Текущее хранение документов: порядок формирования дел – БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

3. Формирование дел

3.3. Формирование дел

3.3.1. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел. Дела, передаваемые на хранение в Архив Конституционного Суда, формируются и оформляются.

3.3.2. Поступающие 3.3.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, формирует дела.

Документы дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

При формировании в дело помещают по одному экземпляру каждого документа одного календарного года (за исключением переходящих дел), предварительно удалив из них металлические скрепки и скобы.

В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, и черновики. Приложения к справкам (таблицы, копии приказов, распоряжений, выписки, телеграммы и др.), содержание которых отражено в других документах, как правило, в дело не подшиваются. Они группируются в справочный том дела, который не подлежит сдаче в Архив Конституционного Суда и хранится в структурном подразделении.

Материалы судебного дела составляют оригинал обращения с приложениями к нему и иные документы (отзывы сторон, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, заключения экспертов и специалистов), протокол и стенограммы заседания Конституционного Суда, итоговое решение по делу (оригинал), особые мнения судей, мнения судей, список рассылки решения, копии сопроводительных писем, справка об исполнении решения.

Заключения, справки управлений Секретариата Конституционного Суда, иные документы информационного характера, не относящиеся к материалам дела, оформляются в отдельный том (справочный).

Протоколы совещаний судей по принятию итоговых решений оформляются в отдельное дело.

Протоколы и стенограммы заседаний Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, с приложением оригиналов определений, особых мнений судей, мнений судей, а также по вопросам организации и деятельности Конституционного Суда оформляются в отдельные дела.

Обращения, рассмотренные в заседаниях Конституционного Суда, на которых решается вопрос о принятии или отказе в принятии обращений к рассмотрению, и документы к ним (переписка, копии писем судьи-докладчика и ответы на них должностных лиц государственных органов и иных организаций, копии определений, сопроводительных писем и справок) оформляются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен, отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Секретариата Конституционного Суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.

Изменение состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями) отражается в графе «Примечание» внутренней описи дела со ссылкой на соответствующий акт.

3.3.3. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, оформляет дела.

Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку; листы дела нумеруются; составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 16); в конце дела подшивается лист-заверитель (Приложение 15); оформляется обложка дела (Приложение 14).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме внутренней описи и листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графитовым карандашом.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных листов.

На обложке дел постоянного хранения указывается полное наименование организации в именительном падеже, структурное подразделение, сдающее дело, название дела, число, месяц, год начала и окончания дела, количество листов в деле и срок его хранения. Также предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут сдаваться на постоянное хранение.

Наименование судебного дела должно соответствовать названию решения Конституционного Суда, в скобках указывается номер и дата решения, а также наличие в деле стенограммы.

Начальной датой дела является дата первого документа в деле. Это может быть дата регистрации входящего документа, либо дата документа, изданного в Конституционном Суде. Конечной датой является дата документа, закрывающего дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола в деле.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Датами начала и окончания личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обложка дела заполняется черными чернилами (шариковой ручкой) разборчивым почерком.

Дела, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат переоформлению.

Частичному оформлению подлежат дела временного (менее 10 лет) хранения: они могут оставаться в скоросшивателе, листы не нумеруются, внутренние описи не составляются, листы-заверители не подшиваются. Эти дела остаются в подразделениях до истечения срока их хранения.

3.3.4. На завершенные делопроизводством дела постоянного хранения, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.

Описи составляются ответственным за делопроизводство сотрудником структурного подразделения на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах (Приложение 17).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с расположением их в Номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (тома);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при составлении описей дел структурного подразделения.

Опись дел подписывается сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, и передается на утверждение руководителем подразделения.

Начальник подразделения утверждает опись дел подразделения.

3.3.5.  На основе описей дел структурных подразделений сотрудником Архива Конституционного Суда составляется сводная опись дел постоянного хранения и передается на рассмотрение и согласование ЭК.

3.3.6. С момента заведения и до передачи в Архив Конституционного Суда дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, хранит дела подразделения в упорядоченном виде. Для обеспечения их сохранности выделяется отдельное помещение либо шкаф.

Сотрудник структурного подразделения выдает дела во временное пользование.

При выдаче дела из подразделения соблюдаются правила пользования архивными документами (оформляется карточка-заменитель с информацией о выданном деле или информация о выдаче дела заносится в журнал учета под подпись).

§

3.2. Экспертиза ценности документов

3.2.1. Экспертизой ценности документов является изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы, образовавшиеся в деятельности Конституционного Суда, независимо от видов носителей.

Для проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности Конституционного Суда, в Конституционном Суде создана постоянно действующая ЭК. Организация работы ЭК определяется положением, согласованным ЭПК ГА Российской Федерации и утвержденным заместителем Председателя Конституционного Суда.

Экспертиза ценности документов проводится: на стадии делопроизводства в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства; в Архиве Конституционного Суда при подготовке к передаче дел на постоянное государственное хранение.

На стадии делопроизводства экспертиза ценности документов проводится: при составлении Номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при передаче дел в Архив Конституционного Суда.

3.2.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, ежегодно осуществляет экспертизу ценности документов.

Сотрудник подразделения осуществляет отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Конституционного Суда, временного срока хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Отбор дел производится на основании Номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при отборе дел для составления описей дел в структурном подразделении.

По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении производится составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

3.2.3. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в процессе экспертизы ценности документов отбирает документы, сроки хранения которых истекли.

На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, срок которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и составлении на них актов.

По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении сотрудником подразделения составляется предложение (акт) о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На основе предложений (актов) структурных подразделений в Архиве Конституционного Суда составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 13), и передается на рассмотрение ЭК.

3.2.4. Архивом Конституционного Суда представляются на рассмотрение ЭК описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК производится согласование.

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и описи дел постоянного хранения, согласованные ЭПК ГА Российской Федерации, утверждаются заместителем Председателя Конституционного Суда, курирующим делопроизводство.

Документы, выделенные по Акту к уничтожению, передаются сотрудниками подразделений на уничтожение в Управлении делами по приемо-сдаточной накладной. Документы, выделенные к уничтожению в Управлении государственной службы и кадров, уничтожаются этим управлением, без передачи в Управление делами.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях.

§

3. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ

3.1. Составление Номенклатуры дел Конституционного Суда

3.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Конституционного Суда.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

При составлении Номенклатуры дел Конституционного Суда и номенклатур дел структурных подразделений применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ВНИИДАД.

Составление Номенклатуры дел Конституционного Суда возлагается на Архив Конституционного Суда.

3.1.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, составляет Номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, согласовываются с Архивом Конституционного Суда и подписываются руководителями структурных подразделений. Один экземпляр подписанной Номенклатуры дел структурного подразделения представляется в Архив Конституционного Суда до 1 декабря текущего года.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при составлении Номенклатуры дел структурного подразделения.

3.1.3. Ответственный за Архив Конституционного Суда сотрудник составляет Номенклатуру дел Конституционного Суда (Приложение 12).

Номенклатура дел Конституционного Суда составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Наименованиями разделов являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии со структурой аппарата Конституционного Суда.

3.1.4. Экспертная комиссия согласовывает Номенклатуру дел Конституционного Суда.

Составленная Архивом Конституционного Суда Номенклатура дел Конституционного Суда представляется на рассмотрение и согласование ЭК.

3.1.5. Номенклатура дел Конституционного Суда утверждается заместителем Председателя Конституционного Суда.

Согласованная ЭК Номенклатура дел Конституционного Суда представляется на утверждение заместителю Председателя Конституционного Суда, курирующему делопроизводство, не позднее 31 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.1.6. Архив Конституционного Суда организует работу по согласованию Номенклатуры дел Конституционного Суда с ЭПК ГА Российской Федерации.

Номенклатура дел Конституционного Суда подлежит согласованию ЭПК ГА Российской Федерации один раз в пять лет.

В случае изменения структуры аппарата Конституционного Суда Номенклатура дел Конституционного Суда также подлежит переработке и согласованию ЭПК ГА Российской Федерации.

§

2.16. Обеспечение сохранности документов, документы с пометкой «ДСП»

2.16.1. Сотрудники Конституционного Суда несут ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

2.16.2. Поступающие в Конституционный Суд служебные документы, содержащие информацию ограниченного распространения (с пометкой «ДСП» – для служебного пользования), регистрируются в Журнале учета пакетов, поступивших в Конституционный Суд (Приложение 1), и передаются в приемную Председателя Конституционного Суда. Дальнейшая передача и работа с документами, содержащими пометку «ДСП», осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом следующих особенностей:

– передача документов с пометкой «ДСП» производится только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение;

– выносить документы с пометкой «ДСП» из здания Конституционного Суда запрещается;

– передача документов с пометкой «ДСП» по незащищенным каналам факсимильной и электронной связи запрещается.

Хранение и отбор на уничтожение документов, имеющих пометку «ДСП», производится в порядке, установленном для несекретных документов.

2.16.3. За разглашение служебной информации, содержащейся с документах с пометкой «ДСП», а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники аппарата Конституционного Суда могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

§

2.15. Отправка и выдача исходящей корреспонденции

2.15.1. Документы, поступившие для отправки до 13 часов текущего дня, обрабатываются сотрудниками ООД в день поступления. Если документы поступают на отправку после 13 часов, срок отправки переносится на следующий день. Документы с пометками «Срочно» или «Весьма срочно» отправляются незамедлительно.

2.15.2. Обработку и отправку документов из Представительства осуществляют его сотрудники, отвечающие за отправку корреспонденции.

2.15.3. В государственные органы корреспонденция направляется фельдсвязью, в другие организации и гражданам – почтой. Этот порядок может быть изменен в зависимости от территориального нахождения и степени срочности доставки, определяемой руководителем соответствующего подразделения аппарата Конституционного Суда.

2.15.4. После отправки документов по списку рассылки исполненный список возвращается лицу, передавшему документы на отправку, а его копия остается в номенклатурном деле ООД.

2.15.5. Диапазоны баркодов для формирования конвертов выделяются почтой России ежемесячно по письменному заявлению начальника ООД и регистрируются в АИС «Судоделопроизводство».

Ежедневно сотрудник ООД производит формирование и пересылку электронных реестров на электронный адрес сотрудника Почты России, ответственного за приемку электронных реестров.

2.15.6. При отправке исходящей корреспонденции почтой сотрудник ООД:

оформляет адрес на конверте отправляемой корреспонденции согласно Правилам оказания услуг почтовой связи. При отправке документов на конвертах кроме адреса указывается исходящий номер документа. Если одному и тому же адресату одновременно посылается несколько документов, то они, по возможности, отправляются в одном конверте с указанием исходящих номеров всех вложенных документов;

проверяет соответствие установленным требованиям исходящей корреспонденции;

перед упаковкой документов проверяется соответствие адреса на документе адресу на конверте, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений, сверяется указанное в документе количество листов приложения;

формирует и распечатывает в трех экземплярах почтовый реестр на корреспонденцию, отправляемую почтой, при помощи режима «Отправка корреспонденции» АИС «Судоделопроизводство» (Приложение 9). Почтовый реестр в АИС «Судоделопроизводство» формируется путем сканирования штрихкодов конвертов;

передает документы представителю службы доставки (экспедитору-приемщику).

2.15.7. Отправка документов может осуществляться по утвержденному в установленном порядке списку рассылки, предоставляемому в ООД вместе с документами на рассылку (материалы по подготовке и проведению судебных заседаний Конституционного Суда, решения Конституционного Суда и т.д.).

2.15.8. Отправка исходящей корреспонденции фельдсвязью осуществляется в соответствии с установленными правилами.

Сотрудник ООД составляет реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдсвязью.

Все пакеты, направляемые через фельдъегерскую службу Российской Федерации, маркируются отметкой «Правительственное» и вносятся в реестр (Приложение 10). На корреспонденцию, отправляемую фельдсвязью по городу Санкт-Петербургу, составляются отдельные реестры (Приложение 11). Все реестры составляются в двух экземплярах.

2.15.9. По поручению сотрудника аппарата Конституционного Суда сотрудник ООД может осуществлять отправку документов по факсимильной связи.

Сотрудник ООД перед отправкой проверяет соответствие исходящей корреспонденции общим требованиям, указание номера абонента для отправки.

Подлинники документов после передачи факсограммы возвращаются исполнителю с отметкой (при необходимости выслать подлинник отметки делаются на копии или втором экземпляре переданного документа) о времени передачи, с указанием номера факсимильного аппарата, с которого производилась передача, инициалов и фамилии сотрудника, осуществившего отправку документа (с приложением распечатки, полученной с факсимильного аппарата при наличии такой функции, об успешной отправке).

2.15.10. Сообщение, переданное для отправки по МЭДО, отправляет ответственный за передачу информации по МЭДО сотрудник ООД.

2.15.11. Ответы на зарегистрированные обращения, поступившие в электронном виде на «Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ», направляются заявителям в электронном виде с адреса «Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ» с регистрацией ответа в установленном порядке в АИС «Судоделопроизводство».

