3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив / КонсультантПлюс – О бумаге .нет

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2021 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив / КонсультантПлюс – О бумаге .нет

5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению

в архиве суда

5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.

Все оконченные производством дела и другие документы <1> до передачи в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 526, инструкций N 36, N 161 и настоящей Инструкции.

——————————–

<1> Другие документы суда – учетно-статистические карточки, книги, журналы регистрации (учета) документов и другие документы.

5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии – председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель.

5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специалист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).

5.5. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);

приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

5.6. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости документы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы – в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела – лист-заверитель дела.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

В случае если вложение в конверт является копией документа, имеющегося в деле, допускается подшивка только конверта.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

5.6.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

5.6.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение N 13 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи);

архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дела передаются на хранение в государственный архив).

При изменении наименования суда на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

“Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 – совещания судей судебной коллегии по уголовным делам”;

“Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 – совещания судей судебной коллегии по гражданским делам”.

На обложке дела указывается его дата – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: “В деле имеются документы за … год(ы)”.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”).

На делах, внесенных в годовые разделы описей дел, шифр проставляется после утверждения (согласования) в установленном порядке годового раздела описи соответствующей ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждое дело в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера дела.

5.6.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), включая дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе “Примечание” внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно арабскими цифрами. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

5.7. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.8. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи.

В контейнер электронного документа включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл метаданных электронного документа, включая электронные подписи.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах – основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда использования).

5.9. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

5.10. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах.

5.11. Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись электронных документов на машинные носители;

проверка качества записи;

описание электронного документа;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

5.12. Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое), объем документа (для баз данных также – количество записей).

5.13. Дела (электронные дела) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.

5.14. Работник отдела делопроизводства (секретариата судебной коллегии) перед передачей судебного дела в архив должен обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.

5.15. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и инструкциями N 36, N 161.

5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники отделов делопроизводства судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений судов, на которых возложена обязанность по передаче дел в архив суда.

Банковские выписки

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам –
если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из
банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа
(счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент,
то распечатывать выписки каждый день не обязательно – можно сделать это один
раз за период, например, за месяц.

В этом случае счета можно подшивать в
отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных
банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия
договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок
может быть ограничен.

И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая
услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение
системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас
будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения
выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день
Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных
расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от
06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к
БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения.

фотография шкафа для хранения разнообразных бухгалтерских и кадровых документов

Грамоты, заработанные ребенком, где должны храниться?

В первом классе, в конце 3ей четверти, учительница предложила моему мужу завести папку портфолио. На вопрос мужа «для чего и сколько стоит», она ответила ” Скажите да или нет, а я расскажу для чего. Если Вы не согласитесь, то зачем я буду объяснять?” интересно муж не стал упрашивал и сказал, что неизвестно что и для чего нам не нужно
В конце года показывала учительница показывала папки других детей(обычная папка с рисунками, фотками, грамотами), сделав акцент на том, что ваш папа не захотел, чтоб у ребенка была такая. Я сказала, что тоже была бы против, если б с меня требовали ответ, не дав информации.
В этом году сын заработал несколько грамот, приносил домой, потом за участие в фестивале профессий, конкурсе стихов и рисунков, занял 2,1 и вновь второе место и за день отдали ему 3 грамоты и учительница
-папа не заказал портфолио и зачем тебе эти грамоты? Они должны лежать тут в классе, в папке.
-почему?
-потому что они школьные!
-тут написано мои имя, значит они мои.
-они должны лежать в папке и храниться в классе.
-а мои лежат дома в красивом файле.
Убрал грамоты и стал готовиться к уроку.

Когда я училась, то командные грамоты, дипломы, кубки конечно стояли в классе, а именные отдавали на руки.

Для чего они в классе? Может я хочу сэкономить на обоях и обклеить стену в комнате детскими грамотами Не имею право? Если б купили эту папку, то она точно так же лежала бы дома

Договора.

Можно – в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно
по их видам – аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по
номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет
удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с
этой задачей.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на
видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике
безопасности – на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый
«уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и
мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране
труда в организации для любого проверяющего.

Естественно, что для полного и
правильного обеспечения мер  по охране труда, технике и пожарной безопасности
потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными
небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к
административной ответственности.

фотографии ниток и иголок для сшивания официальных кассовых документов

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы,
трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и
вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены
обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать
правильное оформление и обеспечить сохранность документов.

Очень удобны в
использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем
невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае –
обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о
сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет
ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите
персональных данных».

С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать
заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно
обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это
касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание.

рисунки табличек по технике безопасности

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира.

Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных
средств, должны отражаться в кассовой книге.  Кассовая книга должна быть
прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного
бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно
если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в
канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку,  результат получается
тот же.

Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем
распечатывать ее по мере
необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие
или квартал.  У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может
быть и стопка документов за один день.

Иногда оформлять книгу в печатном  виде
приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой
дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые
ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом
кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов,
связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты.

При
наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал
кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более
подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением
можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России  №40 «Порядок ведения
кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов
такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и
статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным
периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите
журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные
документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за
ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае
необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

фотография архивной коробки для бухгалтерских и иных документов

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Рекомендации по организации хранения.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского
учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это
хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь
представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения
бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора
и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить
на поиски нужных документов свое время.

фотография сейфа для хранения документов

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в
надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по
несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости
(например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу.

Очень
удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в
офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально
заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее,
обычно этот срок составляет 5-10 дней.

фотография папок-скоросшивателей для хранения документов

Adblock
detector