Международный стандарт форматов (размеров) бумаги. «Иркутская типография»

Утвержден

Федеральный заказ

Техника

Регламенты и метрология

Вам 12 марта 2007 г. N 28-й

Дата введения –

1 июля 2007 г.

Р ОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ,

Б ИБЛИОТЕКА И ИЗДАТЕЛЬСТВО

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION,

Б ИБЛИОТЕЧНАЯ КОМПАНИЯ И ИЗДАТЕЛЬСТВО.

У ПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ “О техническом регулировании” и Правилами применения государственных стандартов Российской Федерации – ГОСТ Р 1.0-2004″ Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения».

О стандарте

1. Подготовлено Всероссийским научно-исследовательским институтом документооборота и архивного дела «ВНИИДАД» на основании соответствующего аутентичного перевода международного стандарта, указанного в п. 4.

2. Внесен техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научная и техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст.

4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие положения»).

Название настоящего стандарта изменено с названия аутентичного перевода для приведения его в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2004 (п. 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо международных эталонов соответствующие национальные стандарты Российской Федерации, реквизиты которых приведены в приложении А.

5. Впервые представлен.

Информация об изменениях в настоящий стандарт публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст дополнений и изменений – в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном издаваемом указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомления и тексты также публикуются в системе публичного информирования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

1 область использования

Настоящий международный стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего использования.

Положения настоящего международного стандарта являются руководством по созданию систем управления записями, включая документы, и по обеспечению того, чтобы документы соответствовали характеристикам, указанным в стандарте.

Этот стандарт:

– распространяется на управление документами (во всех форматах и ​​на всех носителях), созданными или полученными государственным, коммерческим или общественным органом в процессе его деятельности либо лицом, ответственным за создание и сохранение документов (далее именуемым тела);

– содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации;

– содержит рекомендации по управлению документами в рамках процессов менеджмента качества и экологического менеджмента в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и ISO 14001;

– содержит рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Настоящий международный стандарт не распространяется на управление архивными материалами, хранящимися в архивных учреждениях.

Настоящий стандарт предназначен для:

– руководители (менеджеры) организаций;

– специалисты в области документооборота, информации и технологий;

– работники (персонал) организаций;

– физические лица, необходимые для создания и хранения документов.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте используются нормативные ссылки на следующие стандарты:

ИСО 5127-11:87. Информация и документация. Словарь

И СО 5963-85. Документация. Методы анализа документов, определения их тематики и выбора индексируемых терминов для индексации

И СО 9001-2000. Системы управления качеством. Условия

И СО 14001-96. Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению

3. Термины и определения

В настоящем стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями:

3.1. Архивное управление; архивный орган: учреждение, отвечающее за отбор документов, подлежащих сохранению, приобретение и сохранение архивной коллекции, предоставление доступа к архивным документам и координацию уничтожения документов, не подлежащих сохранению.

3.2. Система управления документами (система записей): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

3.3. Запись: материальная, идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или физическим лицом в качестве доказательства в поддержку юридических обязательств или деловой активности.

3.4. Доступ (доступ): право, способность, средства находить, извлекать или использовать информацию.

3.5. Индексирование: процесс маркировки и составления указателей для облегчения доступа к документам и/или информации.

3.6. Классификация: систематическая идентификация и классификация деловой активности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными терминами, методами и правилами процедуры, представленными в системе классификации.

3.7. Преобразование: процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Миграция брака (см. 3.11).

3.8. Контроль (отслеживание): создание, включение в систему документооборота и хранение информации о движении и использовании документов.

3.9. отслеживание действий: процесс отслеживания времени действий, а также процесс связывания этих отдельных действий с бизнесом в целом.

3.10. Метаданные (метаданные): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

3.11. Миграция: перемещение документов из одной системы в другую с сохранением их подлинности, целостности, действительности и пригодности для использования. Преобразование брака (см. 3.7).

3.12. Сохранение: процессы и операции, обеспечивающие техническую и интеллектуальную подлинность документов с течением времени.

3.13. Отбор и передача (уничтожение): Процесс реализации управленческих решений, зафиксированных в списках документов или других средствах документооборота, и касающихся уничтожения документов или передачи их на дальнейшее хранение.

3.14. Передача (по сравнению с местом хранения): изменение места хранения документа.

3.15. Передача (в отношении способа хранения): изменение способа хранения документов, права собственности и/или ответственности за документы.

3.16. Подотчетность: принцип, согласно которому отдельные лица, организации и общество несут ответственность за свои действия.

3.17. Регистрация (регистрация): присвоение уникального идентификатора документу при его вводе в систему.

3.18. Уничтожение: уничтожение документов без возможности восстановления.

3.19. Управление записями: совокупность систематических и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению записей в организациях, свидетельствующих о проведении хозяйственных (управленческих) операций.

4. Преимущества документооборота

Управление записями охватывает практику людей, которые управляют записями, и тех, кто создает или использует записи в ходе своей деловой деятельности. Ведение делопроизводства в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

Б) распределение ответственности и полномочий по документообороту;

C) разработка, внедрение и распространение руководящих принципов и процедур работы с документами;

Г) оказывать ряд услуг, связанных с документооборотом и использованием;

Д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем управления документами;

F) интегрировать процессы управления документами в бизнес-системы и процессы.

Документы содержат информацию, которая является ценным ресурсом и важной частью ведения бизнеса. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы как доказательство действия. Система управления документами позволяет создать ресурс информации о хозяйственной деятельности организации, способный поддерживать ее дальнейшую деятельность и отдельные решения, а также предоставлять отчеты.

Документы позволяют организациям:

– вести свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

– предоставлять информацию последовательно и объективно;

– оказывать информационную поддержку в принятии управленческих решений;

– обеспечивать последовательность, непрерывность и результативность коммерческой и управленческой деятельности;

– повысить эффективность всей организации;

– обеспечение непрерывности деятельности в случае возникновения аварийной ситуации;

– соблюдать требования нормативно-правовой базы, в том числе в области архивного дела, ревизионной и контрольной деятельности;

– обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, в том числе риски, связанные с наличием или отсутствием документальных подтверждений, содержащих информацию о деятельности организации;

– защищать интересы организации и права работников, а также всех заинтересованных лиц;

– проводить и документировать исследования и разработки, инновационную деятельность и исторические исследования;

– предоставить документальные подтверждения личной, общественной и профессиональной деятельности;

– обеспечивать профессиональную, личную и культурную идентичность;

– Поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

5. Регуляторная среда

Все организации должны определить нормативно-правовую базу, регулирующую их деятельность, и требования к документированию своей деятельности. Организационные политики и процедуры должны учитывать требования нормативно-правовой базы. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативно-правовой среде.

Регуляторная среда включает в себя:

А) законы и постановления, регулирующие бизнес в целом и в отдельных секторах, включая законы и постановления, непосредственно относящиеся к записям, записям, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите от данных, к информации;

Б) стандарты практики;

C) необязательные правила, отражающие передовую практику;

Г) кодексы этики и добровольные стандарты;

E) идентифицируемые социальные ожидания (потребности) в отношении надлежащего поведения в конкретной отрасли или организации.

Тип организации и отрасль, к которой она принадлежит, определяют, какие из этих элементов нормативно-правовой среды (по отдельности или вместе) наиболее применимы к управлению записями в конкретной организации.

6. Политика управления записями и подотчетность

6.1. Основные положения

Организация, стремящаяся соответствовать требованиям настоящего Международного стандарта, должна принять, документировать, поддерживать и распространять политики, процедуры и практики управления записями для предоставления доказательств, отчетов и другой информации о своей деятельности, необходимой для ее работы.

6.2. Политические принципы

Организации должны определить и задокументировать принципы политики управления записями. Целью настоящей политики является создание и поддержание подлинной, действительной и пригодной для использования системы управления записями, способной поддерживать деловую активность в течение определенного (требуемого) периода времени. Организации должны обеспечить, чтобы политики сообщались и применялись на всех организационных уровнях.

Принципы политики должны быть согласованы и утверждены на самом высоком уровне принятия решений руководством и распространены по всей организации. Он также должен возложить ответственность за его выполнение.

Принципы политики должны разрабатываться на основе бизнес-анализа. Он должен определить, в каких сферах наиболее применимы те или иные нормативные акты (законы, положения, стандарты, практические рекомендации), регулирующие создание документов, связанных с предпринимательской деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пересматривать, чтобы гарантировать, что они отражают текущие оперативные потребности.

6.3. Ответственность

Обязанности и полномочия по управлению записями должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации, чтобы было ясно, кто отвечает за обработку конкретных записей. Эта ответственность должна быть распределена между всеми работниками организации (в том числе делопроизводителями, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами является частью их должностных обязанностей). должностные обязанности) и отражается в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области делопроизводства должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно регулироваться распорядительным документом.

Обязанности по ведению документации должны включать следующее:

A) Специалисты по управлению записями несут ответственность за все аспекты управления записями, включая разработку, внедрение и обслуживание систем управления записями и их эффективность, а также обучение пользователей их использованию. ведение документации и применение систем ведения документации в индивидуальной практике;

B) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления записями во всей организации;

C) администраторы системы управления записями несут ответственность за то, чтобы все записи были точными, разборчивыми и доступными для персонала организации;

Г) все работники организации несут ответственность за сохранение подлинности, целостности, действительности и пригодности к использованию документов, отражающих их деятельность.

Архивные органы должны участвовать в планировании и реализации политик и процедур управления записями.

7. Требования к управлению документами

7.1. Принципы разработки программ управления записями

Документы создаются, принимаются и используются в ходе хозяйственной деятельности. Чтобы обеспечить непрерывность бизнеса, соответствовать нормативной среде и обеспечить необходимую подотчетность, организации должны создавать и поддерживать аутентичные, надежные и пригодные для использования записи, а также защищать целостность этих записей с течением времени. требуется. Для этого организации должны принять и внедрить комплексную программу управления записями, которая включает:

А) списки документов по каждому бизнес-процессу и требования к информации, которая должна быть включена в документы;

Б) принять решение о форме и структуре создаваемых и включаемых в систему документов и технологиях их создания и обработки;

C) требования к составу, структуре и управлению метаданными;

Г) устанавливает требования к поиску, использованию и передаче документов, а также условия хранения документов;

E) решить, как организовать документы, чтобы они соответствовали требованиям их использования;

F) оценить риски, связанные с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

G) обеспечение безопасности и доступ к документам для удовлетворения бизнес-требований и общественных ожиданий;

H) соблюдение требований законодательства, нормативно-правовой базы, стандартов и организационной политики;

I) обеспечить хранение документов в надежной и безопасной среде;

J) гарантировать, что записи хранятся столько времени, сколько необходимо или требуется;

K) выявлять и оценивать возможности для повышения эффективности и действенности организационных процессов, решений и действий посредством надлежащего управления записями.

