Образец, как правильно заверить документ “копия верна” в 2021 году. Как заверять копии документов

Пломбировочная лента — описание способа, плюсы/минусы

Современная и качественная альтернатива проштампованным бумажным листам. Полоска с клейким основанием может помещаться на косяки дверей, а также на дверцы ящиков и шкафов. При попытке механического повреждения или аккуратного отрыва, конструкция начинает расслаиваться, препятствуя проникновению видимых визуальных последствий.

Чтобы понять, как правильно опечатывать защищенное хранилище или закрытое помещение таким приемом, не нужно обладать какими-либо профильными знаниями. Справиться с этим сможет даже человек, изначально далекий от подобной деятельности.

То есть назначать ответственных за пломбировку людей на предприятии просто. Сотруднику не понадобится использовать специализированных приборов: достаточно рулона плотной ленты.

Однако опечатывание замочных скважин с помощью таких технологий влечет за собой и некоторые негативные последствия. Клейкое основание полос попросту не способно выдерживать их вес в течение длительного срока времени. Оставив офис или дом, владелец, после длительного отсутствия, вернувшись, может обнаружить, что все пломбы попросту отвалились.

Что следует знать кадровику о печати организации | obumage.net

На практике используются такие понятия, как «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», «печать круглой формы», «печать предприятия» «печать «Для документов». В таком количестве терминов можно запутаться. Предлагаем специалистам по кадрам узнать, какие виды печатей бывают, на какие документы и когда ставится оттиск печати.

Законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако при совершении ряда действий печать требуется, поскольку именно печать (а точнее, ее оттиск) рассматривается как один из дополнительных реквизитов, придающих некоторым видам документов юридическую силу (п. 18 Инструкции по делопроизводству № 4).

Поэтому следует вывод: для осуществления хозяйственной деятельности юридическому лицу печать необходима!

Вначале разберемся с видами печати.

Какие печати бывают

Выделяют следующие виды печатей:

– главная печать организации (печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь или простая печать круглой формы);

– иные печати (печати структурных подразделений, печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица);

– штампы.

Какие документы требуют проставления печати

Для того чтобы определить, на какие документы следует поставить печать, обратимся к Инструкции по делопроизводству № 4, в которой перечислены документы, требующие заверения печатью. К ним относятся:

– подлинники документов и их копии, в т.ч. факсимильные, удостоверяющие права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующие расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62);

– личные справки (в обязательном порядке), а также служебные справки (факультативно) (п. 130);

– иные документы, перечень которых определяется в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Следует отметить, что приведенный перечень примерный и не является исчерпывающим, поскольку он зависит от специфики деятельности организации. В государственном органе и коммерческой организации такой перечень может быть различным, как и функции печати в них.

Наиболее часто печать проставляется на таких документах, как:

1) документы, представляющие саму организацию во внешних отношениях;

2) договоры;

3) финансовые документы.

Справочно:
печать – предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было осуществлять оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания этим объектам определенного значения и (или) юридической силы.

Печать с изображением герба Республики Беларусь

Особый порядок действует в отношении печатей с изображением Государственного герба, который определен Инструкцией № 189.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением № 100.

В него включены:

– свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;

– документы, удостоверяющие личность;

– трудовые книжки;

– документы об образовании;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

В этот же перечень постановление № 100 относит случаи подтверждения фактов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей. Кроме того, оно предоставляет право министерствам, ведомствам, исполкомам, иным государственным органам определять для подведомственных предприятий, учреждений и организаций перечень документов, на которых может ставиться такая печать, с учетом важности содержания этих документов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь допускается помещать на печатях Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, судов общей юрисдикции Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций, а также организаций, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами Республики Беларусь, нотариусов.

Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляет уполномоченный сотрудник органа внутренних дел в присутствии представителя организации, нотариуса, о чем выдается квитанция установленного образца, к которой прилагается 1 образец оттисков печатей.

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливается в 1 экземпляре. Однако организации вправе изготавливать малую металлическую или выжимную печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь для удостоверений и специальных пропусков.

Простая печать круглой формы

Под главной печатью организации понимают 2 вида печатей – гербовую и простую печать круглой формы.

