования на множительной технике, в т.ч. в режиме двухсторонней печати (дуплекс), в том числе для бумаги используемой для печатания издательской продукции.

При описании объекта закупки заказчикам следует учесть следующие условия:

Бумагу для офисной техники изготавливается в рулонах и листах.
Выделяются три марки бумаги для офисной техники в зависимости от назначения и показателей качества:
– А – для односторонней и двухсторонней печати при любых скоростях копировальных и печатающих аппаратов;
– В – для односторонней и двухсторонней печати при скорости до 100 копий в минуту;
– С – для односторонней и двухсторонней печати при скорости до 50 копий в минуту.
С качественными показателями бумаги можно ознакомиться в таблице 1 к ГОСТу.
Листы бумаги (для печати и для копирования) изготовляют в форматах A3 и А4 по ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» со следующими размерами:
– A3 – 297 х 420 мм,
– А4 – 210х297 мм.
Диметр рулона (если бумага изготавливается в рулонах, например, для факса) должен быть 1000 ( 0/-50) мм. По согласованию с потребителем допускается изготовление рулонов бумаги другого диаметра.
Предельные отклонения по формату листа нормируются и не должны превышать:
– по длине и ширине ±0,5 мм;
– по косине 0,5 мм.

Выбор способа закупки

Приобрести офисную бумагу можно как конкурентными способами закупки, так и у единственного поставщика. Если поставка бумаги для офисной техники планируется на сумму, не превышающую 300 000 рублей (по п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ) или 400 000 рублей (по п. 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ), то организация-заказчик имеет право заключить договор с единственным поставщиком.

С 31.07.2021 изменится максимальная цена для заказов бумаги по п. 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ: лимит вырастет до 600 000 рублей.

Для закупок бумажной продукции у единственного поставщика есть еще один важный нюанс: с 01.03.2021 все заказчики федерального уровня и поставщики офисной бумаги обязаны заключать соглашения на торговой площадке ЕАТ «Березка». Для региональных и муниципальных заказчиков это пока не является обязанностью, но они вправе использовать Единый агрегатор торговли для приобретения бумаги.

Выбор конкурентного способа заказа зависит от ОКПД2 — бумага офисная относится к аукционному перечню, утвержденному Распоряжением Правительства № 471-р от 21.03.2021. Это означает, что заказ такой продукции должен осуществляться через электронный аукцион (ч. 2 ст. 59 44-ФЗ).

Можно закупить бумажную продукцию не только электронным аукционом, но и электронным запросом котировок, электронным запросом предложений или у единственного поставщика. Это значит, что по коду ОКПД2 бумага для офисной техники — 17.12.14.110 — допустимо применение всех способов закупок, кроме конкурсных процедур.

Если товар включен в аукционный перечень, то нужно проводить электронный аукцион. Для запроса котировок установлены ограничения по сумме: начальная максимальная цена такой закупки не должна быть выше 500 000 рублей. Запрос предложений можно проводить только в двух случаях: по основаниям, указанным в ч. 2 ст. 83.1 44-ФЗ, или по результатам аукционных процедур, признанных несостоявшимися (ч. 4 ст. 71 44-ФЗ).

Гост 1641-75 бумага. упаковка, маркировка, транспортирование и хранение (с изменениями n 1, 2, 3, 4) от 30 декабря 1975 –

ГОСТ 1641-75

Группа К69

БУМАГА

Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение

Paper. Packing, marking, transportation and storage

МКС 85.060
ОКП 54 3000

Дата введения 1977-01-01

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством лесной, целлюлозно-бумажной и деревообрабатывающей промышленности СССР

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН в действие Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 30.12.1975 г. N 4097

3. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ


Обозначение НТД, на который дана ссылка	Номер пункта
ГОСТ 2991-85	1.3.2.3, 1.4.1
ГОСТ 3282-74	1.3.2.5, 1.5.5
ГОСТ 3560-73	1.3.2.5, 1.3.3.3
ГОСТ 4034-63	1.3.2.4, 1.4.3
ГОСТ 5959-80	1.4.1
ГОСТ 7933-89	5.2a
ГОСТ 8273-75	1.1a, 1.2, 1.3.1.2, 1.3, 1.2a, 1.3.2.1, 1.4.2, 1.5.1, 1.5.2, 2.3, 3.2.1.1, 3.2.3.1, 5.2a
ГОСТ 8828-89	1.1a, 1.3.1.2, 1.3.1.2a, 1.4.2, 2.5
ГОСТ 9078-84	5.1
ГОСТ 9142-90	1.4.1, 1.4.3
ГОСТ 9462-88	2.2
ГОСТ 9463-88	2.2
ГОСТ 9569-79	1.1a, 1.3.1.2, 1.4.2, 2.5
ГОСТ 10354-82	1.1a, 1.3.1.2, 1.4.2
ГОСТ 13078-81	1.1a, 1.2, 3.2.1.1
ГОСТ 13079-93/ГОСТ Р 50418-92	1.1a, 1.2, 3.2.1.1
ГОСТ 14192-96	4.3
ГОСТ 17308-88	1.5.2, 3.2.1.1
ГОСТ 18251-87	1.1a, 1.2, 3.2.1.1
ГОСТ 18477-79	5.3
ГОСТ 21650-76	5.1

4. Ограничение срока действия снято по протоколу N 4-93 Межгосударственного Совета по стандартизации, метрологии и сертификации (ИУС 4-94)

5. ИЗДАНИЕ (декабрь 2002 г.) с Изменениями N 1, 2, 3, 4, утвержденными в феврале 1982 г., сентябре 1984 г., мае 1986 г., июне 1989 г. (ИУС 6-83, 1-85, 8-86, 11-89)

Настоящий стандарт распространяется на бумагу промышленных форматов и устанавливает требования к упаковке, маркировке, транспортированию и хранению бумаги в листах, рулонах и бобинах, предназначенной к перевозке всеми видами транспорта.

Требования к упаковке продукции, отправляемой в районы Крайнего Севера и труднодоступные районы, – по ГОСТ 15846*.

_______________

* Действует ГОСТ 15846-2002. – Примечание изготовителя базы данных.

(Измененная редакция, Изм. N 4).

1.1. Бумагу в листах упаковывают в пачки, кипы, ящики, “рулончики” и “калачи”.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.1.а. Упаковывание в пачки

При упаковывании в пачки бумагу завертывают в два слоя оберточной бумаги по ГОСТ 8273 массой бумаги площадью 1 м не менее 100 г (бумаги из сульфатной целлюлозы массой бумаги площадью 1 м не менее 80 г).

Количество листов бумаги в пачке должно быть кратным 50 и указываться в стандартах на конкретный вид бумаги.

По согласованию с потребителем пачки бумаги формируют по массе нетто, если пересчет листов бумаги при ее переработке не требуется.

Сверху и снизу пачки под оберточную бумагу должен быть подложен лист картона.

Пачки типографской бумаги N 1, для глубокой печати N 1, офсетной N 1, мелованной, машинно-мелованной, картографической, обложечной, форзацной, чертежной и рисовальной должны завертываться дополнительно в один слой водонепроницаемой двухслойной бумаги по ГОСТ 8828, парафинированной бумаги по ГОСТ 9569 и по другой нормативно-технической документации, в один слой полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354 или другого водонепроницаемого материала.

Концы упаковочного материала должны быть загнуты на торцы пачек и заклеены клеем по ГОСТ 13078 или ГОСТ 13079* или клеевой лентой на бумажной основе по ГОСТ 18251 шириной 50-100 мм. Масса брутто пачки должна быть не более 30 кг.

_______________

* Действует ГОСТ P 50418-92, здесь и далее по тексту. – Примечание изготовителя базы данных.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 4).

1.2. Бумагу перед упаковыванием в кипы и ящики складывают в пачки, которые завертывают в один слой оберточной бумаги по ГОСТ 8273 массой бумаги площадью 1 м не менее 100 г (бумаги из сульфатной целлюлозы массой бумаги площадью 1 м не менее 80 г). Концы оберточной бумаги должны быть загнуты на торцы пачки и заклеены клеем по ГОСТ 13078, ГОСТ 13079 или клеевой лентой на бумажной основе по ГОСТ 18251 шириной 50-100 мм.

Допускается применять другие клеи и клеевые ленты, обеспечивающие прочную склейку бумаги.

Количество листов бумаги в пачке должно быть кратным 50 и указываться в стандартах на бумагу.

Масса пачки должна быть не более 15 кг.

Допускается упаковывать бумагу без завертывания в пачки, при наличии указаний в стандартах на бумагу. При этом кипа бумаги, учет которой ведется в квадратных метрах, должна быть разделена цветными бумажными прокладками на части с количеством листов, указанных для пачек.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 4).

1.3. Упаковывание в кипы

1.3.1. Мягкая упаковка

1.3.1.1. (Исключен, Изм. N 1).

1.3.1.2. Из бумаги, подготовленной по п.1.2, формируют кипу и завертывают не менее чем в четыре слоя оберточной бумаги по ГОСТ 8273 массой бумаги площадью 1 м не менее 100 г (не менее чем в три слоя бумаги из сульфатной целлюлозы массой бумаги площадью 1 м не менее 80 г).

Бумага типографская N 1, для глубокой печати N 1, офсетная, мелованная, машинно-мелованная, картографическая, обложечная, форзацная, чертежная и рисовальная должна завертываться с прокладкой из одного слоя водонепроницаемой двухслойной бумаги по ГОСТ 8828, парафинированной бумаги по ГОСТ 9569 и другой нормативно-технической документации, полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354 или другого водонепроницаемого материала.

Концы оберточной бумаги и водонепроницаемого материала должны быть загнуты на торец кипы и заклеены клеем или клеевой лентой, указанными в п.1.2. На заклеенные концы оберточной бумаги наклеивают лист такой же оберточной бумаги.

1.3.1.2а. При упаковывании на автоматизированных линиях допускается кипу завертывать не менее чем в два слоя оберточной бумаги марки А или Б, массой площади 1 м не менее 80 г по ГОСТ 8273 с прокладкой из одного слоя двухслойной упаковочной бумаги по ГОСТ 8828 или другого водонепроницаемого материала.

(Введен дополнительно, Изм. N 3).

1.3.1.3. Масса брутто кипы должна быть не более 60 кг.

1.3.2. Упаковывание в щиты

(Измененная редакция, Изм. N 4).

1.3.2.1. Бумагу, подготовленную по п.1.2, формируют в кипы и завертывают не менее чем в три слоя оберточной бумаги по ГОСТ 8273 массой бумаги площадью 1 м не менее 100 г (не менее чем в два слоя бумаги из сульфатной целлюлозы массой бумаги площадью 1 м не менее 80 г).

Бумага типографская N 1, для глубокой печати N 1, офсетная, мелованная, машинно-мелованная, картографическая, обложечная, форзацная, чертежная и рисовальная должны завертываться с прокладкой из водонепроницаемого материала по п.1.3.1.2.

Концы оберточной бумаги должны быть загнуты на торец кипы и заклеены клеем или клеевой лентой, указанными в п.1.2.

Каждую кипу укладывают между двумя деревянными щитами.

При упаковывании перечисленных выше бумаг между щитами и кипой должны быть положены прокладки из одного листа водонепроницаемого материала.

(Измененная редакция, Изм. N 4).

1.3.2.2. Размеры щитов должны быть на 10-20 мм больше формата упаковываемой бумаги.

1.3.2.3. Щиты изготавливают из плотно прилегающих по кромкам дощечек одинаковой толщины, скрепленных поперечными планками. Количество дощечек и планок щитов должно соответствовать требованиям ГОСТ 2991. Влажность древесины для изготовления щитов должна быть не более 20%. Толщина дощечек, в зависимости от массы кипы, должна быть от 8 до 13 мм. Толщина планок должна быть в два раза больше толщины дощечек, ширина – не менее 40 мм. На концах планок должны быть сделаны углубления для укладывания упаковочной ленты или прибиты проволочные скобы для укладывания проволоки.

Допускается упаковывать бумагу в решетчатые щиты, если это предусмотрено в стандартах на бумагу.

Расстояние между дощечками решетчатых щитов не должно быть более 40 мм, а сумма просветов не должна быть более 20% ширины щита.

Количество поперечных планок определяется размером кипы:

при длине листа бумаги до 1000 мм – 2 шт.;

при длине листа бумаги свыше 1000 мм – 3 шт.

Для предприятий, отдаленных от железных дорог, допускается применять щиты с тремя планками при длине листа менее 1000 мм.

Планки должны быть расположены симметрично на расстоянии 100-150 мм от каждого края щита или заподлицо с торцовыми сторонами щита. Третья планка должна быть расположена на равном расстоянии от крайних.

(Измененная редакция, Изм. N 1, 3).

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении.

Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц).

Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Зачем его оформлять

Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода.

Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.

Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров

Вся процедура заключается в нескольких последовательных действиях:

Сначала покупается изделие, обязательно получается кассовый и товарный чеки.
Составляется ПКО, без которого не получится оприходовать «канцелярку».
Потом купленные вещи отправляются на склад или в отдельных случаях напрямую запросившему отделу. Если действия совершались через склад, то сначала оформляется типовая ф. №4, потом выдается все по требованию-накладной с обязательной отметкой в ведомости.
Последним действием жизни КТ на территории компании станет акт списания и отнесения на расходы предприятия. Помните, что документ можно составить в свободной форме, это не унифицированная бумага. Но лучше, если внутри фирмы будет составлен шаблон, по которому все будет происходить каждый раз.

Мы рассмотрели, как правильно списывать канцелярские товары, чтобы не вызывать вопросов у налоговой и корректно вести учет всех купленных КТ в организации. Это необходимо, чтобы не допускать ненужных потерь и издержек, ведь даже если кажется, что потраченная на канцелярию сумма минимальна, ее все равно нужно учитывать. Постепенно она накапливается и оказывается серьезной статьей расходов, поэтому советуем следить за ней.

Количество показов: 32839

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2021 № 236 (действует с 18.02.2020, далее — перечень № 236).

Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки не различаются, ориентироваться нужно на любой из них.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2021 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст.

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении

Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.

Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.

Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:

накладная;
кассовый и товарный чеки.

На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.

Шапка ведомости будет выглядеть так:

№

Ф. И. О. сотрудника

Ед. изм.

Объем

Подпись

Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.

На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.

Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.

Руководитель проверяет заполнение и количество указанных экземпляров КТ, смотрит на наличие проведения документации в бухучете. Если все правильно, то затраты включаются в траты фирмы, а «канцелярка» считается списанной.

Как списываются канцтовары: образец составления акта

Составить его несложно, если учитывать некоторые нюансы. Вот так будет выглядеть типовой бланк в общем виде:

ООО «Татьяна»

ИНН______________

г.Томск, улица Набережная, д. 102, оф. 4

Утверждаю

Директор ООО «Татьяна»

_________________ Васильков К.З.

АКТ на списание канцтоваров

за февраль 2020 г.

Корр. счет 44.1.1

Составлен комиссией в составе:

Директор Васильков К.З.

Бухгалтер Зоина Т.Я.

составили и утвердили настоящий акт на списание

№	Название	Кол-во	Стоимость	Сумма	Корр. счет	Примечания
1	Бумага Cactus CS-ОР	5	210	1050	10.6
2	Скрепки стандартные (в уп. по 100 шт)	10	65	650	10.6
3	Резинки стирательные 10	35	7	245	10.6
4	Ручка шарик. об.	57	8	456	10.6
5	Авторучка «Pilot»	13	73	949	10.6
6	Карандаш об.	17	22	374	10.6
7	Скобы №12	22	12	264	10.6
8	Степлер	2	217	434	10.6

	Итого	161		4422

Директор __________ Васильков К.З.

Бухгалтер __________ Зоина Т.Я.

Списание канцелярских товаров можно назвать важным процессом. Ведь если работа предприятия связана с письменными принадлежностями, то постоянно будет расти недостача или не основные затраты, которые будет сложно отнести на какой-то период, потому что нет основания для снятия с учета.

Вносить эти данные очень просто в многие системы типа 1С. Если у вас есть программа, с которой сложно разобраться или вы планируете переходить на более качественное ПО, мы советуем обратиться в «Клеверенс». Мы реализуем программы и оборудование, поэтому можем помочь выбрать то программное обеспечение, которое действительно подойдет и будет соответствовать задачам вашего бизнеса.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:

В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

402-ФЗ от 06.12.2021 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2021 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2021. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Какие проводки должны быть

Сначала стоит определить, куда могли пойти материалы. В каждой организации таких путей много, всегда есть возможность списать их куда-то:

в качестве основы для производства продукции;
станет упаковкой для ГП;
один из вспомогательных расходников для изготовления конечного продукта;
способствует ликвидации вышедших из эксплуатации основных средств;
используется администрацией в их деятельности;
пригодился для строительства ОС.

В зависимости от того, на что было израсходовано какое-то количество ручек или шкафов, меняются данные проводок:

Дт 20 – Кт 10 – когда сырье отправляется в производственный цех;
Дт 25 – Кт 10 – материалы перешли в ремонтный отдел;
Дт 26 – Кт 10 – бухгалтерия получила офисную бумагу;
Дт 44 – Кт 10 – выдавалась тара для ГП;
Дт 91-2 – Кт 10 – выделены канцтовары для ликвидации определенного основного средства;
Дт 94 – Кт 10 – списывались недостающие (недостача) КТ.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2021 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера, заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2024 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2024, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2021 № 03-07-11/41908).