Правила создания документов и метаданных документов и их включения в систему управления документами должны быть включены в процедуры, регулирующие все бизнес-процессы, требующие подтверждения действия.

Долгосрочное бизнес-планирование и меры на случай непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, необходимые для непрерывной работы организации, защищены и могут быть получены в случае необходимости.

7.2. Свойства документа

7.2.1. Основные положения

Документ должен объективно отражать то, что сообщается, или принимается решение, или предпринятые действия. Документ должен отвечать потребностям бизнеса, к которому он относится, и использоваться для целей отчетности.

Электронный документ должен содержать или быть постоянно связанным с метаданными, отражающими бизнес-операции, выполняемые над документом. Где:

А) структура документа, его формат и отношения между составными элементами документа должны оставаться неизменными, неиспорченными метаданными;

Б) метаданные о документе должны отражать контекст его создания, получения и использования (включая бизнес-процесс, частью которого является данная операция, дату и время этой операции и ее участников);

C) Метаданные документа должны представлять отношения между отдельными документами, которые вместе образуют единый набор документов.

Политика, процедуры и практика управления записями должны обеспечивать создание аутентичных записей с характеристиками, указанными в 7.2.2–7.2.5.

7.2.2. Подлинность

Документ является подлинным, если он:

А) соблюдает установленные правила;

Б) создано или отправлено уполномоченным на это лицом;

В) создано или отправлено в указанное в документе время.

Для обеспечения аутентичности записей организации должны внедрить и задокументировать политики и процедуры для контроля создания, получения, передачи, хранения и выбора (изъятия) записей и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены делать это и могут быть идентифицированы. , а документы защищены от несанкционированного добавления, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

7.2.3. Надежность

Заслуживающий доверия документ — это документ, содержание которого можно рассматривать как полное и точное представление транзакций, действий или фактов, подлежащих подтверждению, и которому можно доверять в последующих транзакциях или действиях. Записи должны создаваться во время или сразу же после операции или обстоятельств, к которым они относятся, лицами, хорошо осведомленными о фактах, или средствами, обычно используемыми при проведении такой операции.

7.2.4. Честность

Целостность документа определяется его целостностью и неизменностью.

Документ должен быть защищен от несанкционированного изменения. Политики и процедуры управления записями должны определять, какие дополнения или изменения могут быть применены к записи после ее создания, при каких обстоятельствах могут быть разрешены добавления или изменения и кто уполномочен это делать. Все санкционированные изменения, добавления или удаления в документе должны быть четко идентифицированы и контролироваться.

7.2.5. Пригодность для использования

Полезный документ — это документ, который можно найти, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать ссылку на бизнес или операцию, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки на документы должны содержать информацию, необходимую для понимания бизнес-операций, в которых эти документы были созданы и применены. Должна быть возможность идентификации документа в общем контексте деятельности и функций компании. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

8. Дизайн и реализация системы

Управление документами

8.1. Основные положения

Стратегия управления документами основана на разработке и внедрении политик, процедур и правил документации, а также разработке и внедрении систем управления документами, отвечающих текущим потребностям организации. и регуляторная среда.

Собственная стратегия управления бизнес-документами организации должна определять, какие документы, когда, как и где включать их в систему управления документами.

Стратегия внедрения надлежащей системы управления записями может включать:

А) проектирование системы управления записями;

Б) документировать процессы функционирования системы управления документами;

В) обучение персонала работе с документами;

Г) перевод документов на новую систему управления документами и новые форматы;

Д) устанавливать стандарты, проверять их соблюдение и соответствие;

F) определение сроков хранения и принятие решений о ценности документов (при условии соблюдения нормативно-правовой базы).

Стратегия управления записями должна быть документирована в соответствующем плане, таком как стратегический план управления информацией, который должен быть частью документов финансового планирования организации.

Информационные системы, прикладные программы и системы связи, а также бизнес-процессы, которые они поддерживают, должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы таким образом, чтобы в повседневных бизнес-операциях это не мешало созданию соответствующих документов в рамках системы управления записями.

8.2. Характеристики систем управления документами

8.2.1. Введение

Системы управления записями должны поддерживать документы, имеющие характеристики, указанные в 7.2, а сами системы управления должны иметь характеристики, указанные в 8.2.2–8.2.6.

8.2.2. надежность

Любая система, используемая для управления записями, должна быть способна работать эффективно и устойчиво в соответствии с требуемыми процедурами.

Система документооборота должна:

А) включать в установленном порядке все документы по охватываемой им хозяйственной деятельности;

Б) систематизировать документы для отражения бизнес-процессов создателя (исполнителя) документов;

В) защищать документы от несанкционированного изменения, удаления или уничтожения;

Г) выступать первоисточником информации о действиях, зафиксированных в Документах;

E) предоставлять доступ ко всем соответствующим документам и связанным с ними метаданным.

Показатели надежности системы управления документами должны быть документированы путем создания и ведения документов, регламентирующих работу этой системы. Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы документооборота критериям перечней «а» — «д».

