Срочно! Если диплом прошит на пружинке, то чтобы например переплести его заново, его можно как-то "раскрыть&quot… — @дневники: асоциальная сеть

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5.

Срочно!
если диплом прошит на пружинке, то чтобы например переплести его заново, его можно как-то "раскрыть&quot… — @дневники: асоциальная сеть

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

Брошюры на пружинку

• Максимальная толщина – 40 мм.
• Важно, что бы информация не попадала на отверстия при брошюровке ( 6-8 мм. От края изделия ). Желательный отступ от края листа до важной информации – 13-18 мм. (от края брошюровки)
• Поля четных и нечетных полос должны быть различными ( зеркальными)
• Выступ обложки за блок: при одинаковом размере обложки и блока, продукция имеет неэстетичный вид ( блок выглядывает из под обложки/подложки). В случае увеличения размера обложки/подложки по ширине, блок будет закрыт.Не является обязательным техническим требований , делается при желании Заказчика.



• Количество полос кратно 2
• Каждая полоса должна быть на отдельной странице PDF-файла. Нельзя предоставлять полосы разворотами ( например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
• Размер страницы – 1:1 ( требуемого конечного формата) плюс вылеты ( по 3 мм. с каждой стороны)

Брошюры на скобу

• Максимальное количество полос – 60 ( при бумаге блока 80 гр., обл. – 130-170 гр.)
• Количество полос кратно 4
• При большом объеме необходимо учитывать компенсацию бига. В центральной части брошюры листы будут смещены из-за толщины корешка ( см. картинку)



• Каждая полоса должна быть на отдельной странице PDF-файла. Нельзя предоставлять полосы разворотами ( например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
• Размер страницы – 1:1 ( требуемого конечного формата) плюс вылеты ( по 3 мм. с каждой стороны). Для скобы допустимо использовать на вылеты следующую страницу блока у корешковой части, но если Вы не уверены, в правильности , то лучше сделать вылеты по 3 мм. с каждой стороны

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3.

В три дырки

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

В целом же, сшив курсовой работы можно осуществить тремя наиболее удачными способами.

1. Способ первый: сшивать нитками. Старый добрый «дедовский» метод, который, тем не менее, нередко используется и даже требуется в современных учебных заведениях. Если вы «дружите» с нитками и иголкой, проблем не возникнет: просто возьмите прочную толстую иглу, хорошую прочную нить белого цвета, и аккуратно прошейте листы через 2 прокола. Если же вы никогда даже пуговицу не пришили, то лучше попросите кого-то опытного помочь вам.
2. Способ второй, самый легкий: отдать работу на сшив в специальное место. Это места, где предлагается распечатка файлов, ксерокопия и подобные услуги. За небольшие деньги (в среднем 100-200 рублей) вам сделают настоящую красоту: «посадят текст на пружинку, сзади (по желанию) будет твердая подложка, а лицевая сторона будет прикрыта прозрачной пластиковой обложкой. Очень достойный вид – и никаких хлопот.
3. Третий способ, как сшивать курсовую работу, наиболее распространен, и он почти бесплатный, только придется обзавестись скоросшивателем. Нужно взять дырокол (проверьте на черновом листе, что дырокол хорошо работает). Идеально, если он будет оснащен специальной линейкой, чтобы ровно «дыроколить» каждый лист, и чтобы сшивка получилась безупречной. Аккуратно отмерьте нужное место для проколов, и не торопясь продырявьте листы. Можно сложить их вместе, но не слишком большой стопкой (оптимально 10 листов), иначе они «поедут», или дырокол вовсе не справится с толщиной. Когда все листы проколоты, можно подшивать их в папку. В ней нужно отогнуть усики вертикально, и поместить каждый лист, начиная с конца и заканчивая титульным. В отдельном файле обычно помещается отзыв (рецензия), перед титульным листом.

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Если документы сшиты неправильно

Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.

Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.

Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.

Как заверить прошитые документы

https://www.youtube.com/watch?v=cRXxrTQE5Ak

После подготовки, прошивки и нумерации документов в томе, приклеивании специальной наклейки, сшивку нужно заверить. На бумаге указывается должность подпись Ф.И.О. лица, ответственного за сшивку. Сверху на бумагу ставится печать.

Как заклеить документ сзади

После сшивки все виды документации заклеиваются сзади специальной наклейкой, о которой мы говорили выше. На ней указано, когда дело было прошито и пронумеровано, заверено печатью. Это один из важных этапов прошивки.

Не смотрите, что он очень простой. На самом деле, это большая ответственность и именно этот этап важен в подготовке документов для сдачи в архив и для отчётности в соответствующие службы. Стикер или бланк, который вы накладываете на книгу сзади – это пломба, говорящая о целостности тома, о том, что в него никто не добавлял листы и не забирал документы. Вот, как обычно выглядит наклейка на том с любой документацией.

Как пронумеровать листы

Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:

• цифры используются только арабские;
• допускается применение русских букв;
• номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
• номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
• если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
• если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
• когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
• если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
• чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.

Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a.

Кбс ( клеевое бесшвейное скрепление )

Данный тип переплета отличается от других изданий тем, что скрепление предварительно подобранных листов блока с обложкой происходит путем склеивания их по корешку полиуретановым клеем.

Для дополнительного увеличения прочности издания применяют комбинацию клеевого скрепления с шитьем нитками листов блока – предварительно тетради блока прошиваются нитками, а затем на сшитый блок приклеивается обложка. Такой тип скрепления называют КШС – клеевое швейное скрепление.

• Минимальная толщина корешка – 5мм.
• Максимальная толщина( при толщине больше 30 мм. желательно использовать шитье блока для лучшего раскрытия и увеличения прочности изделия) – 50 мм.
• Для скрепления обложки с блоком используются технологические поля 6 мм. шириной (см. на схеме «зона проклейки»)
• Обложки предоставляются разворотами ( 1-4, 2-3 стр. обложки ) с учетом толщины корешка ( толщину корешка можно уточнить у менеджера типографии)
• Блок – каждая полоса должна быть на отдельной странице. Нельзя предоставлять полосы разворотами или спуском . Последовательность полос должна быть верной, т.к. спуск для печати будет создаваться исходя из последовательности , представленном в файле заказчика
• Не забывайте про зеркальность полос для блока. Т.е. поле у корешка должно быть больше , чем у обрезного края изделия ( что бы в готовом изделии поля зрительно выглядели ровными) Совет: Если Вы создаете блок изделия в Microsoft World ( мы не рекомендуем данную программу для верстки каких-либо изделий, но ввиду наличия подобных случаев со стороны заказчиков вынуждены предупредить) , то делайте ровные поля – по 20 мм. с каждой стороны
• При термоклеевом скрепление раскрытие изделий невысокое. Это необходимо учитывать при верстке блока. У корешка будет «невидимая зона» порядка 3-5 мм.
• Бумага для блока – от 80 до 130 гр.
• Бумага для обложки – 250 гр. ( желательно также использовать сверху матовую или глянцевую ламинацию, что бы исключить ломания тонера на сгибе при открытии обложки)

Крепление на болтах

Альтернативным способом скрепления брошюр является крепление на болтах ( соединение блока и крышки ботами ). Болты могут быть как металлическими, так и пластиковыми.

Кто может заверить прошитые документы

Заверить уже сшитый том документов может секретарь предприятия, бухгалтер, юрист, начальник отдела кадров, делопроизводитель или любое другое должностное лицо, ответственное за документацию. Иногда сшивку заверяет сам собственник предприятия или директор.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

2. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

3. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

4. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

5. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

2. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

3. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

4. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

5. В крайний прокол с тыльной стороны

6. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

7. И соединяем концы нитки

8. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

9. Остается завязать нитку узлом

10. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

• иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
• клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
• антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
• обложка для книги (при необходимости);
• заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
• ножницы;
• зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
• нить, шпагат или лента любого цвета;
• дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2022 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Образец как прошить и пронумеровать журнал

Особое внимание нужно уделить тому, как прошивать и пронумеровать журналы. Это важный тип документации, который часто используется. Строгого регламента, как и в сшивке других бумаг, здесь нет. Но есть несколько основных правил:

1. Все документы нумеруются. Журнал не исключение. Даже если у него уже есть нумерация, его нумеруют снова. Ведь в процессе работы могут обнаружиться ошибки и внестись изменения.
2. Журнал всегда прошивается толстой прочной нитью так же, как и другие документы – по левому краю с одинаковым расстоянием между отверстиями.
3. В процессе сшивки используется прочный переплёт, предназначенные для длительного хранения.
4. Обычно сшивка журнала происходит в 2 дырки, но могут быть и другие варианты.
5. Нить должна быть немного ослаблена в отличие от сшивки других документов. Иначе при открывании журнала страницы могут рваться либо книгу будет сложно открыть полностью. А это помешает сделать качественный скан или ксерокс, необходимый для отчёта или дальнейшей работы с информацией.
6. Как и другие подшитые книги, журнал должен быть сзади скреплён «контролькой», на которой будет подпись, число, Ф.И.О. ответственного лица и количество страниц, печать.

Особенности прошивки документов: нюансы

Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:

1. Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
2. Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
3. Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
4. Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.

Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.

Особенности сдачи документов в архив

Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия.

Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

Подготовка документов к прошивке

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Пошаговая прошивка курсовой с помощью папки-скоросшивателя

Каждая студенческая работа – огромная морока. Но ее можно избежать, если не тратить личное время и силы, а просто обратиться к профессионалам, для которых создание учебных и научных текстов – это настоящее призвание.

Обращайтесь к нам, если хотите, чтобы ваши результаты всегда были лучшими, при этом не требовали бессонных ночей и потраченных нервов. На нашем сервисе вы можете заказать любую работу – быстро, выгодно, безопасно и с гарантиями качества что означает высокий процент оригинальности, идеальное оформление по стандартам или по методическим материала именно вашего ВУЗа, то есть  правильные ссылки на информацию что бы преподаватель не возвращал вам на доработку проект что бы Вы ещё больше времени просидели над проектом. Ведь вам наверняка есть, на что потратить студенческие годы!

Процесс сшивания документов

Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно.

Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
2. Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.

Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.

Прошивка большого объёма документов

Если требуется прошивка большого объёма бумаг, делопроизводитель упрощает процесс с помощью дрели, сшивателя или другого оборудования. На крупных предприятиях нанимается специальный сотрудник, который работает 1 -2 дня в неделю и подшивает разные виды бумаг для всех отделов организации.

https://www.youtube.com/watch?v=G5XSdqMTggM

Важно помнить – всё должно делаться вовремя. Бумаги необходимо сшивать по мере накопления, чтобы потом не работать с большими объёмами документов. Но даже при своевременном выполнении задач иногда приходится продумывать варианты, как прошить документы иглой и нитками быстро, качественно и в большом объёме.

Сложность представляют толстые пачки бумаг, нуждающиеся в прошивке. Принцип сшивки здесь будет такой же, как описано выше. Если пачка бумаг имеет объём до 250 листов, то прошивка осуществляется в одну книгу. Исключение составляют лишь документы для налоговой службы. Тут том не может содержать более 150 листов.

Если документов больше 250 листов, то все их делят на несколько томов. На обложке обязательно указывается тип документации, например, «Входящие документы», а также номер тома и год, которым датируются вошедшие в него бумаги.

Самый простой и дешёвый способ:

1. Взять дрель с длинным сверлом.
2. Положить выровненные документы между двумя дощечками.
3. Прижать документы зажимами или при очень большом объёме коленом.
4. Просверлить отверстия соблюдая вертикальное положение сверла.
5. Не меняя положения документов убрать верхнюю дощечку.
6. При помощи длинной иглы или развёрнутой скрепки прошить документы на несколько раз.

Сроки хранения документов в архиве

Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

• 3 года – срок для хранения видео и фото;
• 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
• 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
• 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
• 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

Сшиваем правильно: наилучшие варианты

Варианты тут могут быть разные, главное – чтобы прошивка курсовой работы была аккуратной, чтобы ваш уникальный (что очень важно) текст можно было легко и удобно читать, все таблицы не впадали в место сшива,  чтобы в целом все выглядело достойно.

Важно! Не существует ГОСТа, который требует каким-либо конкретным способом прошивать научный труд студента перед его презентацией.

Это миф, будто бы есть государственный стандарт, предписывающий четкие правила сшива научной работы. Хотя, стоит понимать, что чем опрятнее выглядит распечатанный текст, чем качественнее он оформлен – тем выше будет балл.

Совет: не поленитесь и уточните у вашего научного руководителя, как лучше всего прошивать текст. В каждом учебном заведении, на каждой кафедре, а иногда и у каждого преподавателя – свои предпочтения на этот счет. Иногда в конкретном ВУЗе существуют четко определенные требования, и если они есть – вам про них обязательно расскажут.