Требования к макетам для многостраничной продукции

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

  1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
  2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
  3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5.

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

Брошюры на пружинку

Требования к макетам для многостраничной продукции

  • Максимальная толщина – 40 мм.
  • Важно, что бы информация не попадала на отверстия при брошюровке ( 6-8 мм. От края изделия ). Желательный отступ от края листа до важной информации – 13-18 мм. (от края брошюровки)
  • Поля четных и нечетных полос должны быть различными ( зеркальными)
  • Выступ обложки за блок: при одинаковом размере обложки и блока, продукция имеет неэстетичный вид ( блок выглядывает из под обложки/подложки). В случае увеличения размера обложки/подложки по ширине, блок будет закрыт.Не является обязательным техническим требований , делается при желании Заказчика.
  • Требования к макетам для многостраничной продукции

  • Количество полос кратно 2
  • Каждая полоса должна быть на отдельной странице PDF-файла. Нельзя предоставлять полосы разворотами ( например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
  • Размер страницы – 1:1 ( требуемого конечного формата) плюс вылеты ( по 3 мм. с каждой стороны)

Брошюры на скобу

Требования к макетам для многостраничной продукции

  • Максимальное количество полос – 60 ( при бумаге блока 80 гр., обл. – 130-170 гр.)
  • Количество полос кратно 4
  • При большом объеме необходимо учитывать компенсацию бига. В центральной части брошюры листы будут смещены из-за толщины корешка ( см. картинку)
  • Требования к макетам для многостраничной продукции

  • Каждая полоса должна быть на отдельной странице PDF-файла. Нельзя предоставлять полосы разворотами ( например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
  • Размер страницы – 1:1 ( требуемого конечного формата) плюс вылеты ( по 3 мм. с каждой стороны). Для скобы допустимо использовать на вылеты следующую страницу блока у корешковой части, но если Вы не уверены, в правильности , то лучше сделать вылеты по 3 мм. с каждой стороны

В две дырки

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

  • Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
  • Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
  • Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3.

В три дырки

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

Все для прошивки и опечатывания – интернет-магазин комус


  • Переплетные крышки A3 картонные 305х454 мм (с биговкой, 50 шту…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Переплетные крышки A4 картонные 305×220 мм (с биговкой, 60 шту…

    В наличии

    Продается упаковкой по 60 шт.


  • Игла для сверления и вытягивания нити диаметр 4 мм (10 штук в …
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Нить хлопчатобумажная для переплета диаметр 1.4 мм 7 штук по 2…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 7 шт.


  • Папка архивная Attache А4 70 мм бумвинил до 700 листов из пере…

    В наличии

    Скидка за количество


  • Станок переплетный автоматический Юнгер 168 М

    В наличии

    Скидка за количество


  • Приводной ремень для переплетного станка Юнгер 168 М оранжевый
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Скидка за количество


  • Набор для сшивания документов 2 предмета (шило белая нить)

    В наличии

    Скидка за количество


  • Этикетки самоклеящиеся голографическая пломба 25х70 мм золотис…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Этикетки самоклеящиеся для опечатывания документов Promega lab…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Этикетки самоклеящиеся Mega Label Пронумеровано, прошито, скре…

    В наличии

  • Шило канцелярское малое черное (диаметр 2 мм)

    В наличии

  • Шило канцелярское для сшивания документов с ушком 150 мм (в а…

    В наличии

    Скидка за количество


  • Шило канцелярское для сшивания документов с крючком 150 мм (в …

    В наличии

    Скидка за количество


  • Набор для сшивания документов в герметичном контейнере (в упак…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Скидка за количество


  • Механизм для скоросшивателя Attache разъемный металлопластиков…

    В наличии

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache металлический серебристый …

    В наличии

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache полоска металлический сини…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache металлопластиковый зеленый…

    В наличии

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Нить прошивная для документов ЛШ170 белая (1000 метров), карто…

    В наличии

  • Нить прошивная для документов ЛШ460 белая (500 метров)

    В наличии

  • Нить прошивная капроновая ПА 187 белая (900 метров), картонный…

    В наличии

  • Игла для сшивания документов Комус 100/125 мм (3 штуки в упако…

    В наличии

  • Шнур банковский джутовый полированный диаметр 1.5 мм 1200 текс

    В наличии

  • Шнур банковский джутовый полированный 100 м диаметр 1.4 мм 120…

    В наличии

  • Шнур банковский льняной 1.5 кг диаметр 1.5 мм 1120 текс

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов белая 100 м (3 бобины…

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов красная 100 м (3 боби…

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов синяя 100 м (3 бобины…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Нить прошивная хлопчатобумажная ХБ 50 х 15 триколор (120 м), с…

    В наличии
  • §

    §


  • Переплетные крышки A3 картонные 305х454 мм (с биговкой, 50 шту…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Переплетные крышки A4 картонные 305×220 мм (с биговкой, 60 шту…

    В наличии

    Продается упаковкой по 60 шт.