Система управления документами должна реагировать на изменяющиеся потребности бизнеса, но любые изменения, внесенные в систему, не должны влиять на характеристики содержащихся в ней документов. Перенос документов из одной системы управления документами в другую должен осуществляться таким образом, чтобы не оказывать отрицательного влияния на характеристики документов.

8.2.3. Честность

Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в системе управления документами должны применяться меры контроля, такие как контроль доступа, проверка пользователей. Уничтожение документов и их подшивка должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. Для электронных записей организация должна быть в состоянии продемонстрировать, что системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная работа системы управления записями не влияют на качество записей.

8.2.4. Согласие

Системы управления документами в организациях должны управляться в соответствии со всеми требованиями текущей деловой активности, нормативной среды и общественных ожиданий. Создатели документов должны понимать, как эти требования влияют на выполняемую ими деятельность. Следует регулярно проверять соответствие системы управления записями этим требованиям, а записи об этих проверках следует сохранять для доказательных целей.

8.2.5. Сложность

Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом всей хозяйственной деятельности организации или ее структурного подразделения.

8.2.6. Последовательность

Документы должны создаваться и сохраняться систематически. Системная работа в области управления документами ведется путем проектирования и внедрения как системы управления документами, так и других систем управления бизнесом.

Система управления записями должна иметь четкую документированную политику, распределение обязанностей и формальную методологию управления ею.

8.3. Проектирование и внедрение систем документооборота

8.3.1. Основные положения

Система управления записями должна иметь функциональные характеристики для выполнения и поддержания процессов управления записями, описанных в Разделе 9.

Решения о разработке и внедрении системы управления записями и ее поддержке процессов управления записями должны учитывать необходимость их соответствия организационным структурам управления.

8.3.2. Документация операций

Системы управления документами должны полностью и точно отражать все операции, выполняемые непосредственно с тем или иным документом, а также процессы, связанные с ним. Эта информация может быть записана в метаданные документа или в журналы управления системными процессами. Журналы управления системными процессами должны храниться, по крайней мере, до тех пор, пока документ, к которому они относятся.

8.3.3. Материальные средства хранения и их физическая защита

При разработке системы управления документами необходимо выбрать подходящие хранилища и носители, физическую безопасность, процедуры обработки и системы хранения. Выбор носителя зависит от того, как долго будут храниться документы. Система управления записями должна быть готова к чрезвычайным ситуациям для выявления и снижения рисков. Во время и после восстановления организации, пострадавшей от стихийных бедствий, система управления записями должна поддерживать и демонстрировать свою целостность.

8.3.4. распределенное управление

Системы управления документами должны поддерживать другие макеты документов. В некоторых случаях, когда это разрешено нормативно-правовой базой, записи могут физически храниться в организации, а управляться ими и нести ответственность либо исходная организация, либо другой орган. Это положение, разграничивающее хранение, владение и учет документов, характерно для электронных документов, находящихся в системах электронного документооборота. Движение документов может произойти в любой момент, поэтому его необходимо контролировать и документировать.

8.3.5. Конвертирование и миграция

Системы управления документами должны быть разработаны таким образом, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от изменений в системе управления документами (включая преобразование формата, миграцию между оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) до тех пор, пока они существуют. согласно 8.5).

8.3.6. Доступ, поиск и использование

Системы управления документами должны обеспечивать быстрый и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для деловых операций и отчетности.

Системы управления документами должны иметь и внедрять средства контроля доступа для обеспечения целостности документов. Они должны предусматривать создание и поддержание протокола управления системным процессом или других методов, которые эффективно защищают записи от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

8.3.7. Хранение и уничтожение документов

Системы управления записями должны обеспечивать процессы для хранения, выбора и передачи записей для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут осуществляться в любой период жизненного цикла документа, в том числе на этапе проектирования системы управления. документов. Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора (удаления) документов из системы документооборота для передачи на дальнейшее хранение или уничтожения. Системы управления записями должны поддерживать протоколы управления системными процессами или другие методы для отслеживания всех действий по выбору и передаче записей для дальнейшего хранения или уничтожения.

8.4. Методология проектирования и внедрения системы управления документами

При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая следующие этапы.

Методология, описанная в списках «а» — «з», не является линейной. Эти задачи могут выполняться на разных этапах, несколько раз, частично или полностью, в соответствии с потребностями организации, официальными требованиями и изменениями в организационной среде или среде управления записями.

А) Предварительное обследование включает:

– сбор информации на основе анализа документальных источников и посредством интервью;

– изучить цели и задачи организации, ее структуру, нормативную, коммерческую и политическую среду, критические факторы и недостатки, связанные с ведением документации.

Б) Бизнес-анализ включает в себя:

– сбор информации из документальных источников и посредством интервью;

– идентификацию и документирование каждой функции, деловой активности и операции;

– установление его иерархии;

– моделирование процессов и поступающих к ним операций.

C) Определение требований к документам включает:

– сбор информации из документальных источников и посредством интервью;

– идентификация каждой функции и вида хозяйственной деятельности, реализуемой с помощью документов (эти требования могут быть удовлетворены на основе анализа нормативно-правовой среды организации в соответствии с п. 5);

– определение степени риска в случае, если документы не были бы созданы и (или) не сохранены;

– определить, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления записями;

– четкая формулировка и документирование требований к документам;

— выбрать соответствующую структуру документа, которая лучше всего подходит для каждой функции, бизнеса или операции.

D) Оценка существующих систем управления записями:

– выявление и анализ существующих систем делопроизводства и других информационных систем для оценки их эффективности с точки зрения соответствия требованиям документов.

Д) Обеспечение соблюдения требований к документации включает:

– определение и формулировка требований к документам;

– установить политику, стандарты, процедуры и практику;

– Разработка новых систем управления документами и их внедрение в соответствии с установленными требованиями к документам.

Стратегия может применяться к каждому требованию документа по отдельности или в комбинации. Стратегию следует выбирать на основе степени риска несоблюдения требования либо в рамках функции (для поддержки которой предназначена система управления документами), либо в существующей системной среде, либо в корпоративной культуре, в которой применяется стратегия. , в соответствии со статьей 7.

F) Проект системы управления документами включает:

– разработка стратегии, процессов и принципов практики, описанных в настоящем стандарте;

— обеспечить, чтобы система управления документами поддерживала бизнес-процессы и не мешала им;

– оценка и, при необходимости, пересмотр бизнес-процессов, а также информационных и коммуникационных систем, используемых для интеграции процессов управления документами.

G) Внедрение системы управления документацией

Внедрение системы управления записями должно осуществляться систематически, с использованием планирования проекта и методологий, соответствующих ситуации, и с целью интеграции работы этой системы в бизнес-процессы и другие системы. связанные с.

H) Опрос после внедрения:

– целостный и непрерывный процесс сбора информации о функционировании системы документооборота. Это можно сделать путем опроса сотрудников и руководителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и других документов, а также проведения выборочных проверок качества документов с использованием мер контроля;

– поддержание системы документооборота путем проверки и оценки ее работы;

– поддерживать работу системы управления записями, инициируя и отслеживая корректирующие действия;

– контроль работы системы управления архивом путем создания системы постоянного контроля и регулярной оценки.

8.5. Прекращение использования систем управления документами

Если система управления документами больше не используется или больше не узаконена, документы больше не должны быть включены в систему, но документы в ней должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора (передачи) или в соответствии с политиками преобразования и миграции. Процесс прекращения использования системы управления записями должен быть задокументирован в объеме, необходимом для поддержания аутентичности, достоверности, удобства использования и целостности документов, все еще находящихся в системе, включая планы преобразования или преобразования данных (см. 7.2).

9. Процессы управления документами и средства контроля

9.1. Обзор документированной информации для включения в систему управления документами

Определение содержания документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, основано на анализе нормативно-правовой базы и потребностей бизнеса и отчетности, а также на оценке степени риска, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации и правового и социального контекста, в котором она работает.

Документы создаются внутри организации и передаются извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамической; он может быть создан несколькими участниками, существовать в нескольких версиях и находиться на разных стадиях разработки в разные периоды времени.

Документированная информация должна быть включена в систему управления записями в качестве записей и связана с метаданными, которые характеризуют ее конкретный бизнес-контекст, независимо от того, побуждает ли она организации действовать, служит ли она для составления отчетов и документирует действия, решения или процессы принятия решений.

9.2. Определение сроков хранения документов

Решения о том, как долго хранить записи в системе управления записями, основаны на оценке нормативно-правовой базы, потребностей бизнеса и отчетности, а также оценке рисков. В начале процесса эти решения должны приниматься структурными подразделениями, осуществляющими администрирование того или иного вида хозяйственной деятельности, работником, ответственным за отдел документооборота, и другими лицами, участвующими в этом процессе, в соответствии с правилами внешнего документооборота. и внутренний. политики или стандартов. Законодательные или иные требования нормативно-правовой базы устанавливают минимальные сроки хранения записей в системе делопроизводства, однако для решения этого вопроса должны привлекаться уполномоченные органы (регистраторы или аудиторы). При определении условий сохранения документов должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Принятые решения не должны намеренно нарушать какое-либо право доступа.

Хранение документов должно осуществляться для того, чтобы:

А) удовлетворять текущие и будущие потребности бизнеса путем:

1) хранить информацию о прошлых и настоящих решениях и действиях (как часть корпоративной памяти) для обеспечения информационной поддержки настоящих и будущих решений и действий;

2) сохранять свидетельства прошлой и настоящей деятельности для выполнения обязательств по отчетности;

3) санкционированное и систематическое уничтожение в установленные сроки документов, вышедших из употребления;

4) сохранять контекст документа, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и надежными даже тогда, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или претерпели существенные изменения;

Б) соблюдение правовых норм путем документирования, уточнения и обеспечения соблюдения требований нормативно-правовой базы в области делопроизводства в конкретном направлении деятельности;

C) удовлетворять текущие и будущие потребности внутренних и внешних заинтересованных сторон путем:

1) выявление законных интересов, которые могут быть у заинтересованных лиц в отношении сохранности документов на срок более длительный, чем это необходимо самой организации. Заинтересованные стороны могут включать деловых партнеров, клиентов и других лиц, затронутых решениями и действиями организации, а также тех, кому организация должна предоставить доступ к своим записям для целей отчетности (аудиторы, органы власти и руководство, следственные органы, архивные органы или следователи). ;

2) устанавливать и оценивать положительные юридические, финансовые, политические, социальные или иные результаты сохранения документов в интересах исследователей и общества в целом;

3) соблюдение требований компетентного архивного органа в рамках действующего законодательства.