Если иное не установлено Федеральным конституционным законом «О Конституционном Суде Российской Федерации» или Регламентом Конституционного Суда либо не указано заявителем в обращении, вся корреспонденция, адресованная заявителю, размещается сотрудником Отдела писем, ответственным за работу с личными кабинетами заявителей, в электронном виде в личном кабинете заявителя с одновременным направлением электронных сообщений об этом на указанный при создании учетной записи адрес электронной почты. В случае если обращение подано в электронном виде с использованием системы подачи документов «Обращение в КС РФ», заявителю также направляется копия определения или выписки из протокола заседания Конституционного Суда.

Если иное не установлено Федеральным конституционным законом «О Конституционном Суде Российской Федерации» или Регламентом Конституционного Суда либо не указано заявителем в обращении, вся корреспонденция, адресованная заявителю, направляется на адрес электронной почты, с которого получено обращение, в виде документов формата PDF, подписанных УКЭП сотрудника Конституционного Суда, уполномоченного вести электронную переписку. При этом для удостоверения подлинности подписи не имеющего УКЭП должностного лица, направляющего заявителю в соответствии с Регламентом Конституционного Суда уведомления и иные документы и материалы, может использоваться УКЭП сотрудника Конституционного Суда, уполномоченного вести электронную переписку. В случае если обращение подано в электронном виде с использованием УКЭП, заявителю также направляется копия определения или выписки из протокола заседания Конституционного Суда.

Для отправки ответов заявителю, электронная переписка с которым ведется через личный кабинет или посредством заверения документов УКЭП, исходящие документы сканируются сотрудником Отдела писем. Если к подготовленному ответу приложена справка о возврате государственной пошлины, то она не сканируется для отправки в электронном виде, так как направляется сотрудником ООД по почте в адрес заявителя.

2.15.12. По письменному требованию заявителя ответ на обращение, заверенная копия решения Конституционного Суда, сопроводительное письмо, справка о возврате госпошлины могут быть переданы ему на личном приеме. Заявителю также возвращаются все экземпляры обращения, кроме одного.

По письменной просьбе заявителя ему может быть выдан ответ на руки сотрудником Приемной Конституционного Суда. При обращении от имени заявителя другого лица необходимо предоставление доверенности на получение ответа (либо прямого указания в доверенности более общего содержания такого права этого лица). При этом в материалах по обращению, передаваемых на хранение в ООД, оставляется оригинал либо подписанная сотрудником Конституционного Суда словами «с оригиналом ознакомлен» копия этой доверенности. Ответ также выдается, если за получением ответа обратилось лицо, являющееся представителем в Конституционном Суде в соответствии с требованиями Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации». При получении ответа заявителем или его представителем на руки об этом делается отметка в карточке исходящего документа АИС «Судоделопроизводство» сотрудником ООД.

§

2.14. Прием и регистрация исходящей корреспонденции

2.14.1. Подписанные письма и телеграммы передаются в открытом виде в ООД для их регистрации в АИС «Судоделопроизводство» и отправки (за исключением корреспонденции, носящей конфиденциальный характер, которая передается на отправку в запечатанном конверте и регистрируется без указания содержания).

Отправляемый документ передается с копией (за исключением отправки корреспонденции, носящей конфиденциальный характер, и если документ отправляется без сопроводительного письма по списку рассылки), на которых в случае необходимости имеются визы, для их хранения в установленном порядке ООД.

При отправке ответа на зарегистрированное обращение по электронной почте копия отправляемого документа передается в ООД при списании обращения на хранение в ООД.

При отправке документов по списку рассылки он предоставляется вместе с отправляемыми документами.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции, возвращаются в подразделение на доработку.

На действия сотрудников Представительства по работе с исходящими документами распространяются правила, установленные настоящей Инструкцией для работы с исходящими документами в ООД.

Передача документов внутреннего характера (справок, заключений, информационных и иных материалов) или их копий из подразделений аппарата Конституционного Суда в другие организации допускается с разрешения Председателя Конституционного Суда, его заместителей, а в части документов, созданных судьей или его аппаратом, Секретариатом Конституционного Суда, Финансовым управлением, Управлением государственной службы и кадров, Управлением делами, Представительством, соответственно с разрешения судьи, руководителя Секретариата Конституционного Суда, начальника Финансового управления, начальника Управления государственной службы и кадров, Управляющего делами, руководителя Представительства.

2.14.2. Подготовленный подразделением Секретариата Конституционного Суда ответ на обращение (о несоответствии обращения требованиям Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», о перенаправлении обращения в компетентные органы, о возврате отозванного обращения, справки о возврате госпошлины и др.) передается в ООД для регистрации.

Одновременно в ООД для последующего формирования номенклатурного дела передаются завизированная исполнителем копия направляемого ответа и один экземпляр обращения (с приложениями, в зависимости от состава присланных документов), имеющий пометку «в дело».

Сотрудник ООД регистрирует отправляемые ответы на обращения. При регистрации ответа на обращение в АИС «Судоделопроизводство» заполняется карточка исходящего документа, в которой исходящий номер будет повторять входящий номер обращения, на которое высылается ответ. Созданная ЭРК исходящего ответа автоматически размещается в электронную папку, содержащую ЭРК обращения, на которое направляется ответ.

Оригинал ответа на обращение, поступившее по электронной почте и заверенное УКЭП, либо на обращение, поданное через личный кабинет заявителя, после его сканирования в Отделе писем и отправки в электронном виде передается в ООД с материалами обращения, списанными «в дело». При этом справка о возврате государственной пошлины (при ее наличии) отправляется сотрудником ООД почтой в адрес заявителя. Сотрудник ООД в установленном порядке заполняет ЭРК ответа, указывая в разделе «Способ отправки» отправку ответа через личный кабинет заявителя либо отправку заверенного УКЭП ответа по электронной почте. В случае отправки по почте справки о возврате государственной пошлины отметка об этом также делается в разделе «Способ отправки».

2.14.3. Подготовленное подразделением Секретариата Конституционного Суда письмо в компетентные госорганы и организации о перенаправлении обращения, поступившего в Конституционный Суд, передается в ООД для отправки. Одновременно в ООД на временное хранение передается завизированная исполнителем копия текста направляемого письма.

2.14.4. Подготовленные подразделениями Секретариата Конституционного Суда материалы для отправки принятых по обращениям определений Конституционного Суда передаются в ООД для регистрации.

Заявителю направляются: заверенная копия определения Конституционного Суда, сопроводительное письмо, документ об уплате государственной пошлины и справка о ее возврате. В ООД на хранение в установленном порядке передаются списанные «в дело» один экземпляр обращения заявителя и копия ответа.

Отправка документов может осуществляться по утвержденному в установленном порядке списку рассылки (Приложение 8), предоставляемому в ООД вместе с документами на рассылку. После отправки документов по списку рассылки исполненный список возвращается лицу, передавшему документы на отправку, а его копия остается в номенклатурном деле ООД.

