Самокопирующиеся бланки: особенности, бумага для их печати, применение и польза для бизнеса

Бланки строгой отчетности

Самокопирующиеся бланки могут изготовить в виде бланков строгой отчетности. Идентичные листы в этом случае нельзя копировать по своему усмотрению — на принтере, ксероксе. БСО изготавливают подотчетно, их заказ и приобретение у типографии фиксируют в бухгалтерской документации соответствующими записями. Поставляются «строгие» СКБ комплектами из одинаковых экземпляров.

Цели/услуги, для которых применяют бланки, определены в государственном реестре ОКУ. Если деятельность компании включена в этот перечень, можно оперировать не кассовой техникой, а «строгой» самокопиркой.

Виды и характеристики бумаги

Самокопирующиеся бланки делают из многослойной бумаги. Ее цвет, чаще всего, белый, но встречаются желтые, голубые, салатово-зеленые листы. Традиционно печатают в один оттенок, проставляя нумерацию или делая перфорацию. СКБ компонуют послойно, совмещая для удобства бумагу разных цветов. Сверху расположен оригинал, внизу — 1, 2 или 3 копии. Большее число — реже.

В комплект входят такие листы:

Первый — передающий. В нем содержатся саморазрушающиеся микрокапсулы (с оборотной стороны). При надавливании ручкой или карандашом они «активизируются» и оставляют на следующем бланке отпечаток краски.
Второй/средние — передающе-принимающий. На лицевой стороне есть впитывающий слой. Его особенность — препятствие размазыванию краски. С оборота бумага идентична передающей — тоже содержит микрокапсулы.
Последний — принимающий. Его лицевая поверхность впитывает чернила. В остальном он схож с обычной бумагой (красящих капсул нет).

Использование самокопирующейся бумаги

Чтобы сохранить все показатели эффективности, необходимо обеспечить оптимальные условия использования.

Самокопирующиеся бланки заполняются как вручную, так и на механических агрегатах, которые создают механическую нагрузку. Таковыми являются печатные машинки и матричные принтеры. Правда тех и других на сегодняшний день осталось не так и много. Для ручного заполнения максимальное число листов не должно превышать пяти.

Основное применение самокопирующиеся бланки нашли при выполнении повседневной работы. Это заполнение актов, накладных, квитанций, различных договоров и пропусков, и прочих действий, требующих ручного заполнения.

Кроме обычного применения, копирка применяется для переноса сложных цветов. Например, полноцветного изображения сложного дизайна в виде сетки на другую поверхность. Печать производить можно на аверсе листа и на обратной стороне.

Все чаще копирка применяются дизайнерами для проведения декоративных работ. С помощью нее производят перенос рисунка на стену. В некоторых случаях производят перфорацию листов, с последующим вплетением в брошюры или книги. В данном случае для заполнения формы подкладывается картонка.

Как производят самокопирующиеся бланки?

Для этого применяют офсетное, цифровое, ризографическое оборудование. Первый способ оптимален по затратам и качеству результата. Перед запуском в печать разрабатывают дизайн-макет полиграфии в нужном типографском стандарте.

Потом:

подбирают подходящую основу бланков — определяют цвета, количество и размер листов в комплекте, наличие персонифицированных изображений или защитной/идентифицирующей кодировки;
выбирают способ изготовления самокопирующихся бланков — цифра, офсет и так далее. Все зависит от возможностей типографии, целей заказчика и типа основы для печати;
делают нумерацию, кодировку — если они нужны;
листы собираются на термоклей по 2—3 листа.

Из-за специфики бумаги, для производства самокопирующихся бланков нужно особое оборудование — цифровое или офсетное с улучшенной цветопередачей, возможностью печати в три краски или полноцвете. Заказывая тираж, нужно уточнить, есть ли оно в типографии или ваш заказ передадут субподрядчику. Возможно, напрямую заказать будет дешевле.

Копирка – принцип работы

Типичная трехстраничная форма включает в себя три основных слоя, взаимодействующих друг с другом. Вместе листья образуют систему, которая обеспечивает воспроизведение изображения (вернее, шаблон давления) на переднюю поверхность второго и третьего листов.

Верхняя пластина имеет покрытие из миллионов микрокапсул с бесцветной краской называемой CB (мелованная бумага). Средний лист CFB имеет два покрытия на верхней части и реагента снизу — микрокапсулу. Когда на верхнем листе, пишут ручкой или любым другим объектом, давление передается на обратную сторону, что приводит к открытию капсулы с красителем и его взаимодействие с реагентом покрытия — так появляется серое изображение на третьем листе.

Чтобы реализовать процесс копирования, на одну или на две стороны бумаги нанесен слой микроскопических капсул. При этом используется бумага трех разных видов. Нижний слой должен быть плотнее верхнего, потому что он служит одновременно подложкой и прессом.

При воздействии карандаша или шариковой ручки на внешнюю сторону бланка, на нижнем слое происходит разрушение микроскопических капсул, а компонент находящийся внутри, попадает на следующий слой бумаги, при этом создает копию написанного текста. При необходимости, добавляя в середину листы, можно сделать бланки многостраничными. Выписка квитанции для отчетности, для клиента и для работника была обычной практикой.

Лазерная печать

Бумажные бланки с копиркой имеют хорошую применяемость для лазерных принтеров, однако микрокапсулы могут быть повреждены при слишком высоких температурах.

Сложно гарантировать качество каждой копии на лазерных принтерах, хотя качественное использование листов при печати лазерных принтеров было доказано не единожды. В качестве общей рекомендации для цветных лазерных принтеров следует отметить, что важно использовать высококачественную бумагу жесткостью не менее 75 г/м2 и тщательно очистить печатающие головки принтера. Также следует проводить тестовый запуск для каждой партии печати.

Для копировальных бланков не рекомендуется рулонная лазерная печать, так как она осуществляется с высокой скоростью при высокой температуре и бумага подвергается большой нагрузке. В результате, микрокапсулы могут быть повреждены. И хотя эти повреждения могут быть незначительными и не повлиять на свойства копировальной бумаги, она выделяет масло, которое может привести к порче принтера во время печати.

Смотрите способы художественного применения копирки ниже на видео.

Назначение бланков

Перенос текста с оригинала на несколько дубликатов упрощает оформление бумаг и помогает в организации документооборота.

Сферы применения самокопирующихся бланков — это:

Делопроизводство в организациях. Предприятия каждый день заполняют бланки строгой отчетности (БСО), договоры с контрагентами и клиентами. Два и более экземпляра, которые нужны сторонам, удобнее заполнять с самокопиркой.
Покупки по счетам-фактурам. Продавец быстро сделает клиенту копию, не заставив ждать. Это повышает качество обслуживания.
Учет без ККТ. Самокопирующимися бланками можно заменить контрольно-кассовую технику при оказании услуг и принятии платежей. Так поступают в кафе, отелях, мастерских.
Составление двусторонней документации или оформление бумаг, для которых нужны и оригинал, и копия. Например — квитанции ЖКХ, договоры аренды и так далее.
Персонализация при помощи самокопирующихся бланков со штрихкодами, нумерацией или иными уникальными обозначениями. Маркировка наносится на верхний лист или на каждый лист в сброшюрованном комплекте. Для нанесения штрихкодов используют цифровую печать. Так персонализируют пропуски, наклейки для бланков, квитанций, индивидуальных анкет.

Нумерацию делают на принтере. Можно проставлять числа в нужной последовательности, наносить цену, серию, генерировать маркировку, в которой совмещены цифры и буквы.

Печатание по самокопирке

В зависимости от типа печати на самокопирующей бумаге (ЦКС 53 г/м2) можно сделать:

4-6 экземплярах (рукописным методом);
8-12 экземпляров (метод машинописи);
3-7 экземпляров (матричной печатью).

Для печати старайтесь избегать слишком многого “кручения” и скольжения во время намотки, сохраняя ровное и постоянное давление. Избегайте чрезмерного давления или трения, которые могут привести к повреждению микрокапсулы на нижней стороне листа.

В случае верхнего слоя из хлопка, это может повлиять на свойства копирования на средний слой КОК и привести к снятию цвета на верхнем слое. Операция намотки проводится точно так же, как с обыкновенным бумажным покрытием.

Применение в бизнесе

СКБ сокращают время на оформление документов и работу с клиентами. За тот же срок обрабатывается намного больше информации, и это улучшает сервис. Компания сохранит клиентов, которым не хочется подолгу писать одни и те же данные на разных экземплярах анкет, договоров, квитанций. Сотрудники оптимизируют свой труд, не заполняя многочисленные дубликаты.

Бизнесу СКБ нужны для:

получения персонифицированных бланков с наименованием, адресом, телефонами фирмы, логотипом;
упрощения оформления бланков строгой отчетности без нарушения законов;
улучшения качества обслуживания и повышения лояльности клиентов;
оптимизации труда персонала и уменьшения общепроизводственных затрат.

Цена на самокопирку зависит от тиража. Минимальный — 300 экземпляров. Для экономии увеличивают размер партии. На стоимость влияет и формат. Самые популярные — А4, А5 и А6.

Резка копирки

Разные листы копировального бутерброда имеют разную плотность и на заводе их режут по разному:

верхний лист (CB). Так как давление на резец может повредить микрокапсулы – уменьшают давление на лист к минимуму (около 2-2,5 кг/м2).
средний лист (CFB). К вышесказанному, также рекомендуется использовать отточенные лезвия с соответствующим углом (около 19°).
последний лист (КФ) обрезают таким же образом, как обычную бумага, хотя до сих пор режут острым лезвием, чтобы избежать застревания в блоке.

Струйная печать

Струйная печать по копировальным бланкам можно производить, однако, желательно придерживаться следующих рекомендаций:

Итоги

Самокопирующиеся бланки — прогрессивный инструмент дублирования информации с заполняемого оригинала на копии.
Для печати используют белую или цветную бумагу с красящими капсулами, которые разрушаются при нажатии ручкой, карандашом.
СКБ используют в строгой отчетности, для составления договоров и счетов-фактур, заполнения анкет.
На самокопирку наносят штрихкоды, нумерацию, корпоративную символику, персональную информацию.
Листы печатают офсетом, цифровой печатью, тиражируют на ризографе, а затем брошюруют в комплекты по 2—3 слоя.
Для бизнеса такие бланки удобны тем, что экономят время клиентов и персонала, позволяют обойтись без контрольно-кассовой техники.