К документам с длительным или постоянным сроком хранения обычно относятся документы, которые:

– содержать информацию о политике и деятельности организации;

– содержать информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;

– документировать права и обязанности физических лиц и организаций;

– используется для создания «памяти» организации в научных, культурных или исторических целях;

– содержать информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных сторон.

9.3. Включить документы в систему управления документами

За счет включения документов в систему управления документами достигаются следующие цели:

– установление отношений между документом, его создателем и контекстом, в котором документ был создан;

– размещение (фиксация) документа, его метаданных и его взаимосвязей в системе управления документами;

– установить связи с другими документами.

Когда документ включен в систему электронного документооборота, метаданные могут быть отнесены к нему, включены в него, прикреплены к нему или связаны с ним, независимо от его формата. Это должно быть включено в процедуры системы управления записями. Эти метаданные особенно необходимы для контроля в любое время статуса, структуры и целостности документа, а также для демонстрации его связей с другими документами.

Методы обеспечения включения документа в систему управления документами могут включать:

А) классификация и индексация, позволяющая правильно связывать, группировать, именовать, обеспечивать конфиденциальность, доступ пользователей, поиск, выбор и идентификацию требуемых (запрошенных) документов;

Б) расположение документов в логической последовательности (бумажные файлы и электронные справочники), что упрощает последующее использование документов и справочных материалов;

C) запись, свидетельствующая о существовании записей в системе управления записями;

Г) системы, формализующие схемы деятельности, осуществляемой в коммерческой деятельности:

1) создать метаданные, описывающие контекст;

2) представить доказательства местонахождения документа;

3) определить действия, которые нужно было выполнить, но не выполнить;

4) определить, кто имел доступ к документу;

5) определить, когда произошел этот доступ;

6) представить доказательства совершенных с документом операций.

9.4. Надпись

В системе управления документами, которая запускает процессы регистрации:

А) документ регистрируется при его включении в систему управления документами;

Б) до завершения регистрации документа не допускается совершение каких-либо действий, влияющих на него.

Основная цель регистрации — предоставить доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а второстепенная цель — облегчить поиск документа. Запись включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального в рамках конкретной системы управления документами. Регистрация оформляет включение документа в систему документооборота.

Документы могут храниться в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть разработаны для сбора документов с помощью автоматизированных процессов, не требующих вмешательства сотрудника по управлению документами.

9.5. Классификация

9.5.1. Классификация видов деятельности

Бизнес-классификация является мощным инструментом, помогающим вести бизнес, и используется во многих процессах управления документами, в том числе:

А) устанавливать связи между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;

C) помогать в поиске всех документов, относящихся к конкретной бизнес-функции или деятельности;

Г) определить соответствующую защиту конфиденциальности для различных групп документов, а также контроль доступа;

Д) разграничение прав пользователей на доступ или выполнение действий с определенными группами документов;

F) распределение обязанностей по ведению отдельных групп документов;

Г) распространение документов для отдельных производств в рамках коммерческой деятельности;

H) определение соответствующих сроков хранения и действий по выбору документов для хранения или уничтожения.

9.5.2. Системы классификации

Системы классификации отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно основаны на анализе хозяйственной деятельности организации. Системы классификации могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организации должны определить степень контроля классификации, необходимую для их бизнес-потребностей.

9.5.3. Глоссарии используемых терминов

Системы классификации и индексы могут быть дополнены глоссариями терминов, используемых для разъяснения терминов, специфичных для организации, и их использования.

9.5.4. Индексация

Индексирование может выполняться «вручную» или автоматически и охватывать элементы, которые в той или иной степени объединены в системе управления документами.

9.5.5. Назначение индексов и кодов

Ссылки на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (обычно индексы, номера и коды), которые помогают идентифицировать документы.

Индексация позволяет найти документ, поскольку его индекс, номер или код указывают «адрес» конкретного документа, по которому этот документ можно найти в системе управления документами.

9.6. Хранение и обращение с документами

Документы должны храниться на носителях, гарантирующих их пригодность к использованию, надежность, подлинность и сохранность в течение заданного периода (см. 8.2). Меры по обеспечению хранения, обработки и использования документов должны приниматься на протяжении всего их жизненного цикла.

Документы требуют условий хранения и технологий, учитывающих их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют лучшего хранения и обслуживания, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не потеряют свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть рассчитаны на защиту документов от несанкционированного доступа, утери или повреждения, а также от краж и чрезвычайных ситуаций.

Организации должны разработать и применять рекомендации по преобразованию и переносу документов из одной системы управления документами в другую.

Системы электронного документооборота должны быть спроектированы таким образом, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, действительными и пригодными для использования независимо от изменений в системе на протяжении всего времени их хранения и использования. Изменения в системе электронного документооборота могут включать миграцию, преобразование, воспроизведение в другие форматы или любые другие будущие средства воспроизведения документов. При возникновении таких процессов должны сохраняться свидетельства внесенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.

9.7. Доступ

Организации должны разработать и обеспечить соблюдение руководящих принципов, регулирующих доступ к записям.

Нормативно-правовая среда, в которой работает организация, устанавливает основные правила для обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые необходимо учитывать при использовании системы управления документами. Такие сферы деятельности, как неприкосновенность частной жизни, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Материалы могут содержать личную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или относящейся к ним информации должен быть ограничен.

