Как пользоваться переплетной машиной (брошюровщиком, брошюратором) на пластиковую пружину?

В 2 прокола

Простая двухуровная сшивая иглы или удары отверстия можно использовать для создания отверстий. Конечно, использование удара отверстия упрощает прорезку или ленту через отверстия.

Сверлить нужно от левого края листа (как у обычной книги) примерно на 1-2 см.После того, как бумага просверлена, нужно пропустить проволоку через отверстие несколько раз и завязать концы проволоки узлом на последнем листе.

Видео, в котором показан процесс сшивания документов нитками через 2 дырки:

На каждом листе в правом углу должен быть указан номер страницы.

Затем сшитая документация прикрепляется путем наклеивания бумаги размером 3х5 см на концы нити так, чтобы концы торчали под нитью. На бумаге имеется пометка “Сшито и пронумеровано” и указано количество страниц. Затем, в зависимости от того, куда подаются документы, на бумаге проставляется такая информация, как подпись должностного лица, печать и дата.

Исправления

Сотрудник может допустить ряд ошибок во время шва, что, к счастью, может быть исправлено.Давайте рассмотрим наиболее распространенное:

• Некоторые документы не прилагаются. Должностное лицо может не приложить часть документа, который уже был приложен. В этом случае есть два решения: недостающая часть может быть подшита в отдельный том или документ может быть присоединен заново. Ни в коем случае нельзя просто вставить недостающую часть в уже сшитую пачку документов.
• Имеет место ошибка нумерации. Если в нумерации отсутствует лист, можно прибегнуть к буквенной нумерации, т.е. написать букву после цифр, например, 14, 15, 15а, 15а, 16 …… Если в нумерации допущены серьезные ошибки, можно зачеркнуть неправильные цифры и написать их заново. Если количество листов, указанное на сертификационной бумаге, неверно, следует также исправить количество листов на бумаге на правильное.

Сшивание документов необходимо для того, чтобы исключить возможность подмены или внедрения листов.В зависимости от важности документа, можно сшивать с 2, 3 или даже 4 отверстиями.После основной подачи, листы нумеруются и к узлу прикрепляется заверительная роль с количеством листов и фамилией заверителя.В верхней части бумаги ставится печать, дата и другие необходимые данные.

Видео – сшивание документов для архивации и изготовление переплетов в твердом переплете:

Как заверить прошитый документ

Пакет документов должен быть заверен после того, как листы прошиты и пронумерованы. Для заверения бумага приклеивается к обратной стороне, оставляя концы ниток свободными.

Количество листов должно быть указано на бумаге (в цифрах и буквах).Если в собранном документе есть разорванные или поврежденные листья, это также может быть указано на одобрении.

Затем на нем проставляется фамилия, должность и подпись лица, прошившего или заверившего листы (например, руководителя). Печать ставится поверх бумаги таким образом, чтобы она была отпечатана как на бумаге для заверения, так и на последнем листе.

Как пользоваться переплетной машиной (брошюровщиком, брошюратором) на пластиковую пружину?

Как правильно прошивать документы

К этому процессу нужно отнестись ответственно, так как если сшивание плохое и слабое, бумаги могут легко разойтись, чего допускать нельзя, так как они сшиваются таким образом, чтобы нельзя было вложить другой документ или потерять его часть.

Кроме того, некачественное сшивание может привести к тому, что налоговые органы просто откажутся принимать документы.

Как пронумеровать листы

При прошивке листов, как правило не возникает проблем с нумерацией. Однако следует учитывать некоторые нюансы:

• Как правило, номера страниц указываются арабскими цифрами в порядке возрастания;
• Номера страниц указываются в правом верхнем углу.
• Если есть приложения, они также должны быть пронумерованы (используется последовательная нумерация);
• Если документы вложены в конверты, номер ставится сначала на конверте и только потом на страницах документа;
• Если нумеруются многотомные файлы, нумеруйте каждый том отдельно;
• Если нумеруется лист нестандартного размера, он также ставится в правом верхнем углу. Если лист выходит за пределы документа, он складывается и подшивается в обычном порядке;
• Если лист содержит много сканов небольших фрагментов (например, чеков), целесообразно составить индекс листа и приложить его к пакету файлов, пронумеровав их в обычном порядке.

Какие документы необходимо сшивать?