Сотрудник ООД регистрирует письмо с отправляемым определением Конституционного Суда.

Сотрудник ООД создает и размещает в электронную папку, содержащую ЭРК обращения, по которому принято определение Конституционного Суда, ЭРК исходящего ответа с исходящим номером, который повторяет входящий номер обращения, так как при регистрации исходящих документов по этому обращению проставляется ссылка на входящий документ.

При отправке заявителю копии определения, принятого Конституционным Судом по его обращению, поступившему по электронной почте и заверенному УКЭП, либо обращению, поданному через личный кабинет заявителя, оригинал сопроводительного письма после его сканирования в Отделе писем и отправки в электронном виде передается в ООД с материалами обращения, списанными «в дело». При этом заверенная копия определения Конституционного Суда и справка о возврате государственной пошлины (при ее наличии) отправляются сотрудником ООД почтой в адрес заявителя. Сотрудник ООД в установленном порядке заполняет ЭРК ответа, указывая в разделе «Способ отправки» отправку ответа через личный кабинет заявителя либо отправку заверенного УКЭП ответа по электронной почте. Об отправке по почте копии определения и справки о возврате государственной пошлины также указывается в разделе «Способ отправки».

2.14.5. Копии принятых постановлений Конституционного Суда передаются в ООД для отправки в соответствии со списком рассылки.

2.14.6. Подготовленные судьей-докладчиком и ООСЗ уведомления и письма сторонам (о принятии обращения к рассмотрению, о дате и времени слушания дела, о предоставлении отзывов и возражений по ним, о дате и времени заседания по провозглашению решения Конституционного Суда и др.) передаются в ООД для регистрации и отправки. Регистрация писем заявителю по обращению, которое принято к рассмотрению Конституционного Суда, производится в том же порядке, что и регистрация ответов на обращения.

Стороне, не являющейся заявителем, наряду с уведомлением высылаются также копии обращения и приложенных к нему материалов, а при необходимости другие документы, полученные судьей-докладчиком. Регистрация писем стороне, не являющейся заявителем по делу, а также другим адресатам в связи с рассмотрением дела либо изучением судьей обращения производится в порядке, установленном для регистрации исходящей служебной корреспонденции.

2.14.7. Сотрудник ООД принимает исходящую служебную корреспонденцию для отправки и регистрирует ее.

При регистрации отправляемого служебного документа в АИС «Судоделопроизводство» ему автоматически присваивается порядковый исходящий номер, который проставляется сотрудником, производящим регистрацию отправки, на отправляемом документе. Если этот служебный документ является ответом на документ, поступивший в Конституционный Суд, то при заполнении карточки исходящего документа в АИС «Судоделопроизводство» сотрудник ООД вносит номер входящего документа, на который дается ответ, в раздел «Ссылка на входящий документ».

В случае направления служебного документа, не являющегося ответом на поступивший в Конституционный Суд документ, но направляемого в связи с поступившим документом, по сообщению об этом сотрудника, передающего документ на отправку, в карточке исходящего документа в АИС «Судоделопроизводство» в разделе «Примечание» делается ссылка на входящий номер поступившего документа.

2.14.8. Ошибочно доставленная в Конституционный Суд корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом.

Сотрудник ООД регистрирует пересылаемую/возвращаемую отправителю корреспонденцию.

§

2.13. Внутренняя доставка (передача) документов и рассылка копий документов в Конституционном Суде

2.13.1. Доставка (передача) поступивших в Конституционный Суд документов между подразделениями, непосредственно входящими в аппарат Конституционного Суда, производится через ООД с обязательным проставлением в учетной карточке передаваемого документа даты получения и подписи лица, получившего документ.

2.13.2. Все поступившие обращения в Конституционный Суд первоначально передаются сотрудником ООД в Отдел писем. После принятия решения Отделом писем о передаче поступившего обращения для рассмотрения в одно или несколько подразделений Секретариата Конституционного Суда об этом делается отметка на учетной карточке обращения и делопроизводитель Отдела писем передает такое обращение с предыдущей перепиской с заявителем (при ее наличии) в ООД.

Обращения, направляемые Отделом писем на рассмотрение в отраслевые управления Секретариата Конституционного Суда, сканируются в ООД. В результате сканирования электронная копия обращения прикрепляется к ЭРК обращения. Наименование содержит входящий номер обращения и фамилию с инициалами заявителя. После сканирования ООД передает обращение с предыдущей перепиской с заявителем (при ее наличии) по назначению.

Обращения передаются на рассмотрение в несколько отраслевых управлений Секретариата Конституционного Суда первоначально в соответствии с порядком передачи, предложенным Отделом писем. В случае принятия решения об изменении первоначально предложенного Отделом писем порядка передачи ООД передает обращение на рассмотрение в соответствии с принятым решением. Возврат копии обращения после рассмотрения управлением-соисполнителем осуществляется делопроизводителем этого управления непосредственно в головное управление по этому обращению.

Если вопрос, с которым обращается гражданин, касается неисполнения решения Конституционного Суда, вынесенного в его отношении, это обращение передается Отделом писем на рассмотрение в УМС.

Если обращение касается вопросов, относящихся к компетенции ООСЗ, то оно передается Отделом писем на рассмотрение в ООСЗ.

Обращение может быть передано на рассмотрение в другие подразделения Секретариата Конституционного Суда по согласованию с руководителем Секретариата Конституционного Суда или по его поручению.

По согласованию между руководителем Секретариата Конституционного Суда и руководителем структурного подразделения, непосредственно входящего в аппарат Конституционного Суда, обращение может быть передано на рассмотрение в это подразделение.

Поступившее заявление об отзыве обращения передается в зависимости от стадии рассмотрения отзываемого обращения: либо в соответствующее подразделение Секретариата Конституционного Суда, либо судье, которому отзываемое обращение было передано на предварительное изучение (если это обращение принято к рассмотрению Конституционного Суда, то судье-докладчику). Исполнитель Отдела писем выясняет стадию рассмотрения данного обращения и в соответствии с этим определяет дальнейшую передачу заявления об отзыве обращения. Делопроизводитель Отдела писем передает заявление об отзыве обращения в установленном порядке.

Обращение может быть передано на рассмотрение в другое подразделение аппарата Конституционного Суда по согласованию между руководителями подразделений аппарата.

Обращение, передаваемое на рассмотрение не в отраслевое управление, а в другое подразделение Секретариата Конституционного Суда или в подразделение аппарата Конституционного Суда, может быть сканировано в ООД при необходимости.

Передача обращения на бумажном носителе всегда сопровождается регистрацией этой передачи в АИС «Судоделопроизводство».

2.13.3. Передача служебных документов, поступивших в Конституционный Суд, между подразделениями, непосредственно входящими в аппарат Конституционного Суда, производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ.

2.13.4. Передача копий документов на бумажном носителе в несколько подразделений Конституционного Суда осуществляется ООД в соответствии с листом рассылки, подписанным лицом, направляющим документы для рассылки, либо исполнителем по поручению судьи или начальника подразделения.

После рассылки документов по списку рассылки исполненный список возвращается лицу, передавшему документы для рассылки, а его копия остается в номенклатурном деле ООД.

§

2.12. Регистрация служебной корреспонденции и передача адресату

2.12.1. При регистрации служебной корреспонденции в АИС «Судоделопроизводство» в порядке ее поступления присваивается очередной порядковый номер документа, относящегося к служебным. Конверты после регистрации документов, как правило, уничтожаются. Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.

Нормативные акты федеральных органов государственной власти, поступившие в Конституционный Суд, направляются Председателю Конституционного Суда, руководителю Секретариата Конституционного Суда и в УПИ; нормативные акты субъектов Российской Федерации – в УПИ.

Данные для регистрации документов на иностранных языках при необходимости до регистрации уточняются в УМС.

Регистрация и передача адресату служебной корреспонденции в общем порядке производится, если она не содержит пометок «Срочно», «Весьма срочно» или «Вручить немедленно».

2.12.2. Сотрудник ООД регистрирует служебную корреспонденцию, поступившую в Конституционный Суд.

При внесении реквизитов входящего документа в АИС «Судоделопроизводство» заполняются поля: «Журнал регистрации», «Дело по номенклатуре», «Вид документа», «Способ получения», «Исходящий номер», «Исходящая дата», «Откуда», «От кого», «Содержание», «Количество экземпляров» и «Количество листов».

При регистрации служебной корреспонденции регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

2.12.3.  Сотрудник ООД после внесения реквизитов в АИС «Судоделопроизводство» выпускает карточку входящего служебного документа на бумажном носителе (Приложение 7) для картотеки входящих документов ООД, в которой будет фиксироваться первоначальная передача документа путем проставления даты и подписи лица, получившего документ.

Сотрудник ООД передает адресату зарегистрированную служебную корреспонденцию и отмечает ее передачу в АИС «Судоделопроизводство».

§

2.11. Регистрация и передача обращений для рассмотрения

2.11.1.  При регистрации обращениям автоматически присваивается очередной порядковый номер. Конверты от поступающих в Конституционный Суд обращений уничтожению не подлежат и приобщаются к обращениям.

2.11.2. Поступившие заявления об отзыве обращений регистрируются в общем порядке и передаются в Отдел писем для анализа стадии рассмотрения обращения и последующей передачи – либо в подразделения Секретариата Конституционного Суда, либо судье.

2.11.3. Сотрудник ООД регистрирует обращение, поступившее в Конституционный Суд.

При внесении в ЭРК реквизитов входящего документа-обращения в АИС «Судоделопроизводство» заполняются поля: «Журнал регистрации», «Вид документа», «Способ получения», «Откуда», «От кого», «Количество экземпляров», «Количество листов». А также заполняются при наличии: сопроводительного письма – поле «Сопроводительное письмо», документа об уплате государственной пошлины – поля «Госпошлина», «Номер платежного поручения», «Дата платежного поручения», «Сумма» и «Отметка о повторности». В случае регистрации обращения, поступившего по электронной почте или через личный кабинет заявителя, об этом делается соответствующая отметка в ЭРК этого обращения.

В поле «Откуда» ЭРК указывается наименование организации или Ф.И.О. лица, направившего документы в Конституционный Суд, полностью и его адрес; при этом указываются все адреса: почтовый, юридический, фактический. В случае регистрации коллективного обращения заполняется карточка участника на каждого заявителя, не допускается ввод Ф.И.О. заявителей в строчку через запятую. При этом Ф.И.О. указываются полностью, кроме случаев, когда они не указаны полностью в обращении.

В случае подписания обращения законным представителем юридического лица, а также если представительство основано на акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, дополнительно заполняются соответствующие поля ЭРК входящего документа-обращения – поле «Ф.И.О. лица, подписавшего обращение».

Внесенные при регистрации данные могут быть изменены по требованию сотрудника-исполнителя по обращению.

При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется штамп с порядковым номером и датой поступления.

2.11.4. Сотрудник ООД регистрирует наличие в приложении к обращению ценных вложений (военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений и других важных документов) в специальном журнале (Приложение 3) и проставляет соответствующую отметку в АИС «Судоделопроизводство» в графе «Приложения», о чем в необходимых случаях сообщается руководителю Секретариата Конституционного Суда. При этом предпринимаются меры по незамедлительному возврату документов лицу, которому они выданы.

2.11.5. Сотрудник ООД после внесения реквизитов в АИС «Судоделопроизводство» выпускает карточку входящего обращения (Приложение 6) для картотеки входящих документов ООД. Бумажная форма ЭРК входящего документа со всеми внесенными данными выводится на печать через соответствующий режим АИС «Судоделопроизводство» и прикрепляется к оригиналу зарегистрированного документа.

2.11.6. Сотрудник ООД проверяет наличие по заявителю ранее зарегистрированных обращений и принятых решений.

По каждому поступившему обращению осуществляется проверка на повторность обращения – по Ф.И.О. заявителя (и адресу в случае наличия заявителей с одинаковыми Ф.И.О.) происходит поиск информации по ранее поданным обращениям и принятым решениям. При этом для временной замены изымаемых из места их хранения в ООД документов изготавливаются карточки-заменители (Приложение 4).

По требованию исполнителя по обращению может быть составлен акт об отсутствии ранее зарегистрированных обращений от заявителя (Приложение 5).

Если по заявителю есть ранние обращения и принятые решения Конституционного Суда, то сотрудник ООД подбирает имеющиеся документы по заявителю.

В подборку ранее поступивших обращений заявителя с перепиской по этим обращениям не включаются сформированные номенклатурные дела по тем обращениям заявителя, по которым приняты решения Конституционного Суда. Если по ранее поступившему обращению этого заявителя было принято решение Конституционного Суда, то в карточке входящего обращения также делается отметка о находящемся на хранении в ООД соответствующем сформированном номенклатурном деле.

Если имеющиеся документы по заявителю еще не сданы на временное хранение в ООД, а находятся в подразделениях Секретариата Конституционного Суда либо по истечении трех лет уже переданы на хранение в Архив Конституционного Суда, либо уничтожены (в порядке, установленном пунктом 3.2.4 настоящей Инструкции), то об этом делается соответствующая отметка в карточке входящего обращения.

2.11.7. Сотрудник ООД передает зарегистрированные поступившие обращения после проверки на повторность с предыдущей перепиской (при ее наличии в ООД) с карточками входящего обращения на бумажном носителе (в которых отмечается наличие предыдущей переписки) в Отдел писем. В АИС «Судоделопроизводство» делается отметка о передаче документов.

§

2.10. Общие положения о регистрации входящей корреспонденции и ее передаче соответствующему адресату

2.10.1. Документы, поступившие в Конституционный Суд в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, подлежат регистрации в АИС «Судоделопроизводство», в которой организован раздельный учет обращений в Конституционный Суд и входящей служебной корреспонденции, за исключением корреспонденции, указанной в пункте 2.3.2, которая не вскрывается в ООД и регистрируется в Журнале учета пакетов, поступивших в Конституционный Суд (Приложение 1).

2.10.2. Документы, не зарегистрированные в АИС «Судоделопроизводство», к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов они должны быть переданы в ООД для регистрации.

2.10.3. Поступившие зарегистрированные документы доставляются по назначению в день их регистрации (пересланные из Представительства – в день их получения). Лицо, получившее документы, расписывается в учетной карточке. Срочная корреспонденция передается адресату немедленно.

2.10.4. Если в поступившем обращении содержатся угрозы жизни, здоровью и имуществу судьи или сотрудника аппарата Конституционного Суда, а также членов его семьи или обращение может быть воспринято как угроза террористического акта или предупреждение о нем, об этом незамедлительно информируются уполномоченные органы.

§

2.9. Прием входящей корреспонденции, переданной по линиям телефонной и факсимильной связи, по МЭДО

2.9.1. Прием информации посредством телефонной и факсимильной связи осуществляет ответственный сотрудник Отдела писем (в соответствии с должностным регламентом).

По просьбе звонящего ответственный сотрудник уведомляет о компетенции Конституционного Суда, о порядке обращения в Конституционный Суд и общих требованиях к нему, о поступлении и регистрации обращения, о ходе рассмотрения обращения.

2.9.2. Посредством факсимильной связи принимается только информация, относящаяся к категории служебной.

По факсимильной связи в подразделения Конституционного Суда может поступать служебная корреспонденция. Контроль использования факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется руководителями подразделений.

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, содержащие служебную информацию, передаются на регистрацию в общем порядке в ООД.

2.9.3. Прием информации, переданной по МЭДО, осуществляет ответственный сотрудник ООД (в соответствии с должностным регламентом).

Документы, поступившие по МЭДО, адресованные Председателю Конституционного Суда, заместителю Председателя Конституционного Суда, судьям, руководителям подразделений аппарата Конституционного Суда, распечатываются, регистрируются в Журнале учета пакетов, поступивших в Конституционный Суд (Приложение 1), либо в АИС «Судоделопроизводство» и передаются адресату. В случае если документ был зарегистрирован в Журнале учета пакетов, но адресат сочтет, что корреспонденция должна быть зарегистрирована в АИС «Судоделопроизводство», документ возвращается в ООД для его регистрации и дальнейшей передачи в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Ответы на запросы судей по делам, находящимся на изучении, распечатываются и регистрируются в АИС «Судоделопроизводство».

В случае получения ранее зарегистрированного документа, поступившего по МЭДО, на бумажном носителе, входящий номер регистрации этого документа в АИС «Судоделопроизводство» остается тем же, только дата получения на штампе регистрации будет проставлена другая.

§

§

§

2.6. Прием информации, поступившей на электронный адрес «Общий почтовый ящик электронной почты КС РФ»

2.6.1. Ответственный за работу с общим почтовым ящиком Конституционного Суда определяет категорию сообщения, поступившего в электронном виде на общий почтовый ящик Конституционного Суда.

2.6.2. Если поступившее в электронном виде обращение направлено в порядке Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», то:

не заверенное УКЭП обращение распечатывается в одном экземпляре без приложений и передается на регистрацию в общем порядке в ООД, после чего возвращается в Отдел писем, сотрудник которого в этом случае направляет ответ заявителю о предъявляемых требованиях к обращениям в Конституционный Суд, в том числе направляемым в электронном виде;

заверенное УКЭП обращение пересылается сотруднику Отдела писем, уполномоченному вести электронную переписку с заверением УКЭП, который проверяет наличие УКЭП на каждом присоединенном к электронному письму документе. Обращение распечатывается в одном экземпляре без приложений и передается на регистрацию в общем порядке в ООД, после чего возвращается в Отдел писем для дальнейшей работы;

если обращение, поступившее в электронном виде, является вопросом о порядке и условиях обращения в Конституционный Суд или оплаты госпошлины, иным вопросом о внутренней деятельности Конституционного Суда, запросом информации о деятельности Конституционного Суда, то дается ответ в соответствии с пунктом 4.1.21 настоящей Инструкции.

2.6.3. Если поступившее в электронном виде обращение направлено в порядке Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», то ответственный за работу с «Общим почтовым ящиком электронной почты КС РФ» распечатывает обращение и передает на регистрацию, после чего оно возвращается в Отдел писем для дальнейшей работы.

2.6.4. Сообщения, не являющиеся обращениями в Конституционный Суд, пересылаются в электронном виде, так же как и корреспонденция, поступившая на бумажном носителе без указания в адресе подразделения или конкретного сотрудника, в зависимости от содержания (пункт 2.3.5 настоящей Инструкции).

Сообщения, адресованные лично судье или сотруднику Конституционного Суда, пересылаются в электронном виде адресату (адресованные судье – в аппарат судьи), кроме случаев, когда данное сообщение фактически является обращением в Конституционный Суд.

Сообщения, содержащие информацию по вопросам международного и межгосударственного сотрудничества, в том числе на уровне Конституционного Суда и эквивалентных ему органов зарубежных стран, иную информацию международно-правового характера, составленные как на русском, так и на иностранных языках, направленные из государственных органов зарубежных стран, международных и региональных организаций, дипломатических представительств (миссий) зарубежных стран и международных и региональных организаций в Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации и дипломатических представительств (миссий) Российской Федерации в зарубежных странах, а равно содержащие информацию о деятельности региональных органов конституционного контроля или направленные из конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации (за исключением адресованных лично Председателю Конституционного Суда, заместителю Председателя Конституционного Суда, судье или сотруднику Конституционного Суда), пересылаются в электронном виде в УМС.

Иные сообщения (приглашения на конференции, семинары и т.д.) пересылаются в электронном виде соответственно руководителю Секретариата Конституционного Суда, начальнику Финансового управления, начальнику Управления государственной службы и кадров, управляющему делами Конституционного Суда, руководителю Представительства по согласованию с начальником Отдела писем.

§

2.5. Прием обращений, переданных на личном приеме

2.5.1. При приеме обращений, поданных на личном приеме граждан в порядке Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», сотрудник, ведущий прием, принимает обращение гражданина (граждан), анализирует существо вопроса и документы по обращению, а также проверяет наличие в письменном обращении почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о принятии обращения к рассмотрению.

2.5.2. Письменное обращение, поданное гражданином на личном приеме, передается на регистрацию в общем порядке. По просьбе гражданина на копии его обращения проставляется штамп о поступлении обращения в Конституционный Суд.

2.5.3. Если обращение не соответствует тем требованиям Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», о соблюдении которых Секретариат Конституционного Суда уполномочен уведомить заявителя и уведомление о которых находится в компетенции Отдела писем, то сотрудник, ведущий прием граждан, уведомляет заявителя о несоответствии его обращения требованиям Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации». Если заявитель, несмотря на такое уведомление, требует принять его обращение к рассмотрению Конституционным Судом, то сотрудник, ведущий прием граждан, письменное обращение, поданное на личном приеме, передает на регистрацию.

2.5.4. В случае принятия письменного обращения по просьбе гражданина на копии его обращения проставляется штамп «Конституционный Суд №______дата______».

2.5.5. При приеме обращений, поданных на личном приеме граждан в порядке Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», содержание устного обращения гражданина заносится в Журнал учета обращений, поданных на личном приеме в Приемной Конституционного Суда, и обращений по телефону Приемной Конституционного Суда (Приложение 18). В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в Журнале учета обращений (Приложение 18).

§

2.4. Просмотр корреспонденции, возвращенной в Конституционный Суд

2.4.1. Сотрудник ООД вскрывает упаковку и проверяет содержание корреспонденции, возвращенной в Конституционный Суд.

По поступившей в Конституционный Суд корреспонденции, содержащей отметку «Возврат», проверяется адресат, дата отправки, исходящий номер корреспонденции.

Если корреспонденция является ответом на обращение, то в исходящей электронной карточке данного документа сотрудник ООД делает отметку о дате и причинах возврата в графе «Примечание».

В случае возврата служебного документа, являющегося ответом на входящий документ либо направленного в связи с каким-либо входящим документом, по номеру этого входящего документа проверяется правильность адресования возвращенной корреспонденции.

2.4.2.  Сотрудник ООД передает возвращенную в Конституционный Суд корреспонденцию по принадлежности. Исполнителю по обращению передается возвращенная корреспонденция для уточнения адреса получателя и решения вопроса о повторной отправке корреспонденции.

§

2.3. Просмотр корреспонденции, поступившей в Конституционный Суд на бумажном носителе

2.3.1. Сотрудник ООД проверяет сохранность упаковки входящей корреспонденции.

При наличии акта почтового отделения о серьезных повреждениях упаковки данный акт прикладывается к документам после их регистрации в АИС «Судоделопроизводство», о чем делается отметка в электронной карточке в графе «Приложения».

2.3.2. Сотрудник ООД просматривает адресацию входящей корреспонденции.

Корреспонденция, поступившая на имя Председателя Конституционного Суда, заместителей Председателя Конституционного Суда и судей от Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, а также иные документы из государственных органов с пометками «Срочно», «Весьма срочно» или «Вручить немедленно» не вскрываются, регистрируются вне очереди и только в Журнале учета пакетов, поступивших в Конституционный Суд (Приложение 1) и оперативно передаются соответствующему адресату.

Конверты с документами, поступившие с пометкой «Лично» (за исключением обращений, нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, периодических изданий, поздравлений), адресованные Председателю Конституционного Суда, заместителям Председателя Конституционного Суда, судьям, начальникам подразделений, в ООД не вскрываются, регистрируются только в Журнале учета пакетов, поступивших в Конституционный Суд (Приложение 1).

В случае если адресат письма, ознакомившись с содержимым переданного невскрытого конверта, сочтет, что корреспонденция должна быть зарегистрирована в АИС «Судоделопроизводство», то это письмо возвращается в ООД для его регистрации и дальнейшей передачи.

2.3.3. Сотрудник ООД вскрывает конверт (упаковку) входящей корреспонденции (за исключением указанной в пункте 2.3.2), проверяет правильность направления корреспонденции по адресу, указанному в документе. Если в документе указан адресат, не соответствующий адресату, указанному на конверте, то корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником ООД.

2.3.4. Сотрудник ООД проверяет комплектность документов на соответствие перечню указанных приложений.

Если вложение не соответствует перечню указанных приложений, то сотрудник ООД оформляет акт о несоответствии числа приложений, указанных в жалобе, представленным материалам (Приложение 2). Данный акт подписывается комиссией в составе трех сотрудников ООД, прикладывается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в соответствующее структурное подразделение Суда.

Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате отправителю (заявителю), а также о направлении акта решается сотрудником-исполнителем в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в каждом конкретном случае.

2.3.5. Сотрудник ООД определяет категорию корреспонденции по формальным признакам (служебная корреспонденция, обращения).

Обращения, поступившие от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации или его членов, Государственной Думы или ее депутатов, а также от иных государственных органов, регистрируются вне очереди и оперативно передаются в Отдел писем для внеочередной обработки.

Обращения, по которым заявителями являются граждане и негосударственные организации, регистрируются в общем порядке.

Если адресатом письма указан Конституционный Суд без указания подразделения или конкретного сотрудника, то в зависимости от содержания:

– сообщения, содержащие информацию по вопросам международного и межгосударственного сотрудничества, в том числе на уровне Конституционного Суда и эквивалентных ему органов зарубежных стран, иную информацию международно-правового характера, составленные как на русском, так и на иностранных языках, направленные из государственных органов зарубежных стран, международных и региональных организаций, дипломатических представительств (миссий) зарубежных стран и международных и региональных организаций в Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации и дипломатических представительств (миссий) Российской Федерации в зарубежных странах, а равно содержащие информацию о деятельности региональных органов конституционного контроля или направленные из конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации (за исключением адресованных лично Председателю Конституционного Суда, заместителю Председателя Конституционного Суда, судье или сотруднику Конституционного Суда), передаются в УМС;

– корреспонденция, относящаяся к компетенции Управления государственной службы и кадров, передается в это управление;

– нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации передаются в УПИ;

– коллективные запросы о присутствии на заседании Конституционного Суда передаются в ООСЗ;

– корреспонденция, адресат которой установить по содержанию не удается, передается в приемную Председателя Конституционного Суда или руководителю Секретариата Конституционного Суда в зависимости от корреспондента и содержания письма.

Корреспонденция, представляющая собой рекламу или спам, уничтожается.

§

2.2. Прием входящей корреспонденции, поступившей на бумажном носителе

2.2.1. Сотрудник ООД в почтовом отделении принимает поступившие в адрес Конституционного Суда почтовые отправления.

При приеме корреспонденции в почтовом отделении проверяется правильность ее направления по адресу, указанному на конверте. Ошибочно доставленные почтовые отправления возвращаются сотруднику почты.

Поступившие в Конституционный Суд телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты, времени приема, Ф. И. О. сотрудника Конституционного Суда и далее регистрируются в АИС «Судоделопроизводство» (за исключением поздравительных телеграмм и приглашений).

2.2.2. При приеме входящей корреспонденции, доставленной курьером, проверяется правильность ее направления по адресу, указанному на конверте, а также целостность доставленной корреспонденции. Сотрудник ООД, принимающий корреспонденцию, расписывается в сопроводительных документах с указанием Ф.И.О., должности, даты и времени приема.

Ошибочно доставленная корреспонденция немедленно возвращается доставившему ее курьеру.

2.2.3. Входящая корреспонденция от органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации может доставляться в Суд Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации и спецсвязью.

Посредством фельдъегерской связи в Конституционный Суд также пересылаются зарегистрированные в Представительстве обращения:

– повторно направленные тем же заявителем по тому же вопросу;

– обращения государственных органов, включая запросы судов;

– обращения, требующие изучения по существу поставленного вопроса.

При приеме корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации и спецсвязью, происходит сверка фактически поступившей корреспонденции с реестром. Сотрудник ООД, принимающий корреспонденцию, расписывается в сопроводительных документах с указанием Ф.И.О., должности, даты и времени приема.

§

§

§

1.4. Обозначения, сокращения и сроки

1.4.1. В настоящей Инструкции используются следующие обозначения и сокращения :

Подразделение аппарата Конституционного Суда – Секретариат Конституционного Суда, Управление государственной службы и кадров, Финансовое управление, Управление делами и Представительство Конституционного Суда в Москве.

Представительство – Представительство Конституционного Суда в Москве.

ООД – Отдел по обеспечению делопроизводства.

ООСЗ – Отдел по обеспечению судебных заседаний.

РИУ – Редакционно-издательское управление.

КМБ – Копировально-множительное бюро.

Отдел писем – Отдел по приему граждан и работе с письмами.

Отраслевое управление – управление Секретариата Конституционного Суда, в которое передаются обращения на рассмотрение (Управление конституционных основ публичного права, Управление конституционных основ частного права, Управление конституционных основ трудового законодательства и социальной защиты, Управление конституционных основ уголовной юстиции).

УМС – Управление международных связей и обобщения практики конституционного контроля Секретариата Конституционного Суда.

УПИ – Управление правовой информации Секретариата Конституционного Суда.

ЭК – Экспертная комиссия Конституционного Суда.

ЭПК ГА Российской Федерации – Экспертно-проверочная комиссия Государственного архива Российской Федерации.

ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

МЭДО – Система межведомственного электронного документооборота – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

АИС – автоматизированная информационная система.

ЭРК – электронная регистрационная карточка в АИС «Судоделопроизводство».

УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись.

Служебная корреспонденция – входящая корреспонденция от государственных органов, должностных лиц, организаций, кроме обращений в порядке Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации» и в порядке Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – ФЗ об обращениях), а также исходящая корреспонденция тем же адресатам, не связанная с направлением ими таких обращений, в том числе запросы судей и ответы на них; переписка в связи с закупками товаров, работ и услуг для нужд Конституционного Суда; переписка по вопросам государственной службы и кадров, по финансовым вопросам.

1.4.2. Сроки, указанные в настоящей Инструкции в днях, исчисляются в календарных днях, кроме случаев, когда непосредственно в тексте говорится о рабочих днях.

§

§

1.2.Обязательность соблюдения требований Инструкции и организация делопроизводства в подразделениях

Требования настоящей Инструкции обязательны для всех сотрудников аппарата Конституционного Суда. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с Инструкцией.

Сотрудники аппарата Конституционного Суда несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

Организация единой системы делопроизводства, электронного документационного и технического обслуживания деятельности судей, сотрудников аппаратов судей и сотрудников аппарата Конституционного Суда, проведение учебы сотрудников, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, обеспечение организации и ведения Архива Конституционного Суда осуществляются Секретариатом Конституционного Суда.

Ответственность за организацию делопроизводства, ведение электронного документооборота, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях аппарата Конституционного Суда возлагается на их руководителей.

Сотрудники подразделений, ответственные за ведение делопроизводства и электронного документооборота в соответствии с их должностными регламентами, осуществляют контроль за сроками исполнения документов, учет документов, подготовленных в подразделениях, ознакомление сотрудников подразделения с решениями, распоряжениями, приказами, информационными материалами, оформление и учет исходящих документов и своевременную передачу их для отправки, ведение и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел Конституционного Суда и сдачу их в Архив Конституционного Суда в случае, если в подразделении предусмотрено ведение и формирование дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В аппаратах судей ведение делопроизводства и электронного документооборота осуществляет сотрудник аппарата судьи в соответствии с должностным регламентом.

§

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Назначение Инструкции

Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Российской Федерации (далее – Инструкция) определяет систему делопроизводства и электронного документооборота в Конституционном Суде Российской Федерации (далее – Конституционный Суд).

Настоящая Инструкция разработана в целях:

– совершенствования документационного обеспечения деятельности Конституционного Суда по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией и законодательством Российской Федерации;

– установления единых требований к организации деятельности аппарата Конституционного Суда и повышения ее эффективности;

– совершенствования процессов подготовки, обработки, хранения и использования поступающих и образующихся в деятельности Конституционного Суда документов;

– обеспечения интеграции системы документооборота Конституционного Суда в общегосударственную систему межведомственного электронного документооборота.

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера. Правила и порядок работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

На работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции распространяются в части общих процедур работы с документами (создание, согласование, утверждение, рассылка, передача на архивное хранение).

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Порядок осуществления вспомогательных процессов (процессов по кадровому, материальному, финансовому и социально-бытовому обеспечению деятельности Конституционного Суда) определяется на основе требований настоящей Инструкции с учетом особенностей, установленных федеральным законодательством о государственной гражданской службе, законодательством о закупке товаров, работ, услуг для федеральных государственных нужд, финансовым и иным, применимым к осуществлению вспомогательных процессов законодательством Российской Федерации. 

Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности сотрудниками аппарата Конституционного Суда. 

Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказами Председателя Конституционного Суда.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector