Вставка изображений в документы Word и Excel | Инструкция по программе FillDocuments

Как прошить папку с 4 дырками: схема

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
Вставка изображений в документы Word и Excel | Инструкция по программе FillDocuments
Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия
Делаем отверстия

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
Какой нитью сшивать документы
  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Вставка изображений в документы Word и Excel | Инструкция по программе FillDocuments
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело
Готовим документ
Готовим документ

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются
Прошитые документы заверяются

Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. на нем ставится печать, подпись и дата
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
Правильно прошитый документ
Правильно прошитый документ: тыльная сторона
  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Ленивый переплёт для блокнота

Не накосячь! 10 заповедей при подготовке файла на печать

1. Формулировка заповедей носит шуточный характер и не имеет свой целью задеть чьи-либо чувства. 2. Ниже – рекомендации, а не постулаты. Я знаю, что ничего не знаю – девиз любого пытливого ума.

1 заповедь. Не ЭрДжиБи!

Печатают на бумажке. Смотрят на экране. Для печати нужно переводить цвета в схему CMYK. А для распространения по сети и просмотра вашей работы на экране  – в RGB.

Фундаментально цветовые схемы отличаются тем, что CMYK учитывает, что незапечатанный фон – как минимум белый (бумага) и изображение на нем появляется с помощью красок (Cyan – голубая, Magenta – розовая, Yellow – желтая, Key color – чаще всего черный). А в RGB (Red – красный, Green – зеленый, Blue – голубой) изображение получается за счет света и условный фон – черный – свет же выключили, монитор не горит, экран не светится.

Смесь RGB дает белый свет, а смесь красок CMYK – серо-коричневый (коричнево-черный).

Лайфхак №1: Перед началом работы с макетом спросите заказчика – зачем он ему. И заострите внимание на том, что это действительно важно.

Лайфхак №2: Из макета для печати проще сделать файл для просмотра на экранах. Мониторы намного терпимее, чем бумага, относятся к таким спорным вещам, как тени, прозрачности и сумма красок.

2 заповедь. Чти профиль цветовой, как родителей цвета на макете.

Цветовой ICC профиль  – файл, описывающий, как устройство вывода (принтер либо монитор) читает цвет. Если посмотреть на одно и то же изображение на 5 разных мониторах (PC, а не мак!) то цвета будут существенно различаться. Вот прям пипец как различаться. Не верите – затестите сами. Срабатывает эффект строительства Вавилонской башни. Видеокарта говорит по китайски, монитор на американском английском, операционка слышит невнятное бормотание и решает, что это иврит, а в итоге мы видим то, что мы видим=) Выход – Mac, калибровка монитора на PC или опыт сын ошибок трудных.

Подробнее о том, какой профиль использовать, смотрите в “заповеди” 4.

3 заповедь. Не пренебреги цветокоррекцией.

Вы помните, что печатаем мы с помощью 4х красок (CMYK)? Описываем (в дизайнерской программе) мы все цвета для печати тоже с помощью этих 4х красок. А точнее с помощью

100 млн вариантов смешивания этих красок. Но в теории цветов чуть больше, чем на практике. С момента С50 М50 Y25 С100 мы получим черную кляксу – глубокую черную кляксу =))) Поэтому стоит помнить, что чем бОльшим количеством красок вы опишите цвет, тем темнее он получится.

Яркий красный (алый) это C0 M100 Y100 K0, бережно добавив голубой краски мы можем получить более глубокий красный, а черный использовать для создания контрастных областей, теней, контуров, или чтобы сделать цвет более “припыленным”.

На экране, чем больше света (смеси каналов RGB) мы прибавляем, тем изображение ярче, на печати же – чистый цвет – дает смесь наименьшего количества красок. Это следует учитывать при подготовке к печати ярких макетов: мультяшек, реклам, цветокоррекции еды и кожи человека=)

4 заповедь. Да не размажется печать твоя. Сумма красок и плотность листа.

Бумага бывает разной плотности, чаще всего:

– писчая бумага из принтера имеет плотность от 70 г/м2

– листовки, флаеры и меню печатаются на бумаге 110-150 г/м2

– визитки, обложки, упаковка до 300 г/м2.

Бумага с разной плотностью по-разному впитывает краску. Результаты на печати могут быль следующими – мало краски на плотной бумаге – бледный цвет. Много краски на тонкой бумаге – цвет просочится на обратную сторону листа, а если печать двусторонняя – все плохо=(

Глянцевая и матовая поверхности тоже ведут себя с краской по-разному. Капните чаем на стол, а затем и на лист бумаги – поймете о чем я говорю=)

Эту впитываемость нужно учитывать при подготовке файлов на печать. Иначе на выходе есть шанс получить косяк/баг/сбой/лажу.