В сфере делопроизводства документы чаще всего переплетаются для сдачи в архив или для предоставления в банки и другие финансовые учреждения. Сшитые документы также необходимы для отчетов во внебюджетные фонды и Федеральную налоговую службу. Документ должен быть не только переплетен, но и пронумерован. Бумага сшивается проволокой или лентой, или с помощью специальных машин.

https://www.youtube.com/watch?v=cRXxrTQE5Ak

Следующие виды документации подлежат прошивке:

• Заказы на покупку (общие и персональные),
• Списки персонала,
• Отчеты (например, отчет о проделанной работе),
• Счета-фактуры,
• Акты выполненных работ,
• Кассовая книга,
• Выписки с банковских счетов.

При подаче заявки на участие в тендере, а также при других ситуациях листы документации прошивать необходимо.

Видео как сшивать документы перед сдачей в архив:

Мастер-класс: как сделать переплет на пружинах | журнал ярмарки мастеров

На 3 дырки

Прошивание трех отверстий еще сложнее, особенно если одновременно приходится вдевать нитку в иглу. Для сшивания бумаги в три отверстия следует выполнить перечисленные ниже действия:

1. Сделайте первый прокол иглой и нитью на обратной стороне подшиваемого документа, в центре листа.

1. Второй прокол иглой выполняется на лицевой стороне документа.

1. Следующее отверстие должно быть просверлено за третьим отверстием.

1. На следующем этапе иголка с ниткой вставляется через первое отверстие – в середине документа на первой странице

1. Затем потяните нити так, чтобы они стягивали сшитые пластины, и завяжите узел, как показано на рисунке

В видео четко объясняется, как сшить документы для 3 отверстий:

На 4 дырки

В таком виде прошивают только документы, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить материал с 4 отверстиями, следуйте схеме и пошаговым инструкциям, приведенным ниже:

Если сшиваемый документ содержит много листов, можно заранее подготовить четыре отверстия с помощью дрели, сверлильного станка или специальной машины.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Затем нить пропускается через отверстие, ближайшее к краю, и через ранее пропущенное отверстие.

1. Затем снова пропустите нить так же, как в первом шаге.

1. Затем – спереди в следующее отверстие.

1. В последнем предложении с обратной стороны

1. На передней части отверстия, которое мы прошли в шаге 4

1. И соединяем концы нитки

1. При этом мы стараемся натянуть нить таким образом, чтобы она хорошо сжимала листы документа.

1. Остается лишь завязать нить узлом.

1. Разрежьте избыточную длину наконечников нити

По -прежнему необходимо приклеить бумагу поверх узлов с надписью «Исправлена и подписана уплотнением _____________ или подписью, если прошивка документов выполнена правильно.

Как сшит четвероунный корпус?

На уголок

Некоторые бумаги могут занять в углу, то есть в верхнем левом углу. Чтобы сделать это, сделать одно или два отверстия в области и пропустить проволоку через них несколько раз.

В видео показан пример сшивки документов через уголок:

Лист бумаги клеится на узелок нити, а потом ставится нужный для заверения реквизит.

Нормативные акты

Сегодняшняя нормативная база для сшивки документации довольно обширна. В течение очень долгого времени большинство нормативных актов не обновлялись.

Таким образом, основным актом, регулирующим процесс документирования документации, является приказ Министерства Российской Федерации по налогам и сборам в размере 18.04.18.02003, который содержит общие инструкции по завершению определенных типов статей, включая их программное обеспечение. Анкет

.

• ГОСТ Р 51141-98 Управление записями и архивами. Термины и определения”.
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2022 г. N ММВ-7-6/25. Данный приказ отменяет обязательное сшивание документов при подаче документов на регистрацию организации или индивидуального предпринимателя, однако ФНС по-прежнему предпочитает принимать сшитые листы.

Видео о том, как правильно подшивать дела

В некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельная прошивка документации. Прошивка банковских карт регламентируется инструкцией по делопроизводству Центрального банка Российской Федерации.

Осваиваем коптский переплет | журнал ярмарки мастеров

Создание книги с твердым переплетом в домашних условиях

Требования для государственных учреждений

Требования к документации для государственных учреждений отличаются от требований к архивному хранению. Например, при подаче документов в суд или налоговую инспекцию следует придерживаться следующих рекомендаций:

• Документы должны быть скреплены в 3 отверстия;
• Расстояние между перфорациями не должно превышать 3 см;
• Бумага скрепляется тонкой проволокой или бечевкой;
• Последняя страница заклеивается бумагой размером 3х5 см, на которой ставится подпись и печать.