Ограничения доступа могут применяться как к сотрудникам организации, так и к внешним пользователям. Доступ к документам должен быть ограничен, если этого требует деловая или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение разумного периода времени, после чего они должны быть отменены.

Надлежащий контроль доступа обеспечивается за счет присвоения определенного статуса доступа документам и людям.

Контроль доступа предусматривает, что:

А) документы классифицируются в соответствии с их статусом доступа в данный момент времени;

(b) документы доступны только лицам, имеющим право доступа к ним;

C) секретные или ограниченные материалы могут быть прочитаны только с соответствующего разрешения;

Г) документированные процессы и операции выполняются только уполномоченными на их выполнение лицами;

Д) организационные подразделения, отвечающие за конкретные бизнес-функции, устанавливают степень доступности документов, относящихся к сфере их ответственности.

Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователей при доступе к документам — непрерывный процесс, происходящий во всех системах управления документами, независимо от их формата. Системы электронного документооборота, особенно территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей от других приложений и систем.

9.8. Контроль рабочего процесса

9.8.1. Основные положения

Контроль движения и использования документов в системе управления документами необходим для:

А) выявление невыполнения требуемых действий;

Б) обеспечить поиск документов;

В) предотвратить утерю документов;

Г) контролировать использование системы управления документами для сохранения и защиты информации, а также вести контрольные журналы операций, осуществляемых с документами (включая включение в систему, регистрацию, классификацию, индексацию, хранение, доступ и использование, миграцию и передачу );

E) поддерживать способность идентифицировать, какие операции (объединение систем или миграция) привели к отдельным документам.

9.8.2. складской учет

Контроль действий в системе управления документами может использоваться для процессов, в которых действия ограничены сроком, установленным организацией или для организации. Контроль действий:

А) определяет этапы реализации решений или операций, зафиксированных в документе;

(б) распределяет ответственность за действия между исполнителями;

C) фиксирует запланированные и фактические даты завершения работ.

Поведенческий контроль может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами перед отправкой исполнителям.

9.8.3. Контроль местоположения

Перемещение документов должно документироваться для обеспечения доступа к ним в случае необходимости. Механизмы контроля могут включать в себя фиксацию идентификатора документа, его названия, сведений о сотруднике или подразделении, владеющем документом, и времени (даты) движения документа.

Система документооборота должна контролировать выдачу, передачу между работниками и возврат документов к месту их нахождения или хранения, а также изъятие их из системы документооборота для уничтожения или передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе органам архивного дела, для последующего использования. хранилище.

9.9. Отбор и передача документов на дальнейшее хранение или уничтожение

Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и передачи документов на дальнейшее хранение или уничтожение, должны применяться систематически и в порядке, установленном в ходе обычной коммерческой деятельности. Никакие мероприятия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение не должны предприниматься без уверенности в том, что тот или иной документ больше не нужен, что работа с ним завершена и что он не потребуется в качестве доказательства.

Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут включать:

А) прямое физическое уничтожение, включая перезапись и удаление файлов;

Б) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;

В) перенос в соответствующий репозиторий или на соответствующий носитель (под контролем организации);

(г) передача другой организации, взявшей на себя ответственность за соответствующую хозяйственную деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;

E) передача документов в репозиторий, управляемый от имени организации независимым поставщиком услуг по соответствующему договорному соглашению;

F) передать ответственность за ведение записей компетентным органам, в то время как документы физически хранятся исходной организацией;

Ж) передача в архив организации;

З) передача в архивные учреждения.

При физическом уничтожении записей следует руководствоваться следующими принципами:

– уничтожение должно быть санкционировано и осуществлено в соответствии с требованиями нормативно-правовой базы;

– Документы, относящиеся к незавершенным или текущим судебным разбирательствам и расследованиям, не должны уничтожаться;

– документы должны быть уничтожены таким образом, чтобы гарантировать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

– все копии документов, уничтожение которых разрешено, включая личные, страховые и резервные копии, должны быть уничтожены.

9.10. Процессы документооборота

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия на выполнение процессов управления записями, таких как классификация, индексация, анализ стоимости, выбор и передача записей для дальнейшего хранения или уничтожения.

Законодательство, стандарты и соответствующие организационные политики должны быть задокументированы для определения требований к практике, анализу, анализу и тестированию процессов управления записями. Особое внимание следует уделить другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы поддерживать целостность среды управления информацией.

Все решения о включении записей в систему управления записями и установлении сроков хранения должны быть четко задокументированы и сохранены. Эти решения могут быть оформлены в виде предписаний по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение. Должна быть подготовлена ​​и представлена ​​формальная документация, определяющая процесс рассмотрения и оценки документов, на основании которых принимаются решения о включении документов в систему управления документами и их хранении в ней. для утверждения руководством. Эта документация должна содержать подробное описание хозяйственной деятельности и документов, отражающих каждый вид хозяйственной деятельности, с четким и недвусмысленным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на хранение или дальнейшему уничтожению. События, запускающие или санкционирующие действия по выбору и передаче записей для последующего хранения или уничтожения, должны быть четко определены. Также следует разработать и использовать инструкции по передаче документов в альтернативное хранилище (например, автономное хранилище). Эта документация должна быть представлена ​​на согласование уполномоченным сторонним органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Должны храниться документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов для последующего хранения или уничтожения.

10. Мониторинг и аудит

Для обеспечения того, чтобы процедуры и процессы, происходящие в системе управления записями, соответствовали требованиям организации и для достижения ожидаемых результатов, их необходимо регулярно контролировать. Такой мониторинг должен проверять качество системы управления записями организации, соблюдение пользователями своих обязательств в отношении системы управления записями и удовлетворенность пользователей системой.

Регуляторная среда может потребовать внешнего мониторинга и аудита.

Если существующая система управления документами и процессы управления документами окажутся непригодными или неэффективными, их следует модифицировать.

Соответствие систем документооборота установленным требованиям, а также мониторинг должны документироваться и вестись записи.

11. Формирование

Организация, стремящаяся соответствовать требованиям настоящего Международного стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения в области управления записями. Программы обучения управлению записями должны охватывать роли и обязанности всех сотрудников и должны быть нацелены на всех менеджеров, сотрудников, временных сотрудников, волонтеров и всех, кто несет ответственность за создание записей в ходе своей работы и интеграцию этих документов в систему управления документами. Программы обучения могут быть подготовлены и реализованы в сотрудничестве с третьими сторонами.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

Архивное учреждение                    3.1Архивный орган, см. архивное           3.1
учреждение
Аудит управления документами           раздел 10Аутентичность документов               7.2.2Включение документов в систему         9.1, 9.3
управления документами
Внедрение системы управления           8.4, перечисление "g"
документами
Деловой деятельности анализ            8.4, перечисление "b"Деловой деятельности                   9.5.1
классификационная система
Документ                               3.3, 3.5, 7.2, 9.1Документирование операций              8.3.2
с документами
Документирование политики              8.2.6
управления документами
Документирование процессов             9.10
управления документами
Документированная информация           9.1Достоверность документа                7.2.3Доступ                                 3.4, 8.3.6, 9.7Изменение документа                    7.2.4Индексирование                         3.5, 9.3, 9.5.3, 9.5.4Использование документов               7.2.5Использование систем управления        8.3.6
документами
Классификационные системы              9.5.2Классификация                          3.6, 9.5, 9.3Коды, см. номера и коды                9.5.5Комплексность системы управления       8.2.5
документами
Конвертирование                        3.7, 8.3.5Контроль                               3.8, 9.8Контроль действий                      3.9, 9.8.2Контроль местоположения документов     9.8.3Метаданные о документе                 3.10, 8.3.2, 9.1, 9.3Методология внедрения                  8.4Методология проектирования             8.4Миграция документов                    3.11, 8.3.5, 9.6Мониторинг                             раздел 10Надежность системы управления          8.2.2
документами
Номера и коды                          9.5.5Нормативная среда                      раздел 5Носитель, см. хранение документов      8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9Обеспечение сохранности документов     3.12, 9.6Обследование после внедрения           8.4, перечисление "h"Обследование предварительное           8.4, перечисление "a"Обучение                               раздел 11Отбор и передача                       3.1, 3.13, 3.15, 8.3.7, 9.9Ответственность                        3.16, 6.3Отчетность                             3.16, 6.3Оценка существующих систем             8.4, перечисление "d"Поиск, см. доступ, индексирование      3.4, 8.3.6, 9.3Политика управления документами        6.2, 8.2.6Прекращение применения системы         8.5
управления документами
Программа управления документами       7.1Проектирование системы управления      8.4, перечисление "f"
документами
Протоколы контроля системных           8.3.2
процессов
Процессы управления документами        раздел 9Распределенное управление              8.3.4Регистрация документов                 3.17, 9.3, 9.4Система управления документами         3.2, 8.2Системность                            8.2.6Словари                                9.5.3Соответствие требованиям               8.2.4, раздел 10Сроки хранения                         9.2Стратегия управления документами       8.1Термины и определения                  раздел 3Требования к документам                8.4, перечисления "с", "е"Уничтожение документов                 3.18, 9.9Управление документами                 3.19, раздел 4Хранение документов                    8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9Целостность документа                  7.2.4Целостность системы управления         8.2.3
документами
Чрезвычайные ситуации                  8.3.3Электронные документы                  7.2.1, 9.6, 9.7Электронная система управления         9.3, 9.6
документами

Билаг А

(reference)

СВЕДЕНИЯ

С ООТВЕТСТВИЕ НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

С СЫЛАЕМЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ

┌──────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐
│  Обозначение │   Обозначение и наименование соответствующего   │
│  ссылочного  │   национального стандарта Российской Федерации  │
│международного│                                                 │
│   стандарта  │                                                 │
├──────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ИСО 5127-11-87│ГОСТ 7.69-95. Система стандартов по информации,  │
│              │библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуаль-│
│              │ные документы. Основные термины и определения    │
├──────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ИСО 5963-85   │ГОСТ 7.66-92. Система стандартов по информации,  │
│              │библиотечному и издательскому делу. Индексирова- │
│              │ние документов. Общие требования к координатному │
│              │индексированию                                   │
├──────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ИСО 9001-2000 │ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента        │
│              │качества. Требования                             │
├──────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ИСО 14001-96  │ГОСТ Р ИСО 14001-98. Системы управления окружаю- │
│              │щей средой. Требования и руководство по примене- │
│              │нию                                              │
└──────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