Гербовую печать мы рассмотрели выше. Простая печать круглой формы – это печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь, представляющая собой металлическое (каучуковое, полимерное) изделие круглой формы, в центре которого располагается полное наименование юридического лица либо его эмблема, а по окружности указываются: «Республика Беларусь» и юридический адрес (город или район). Простая печать круглой формы является разновидностью главной печати организации.

Печать структурного подразделения используется только для операций, входящих в компетенцию подразделения. Если структурное подразделение действует от имени самого юридического лица, на документах должен проставляться оттиск главной печати юридического лица. К прочим печатям и штампам относятся печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, а также угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей. Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юридического лица. Штампы используются юридическим лицом для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и прочих целей.

Как ставить печать

Еще одно требование Инструкции по делопроизводству № 4: оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Справочно:
организация должна сама определить порядок использования и ответственность за хранение печатей в локальных нормативных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Какую печать ставим в трудовую книжку

При заполнении сведений о работнике в трудовой книжке первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

В данном случае на титульном листе необходимо ставить оттиск главной печати.

Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) также заверяются печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

На практике бывает такая ситуация, что руководитель организации берет с собой главную печать. Возникает вопрос: можно ли запись об увольнении заверить круглой печатью с оттиском «Для документов»? Во-первых, в тексте такой печати отсутствует наименование юридического лица. Во-вторых, в этой ситуации должностное лицо кадровой службы представляет интересы нанимателя (юридического лица), следовательно, на документе (в трудовой книжке) должен проставляться оттиск главной печати юридического лица. Поэтому использование круглой печати «Для документов» при заверении записи об увольнении в трудовой книжке будет неправомерным.

Когда наличие оттиска главной печати на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов.

Где хранить печать

Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на ее хранение. За сохранность главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи. Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом. Учет печатей юридического лица должен вестись в специальном журнале, форму которого вправе установить сама организация (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций).

За противоправное виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей, связанных с хранением и использованием главной печати, работник может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением (после проверки органы внутренних дел выдают разрешение на изготовление дубликата печати с буквой «Д»). Необходимо также самостоятельно принять меры к обнаружению утерянной печати.

Справочно:
замена главной печати (вследствие износа либо изменения указанных на печати данных) происходит по той же процедуре, что и получение новой печати (старые печати уничтожаются в установленном порядке).

Уничтожение печати

По общему правилу главная печать, подлежащая уничтожению, сдается в органы внутренних дел (с приложением заявления и оттиска печати).

При ликвидации юридического лица, которому не требовалось разрешение на изготовление главной печати, ликвидационная комиссия (ликвидатор) передает эту печать в регистрирующий орган. Если такое разрешение ранее выдавалось юридическому лицу регистрирующими органами, главная печать сдается для уничтожения в эти органы. Свидетельством об уничтожении главной печати является квитанция.

Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, и штампы организация уничтожает с составлением соответствующего акта.

Документы:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции от 10.12.2021) (далее – Инструкция по делопроизводству № 4).

Инструкция о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденная постановлением МВД Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189 (в редакции от 11.06.2021) (далее – Инструкция № 189).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

1 способ. c помощью бумаги и печатей.

Самым простым способом опечатать помещение является опечатывание дверей с помощью бумаги и печатей. Этот способ наименее затратный, так как заказывать специальные устройства не потребуется. Лучше всего его использовать при опечатывания помещения на длительное время.

Чтобы опечатать дверь этим способом, необходимо вырезать из листа бумаги полоску размером примерно 5х20 см. Затем поставить на полоске 3-4 оттиска печати организации и подпись ответственного лица. Бумажная печать клеится на запертую дверь. В случае проникновения в помещение бумаги будет порвана.

2 способ. c помощью пломбиратора и проволоки.

Опечатывания дверей с помощью пломбиратора и свинцовых пломб – один из самых распространенных способов. Он отлично подойдет для ежедневного опечатывания помещения. Для этого заказывается пломбиратор с индивидуальным оттиском, проволока, свинцовые или пластиковые пломбы.

На опечатываемую дверь устанавливаем ушки. Затем закрыв дверь, продеваем в ушки проволоку. Концы проволоки вставляем в отверстия в пломбе и завязываем их. Берем пломбиратор и сильно зажимаем пломбу между тисками: на пломбе остается оттиск пломбиратора. В случае несанкционированного проникновения повреждается пломба.

