В 3 дырки
Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.
Пошагово она делается следующим образом:
- Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
- При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
- Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
- Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
- Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
- Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.
В 4 дырки
Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.
Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.
Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:
- Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
- Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
- Повторно проводим нитку через вторую дырку.
- Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
- В верхний прокол заводим нитку сзади.
- Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
- Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
- Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
Как правильно прошить журнал нитками пошаговая
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов
Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)
- Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.
Нумерация строго регламентирована:
- нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
- опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
- письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
- материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
- листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
- документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
- на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
- цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
- в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
- когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.
Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:
и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.
- Согласно правилам на описи не ставится номер.
- Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.
Какие документы требуют такого оформления
В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.
Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:
- приказы личного состава,
- приказы общего состава,
- штатное расписание.
Бухгалтеры прошивают:
- авансовые отчеты,
- оборотные ведомости по материальным средствам,
- накладные,
- счета-фактуры,
- акты выполненных работ,
- путевые листы,
- кассовую книгу,
- ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.
Прошивать документы можно используя следующие инструменты:
- Степлер;
- Нитки;
- Специальное оборудование.
Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
Самым надежным считается подшивание дел нитками.
Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.
Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.
Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.
Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.
- Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
- приказы личного и общего состава,
- а также штатное расписание.
- Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
- авансовыми отчетами,
- накладными,
- счетами-фактурами,
- путевыми листами,
- кассовыми книгами,
- оборотными ведомостями,
- актами выполнения работ,
- а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.
Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.