  • Игла для сверления и вытягивания нити диаметр 4 мм (10 штук в …
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Нить хлопчатобумажная для переплета диаметр 1.4 мм 7 штук по 2…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 7 шт.


  • Папка архивная Attache А4 70 мм бумвинил до 700 листов из пере…

    В наличии

    Скидка за количество


  • Станок переплетный автоматический Юнгер 168 М

    В наличии

    Скидка за количество


  • Приводной ремень для переплетного станка Юнгер 168 М оранжевый
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Скидка за количество


  • Набор для сшивания документов 2 предмета (шило белая нить)

    В наличии

    Скидка за количество


  • Этикетки самоклеящиеся голографическая пломба 25х70 мм золотис…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Этикетки самоклеящиеся для опечатывания документов Promega lab…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Этикетки самоклеящиеся Mega Label Пронумеровано, прошито, скре…

    В наличии

  • Шило канцелярское малое черное (диаметр 2 мм)

    В наличии

  • Шило канцелярское для сшивания документов с ушком 150 мм (в а…

    В наличии

    Скидка за количество


  • Шило канцелярское для сшивания документов с крючком 150 мм (в …

    В наличии

    Скидка за количество


  • Набор для сшивания документов в герметичном контейнере (в упак…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Скидка за количество


  • Механизм для скоросшивателя Attache разъемный металлопластиков…

    В наличии

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache металлический серебристый …

    В наличии

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache полоска металлический сини…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

    Продается упаковкой по 50 шт.


  • Механизм для скоросшивателя Attache металлопластиковый зеленый…

    В наличии

    Продается упаковкой по 10 шт.


  • Нить прошивная для документов ЛШ170 белая (1000 метров), карто…

    В наличии

  • Нить прошивная для документов ЛШ460 белая (500 метров)

    В наличии

  • Нить прошивная капроновая ПА 187 белая (900 метров), картонный…

    В наличии

  • Игла для сшивания документов Комус 100/125 мм (3 штуки в упако…

    В наличии

  • Шнур банковский джутовый полированный диаметр 1.5 мм 1200 текс

    В наличии

  • Шнур банковский джутовый полированный 100 м диаметр 1.4 мм 120…

    В наличии

  • Шнур банковский льняной 1.5 кг диаметр 1.5 мм 1120 текс

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов белая 100 м (3 бобины…

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов красная 100 м (3 боби…

    В наличии

  • Лента обвязочная для прошивки документов синяя 100 м (3 бобины…
    Доставка товара 2-3 рабочих дня

  • Нить прошивная хлопчатобумажная ХБ 50 х 15 триколор (120 м), с…

    В наличии
  • Документы, подлежащие прошивке

    Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды.

    Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

    • личные и общие приказы;
    • штатное расписание;
    • кадровые и архивные документы;
    • бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
    • входящая и исходящая документация;
    • рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
    • тендерная документация;
    • все бумаги, сдающиеся на проверку.

    Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

    Если документы сшиты неправильно

    Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.

    Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.

    Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.

    Как заверить прошитые документы

    После подготовки, прошивки и нумерации документов в томе, приклеивании специальной наклейки, сшивку нужно заверить. На бумаге указывается должность подпись Ф.И.О. лица, ответственного за сшивку. Сверху на бумагу ставится печать.

    Как заклеить документ сзади

    После сшивки все виды документации заклеиваются сзади специальной наклейкой, о которой мы говорили выше. На ней указано, когда дело было прошито и пронумеровано, заверено печатью. Это один из важных этапов прошивки.

    Не смотрите, что он очень простой. На самом деле, это большая ответственность и именно этот этап важен в подготовке документов для сдачи в архив и для отчётности в соответствующие службы. Стикер или бланк, который вы накладываете на книгу сзади – это пломба, говорящая о целостности тома, о том, что в него никто не добавлял листы и не забирал документы. Вот, как обычно выглядит наклейка на том с любой документацией.

    Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

    • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
    • Документы нумеруются.
    • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
    Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

    Для прошивки можно использовать такие материалы:

    • банковский шпагат
    • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
    • тонкий длинный шнурок
    • суровая или прошивная нить
    • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

    Процесс прошивки журнал учета:

    • готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
    • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
    • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
    • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
    • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
    • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
    • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
    • указываем дату прошивки

    Как пронумеровать листы

    Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:

    • цифры используются только арабские;
    • допускается применение русских букв;
    • номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
    • номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
    • если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
    • если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
    • когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
    • если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
    • чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.

    Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a.

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
    • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
    Требования к макетам для многостраничной продукции
    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
    Делаем отверстия
    Делаем отверстия

    Как прошить папку с документами?

    Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

    Как сшить дело?

    Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

    Как сшить документы на уголок: схема

    Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

    Какими нитками сшивать документы?

    • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
    • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    Какой нитью сшивать документы
    Какой нитью сшивать документы
    • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
    • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
    • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
    Требования к макетам для многостраничной продукции
    Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

    Как прошивать документацию ниткой

    Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
    • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    • Сшиваем
    • Оформляем сопроводительную надпись.
    • Готовим внутреннюю опись.
    • Заверяем готовое дело
    Готовим документ
    Готовим документ

    Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    • упустить этап систематизации документов
    • распределить документы без нумерации
    • возможна подача документов без заверительной надписи
    Прошитые документы заверяются
    Прошитые документы заверяются

    Этап 1:

    • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
    • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
    • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
    На прошитые документы клеится лист бумаги. на нем ставится печать, подпись и дата
    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
    • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
    • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
    Правильно прошитый документ
    Правильно прошитый документ: тыльная сторона
    • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    Кбс ( клеевое бесшвейное скрепление )

    Данный тип переплета отличается от других изданий тем, что скрепление предварительно подобранных листов блока с обложкой происходит путем склеивания их по корешку полиуретановым клеем.

    Для дополнительного увеличения прочности издания применяют комбинацию клеевого скрепления с шитьем нитками листов блока – предварительно тетради блока прошиваются нитками, а затем на сшитый блок приклеивается обложка. Такой тип скрепления называют КШС – клеевое швейное скрепление.

    Требования к макетам для многостраничной продукции

    • Минимальная толщина корешка – 5мм.
    • Максимальная толщина( при толщине больше 30 мм. желательно использовать шитье блока для лучшего раскрытия и увеличения прочности изделия) – 50 мм.
    • Для скрепления обложки с блоком используются технологические поля 6 мм. шириной (см. на схеме «зона проклейки»)
    • Обложки предоставляются разворотами ( 1-4, 2-3 стр. обложки ) с учетом толщины корешка ( толщину корешка можно уточнить у менеджера типографии)
    • Блок – каждая полоса должна быть на отдельной странице. Нельзя предоставлять полосы разворотами или спуском . Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
    • Не забывайте про зеркальность полос для блока. Т.е. поле у корешка должно быть больше , чем у обрезного края изделия ( что бы в готовом изделии поля зрительно выглядели ровными) Совет: Если Вы создаете блок изделия в Microsoft World ( мы не рекомендуем данную программу для верстки каких-либо изделий, но ввиду наличия подобных случаев со стороны заказчиков вынуждены предупредить) , то делайте ровные поля – по 20 мм. с каждой стороны
    • При термоклеевом скрепление раскрытие изделий невысокое. Это необходимо учитывать при верстке блока. У корешка будет «невидимая зона» порядка 3-5 мм.
    • Бумага для блока – от 80 до 130 гр.
    • Бумага для обложки – 250 гр. ( желательно также использовать сверху матовую или глянцевую ламинацию, что бы исключить ломания тонера на сгибе при открытии обложки)

    Крепление на болтах

    Альтернативным способом скрепления брошюр является крепление на болтах ( соединение блока и крышки ботами ). Болты могут быть как металлическими, так и пластиковыми.

    Требования к макетам для многостраничной продукции

    Кто может заверить прошитые документы

    Заверить уже сшитый том документов может секретарь предприятия, бухгалтер, юрист, начальник отдела кадров, делопроизводитель или любое другое должностное лицо, ответственное за документацию. Иногда сшивку заверяет сам собственник предприятия или директор.

    Необходимые материалы для сшивания документов нитками

    Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

    • иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
    • клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
    • антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
    • обложка для книги (при необходимости);
    • заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
    • ножницы;
    • зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
    • нить, шпагат или лента любого цвета;
    • дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

    Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

    Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

    Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

    Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

    Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

    Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

    • приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2022 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
    • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
    • приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
    • инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

    Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

    Особенности прошивки документов: нюансы

    Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:

    1. Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
    2. Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
    3. Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
    4. Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.

    Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.

    Особенности сдачи документов в архив

    Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

    В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия.

    Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

    Правила сшивания документов гост

    • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
    • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
    Требования к макетам для многостраничной продукции
    Правила сшивания документов ГОСТ
    • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
    • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

    Какие документы прошиваются?

    • Кадровая документация по итогам текущего года
    • Документация бухгалтерии
    • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    • Документы для налоговой
    • документы для сдачи отчетности в ПФР
    • документы в различные отделы банка
    • документы на тендер
    • копии уставных документов
    • документы при заключении особо важных соглашений
    • книги учета прибыли
    • нотариально удостоверенные копии и переводы
    • при подготовке документации к сдаче в архив
    Какие документы подшиваются
    Какие документы подшиваются
    • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
    • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
    • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
    • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Брошюровочная машина
    Брошюровочная машина

    Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

    • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
      Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
    • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
    • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
      Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
    Как прошить документ в три дырки
    Как прошить документ в три дырки

    Прошивка документов для архива

    Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

    Сроки хранения документов в архиве

    Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

    • 3 года – срок для хранения видео и фото;
    • 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
    • 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
    • 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
    • 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

    Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

    Сшивание документов для налоговой службы

    Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:

    1. Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
    2. В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
    3. Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
    4. Нумерация проводится с первого листа.
    5. Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.

    Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.

    Сшивание документов скрепкой степлера

    https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

    Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.