3 способ. с помощью пластилина и пломбира под пластилин.

Для опечатывания помещения можно использовать металлическую печать – пломбир под пластилин с оттиском, а также плашки и пластилин для опечатывания. В плашку выводятся две нити. Одна нить прикрепляется к двери, другая – к дверному косяку. Протащив нити через специальные отверстия в плашке, наносим на них пластилин и делаем поверх оттиск металлической печатью.

4 способ. с помощью опечатывающего устройства «под нить» и пломбира под пластилин.

Вместо подвесной плашки можно использовать универсальные опечатывающие устройства «под нить». Устройство крепится на дверной косяк с внешней стороны помещения. Опечатывание производится также при помощи нити, пластилина и металлической печати.

5 способ. с помощью штока и пломбира под пластилин.

Чтобы опечатать дверь с помощью откидного или задвижного штока понадобится пломбир под пластилин. В этом случае опечатывание происходит без нити. На запертую дверь накидывается или надвигается шток, сверху на шток накладывается слой пластилина, поверх которого наносится оттиск металлической печатью.

Для чего это нужно

Сейфовый шкаф позволяет надежно размещать ценные вещи и документы, отличным образом загораживая важные предметы от чужого внимания и посторонних лиц.

В условиях предприятия, ключи от неприкосновенного ящика, выдаются ответственным лицам: руководству, администрации. Однако в рамках рабочего процесса нередко появляется необходимость контроля содержимого того самого шкафчика. При этом руководящего состава, обладающего возможностью беспрепятственного взаимодействия с запорами, на рабочем месте нет.

Именно с такими целями используются всевозможные печати для опечатывания сейфов – нехитрые агрегаты, позволяющие быстро понять, было ли вскрытие посторонними. На наличие нарушений в области регламента открытия и закрытия замка укажут сорванные оттиски.

Сегодня существуют всевозможные способы опломбировки, каждый из которых потребует своего оборудования. Кроме того, для обращения с некоторыми приборами понадобится пройти небольшой курс обучения, или хотя бы прочитать несколько профильных статей в интернете.

Установками специализированных бирок на потайной ящик могут заниматься организации, функционирующие в сфере, например, охранной деятельности. Хранилища блокируются перед помещением под защиту: в таком формате работают банки, архивы, поликлиники, в которых есть шкафы с сильнодействующими лекарствами, ЧОП и пр. В рамках современного рынка существует множество пломбировочных конструкций самого разного типа и назначения.

Еще статьи:

СИЗ: продление работнику сроков носки СИЗ без надлежащего оформления может быть приравнено к их невыдаче – судебная практика

Положение об экспертной комиссии организации (примерное)

Компенсация морального вреда: суд взыскал в пользу семьи погибшего работника 2 миллиона 750 тысяч рублей

Гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда: вернул профсоюз членам первичной профсоюзной организации

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2021 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

Как заверить документ штампом «копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна».

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях.

слова о подписании документа цифровой подписью;
номер сертификата ключа подписи;
фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Какими нпа руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2021, вступивший в силу с 1 июля 2021 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Печать для дверей и сейфов с помощью пломбиратора и проволоки

Еще один вариант, также позволяющий создать достаточно надежную систему инспекции неприкосновенности содержимого защищенного хранилища. Он идеальным образом подходит для каждодневного использования, например, при работе с дверьми или при опечатывании кабинетов. Для применения этого способа нужен следующий набор инструментов:

проволока;
свинцовые пломбы;
само устройство для сжатия.

Действия по пломбированию кассовых ящиков или сейфовых шкафов выполняется в соответствии с шагами чрезвычайно простой инструкции. Обучиться технике взаимодействия с нужным устройством сможет любой человек, даже при изначальном отсутствии опыта в этой деятельности.

В специальные ушки предварительно закрытой двери помещается проволочная нить нужной длины, которая продевается в соответствующее отверстие. Конструкция зажимается пломбиратором, благодаря чему на ней создается гравировка, восстановить которую при срыве практически невозможно.

Пластиковые пломбы

Не нужно быть гением для того, чтобы понять, как опечатывать сейф, кассовый шкаф или кабинет с помощью такого устройства. Небольшие полоски с сужающейся к концу структурой, представляют собой достаточно надежные системы пломбировки. Воспользоваться ими можно, следуя простой инструкции:

Ящичек закрывается.
Линия из пластика продевается в специальные, заранее оборудованные «ушки».
Одна сторона полосы направляется в петлю, которая впоследствии должна быть закрыта до упора.

В итоге получается конструкция, хвостик которой невозможно вытащить из петельки без нанесения повреждений общей целостности. Выниманию ленты препятствуют пластиковые стопоры, работающие только на вводное движение. Применение физической силы приведет к разрушению устройства, без возможности немедленного восстановления.

Основное преимущество таких пломб заключается в наличии порядкового номера на каждой полоске. Система нумерации используется, например, в качестве средства общего ужесточения контроля целостности реализуемого предприятием товара. Виновник срыва установки не имеет шанса на ее безопасное восстановление, так как на каждом штампе нанесен индивидуальный набор цифр.

Пластилиновый метод

Еще один неплохой и достаточно распространенный вариант, применяющийся для сохранности сейфовых хранилищ от несанкционированного проникновения. Как и практически во всех других случаях, для его использования не понадобится совершать каких-либо сложных, специализированных манипуляций с высокотехнологичным оборудованием.

Перед началом разбора вопроса о том, как опечатать сейф пластилином, можно посмотреть инструкции по взаимодействию с пломбиратором. Такой способ перекрытия обладает рядом преимуществ. С его помощью можно работать с такими предметами как:

двери и дверные проемы;
шкафчики с защитой от пожара;
мешки, используемые сотрудниками служб инкассации;
тубусы для документов и пр.

Элемент в виде шпагата или нитки помещается во все те же, заранее подготовленные «ушки», а после завязывается классическим узлом. На место соединительного перехода двух концов наносится кусок пластилинового материала нужного размера. Затем конструкция обжимается с задействованием особого устройства.

Образец бирки на сейф будет представлять собой обыкновенную печатку «гравюрного» формата. На ней с применением пломбиратора размещается оттиск с серийным номером и юридическим названием предприятия. Основной недостаток такого метода работы состоит в необходимости приобретения соответствующего агрегата.

Подвесная плашка

Установка, также предназначенная для контроля на предмет вскрытия жилища, шкафов и тайников. Технология опечатывания заключается в использовании пластилина и металлического изделия с нужными параметрами гравюрного отпечатка.

Плашки, изготавливаемые из дерева или металла также крепятся, например, шпагатом. В соответствующую выемку закладывается кусочек материала, с продеванием в него концы закрепительной нитки. Сверху, с помощью заранее подготовленного оттиска, помещается печать.

К сожалению, не все современные сейфы и входные зоны кабинетов оборудованы специализированными «ушками» для помещения подобной конструкции. В таком случае веревочка может быть прикреплена к стенке или дверце, также посредством пластилинового состава.

Недостаток металлических или деревянных подвесных плашек – невозможность ввода системы нумерации. Отпечаток располагается на всех закрепляемых точках, без возможности записи порядковых цифр. Однако, злоумышленник, совершивший несанкционированное проникновение, не сможет восстановить изначальное состояние механизма без нужной печати.

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2021. В него входят обязательные шаги:

Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
Указывается дата.
Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2021 года ГОСТ Р 7.0.97-2021 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

С помощью бумаги

Перед тем как опломбировать сейф с задействованием обыкновенных бумажных ярлычков, следует понять, что это распространенный, но на самом деле не слишком удобный вариант использования.

Технология проста: на полоску белого печатного листа размером 20х5 см ставят в ряд 4 – 5 штампов, подписываемых ответственным лицом. При необходимости применяются усовершенствованные пломбы на замок, обладающие возможностью быстрого скрытого съема и установки.

Если появились разрывы в структуре листика, можно предположить, что содержимое ящичка стало общедоступным. В таком случае задавать вопросы о том, как правильно опечатать сейф с помощью бумаги не приходится – справиться с методикой организации такой работы может каждый, а для реализации такой процедуры в самом простом ее формате не потребуется специализированного оборудования.

Такой метод пломбировки ящичка для денег и документов хоть и обладает простотой и распространенностью, выделяется среди остальных способов множеством минусов:

необходимость закупки индикаторной липкой ленты или клейких листов;
ненадежность конструкции: нередко штампы отрываются сами по себе;
неэффективность – по-настоящему опытные взломщики без труда восстановят видимость того, что все в порядке.

Именно этот ряд причин стал основным поводом для чрезвычайной распространенности «бумажного» формата опломбирования. В отличие от других технологий, собственнику закрытого помещения или ответственному лицу производства не придется заботиться о необходимости закупки дополнительных агрегатов.

Шток и пластилин

Штоковые устройства для опечатывания замочных скважин и дверей сейфовых хранилищ также обладают чрезвычайными показателями популярности и распространенности. Стоит отметить, что использование подобных конструкций целесообразно исключительно при взаимодействии с поверхностью, внешняя часть которой открывается наружу. Также технология может задействоваться для создания надежной защиты створок в дверном проеме:

Для начала специалист должен открыть шток и выдвинуть его конструктивную функциональную часть.
Затем запирающий элемент крепится на поверхности, которую нужно обезопасить от постороннего присутствия.
В предназначенное отверстие помещается кусочек пластилина соответствующего размера.
Далее на материале проставляется штамп с помощью классического гравюрного оттиска.

Преимущество штока заключается в возможности создания прочной конструкции, случайная поломка которой исключается практически на все сто процентов. В числе недостатков метода – необходимость приобретения и использования специализированного инструментария.

Эффективные сейфовые опечатывающие устройства: электронные счётчики открывания

Если пластилин и свинцовые штампы наилучшим образом подходят для работы с дверями, ящиками и тубусами, то данный тип защиты показывает свои достоинства именно при взаимодействии с различными сейфами. Аппараты монтируются на внутреннюю сторону дверец, и активируются в соответствии с критериями заложенного в них алгоритма.

Всякий раз при движении запирающей плоскости срабатывает механизм – счетчик, увеличивающий текущий показатель на единицу. Именно такой параметр впоследствии может снимать оператор или ответственное лицо для получения информации о посещениях, например, закрытого объекта.

В соответствии с конструкционными особенностями электронные пломбы не могут «обнуляться»: их величина не изменяется даже при наличии электротехнического оборудования и опыта в программировании. При попытке бесшумного или силового демонтажа агрегат подвергается сильным визуальным изменениям. Достаточная хрупкость установки также служит в качестве дополнительного средства защиты.

Сейфы с опечатыванием замочной скважины, закрытые при помощи таких устройств, оказываются под максимальной протекцией от несанкционированных взломов. Корпус установки, как правило, пронумерован – такое положение дел исключает возможность полной замены аппарата злоумышленниками.

Итоги: сравнение способов, выбор более удобного

Каждая из представленных техник пломбирования тайников, кассовых ящиков и кабинетных помещений, обладает собственным, уникальным набором преимуществ и недостатков. Чтобы понять, какая из них окажется лучше и удобнее, нужно коротко просмотреть плюсы всех представленных примеров:

Все навесные механизмы – надежные конструкции, отличаются максимальной простотой в плане повседневного применения. Кроме того, специальные «ушки» для крепления навесов, как правило, входят в число изначальных составляющих самой защитной системы.
Пломбировочные элементы, работающие по принципу опечатывания замочной скважины, подходят исключительно к ящикам «ключевого» формата. С электронной техникой применить их не получится.
Опечатывающие устройства флажкового типа проигрывают своим более простым или технологичным аналогам практически по всем позициям. Чтобы с ними работать, специалисту придется выполнить хоть и простой, но требующий времени монтаж. Кроме того, флажки и штоки могут устанавливаться исключительно на сейфы, размер дверной рамы которых превышает показатель в 35 мм.
Электрические счетчики открывания – наиболее интересные в конструктивном и эксплуатационном плане приборы. Главный недостаток подобного оборудования заключается в его высокой стоимости. За один не слишком дорогой аппарат придется отдать от 2 до 4 тысяч рублей.
Пломбы и наклейки – также отличный способ для работы с тайниками, механизм которых не предусматривает возможности установки более сложных запечатывающих систем. Кроме того, такие варианты отлично подойдут при необходимости проведения опломбирования в условиях жесткого цейтнота.

Все приспособления для опечатывания сейфов обладают собственным набором явных преимуществ и недостатков. Выбирать конкретную технологию следует исходя из индивидуальных параметров ситуации: наличия времени, присутствия подготовленных хранилищ с нужной конструкцией, приобретенного оборудования.