Чаще всего сумма красок (сумма показателей CMYK) должна быть не больше 280-300% (реже 320).

То есть, если у вас С63 М90 Y85 С100=63 90 85 100=338, то велика вероятность брака на печати.

Лайфхак:

Для офсетной печати

– по мелованой бумаге плотностью 100-150 г/м пользуйтесь профилем Coated FOGRA39 (ISO Coated v2)

– для бумаг плотностью до 100 г/м – профилем ISO Coated v2 300% (ECI)

Не используйте профили Euroscale Coated v2 (по некоторым данным он не соответствует реальному печатному процессу ни в одной типографии) и US Web Coated (SWOP) (он соответствует американским стандартам печати).

5 заповедь. Размер твой друг твой.

Всегда! Всегда выставляйте в редакторе, в котором вы работаете фактический размер бумажки, на которой ваше творение будет напечатано. Не знаете? Узнайте! Спросите заказчика, например. Если он не знает сам, придумайте вместе. Две головы, две мысли и две идеи чаще всего лучше одной неподтвержденной ничем гипотезы!

6 заповедь. Не забудь про вылет.

Вылет это спасительные 3-5 мм, которые нужно добавить к каждому краю макета, чтобы на этапе резки в типографии не отрезали самого важного. Резка в типографиях выглядит как то так:

В случае сложной формы вырезаемого объекта может быть задействовано более сложное оборудование – плоттер.

Каким бы восхитительным не было оборудование типографии, а 3-5мм по краям макета стоит прибавить. Вот как это выглядит.

Берете фактический размер 90х50, и добавляете 4 раза (стороны же 4) по 3мм, получаете 96х56.

7 заповедь. Убери информацию свою от края подальше.

На рисунке к предыдущей заповеди вы увидите правильный совет. Отодвиньте еще на 2-5 мм от края всю основную информацию на макете (тексты, контакты, важную часть фото). Рука печатника дрогнет, машину коротнет, программа даст сбой = лажа на выходе.

8 заповедь. Чти разрешение.

– для промышленной печати все картинки должны быть 300 точек на дюйм(dpi),

– для бытового принтера сойдет 100-150 dpi,

– для широкоформатной печати, на которую зритель будет любоваться с расстояния минимум метр. а то и два 90-120 dpi

– для экранов 72 ppi – за глаза и за уши.

Лайфхак: Как узнать сколько dpi (на самом деле ppi) на картинке? Измеряете длину и ширину макета в сантиметрах, умножаете каждое значение на 118 (для 300 dpi) и получаете нужный размер в пикселях.

21 х 29,7 см = 2478 х 3505 пикс

9 заповедь. Клади главное наверх!

Об оверпринте. Объекты черного цвета стоит помещать наверх. Раньше это было непреложным правилом, сейчас – лучше уточнить у типографии. Зачем и почему нужно это делать? Посмотрите как схематично выглядит офсетная печать.

Чтобы осуществить печать, краски в типографиях “намазывают” на металлические листы (или цилиндры) и этими листами делают оттиск на бумаге. В машиностроении – штамповка, в типографии – оттиск. И если лист светлой краски ляжет поверх уже напечатанной темной, может быть вот такой вот эффект.

Не попадает на доли милиметра и оставляет часть листа незапечатанной. Такое еще иногда случается.

Но, если мы сначала всю площадь запечатаем светлой краской, а потом уже бухнем темной, зазоров не будет, да и черный цвет получится более сочным.

Подробнее можно почитать в статьях на сайтах типографий, например. Если пытливый ум жаждет бОльшего – ищите=)

10. Треппинг

Это еще одно (помимо оверпринта) решение состыковки цветов активно используется в сувенирке. Поскольку поля цвета там довольно большие, в местах надложения красок друг на друга делается небольшой припуск (обводка). И вероятность зазора (незапечатанной области) между красками уменьшается. Чтобы не получить так.

Делают вот так.

Это базовые правила. Как любые правила, их можно нарушать, с ними можно играться, если есть желание, свободное время и если ваш заказчик морально и материально готов к неожиданностям. Тут лучше спросить у него =)

Еще раз, кратко.

– Переводите из RGB в CMYK

– Не забывайте про цветовой профиль и сумму красок

– Не пренебрегайте цветокоррекцией

– Размер макета должен совпадать с размером бумаги, на котором макет напечатают

– Вылеты под обрез сохранят нервы и средства

– А отступ от края сохранит информацию от случайного обрезания=)

– Для красивых изображений на печати – помните о разрешении картинки

– Оверпринт и треппинг, если не знаете нужны ли они – спросите у типографии.

Есть еще много тонкостей вроде растрирования теней и прозрачностей, но простыня получилась итак не маленькой, пора заканчивать =)

Удачного тиража=)

Правила сшивания документов гост

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Вставка изображений в документы Word и Excel | Инструкция по программе FillDocuments
Правила сшивания документов ГОСТ
  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив
Какие документы подшиваются
Какие документы подшиваются
  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Брошюровочная машина
Брошюровочная машина

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Форматы бумаги в полиграфии – полиграфия printland

Выделяют три серии бумаги в полиграфии A, B, C, которые предназначены для разных целей. Они отличаются соотношением сторон, пропорциями, удобством деления на меньшие форматы от 0 до 10.

Серия А – самая популярная из-за своей простоты в масштабировании. Площадь А0 – 1 м2. Следующие форматы А1, А2, А3, А4… имеют площадь в два раза меньшую предыдущего. Это наиболее часто используемый формат для печати, поскольку все буклеты, брошюры, каталоги, листовки, плакаты, как правило, в готовом виде затребованы одного из А n-го формата.

Серию B используют для печати плакатов, для изготовления книг, конвертов и паспортов. Одна из сторон данного формата 1 м, остальные форматы 1, 2, 3, 4… имеют длину в половину, четверть и т.д. метра.

Серию С используют исключительно для конвертов, в которые удобно помещаются форматы серии А. С формат приблизительно на 9% больше А формата, что позволяет вкладывать один формат в другой без мучений. Например, в формат конверта С6 укладывается А4 сложенный 2 раза пополам, в конверт С5 – А4 сложенный 1 раз пополам, в С4 – лист А4 без сгибов, удобный формат для отправки договоров.

В таблице представлены размеры всех форматов разных серий.

Типографии используют для стандартной продукции форматы 0-6.

А

В

С

0

841х1189 мм

1000х1414 мм

917х1297 мм

1

594х841 мм

707х1000 мм

648х917 мм

2

420х594 мм

500х707 мм

458х648 мм

3

297х420 мм

353х500 мм

324х458 мм

4

210х297 мм

250х353 мм

229х324 мм

5

148х210 мм

176х250 мм

162х229 мм

6

105х148 мм

125х176 мм

114х162 мм

7

74х105 мм

88х125 мм

81х114 мм

8

58х74 мм

62х88 мм

57х81 мм

9

37х52 мм

44х62 мм

40х57 мм

10

26х37 мм

31х44 мм

28х40 мм

Листы бумаги, которые закупают типографии для печати на своих машинах, немного больше озвученных для того, чтобы можно было разместить техническую информацию, а клиент в итоге получил готовую продукцию стандартного размера.

Для офсетной печати наиболее часто используются такие форматы: 450х640 мм, 640х900 мм, 500х700 мм, 700х1000 мм.

Для цифровой печати используется формат SRA3 – 320×450 мм. На него помещается 1 – А3, 2 – А4, 4 – А5, 8 – А6, 6 – флаеров, 16 – календариков 100х70 мм, 24 – визитки 90х50 мм. Но изделий под высечку на лист поместится меньше, поскольку поля «навылет» делают больше.

Если у вас формат изделия – один из А форматов – А0, А1, А2, А3, А4, А5, А6, то это наиболее экономный вариант печати. Если формат изделия, например, нестандартной брошюры 210х210мм, то в зависимости от крепления и количества страниц, стоит рассматривать увеличенный формат бумаги, чтобы отход был меньше.

В целом, независимо от того, какой у вас размер изделия, мы стараемся предложить наиболее выгодные по цене варианты. Иногда рекомендуем уменьшить макет на пару миллиметров, что позволит сэкономить несколько тысяч гривен.

Для типографии важно печатать с наименьшим отходом бумаги, для клиента – по выгодной цене, что в целом равносильно. Если ваше изделие впишется в размеры бумаги с наименьшим отходом, вам не придется доплачивать за остатки бумаги, которые кроме как на макулатуру использовать больше негде. Забота об окружающей среде и всем плюсик в карму.

Зная формат бумаги, который типография использует для офсетной печати, можно прикинуть сколько изделий поместится и выбрать оптимальный тираж, хотя все это могут сделать за вас в типографии. Вам нужно только сообщить желаемый формат готового изделия и желаемые тиражи. Если у вас несколько изделий нестандартного размера, то такую задачу уж точно нужно доверить специалистам.

Adblock
detector