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица

Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.

Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета)	5 лет (1)	(1) После замены новыми
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):		(1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая;	Постоянно
б) промежуточная	5 лет (1)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки):		(1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая;	Постоянно
б) промежуточная	5 лет (1)
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности	5 лет	–
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности	Постоянно	–
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:		(1) В других организациях – До минования надобности (2) При отсутствии годовых – Постоянно
а) сводные годовые, годовые;	Постоянно (1)
б) квартальные;	5 лет (2)
в) месячные	1 год
Отчеты об исполнении смет:		(1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) сводные годовые;	Постоянно
б) годовые;	Постоянно
в) квартальные	5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:		(1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовые;	Постоянно
б) полугодовые, квартальные	5 лет (1)
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):		–
а) годовая;	До ликвидации организации
б) промежуточная	5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это новое правило с 18.02.2020 )
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним	Постоянно	–
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица	5 лет (1)	(1) После увольнения (смены) материально ответственного лица
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	5 лет (1)	(1) После замены новыми
Образцы подписей материально ответственных лиц	5 лет (1)	(1) После смены материально ответственного лица
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	–
Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности:		–
а) по месту разработки и (или) утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг	5 лет (1)	(1) При условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:		(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) При условии проведения внешней проверки качества работы (3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
а) у аудируемого лица;	5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора	5 лет (1) (2) (3)
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:		(1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно (2) При условии проведения внешней проверки качества работы
а) у аудируемого лица;	5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора	5 лет (2)
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах	10 лет (1)	(1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах	5 лет	–
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета	5 лет	–
Переписка по вопросам оказания платных услуг	5 лет	–
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 лет	–
Журналы, базы данных учета:		–
а) ценных бумаг;	До ликвидации организации
б) расчетов с организациями;	5 лет
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений);	5 лет
г) депонентов по депозитным суммам;	5 лет
д) доверенностей;	5 лет
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами;	5 лет
ж) расчетов с подотчетными лицами;	5 лет
з) исполнительных листов	5 лет

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2021 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Порядок применения акта

Чтобы оформление проходило правильно, следует собрать комиссию минимум из двух человек. Это комиссия, которая будет проверять правильность составления документации и ставить свои подписи, подтверждая реальность утилизации КТ. Такими людьми могут быть сам руководитель фирмы и его бухгалтер, либо начальник подразделения и его подчиненные, должность при этом не играет роли.

Назначаются эти люди отдельным приказом или распоряжением от руководства. Когда команда зафиксирует уничтожение списанной продукции и поставит подписи, их работа завершается. В следующий раз могут быть выбраны другие работники. Все вместе будет храниться в бухгалтерии.

Правила составления

Как оформить списание канцелярских товаров на нужды организации – порядок создания бумаги не имеет конкретной формы, установленной к использованию. Однако оформление акта на списание канцтоваров – та часть процедуры обоснования затрат, которую необходимо проводить. Унифицированного единого варианта нет, поэтому есть два способа, которых придерживаются фирмы:

каждый раз, когда необходимо снять продукцию, составлять бланк в свободной форме;
работники бухгалтерии создают типовой шаблон, который утверждается директором или руководителем в УП предприятия.

Правила хранения офисной бумаги – о бумаге .нет

С тех пор, как люди начали пользоваться бумагой, постоянно усовершенствовался процесс ее производства, поэтому со временем начали появляться ее новые виды.

Во время хранения офисной бумаги на складе нельзя нарушать целостность ее заводской упаковки. Бумага не должна находиться в помещении с повышенной влажностью.

Правила хранения офисной бумаги - О бумаге .нет

Оптимальная температура ее хранения составляет не менее 15 и не более 30 градусов по Цельсию. Когда бумага переносится в другое помещение, ее следует оставить там хотя бы на сутки и только потом открывать упаковку.

Таким образом, бумага акклиматизируется к условиям, в которых будет в дальнейшем применяться, следовательно – не нарушается ее структура. Это предотвратит хрупкость бумаги и замятие ее принтером.

Если температура воздуха в офисе и в складском помещении существенно отличается, нужно оставить бумагу на трое суток, после чего можно смело начинать ее использование. Лучше всего, чтобы температура воздуха в офисном помещении была равна примерно 20 градусам Цельсия, а влажность составляла около 50 процентов.

Правила хранения офисной бумаги - О бумаге .нет

Производители офисной бумаги рекомендуют соблюдать следующие правила:

Храниться бумага должна только в упаковке, ставить на которую тяжелые предметы строго запрещено. На неровные поверхности класть ее также нежелательно. Это может привести к деформации бумаги, что затруднит ее подачу в принтер. По этой же причине листы должны находиться в горизонтальном положении.
Запрещено класть упаковки с бумагой на пол и около электрических приборов, отапливающих помещение.
Распечатывать пачку с листами бумаги стоит непосредственно перед их использованием, чтобы предотвратить возможность впитывания влаги.
Также следует ограничить воздействие на бумагу прямых солнечных лучей. В противном случае это приведет к ухудшению ее качества и затруднит использование.
Упаковывать офисную бумагу нужно в картонные коробки вместительностью 5 упаковок каждая. Благодаря этому углы ее не сомнутся, и принтер без труда будет захватывать ровные листы.
Перед тем, как загрузить офисную бумагу в лоток принтера, стоит разделить листы между собой – тогда аппарат будет принимать их по одному.
На некоторых упаковках даже можно увидеть стрелочку, которая указывает, какой стороной нужно укладывать бумагу в принтер. При наличии такого указателя необходимо следовать ему. Это упростит использование бумаги для двусторонней печати.

Рассмотрение заявок

Заявки допускаются только после проверки соответствия предложения участника закупки требованиям технического задания и закупочной документации. Закупочная комиссия рассматривает первые и вторые части заявок, после чего определяет победителя. Для электронного аукциона и запроса котировок победителем признается тот участник, который предложит наименьшую цену на поставляемый товар.

По факту рассмотрения первых частей заявок определяется соответствие участников заказа требованиям закупочной документации и технического задания. Если предложение потенциального поставщика не соответствует условиям документации, то такая заявка отклоняется.

Все допущенные поставщики принимают участие в аукционе и направляют заказчику вторые части заявок. На этом этапе применяются условия национального режима для бумажной продукции, указанной в Приказе № 126н. Механизм применения национального режима используется в соответствии с выбранным способом определения поставщика. Для запроса котировок или предложений результаты процедуры будут подведены следующим образом.

Победителем будет признан участник, который поставляет бумагу российского производства, к его ценовому предложению применяется понижающий коэффициент. Для электронного аукциона действует другой механизм. Победителем признается участник, который больше всех снизил цену в ходе торгов.

Дальше действует такое правило: если победитель аукциона поставляет бумагу, изготовленную в России, его окончательное ценовое предложение не изменяется. Если бумажная продукция произведена в иностранном государстве, окончательная цена снижается на 15%.

К числу иностранных государств не причисляются страны — члены ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия.

Соблюдение национального режима

Применение национального режима в закупках бумаги обусловлено статьей 14 44-ФЗ. К определенной продукции, изготовленной в иностранных государствах, должен применяться национальный режим наравне с товарами, произведенными в Российской Федерации. Регламентируют правила нормативно-правовые акты Правительства РФ.

Узнать, применяется ли к закупаемым товарам, работам и услугам национальный режим, можно по коду ОКПД2. В Приказе Минфина № 126н от 04.06.2021 «Об условиях допуска товаров, происходящих из иностранных государств или группы иностранных государств, для целей осуществления закупок товаров для обеспечения государственных и муниципальных нужд» приводятся коды продукции по видам экономической деятельности:

17.12.73.110 — бумага мелованная для печати;
17.23.14 — бумага и картон прочие, используемые для письма или печати или прочих графических целей, тисненые, гофрированные или перфорированные. Эта группа включает 5 вложений по конкретным разновидностям товаров.

Требования о национальном режиме прописываются в закупочной документации. Заказчик должен потребовать от участников закупки задекларировать страну-производителя закупаемых бумажных изделий. Для этого участнику госзаказа достаточно указать в заявке страну-изготовителя.

Списанные канцтовары — документальное оформление в рб (расхождения бюджета)

Чтобы правильно провести эту операцию, нужно ввести данные:

наименование страховой компании;
дата, в которую была отправлена продукция;
номер телефонограммы о том, что был вызван отправитель, и число, в которое она была составлена;
объем мест;
как выглядит упаковка;
единицы, в которых проводится измерение;
номер паспорта.

Стоит отметить, что в договоре можно прописать другие бумаги, которые будут составляться в случае выявления отклонений.

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2021 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2021 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2021 № ГД-4-3/1984).

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2021 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2021 № 03-07-11/45829, от 30.03.2021 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2021 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2021 и закончится 30.09.2026.

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае: