Прошивка документов. Как подшивать документы по всем правилам? – О бумаге .нет

6.
Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)
хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

– наименование структурного подразделения организации и
его подчиненность;

– наименование отдела;

– номер дела (тома) по номенклатуре дела;

– заголовок дела;

– дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

– количество листов в деле;

– срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения
(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого
документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,
структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее
наименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной
комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной
службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации
(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,
постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей
организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

– для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,
датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого
позднего документа;

– для дел, содержащих переписку, датой начала дела
является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего
документа, а датой окончания – дата самого последнего входящего или исходящего
документа;

– датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

– датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников
организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и
отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает
с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются
документы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя
дела ( п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в
соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по
номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если
заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается
количество заведенных томов.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные
в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела
постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу),
оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.

30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка,
составляются описи дел ( приложение 4 ).

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

– дела постоянного хранения;

– дела временного хранения;

– дела по личному составу.

4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том)
вносится под самостоятельным порядковым номером.

4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для
подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он
сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двух
экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел
в делопроизводстве.

4.5. При внесении в
опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а
все остальные тома обозначаются словами «То же» номер тома. При этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в
деле, срок хранения дела).

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с
номенклатурой дел в организации.

4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации
после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и
исходящие документы.

4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются
руководителем организации, составителем описи (специалистом
делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.

4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив
организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной
службы организации, ответственного за делопроизводство.

4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок
о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами
при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный
документ – это документ, созданный с использованием носителей и способов
записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Архивы организаций осуществляют прим электронных
документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также
подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как
отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также
документы в составе фондов организаций или физических лиц – источников комплектования
архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

6.2. Место хранения электронных документов определяет
руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном
подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по
внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения
документов, технологическая служба.

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных
документов являются:

– наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для
хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в
новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей
информации по каналам связи;

– обеспечение доступа к информации по установленным
категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от
несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических
средств и правовых норм);

– обеспечение режима хранения электронных документов,
исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно
предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей
электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются
соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89.

Система обработки
информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД.
Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и
хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и
обращение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение
осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документов
архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за
функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень
систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с
общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения
собственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза электронных документов проводится экспертными
службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в
комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав
документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к
жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка
технического состояния документов.

Отбор электронных документов производится на основе
«Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности
организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная
база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и
производственного назначения.

6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение
вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая
информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания
(аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы
данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему
составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на
архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений.
В составе единицы учета указывается единица хранения.

Единица хранения
электронного документа – это комплект носителей (магнитная лента, гибкий
магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного
документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится
учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных
документов.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное
хранение состоит из следующих этапов:

– запись на машинные носители (при необходимости –
перезапись на новые носители);

– проверка технического состояния;

– подготовка сопроводительной документации
(сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной
для обеспечения сохранности и использования электронных документов);

– непосредственная передача электронных документов в
архив организации.

6.7. Сроки временного архивного хранения электронных
документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в
организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства
Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и
организации их в делопроизводстве» от 03.03.

https://www.youtube.com/watch?v=cRXxrTQE5Ak

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту
после утверждения описи в установленном порядке.

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
• Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
• Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

• Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
• 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
• Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Подготовка документов к архивированию

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю.

По истечении установленного нами времени, например, пол-года или год, мы делаем следующее:

• Берем обычные картонные папки, вырываем железки (т.к. они обычно плохо приклеены, и не выдерживают 5 лет), на их месте делаем дырки и эти железки продеваем уже снаружи ( а можно и проволоку или продеваем веревочки).
• Просто перекладываем уже подготовленную пачку документов в те же дырочки, кладу реестр, а сверху на картонную папку наклеиваю уже давно отпечатанное название, хранившееся в торце арочного сшивателя…а можно и просто написать.
• Этот процесс занимает ровно 5 мин.!!! Это точно знаю, сама много лет так делаю.

Здесь важно неск. замечаний:

• документы желательно сразу складывать в хронологическом порядке, сверху 1-е число, снизу последнее. В этом случае перекладывать можно сразу всю пачку одним движением;
• документы желательно подготавливать с разбивкой не более 4 см;
• папки желательно подписывать так: -сверху, -в верхнем правом углу, -и с торца;
• веревочку можно оставлять подлиньше и даже завязать на бантик: даже если заклеить концы, то можно в случае
• необходимости отксерить — просто ослабить (развязать) веревочку без расшивания всего дела.

Далее все переложенные, пронумерованные дела (картонные папки) мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя(они немного тесновато, но входят — проверено!) и сверху прикрываем крышечкой от этой же коробочки (чтоб не пылились).

На коробочках мы приклеиваем крупно напечатанный список дел, которые сюда поместились. Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!

Преимущества подготовки:

• Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
• Приучает изначально складывать документы аккуратно.
• Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.

Правила сшивания документов гост

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

• Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
• Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

• Кадровая документация по итогам текущего года
• Документация бухгалтерии
• Входящая и исходящая документация делопроизводителя
• Документы для налоговой
• документы для сдачи отчетности в ПФР
• документы в различные отделы банка
• документы на тендер
• копии уставных документов
• документы при заключении особо важных соглашений
• книги учета прибыли
• нотариально удостоверенные копии и переводы
• при подготовке документации к сдаче в архив

• Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Приложение 4

к п. 4.1

ОПИСЬ документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

https://www.youtube.com/watch?v=G5XSdqMTggM

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

Всего сдано __________________________ дел

(цифрами и прописью)

Начальник отдела                                подпись                            расшифровка подписи

Сдал: наименование
должности лица,                                       расшифровка

составившего опись                             подпись                            подписи

Принял: заведующий архивом            подпись                            расшифровка

подписи

Формат
А4 (210х297 мм)

Приложение n 20. правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приказ росархива от 25.12.2020 n 199 об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления