Сшивать или скреплять?

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Протокол с решением комиссии об уничтожении документов
Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Акт для уничтожения документов компании — Лист №1
Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Виды документов и сроки хранения

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2021 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Кадровые документы

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Как учреждения должны сшивать первичные документы

Как учреждения должны сшивать первичные документы

Минфин уточнил, как учреждения должны подшивать первичные учетные документы. Соответствующие разъяснения приведены в письме от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.

Ведомство отмечает, что пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухучета для органов власти, государственных и муниципальных учреждений (приказ от 01.12.2021 № 157н) требует хронологически подбирать и сброшюровывать бумажные первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета. Это необходимо делать по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).

Вместе с тем, учитывая, что ведение бухучета осуществляется с использованием метода двойной записи, первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета.

Минфин в связи с этим отмечает, что первичный учетный документ может подшиваться отдельным томом, либо к одному из Журналов операций.

Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен.

Соответственно, этот порядок может определяться актами организации, устанавливающими учетную политику.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Сшивать или скреплять?

До сих многие работодатели не знают, как правильно подшивать бланки уведомлений о заключении или расторжении договоров. Сегодня мы разберем эту тему по пунктам, чтобы больше ни у кого не оставалось вопросов.

Самое главное на что хотелось бы обратить внимание: бланки уведомлений нельзя скреплять (скрепками), их необходимо сшивать (нитками)!

Как правильно это сделать:

Прошивать документы нужно, если у вас два и более листов.

Например, если у вас бланк уведомления на трех листах.

  1. Листы скрепляются нитками по центру с левого края;
  2. На задней стороне последнего листа в место, где прошит лист, поверх ниток наклеивается небольшой белый лист. Это делается для того, чтобы лист невозможно было заменить или убрать;
  3. Поверх наклеенного листка пишется: «Прошито и пронумеровано (номер) страниц». Количество страниц прописывается и словами, и цифрами. Подпись генерального директора ставить необязательно.
  4. Поверх наклеенного листа ставится печать.

Вы должны прошить документ так, чтобы у инспектора не возникло сомнений, что в документ при желании можно добавить дополнительные листы.

Если вы сомневаетесь, правильно ли вы подшили листы уведомлений о заключении или расторжении договоров, то обращайтесь за помощью к нашим специалистам.

Они помогут вам:

  • заполнить уведомления в соответствии с законодательством;
  • прошьют листы;
  • своевременно подадут уведомления в МВД.

Заявку вы можете оставить в форме ниже или звоните нам по телефону: 8 812 640 95 04,

с уважением, «Альянс ТМ».

Итоги

  1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
  2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector