Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 16.07.2019)

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

Р ОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ внесена во Всероссийский реестр независимых органов власти

ПРИКАЗ

N 56 “Одобрение Федерального акта 18 марта 2021 года” 19 марта 2022 г.

После подтверждения инструкций

Организация, хранение и бухгалтерские процедуры

И использование документов (электронных документов)

Оби юрисдикции можно найти в архивах федеральных судов.

В соответствии с Федеральным Законом № 7-FZ 8 января 1998 года. «О судебном департаменте Верховного суда Российской Федерации» я постановил следующее.

1. Ввести в действие прилагаемую инструкцию (далее – Инструкция) по организации, использованию и хранению электронных документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции.

2. Изучение этой инструкции организовано стульями общих юрисдикционных судов, апелляционных судов и арбитражными судами.

3. Признайте как потерянный:

Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации утверждает Инструкцию о порядке отбора на хранение документов, их комплектования и использования

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации № 102 от 28 августа 2007 года. “О внесении изменений в инструкцию о порядке отбора документов на хранение в архивы федеральных судов общей юрисдикции, их сбора, учета и использования”;

Приказ от 22 декабря 2022 года, выпущенный Верховным судом Российской Федерации.N 234 «Поправка по инструкции по процедуре выбора документов для хранения в архивах федеральных судов, их сбор, бухгалтерский учет и использование»;

Приказ N 246 “О внесении изменений и дополнений в часть вторую Инструкции об отборе документов, их сборе, учете и использовании” издан Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 27 декабря 2022 года.

Постановление Верховного Суда Российской Федерации № 265 от 30 декабря 2022 года. “О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора документов на хранение в архивы федеральных судов общей юрисдикции, их сбора, хранения и использования”

Исполнительный директор

А.В.ГУСЕВ

Длинный

Официальный ответ на судебный запрос дается по поручению Судебного департамента.

По жалобам на предполагаемые нарушения закона дело будет рассматривать Верховный суд.

Р Ф может изменить Конституцию

19 марта 2022 г. Нет Приказ № 56 от 18 февраля 2020 г. 57

Инструкции

В ЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПИТАНИЯ

И с помощью документов (электронных документов)

В федеральных реестрах судов общей юрисдикции

1. Общие положения

1.1 Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании Федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации”. N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации”, N 1-ФКЗ “О судах общей юрисдикции в Российской Федерации” от 7 февраля 2022 года, Федеральные законы N 7-ФЗ “О судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации” от 8 января 1998 года, N 382-ФЗ “Об арбитраже (примирении) в Российской Федерации” от 29 декабря 2022 года, N 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденной приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2022 г. N 526 (далее – Положение N 526), Инструкцией по ведению судебных дел в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее – Положение о ведении судебных дел в районном суде).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения и учета документов (электронных документ) кассационных судов общей юрисдикции. Апелляционная палатка Верховного суда Российской Федерации приняла решение о создании коллегии судей по рассмотрению дел с участием прокуроров двух уровней: апелляционного — первого уровня; второго – третьего соответственно).

Подготовьте номенклатуру спора;

Случаи расширяются (одна электронная запись);

< 1 > Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Экспертная комиссия суда отвечает за проверку ценности документов и работы экспертной комиссии суда;

В архиве суда хранятся дела и документы, необходимые для долгосрочного хранения;

Электронные документы сдаются в архив суда для передачи в суд.

.

Запись технического обслуживания <2>;

< 2 > Архивное дело (архивный документ) – оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.

Проверка существования и статуса архивных файлов;

Организация использования архивов;

Обеспечить безопасность вопросов архивирования;

Передача архивных материалов на хранение в государственный архив.

1.3 Задачи и функции юридических архивов указаны в регламенте, утвержденном президентом Трибунала.

1.4 Сотрудники, ответственные за архив администрации суда, назначаются председателем суда.

1.5 Настоящая инструкция распространяется на организацию хранения, учета и использования документов, содержащих государственные секреты.

1.6 В присутствии договора экспертная и проверка Комиссия Федерального архива штата или назначенный исполнительный орган предмет координат Российской Федерации (утверждает) номенклатуру, используемой судом, запасы судебных файлов и другие документы.

Номенклатура судебных дел, опись судебных дел и других судебных документов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются Экспертной комиссией Суда и утверждаются Председателем Суда.

1.7. В соответствии с инструкцией по делопроизводству определен порядок организации процесса создания, хранения и использования документов окружных (флотских) военных судов. Он принят в соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2022 г. № 219 “О порядке ведения дел в морских судах”.

1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. В соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляется организация хранения, учета и использования электронных дел судов.

1.9 Прием федеральных юрисдикций общей компетентности документов в электронной форме в соответствии с требованиями процедуры представления в федеральные юрисдикции общей компетенции документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа, одобренного приказом Департамента Судебного в Верховном суде Российской федерации от 27 декабря 2022 года № 251 не приводит к обязательной подготовке электронного дела.

1.10. Судебные решения, принятые по результатам арбитражного разбирательства, должны оформляться, храниться и регистрироваться в соответствии с указаниями настоящей Инструкции.

2. Составление сводной номенклатуры дел, дресс-кода

И судебное разбирательство

2.1 Сводная номенклатура дел, нарядов, судебных производств (далее – номенклатура) представляет собой упорядоченный перечень наименований судебных дел, созданный в соответствии с установленным протоколом. Наименования судебных дел должны соответствовать наименованиям документов (реестры дел, листы административных протоколов, книги регистрации актов гражданского состояния с указанием сроков хранения или сохранности каждого из них для использования судьей-исполнителем/адвокатом при передаче документов между органами управления делами).

2.2. Номенклатура для группировки выполненных документов по делам и разбирательствам и организации бухгалтерского учета документов в суде.

Номенклатура используется для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) срока хранения, а также в качестве образца при учете временного содержания.

2.3 Суд должен создать номенклатуру для дел судебных советов, суда и структурных подразделений (см. Приложение N 2 настоящего инструкции).

2.4 При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальными законами, нормативными законами и методическими документами в области делопроизводства или архивного дела. Правила оснащения суда должны соответствовать перечню документов (далее – Перечень документов) и штатному расписанию судов общей юрисдикции.

2.5. Расписание дел судебных коллегий, судов и структурных подразделений судов на следующий год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, суде или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим лицом. Председателем Судебного Совета, составом суда (руководителем структурного подразделения), и согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судов составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделам) или работниками ответственными за ведение дела составляется характеристика на очередной календарный год.

Номенклатура состоит из разделов, названия которых соответствуют названиям подразделений суда, организованных в соответствии со структурой суда.

2.7 Номенклатура подписана сотрудниками, ответственным за работу архивов Трибунала, подписанного главой службы управления архивами (Общая служба), согласилась с комитетом суда экспертов и утвержденной президентом суда.

Не реже одного раза в пять лет, если не произошло изменения в структуре суда, номенклатура согласовывается с компетентным ФПК архивного учреждения или с Федеральным государственным архивом, если есть соглашение.

2.8 Номенклатура действует с 1 января следующего календарного года.

2.9. Номенклатура на очередной год доводится судом, работниками аппарата суда для использования в работе.

Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства, общем отделе.

2.10. Утвержденная версия номенклатуры является документом, который будет храниться неограниченное время.

2.11.Если в течение года появляются новые документированные участки работы, невыясненные случаи также вносятся в номенклатуру.Для вновь реализованных случаев в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера или используются буквы.Составлять новую номенклатуру нет необходимости.

2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структуры судебного органа номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией судьи.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда составляется и представляется работником, ответственным за ведение дел структурного подразделения, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если штат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

2.13. Графы номенклатурной сетки заполняются следующим образом.

2.13.1. В графу 1 (индекс дела) номенклатуры вносятся индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, состава суда, структурного подразделения, управления деятельностью суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в судебной коллегии, состав суда, структурное подразделение или направление деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы корпуса обозначены арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.

2.13.2. В графу 2 номенклатуры вносятся заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Порядок заголовков файлов в разделах и подразделах каталога определяется важностью входящих в них документов и их взаимосвязью.

Во-первых, это разделы досье, содержащие административные документы. Далее идут разделы файлов, содержащие плановые и информационные документы.

Заголовок файла должен четко и кратко отражать основное содержание и состав документов в файле.

Использование названий дел, которые не точно описывают содержание и структуру документов дела, запрещено (например, “разные материалы”).

В заголовках дел, имеющих один и тот же предмет в одном деле (по одному вопросу), но не связанных последовательностью делопроизводства, термин “документы” употребляется как вид дела.

Термин “документы” употребляется также в заголовках дел, содержащих документы (справки и отчета), являющиеся приложениями к какому-либо документу.

Если папка состоит из нескольких томов, создается глобальный заголовок папки, а затем, при необходимости, создаются заголовки отдельных томов для уточнения содержимого заголовка папки.

В номенклатуру суда вносятся названия дел по вопросам, не разрешенным ранее.

При включении в номенклатуру электронных заголовков электронные показатели и электронные заголовки составляются по тем же правилам, что показатели и дела с бумажными документами.

2.13.3 В конце календарного года в графе 3 номенклатуры указывается количество открытых файлов (томов).

2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей и номеров документов Перечня.

Сроки хранения, указанные в текущем перечне документов, не могут быть сокращены.

2.13.5.Колонка 5, в течение всего срока действия номенклатуры, записывает электронные дела, переходные дела, выделение дел к уничтожению и другие.

2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционному и кассационному производству осуществляется в соответствии с общими правилами.

Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем.

2.14. Судебные советы, суды и структурные подразделения суда должны предоставить данные Департаменту управления документами (общим) в конце каждого года, чтобы их можно было вводить в номенклатуру.

Департамент управления записями (общий департамент) собирает окончательную запись количества случаев и отдельно постоянного хранения на основе этих данных. Информация из последней записи архива включена в окончательную запись номенклатуры.

3. Подготовка файлов дел (электронные письма) в судебных спорах

Судебные органы, состав суда, структурные подразделения суда

Сводная опись дел суда.

3.1. Опись дел (описи электронных документов) – это систематизированный перечень заголовков и страниц дела, для его описания внутри документального фонда.

Инвентаризация файлов (инвентарь электронных файлов) устанавливается на основе номенклатуры.

Целью описи в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное предприятие).

3.2 Перечни дел (перечни объединенных дел, перечни судебных составов, судебных составов, структурных единиц) будут разработаны отдельно для

Судебные документы, находящиеся на постоянном хранении (описи дел составляются по категориям, например, описи уголовных дел, находящихся на постоянном хранении, и описи гражданских дел, находящихся на постоянном хранении);

Случаи документации общего определения;

Срок временного хранения (более 10 лет) (запасы составляются в соответствии с делами – срок временного хранения (более 10 лет) для уголовных дел, срок временного хранения (более 10 лет) для гражданских дел и срок временного хранения (более 10 лет) для административных дел);

Общие офисные портфезы для временного периода хранения (более 10 лет);

Дело по личному составу.

В электронные дела вносятся описи.

3.3. В суде описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение дела.

Если такие файлы уничтожены в столбце «Примечание», введена аннотация в документе, уничтожающем файлы.

3.4 Описи дел судебных вузов, судов и структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 3 к настоящей инструкции) в двух экземплярах и сдаются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в работе канцелярии.

По описям дел судебных коллегий, судейских составов и структурных подразделений производится передача документов постоянного (свыше 10 лет) хранения в архив суда.

3.5.При составлении описи дел судебных коллегий, судов, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

Номенклатура, принятая для всех распространенных структур, содержит заголовки дел;

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый вносится под отдельным номером.

Графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вывешенны на обложку дела;

Блок “Примечание” позволяет отметить получение (передачу) файлов, физическое состояние, наличие копий и т. д.

В конце инвентаризации дел судебных университетов, судебных композиций, структурных подразделений юрисдикции, после последней статьи о описании установлено общее лист, который указывает (цифры и слова), количество случаев, первое и последнее Номер бизнес -инвентаризации бизнеса, а также характеристики нумерации бизнеса (наличие букв и пропущенных цифр).

По окончании инвентаризации электронных дел судебных коллегий, судов, структурных подразделений суда (приложение № 4 к настоящей инструкции) составляется итоговая запись с указанием количества единиц хранения (цифр и слов), объема единиц хранения электронных документов в МБ, общего количества единиц хранения (база/сотрудники) и других количественных характеристик электронных документов, а ответственное лицо подписывает итоговую запись электронной подписью с указанием даты.

3.6. Перед внесением заголовков дел судебных коллегий, судов составов структурного подразделения суда работниками проверяются качество формирования и оформления деле.

При консультации по делам мы проверяем: соответствие заголовка дела с содержанием документов, содержащихся в деле;макет и правильная группировка документов, включенных в дело;качество связывания дела;Правильная нумерация листов корпусов;присутствие в случае, при необходимости, внутреннего запаса дела и точности его подготовки (для случаев постоянного временного хранения (более 10 лет) и кадровых проблем);точность случая обложки дела;Присутствие и точность листа королевы.

Если обнаружены нарушения, они должны быть устранены сотрудниками, ответственными за эти дела.

3.7 В случае обнаружения отсутствия дел в номенклатуре, сотрудники, ответственные за ведение дел в коллегии судей, формировании суда или структурном подразделении суда, проводят поиск дел. Найденные файлы должны быть включены в опись файлов. При безуспешности принятых мер на не найденные дела составляется акт об утрате документов (приложение № 22 к настоящей Инструкции), который направляется в судебный архив вместе с картотекой коллегии юстиции, формирования суда или структурного подразделения.

3.8 Архив Суда формирует сводные списки дел (далее – списки, справочники дел), состоящие из годовых разделов, составленных на основе списков дел на каждый год, представленных коллегиями, формированиями, структурными подразделениями Суда, и структурированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой Суда на данный год.

Каждая опись ведется с уникальной, необработанной нумерацией в течение нескольких лет. Номера годового раздела описи по порядку должны продолжать нумерацию годового раздела описи предыдущего года. Полная опись должна содержать не более 9999 наименований.

3.9 В случае рассмотрения новых дел, не зарегистрированных в описи дел коллегии, состава суда, структурного подразделения суда или в описи дел, эти дела регистрируются в указанных описях под буквенными номерами.

Изменения в годовых участках предложений после утверждения (утверждение) архива архивного учреждения или государственных архивов разрешены только на основе решений, принятых Комитетом экспертов суда и EPC Государственного архива (Государственные архивы).

3.10. Устройства действий должны быть подготовлены в определенной форме (Приложение 5, 6, 7, 8 и 9 для этого руководства) и должны состоять из описательных элементов, обзора, племенных карт и камер, рекомендующих список инвентаризации.

3.11. Описательная статья в описи дел содержит: порядковый номер дела (каждый том дела фигурирует в описи под отдельным порядковым номером); индекс дела (по номенклатуре); заголовок дела (заполняется на основании записи, сделанной на титульном листе дела), включая указание на наличие копий; крайние даты дела; срок хранения (для дел с временным хранением); количество листов в деле.

3.12. Состав исходных материалов описи зависит от возраста включенных в нее документов и их видов.

Для описей постоянных и личных дел будут разработаны обложка, индекс, пролог и, при необходимости, список сокращений и указателей.

На обложке описи дела указываются: полное наименование государственного архива (если применимо), полное наименование суда, соответствующее наименованию его фонда дела, номер фонда дела, номер и наименование описи, даты крайних документов, включенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагается изменение названия суда в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий датам окончания единиц хранения, включенных в опись.Предисловие подписывается составителем, который указывает функцию и дату составления описи.

При необходимости к описи временного хранения прилагаются список сокращений.

3.13. Годовая часть каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указывается (цифрами и буквами) количество инвентарных карточек, первый и последний номер инвентарных карточек, а также уточняются особенности нумерации инвентарных карточек (литерные номера, недостающие номера, изъятые единицы хранения и причины изъятия и т.д.).

Если указатель состоит из нескольких годовых разделов или томов, то сводка составляется по каждому годовому разделу или тому; сводная сводка составляется также по каждому последующему годовому разделу или тому в кумулятивном порядке.

3.14. По результатам записей, сделанных в деле, составляется лист подтверждения законченной описи дел.

3.15. Документы, которые подписал работник суда. Генеральный руководитель управления записями и председатель суда подписывают и утверждают окончательный документ.

3.16. Номер и дата дела проставляются на обложке дела рядом с отметкой “постоянно” после добавления дела в список дел.

3.17. В материалах дела дела регистрируются в соответствии с системой нумерации дел.

При сборке дела каждому году присваивается номер листа, который находится в первом годовом разделе описи дела.

Не уполномочено назначать те же номера записи на инвентаризации той же коллекции.

3.18. В каждой описи дел делается новая итоговая запись к спискам документов (утрата, обнаружение не учтенных бумаг), которая подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Годовые разделы хранятся в архиве; они не переплетены и не подшиты.

3.19. Законченная опись дел с титульным листом и справочниками помещается в твердую обложку, нумеруется или переплетется.

Нотариальный лист требуется на каждую заполненную опись дел и на объем описи документов.

3.20) В случае, если в судебном архиве содержится два или более списка, проводятся реестр дел (Приложение 10 для этого руководства).

Описи дел регистрируются в журнале учета описей дел в хронологическом порядке поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей дел указываются основные сведения по составу каждой из принятых в архив суда Описи документов: номер фонда, количество листов и экземпляров.

3.21. Электронный реестр дел формируется автоматически на основе электронной номенклатуры. “Фильтром” для отбора информации является период хранения документов (постоянный, временный (более 10 лет), кадровый).

Информация, которая может быть указана на уровне корпуса, включена в инвентаризацию электронных файлов. Серийный номер записи (номер случая), индекс документов, заголовок буквы и дата являются необходимыми подробностями описания.

Все акции электронных случаев предоставляют информацию о фонде в целом.

Электронная опись файлов первоначально была создана на бумаге.

3.22. Номер протокола судебной экспертной комиссии и дата заседания проставляются словом “Согласовано” в конце годового раздела описи постоянных записей.

3.23 Описи (годовые части описей), утвержденные Комиссией судебных экспертов, направляются в соответствующую ЭПК архивного учреждения для ознакомления, если имеется соответствующее соглашение:

Когда будет выдаваться документ на срок хранения?

О персонале – для одобрения.

Описи (годовые части описей) направляются в ЭПК для архивного хранения в трех бумажных копиях, а также в электронном виде через три года после передачи дел в судебный архив.

3.24. Наличие документов, перечисленных в этих реестрах, проверяется до представления описей на утверждение (согласование).

3.25.Запасы (разделы годовой инвентаризации) временных дел (свыше 10 лет) будут согласованы с экспертной комиссией Суда, а затем утверждены Председателем Суда.

3.26.Подготовлены отчеты по делу (годовые разделы отчета по делу)

Четыре копии, одна электронная и три бумажных;

Временное хранение (более 10 лет) должно быть как минимум продублировано;

Досье сотрудников – не менее четырех копий: три на бумажном носителе и одна в электронном формате (как копия работы).

3.27) После утверждения (согласования) ЭПК – составления списка дел (электронных описей), годовых разделов переписи (годовых разделов электронных описей), их утверждает председатель суда.

3.28. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один — из серии «документов», утвержденных (согласованных) ЭПК учреждения.

Одна копия постоянного дела и две копии личного дела остаются в суде и хранятся в соответствии со специальными правилами.

Национальный архив штампует копии материалов дел, хранящихся в архивах судов, после получения документов на хранение.

3.29 Когда документы впервые передаются в Национальный архив, дается историческая справка о коллекции. При последующих переводах высылается дополнение к исторической записи.

Исторический обзор коллекции состоит из трех частей: история коллекции, которая отражает историю суда со ссылкой на соответствующие законы и нормативные акты (даты создания, изменения названия, реорганизации, ликвидации, структура и функции, их изменения, предыдущие названия), история коллекции (объем, крайние даты документов, степень сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристики коллекции (виды документов, особенности создания структур и их местонахождение, доступность документов)

Исторические письма подготовлены в дублировании, один из которых хранится судом, а другой передается в государственные архивы.

Знание ценности документов. функций и задач.

Список экспертных вопросов был создан экспертной комиссией суда.

4.1 После проведения экспертизы их ценности с целью определения их юридической или исторической значимости, дела и другие документы передаются в архив суда.

Все юридические документы, независимо от типа носителя и способа записи, должны быть подвергнуты проверке на ценность.

4.2 Проводится экспертиза судебной документации:

При создании судебного разбирательства и передачи записей в архив, в управлении записями;

В архиве суда разрабатываются планы по передаче дел на длительное хранение.

4.3.Пересмотр ценности документов проводится ежегодно. До проведения пересмотра уничтожение документов запрещено.

В России закон запрещает судить о ценности документа по заголовкам файлов.

4.4.Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных правовых актов Российской Федерации в области архивных отношений и перечня документов.

4.5 Для организации и проведения методической работы по экспертизе ценности документов, созданных в ходе судебной деятельности, создается постоянно действующая комиссия.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя и действует в соответствии с Типовым положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Росархива от 11 апреля 2022 г.

Суды, являющиеся источниками комплектования государственного архива, и их ЭПК должны согласовать с соответствующим учреждением правила работы экспертной комиссии.

4.6 Председатель и секретарь являются членами экспертной комиссии суда, которая формируется по распоряжению председателя суда (если таковой имеется).

В состав экспертной комиссии суда целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (по согласованию).

4.7 Экспертная комиссия суда выполняет следующие обязанности:

4.7.1 организует ежегодный выбор актов хранения и разрушения.

4.7.2 В процессе рассмотрения и принятия решений об утверждении

Выписка из постоянного и временного (более 10 лет) архива и кадровые вопросы;

Практика именования в делах;

Уничтожение файлов, которые не должны сохранены;

актов об утрате документов;

Ниже перечислены наиболее важные документы из архива;

Предложение о создании (изменении) периодах хранения документов, не упомянутых в списках стандартных файлов, список документов, с дальнейшей передачей Департаменту Российской федерации Верховного суда с целью рассмотрения и одобрения CEPC около Розарека;

Проекты местных правил и судебных процедур, связанных с офисной работой.

4.7.3 гарантирует, что постоянные файлы, согласованные Комиссией экспертов суда, представлены для утверждения в EPC архивного учреждения (если есть соглашение) вместе с архивом суда.

4.7.4 Обеспечивает вместе с архивом суда представление на утверждение в КСП архивного учреждения, утвержденного экспертной комиссией суда, описи дел по личному составу и номенклатуры дел.

4.7.5 Обеспечивает совместно с архивом суда представление ЭПК на утверждение архивному учреждению справок об утрате документов и справок о невосполнимом ущербе документам.

4.7.6. Организует и координирует работу по подготовке методических документов по оценке ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, их отбору в Архивный фонд Российской Федерации.

4.7.7 В сотрудничестве с судебными архивами, Службой управления документами (общим департаментом) и службой кадров, он организует консультации для работников суда по вопросам, связанным с документами, предоставляет их методологические и участвует в подготовке и реализации деятельности, направленных на улучшение их навыков.

4.8 Председатель и секретарь комиссии обязаны подписывать протокол заседания.

4.9. Заседание экспертной комиссии суда и вынесенные им решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии трибуналов по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Вопросы контроля в случае разделения голосов поровну решаются председателем Комитета экспертов Трибунала.

4.10. Секретарь комитета судебных экспертов отвечает за ведение делопроизводства комитета судебных экспертов, за сохранность и использование его документов, за ответственность за их сохранность и за контроль за исполнением решений, принятых комитетом судебных экспертов.

4.11 По результатам изучения ценности в структурных подразделениях суда составляются описи дел в структурных подразделениях: постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, для личных дел.

4.12.Выбор электронных документов для архива является результатом проверки стоимости электронных документов, выполненных Комитетом экспертов суда.

4.13. Работник, ответственный за работу архива суда, совместно с отделом управления архивами или уполномоченным лицом, ответственным за функционирование информационных технологий суда, составляет список электронных документов, подлежащих экспертизе. Список электронных документов, подлежащих архивированию, включает, помимо названий и дат файлов, информацию об электронных носителях (форматы, объемы и т.д.). Из этого списка выбираются электронные документы для постоянного и временного хранения. Список должен быть утвержден Комитетом экспертов.

4.14. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией суда во взаимосвязь с документами судьи на бумажных носителях (применяется в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота документа; аутентичность текста); отсутствие дублирующей информации —в документах.

Подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительный результат его проверки;

Возможность воспроизведения и обработки информации из электронных документов;

Возможность обеспечения временного (более 10 лет) хранения и полной технологической миграции.

5. Оформление дел и других документов к последующему хранению

В архивах суда была обнаружена фактическая фотография человека, который был арестован.

5.1. Судебные процедуры, наряды и материалы завершаются посредством делопроизводства.

Все законченные производством дела и другие документы и LT;1 & gt;перед передачей в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за выполнение делопроизводства в судебной комиссии, коллегии или структурном подразделении суда в соответствии с требованиями Положения 526, Инструкции n 36, n 161 и настоящей Инструкции.

< 1 > Другие документы суда – учетно-статистические карточки, книги, журналы регистрации (учета) документов и другие документы.

Судья (судебная коллегия) или его заместители обязаны передавать в архив судебные дела, производства и материалы. Судья обязан изучить каждое судебное дело, производство или вещественное доказательство.

5.3 Решение о передаче номенклатуры, газет, бухгалтерских и статистических листов в архиве суда принимается президентом Суда (Судебный совет, состав суда) или его помощник.

5.4. Глава (специалист) Департамента управления записями, генерального департамента судебного разбирательства и Court Collegium решают, следует ли передавать дополнительные судебные файлы в архив.

5.5. Требования при формировании дела

Постоянные и временные документы должны храниться в разных папках;

Приложите копию каждого документа, находящегося в деле;

Документ можно сгруппировать только один раз, если он охватывает один календарный год (исключения: переходные вопросы, личные дела);

Приказы по личному составу должны быть собраны в дела с определенными сроками хранения.

Документы в личных делах сотрудников располагаются в хронологическом порядке по мере их получения;

Личная информация сотрудников организована в алфавитном порядке по фамилии, имени и второго имени в отдельных файлах.

5.6. Полная или частичная регистрация дел осуществляется в соответствии с условиями хранения.

Постоянные, временные (более 10 лет) и личные дела должны обрабатываться полностью.

Полный бумажный файл включает

Подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках и коробках);

Что значит нумерация листов дела;

Подготовка регистрационной формы (Приложение 11 к данной инструкции);

Подготовьте внутреннюю опись документов дела (Приложение 12 к настоящей инструкции);

Обложка папки (Приложение 13 к данному руководству).

5.6.1 Документы, которые составляют бумажные файлы, должны быть связаны как минимум четырьмя твердыми обложками, пронзивными или сформулированными, так что все документы, даты, визы и решения о них можно легко прочитать; металлические скобы должны быть удалены из документов. При необходимости, Документы меньше a5 -формат (проверки, квитанции, сертификаты, фотографии и т. Д.) Приклеены к A4, что облегчает их разделение. Если нет места для складывания, документ должен быть приклеен без повреждения вспомогательного листа.

Документы подшиваются в дело по хронологическому порядку, все приобщенные документы – с учетом их поступления. К делу не должны пришиваться документы, которые могут быть возвращены.

Один объем может содержать до 250 листов с максимальной толщиной бумаги 4 см. Листы образуются в объемах в хронологическом порядке, если их более 400 листов. Том 2 может быть запущен только после завершения тома 1. Время начала для тома 2 не может быть раньше, чем время окончания первого тома. Общий заголовок для этого раздела требуется для номенклатуры.

В начале файла, при необходимости, связываются листы внутренней описи документов файла;В конце каждого файла прикрепляется лист подписи.

При проведении аудиозаписи и других технических мероприятий электронные носители (диски, диски, карты флэш-памяти) хранятся вместе с материалами судебного дела для закрепления хода судебного заседания.При этом они подшиваются в материалы судебного дела (приобщаются к судебному заседанию) в виде упакованных (конвертов) с упаковкой дела с указанием номера дела, даты и подписью уполномоченного работника аппарата суда.Упаковка гарантирует, что электронные носители не будут повреждены или нарушены.

5.6.2 Для обеспечения сохранности и управления документами, включенными в бумажное дело, все листы дела (кроме аттестационного листа и внутренней описи) должны быть пронумерованы толстым номером в правом углу документа дела.

Служба с числами для каждого тома и несколько объемов.

На обороте в левом верхнем углу указаны номера, которые идентифицируют фотографии, рисунки и другие иллюстрации, взятые из отдельных документов.

Сложенный лист должен быть развернут и пронумерован в правом верхнем углу. Однако любой лист, сложенный вдоль одного края, должен быть пронумерован как один лист; любой лист, сложенный пополам, должен быть перенумерован как один лист.

Один лист обозначен как имеющий приклеенные документы (вырезки, выдержки). Каждому листу бумаги (вырезки, переводы и т.д.), наклеенному на край документа в деле, присваивается отдельный номер.

Конверты с приложениями будут пронумерованы в деле, причем сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое приложение в конверте. Если приложения невозможно пронумеровать, их наличие будет указано в подтверждении получения.

Если вложение является копией документа, находящегося в его распоряжении, то можно использовать только конверт.

Заданные документы могут иметь свой собственный уникальный численный вход или быть пронумерованы в алфавитном порядке.

При обнаружении большого количества ошибок в нумерации листов дела делается контрольное обозначение, в котором старые номера зачеркиваются косой линией, а рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использование листовых букв.

Создается новый лист записей, а старый хранится в файле дела, если листы корпусов перенумерованы.

5.6.3. после завершения нумерации листов делается конфиденциальная запись, которая находится в конце дела на отдельном листе бумаги для священника (Приложение 11 к настоящей инструкции).

Запрещается брать лист-приписку на обложке или чистый оборот листа последнего документа. В конце дела, если оно подшито или переплетено без него, на верхнюю часть обложки должен быть наклеен бланк королевы.

В справке цифрами и словами указывается количество пронумерованных листов и количество листов во внутренней описи, а также данные, относящиеся к нумерации листов в деле (рабочем задании) (недостающие номера; количество листов с вклеенными фотографиями, документами, газетными вырезками; количество конвертов с приложениями и количество листов, вложенных в них).

Все последующие изменения в составе и статусе дела (повреждение, замена оригиналов документов) фиксируются в листе подтверждения со ссылкой на соответствующий закон.

Работник, подготовивший дело для передачи в архив, делает нотариальную надпись на бланке.

250 листов подшиты и внесены в опись для текущего дела (наряда), из них 3 фотографии на листах, всего 20, 113. К номерам 10А и 33б приложены письма. Трудовая книжка заключенного Иванова А. В. находится в конверте (лист 245).

5.6.4 Заполните первую страницу изданий.

В случае случаев (приложение N 13 к этому руководству), при условии хранения постоянного и временного (более 10 лет), указывает:

Наименование суда (полностью, в номинальной форме) ;

Название случая (том);

Фамилия, имя, отчество подсудимого; полное название статьи УК РФ, по которой был осужден подсудимый.

Инициалы, отчество и основные элементы иска для истцов (представителей);

Фамилия, имя и отчество лица, которое было оправдано, или обвиняемого, в отношении которого дело было прекращено

Каковы даты начала и окончания дела?

Какой номер производства по делу?

Индекс случаев

Числа Тома;

Сколько листов в деле?

Описание периода хранения информации, включая дату, когда осуществляется хранение;

Дата передачи дела в файл;

Судья, который руководил этим делом, вместе с их подписью;

Шифрование файла корпуса.

Постоянные дела должны быть в твердом переплете.

На обложке дел постоянного хранения указывается название государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дело передаются на хранение).

Когда имя юрисдикции изменяется, новое имя добавляется на страницу обложки файла, а старое имя помещается в скобки.

Название передается из номенклатуры в текст файла жесткой копии и заголовок электронного файла. Название документа и содержимое других документов в файле должны соответствовать.

Если заказ состоит из нескольких томов, то общее название каждого тома помещается на титульном листе файла, а затем указывается содержание каждого тома отдельно.

Пример:

«Документы оперативных заседаний судей в 2 томах. Томе 1 – Заседания судьи юридического колледжа по уголовным делам»;

“Документы оперативных совещаний судей в 2-х томах. Том 2 – Заседания судей Коллегии судей по гражданским делам”.

Защита дела указывает на его дату – год учреждения и окончание дела в офисной работе.

Если досье содержит документы (например, приложения), дата которых не соответствует дате досье, под датой должна быть сделана новая запись: “Досье содержит документы за …. год(ы)”.

Дата документов (писем или отчетов), которые являются распорядительными или содержат другую документацию, для которой датировка является существенной.

Датой составления личного дела является день, когда лицо, на которое оно ведется, подписало приказы о приеме и увольнении.

Цифры, указывающие на число и месяц документа.

Обязательной информацией на обложке папки для бумаг является количество листов в папке (указывается из списка папок) и срок хранения папки (на постоянных папках написано: “Должно храниться постоянно”).

Для дел, включенных в разделы годовой описи, цифра соблюдается после утверждения в установленной форме раздела годовой описи компетентным FPC депозитарного учреждения и утверждения председателем суда (до этого на цифру дела влияет карандаш).

Шифр архива состоит из номера архивного фонда и перечня всех файлов и документов.

5.6.5 Все дела, включая личные дела сотрудников, передаваемые в архив на долгосрочное и краткосрочное хранение (свыше 10 лет), должны иметь внутреннюю опись документов дела.

Если файлы в бумажном виде оформлены в рамку или переплетены без внутреннего бланка, то предписанный внутренний бланк наклеивается на внутреннюю сторону передней обложки файла.

Изменения в составе документов дела (исключения, дополнения документов, замена документов копиями) отражаются в графе “Примечание” внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости можно сделать новую заключительную запись во внутренней описи и аннотационном листе.

Листы, использованные для создания внутренней описи, и их арабская нумерация. После общего количества листов в заказе указываются их номера.

5.7 Постоянные и временные записи (старше 10 лет) будут пронумерованы и заверены перед возвращением в дело сотрудниками отделов, ответственных за ведение этих документов.

Срок хранения и количество листов отмечаются на обложке журнала учета или номенклатурной книги.

Сотрудник отдела делопроизводства проверяет наличие и точность учетно-статистических карточек перед их распределением.

Учетно-статистические карточки на уголовные, гражданские и административные правонарушения после передачи дел в архив должны храниться раздельно. В каждый том должно быть включено не более 150 учетно-статистических карточек, а также 250 листов.

Статистические листы будут отправлены в архив с алфавитным индексом.

5.8. Электронные документы, подлежащие хранению.

Файл хранения архива с электронными подписями является компонентом электронного контейнера документа.

Контейнеры электронных документов могут быть переданы в архив суда на физически изолированных материальных носителях в двух идентичных экземплярах – основном (контрольном, который, например, в экстраординарных случаях используется для создания копии рабочего органа) и служебном (копии с Электронные документы изготавливаются по этой копии, копии электронных документов. В том числе в фонд использования).

5.9 Электронные документы при подготовке к хранению конвертируются в формат PDF/A-Archive

Приложения в электронных документах являются важными компонентами документа при преобразовании в формат архива. Можно разделить большие вложения на отдельные файлы.

5.10.Систематизация электронных документов и их индексация по номенклатуре, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляется в судебных коллегиях, судах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах

5.11. Информационные документы к передаче в архив суда составляются из следующих этапов:

Изучение физического состояния машинного носителя перед передачей его в архив;

Регистрация электронных документов на компьютерных носителях;

Проверка качества записи

В какой форме должен быть электронный документ?

Установка архивных шифров на единицах хранения (в коробах) в соответствии с описью (описями) документов электронного хранения и постоянного состава;

Подготовка набора сопроводительной документации.

Архивное шифрование электронных записей, хранящихся на отдельных электронных носителях, указывается во вкладыше, входящем в коробку с носителем. Шифрование электронных записей, хранящихся в архивной информационной системе, является обязательным элементом описания контейнера электронных записей.

5.12. Сопроводительная документация для электронных записей должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования, отражая следующую информацию: наименование записи, дата ее создания, характеристика содержания (резюме), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и других), объем записи (для баз данных также число записей).

5.13. Электронные файлы и другие документы, которые не придерживаются правил, не принимаются архивом суда.

5.14.Работник делопроизводства (Секретариата Судебного Совета) перед передачей судебного дела в архив должен обратить особое внимание на призыв к исполнению решения суда, имеющего силу закона.

5.15. Судебные дела должны быть оформлены для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению завершающего судебного акта.

Запрос о исполнении выполняется в соответствии с процедурным законом и инструкцией Российской Федерации n 36, № 161.

5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному или временному хранению (свыше 10 лет) хранящемуся на территории РФ.

6 Порядок определения срока хранения записей. Выбор

Документов на уничтожение.

6.1 Сроки хранения судебных записей должны быть установлены в соответствии с последним Перечнем.

6.2.При выявлении документов, срок хранения которых не указан в перечне документов, предложения по определению сроков хранения таких документов направляются в Суд Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования центральными экспертными процессами Федерального архивного агентства.

6.3 Срок хранения всех судебных дел, других дел и документов в общем архиве исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закрыто.

Период хранения по делам и документам, завершенным офисной работой в 2020 году, начинается 1 января 2022 года и продолжается до этой даты.

6.4 Срок хранения уголовных дел устанавливается путем суммирования основного и всех дополнительных назначенных наказаний со сроком, отбытым осужденным лицом.

Параллельно исчисляются сроки хранения уголовных дел (до трех лет), предусмотренные Перечнем документов

С момента окончания судебного решения (как основного, так и дополнительного), как это определено во вступившем в законную силу судебном решении;

С завтрашнего дня с этого момента будет считаться вынесенный штраф. Если суд признал незаконным постановление о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к ответственности, то с момента окончания срока наказания;

С даты тестирования с условным суждением (отмена условного суждения с удалением судимости в этом способе части статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного решения и направления осуждал лицо, чтобы служить наказанию, а также отмену условного решения в связи с началом другого уголовного преступления – с конца штрафа, определенного наказанием, заключенным;

Со дня истечения срока действия назначенных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности – со дня окончания наказания, предусмотренного вступившим в законную силу приговором;

В течение трех месяцев с момента истечения отсрочки исполнения приговора женщине, имеющей малолетних детей. При отмене отсрочки исполнения приговора и направлении осужденной для отбывания наказания — со дня окончания срока, установленного приговором.

Суд назначил наркоману, признанному виновным в совершении преступления, наказание в виде шести лет лишения свободы. Если приговор отсрочен, но подсудимый обязан его отбыть, приговор начнет исполняться с этого момента.

С момента вынесения судом постановления о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

Со дня вступления в силу оправдательного приговора и решения о прекращении дела.

6.5 Если сроки хранения судебных дел и документов изменены вновь принятыми правовыми актами, то сроки хранения этих документов, описи которых согласованы экспертной комиссией суда, КСП архивного учреждения (при наличии договора) и утверждены председателем суда, не пересматриваются.

Новые сроки хранения применяются только к делам и документам, переданным в архив после вступления в силу соответствующего законодательства,

6.6 Документы в архиве, для которых истек срок хранения, указанный в перечне документов, должны быть набраны для уничтожения. Сотрудники архива Суда несут ответственность за набор документов, подлежащих уничтожению.

6.7 Документы, которые будут уничтожены, выбираются на основании описей архивных дел, которые создаются в течение десяти лет после их составления.

Архивные файлы включены в акт уничтожения документов, которые не должны храниться, если их предписанный срок годности истек до 1 января года, когда этот акт установлен.

6.8 Файлы с пометкой “EPC” должны быть просмотрены постранично, чтобы определить документы, подлежащие постоянному сохранению.

6.9 Из судебных дел, отобранных для уничтожения на постоянное хранение, изымаются оригиналы решений, судебных приказов, вердиктов и последующих постановлений, в том числе вышестоящих судов. Оригиналы решений об увольнении или оставлении в ресурсе без рассмотрения завершенных дел и дел об увольнении сохраняются.

Судебные приговоры, судебные решения и последующие постановления и решения вышестоящих судов будут помечены регистрационными номерами дел, из которых они были изъяты. Затем документы переплетаются в порядке номеров дел в отдельные ордена и помещаются в твердую обложку.

Электронные носители информации, прикрепленные к приложению (диски, дискеты, флеш-карты), уничтожаются одновременно со случаем их физического уничтожения или уничтожения программно-аппаратных средств.

6.10. паспорта и другие личные документы из архивных дел, подлежащие уничтожению, которые хранятся в отдельной папке. В описи должны быть указаны фамилия, имя, отчество владельца документа и название дела (производства), из которого он изымается. Документы, не истребованные лично, хранятся в архиве в течение 75 лет до уничтожения.

6.11. Для уничтожения отбираются материалы, находящиеся под судебным контролем, и материалы, разрешенные путем исполнения приговора.

6.12. При составлении акта на изъятые к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

Случаи изложены законом к году для их рассмотрения при увеличении количества дел;

В заключении акта говорится, что из дел изъяты оригиналы судебных решений и частных бумаг.

6.13. Экспертная комиссия суда рассматривает и решает акты разрушения документов в то же время, когда описывается ситуации, связанные с постоянным хранением.

Описи дел постоянного хранения или по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в суде, утверждаются председателем суда после согласования и утверждения ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего соглашения).

6.14.Отчеты об распределении файлов, которые должны быть уничтожены, классифицируются отдельно в хронологическом порядке.Разрушение файла отмечено в регистрах (столбец – примечание) или листов реестра (специальное раздел или свободное поле), что указывает на число, дату Закона и протокол заседания комитета экспертов юрисдикции.

6.15. Архивные документы, которые были одобрены для разрушения в соответствии с Законом об распределении для уничтожения архивных документов, непригодных для сохранения (Приложение N 14), – это те, которые должны быть переданы специализированной организации для утилизации.

При отсутствии организаций в районе специально созданная комиссия уничтожает документы (организация) для утилизации. Председатель суда составляет акт о сожжении или механической обработке.

6.16. Упаковка и, при необходимости, опечатывание документов должны быть выполнены до передачи их на уничтожение. Накладная на сдачу-приемку должна быть составлена как официальный документ, в котором указывается количество включенных документов и дата передачи.

6.17. Погрузка, вывоз на утилизацию и переработка должны происходить под наблюдением уполномоченного работника суда.

6.18. Устаревшие электронные записи уничтожаются в порядке, установленном для бумажных записей, после чего они уничтожаются физически или с помощью программно-технических средств, с соответствующей отметкой в акте об уничтожении записей.

6.19. Отобранные для уничтожения файлы не могут быть использованы в коммерческих целях.

7. Передача дел (электронных файлов) в архив суда. Процедура

Хранение архивов (электронные архивы)

7.1 Постоянные дела, временные дела (давностью более 10 лет) должны быть переданы в архив суда в течение одного года после пополнения дел в соответствии со списками судов, судебных коллегий и структурных подразделений.

В архив суда поступают документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих, уволенных с Федеральной государственной службы.

7.2. По общим правилам документы временного хранения (до 10 лет) или “достаточности” не передаются в архив суда.

В исключительных случаях (при невозможности хранения документов в течение ограниченного периода времени (до 10 лет) или “до утраты их полезности”, наличии надлежащих условий хранения в структурных подразделениях суда и т.д.) такие документы могут быть переданы в архив суда в соответствии с записями, ведущимися в электронном виде судебным советом, аппаратом суда или одним из структурных подразделений суда.

Такие случаи должны быть связаны. Титульный лист должен содержать: наименование суда; название дела (том); фамилия, имя, отчество осужденного и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой он осужден; фамилия и инициалы истца и ответчика (наименование организации); содержание дела (выписка); даты начала и окончания дела; количество дел в деле; индекс дела; номер тома; дата окончания дела с указанием даты, до которой хранится дело; подпись судьи, рассмотревшего дело (с печатной подписью).

По истечении срока хранения или по окончании срока использования документы, хранящиеся временно (до 10 лет) или “до утраты необходимости”, должны быть уничтожены в соответствии с процедурой, изложенной в настоящей инструкции, для чего должен быть составлен правовой акт (Приложение 14 к настоящей инструкции).

7.3 Информационная система (электронное хранение документов) хранит временные электронные документы в течение максимум 10 лет. Такие документы не могут быть переданы в судебный архив.

7.4 Для передачи дел в архив суда суд составляет график, согласованный с судебными составами и структурными подразделениями, осуществляющими передачу документов.

7.4.1 При передаче бумажных дел в архив суда архивариус проверяет правильность их формирования и изготовления, а также соответствие количества дел, указанных в описи дел, количеству дел, сформированных по номенклатуре. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки в подготовке и обработке досье должны быть устранены сотрудниками суда, юридического колледжа и структурного подразделения.

7.4.2. Представитель судебной структуры, судебной коллегии или структурного подразделения получает и передает дела в суд. Отметка “ПЕРЕДАЧА ДЕЛ” отпечатывается на экземплярах описи дел. Слова и номера перечисляются в конце каждого экземпляра описи вместе с количеством дел, фактически принятых в архив, и количеством неучтенных дел.

7.5 Электронные документы должны передаваться в архив с использованием информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в судах информационной системы) или без ведома состава суда на основании электронных картотек судебной коллегии, структурного подразделения суда или состава самого суда.

Техническая поддержка передачи электронных документов в архив, связанная с настройкой программных комплексов и их эксплуатацией, а также контролем качества единиц хранения переданных электронных документов, осуществляется сотрудниками, ответственными за эксплуатацию информационных технологий в суде, а также сотрудниками филиалов ФГБУ ЦАИ судебного департамента.

7.5.1 При передаче электронных документов в архив суда применяются следующие основные процедуры обращения с документами:

Формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронно-цифровых документов и пакетом электронного документа.

Создание описи электронных архивов, документов о составе суда, судебном совете, структурном подразделении суда;

Проверка архива суда на наличие вредоносных компьютерных программ

Верификация воспроизведения электронных документов ;

Проверка физического и технического состояния носителя (в случае передачи электронных документов в судебный архив на физически обособленных материальных носителях).

7.5.2 Поступление электронных документов в архив суда по сети ИКТ (при наличии в архиве суда системы ИТ) или на физически разделенных носителях оформляется путем внесения итоговой записи в конце описи электронных дел с указанием цифрами и прописью количества электронных дел и электронных документов, фактически поступивших в архив. Окончательный протокол заверяется подписями сотрудника, ответственного за судебное дело, и сотрудника, передавшего электронные файлы и документы. Электронные файлы должны быть заверены электронной подписью Председателя Суда или уполномоченного им лица в момент принятия их к подаче.

7.5.3 Вкладыши в единице хранения структурного подразделения должны быть заменены после принятия в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях информации.

На вставке, которая будет проходить в корпусе хранения архива и будет распечатана:

Наименование суда (полное, сокращенное) ;

Фоновый номер;

Электронный список электронных проблем;

По описи:

Отметьте копию электронного документа как «базовый» или «работа» в соответствии с его статусом.работающий;

Экстремальные даты для электронных документов;

При необходимости выдаются дополнительные уведомления о безопасности документов.

Запись должна быть помещена в коробку с физически разделенными материальными носителями таким образом, чтобы надписи на записи были видны при закрытой коробке.

Водонепроницаемые чернила используются для печати или ручной записи надписей на вставках. МОЖЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ.

7.6. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения, связанные с завершенностью процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов и препятствующих передаче электронного файла.

Судьи, которые надлежащим образом исполнили решения №№. На суд не ссылаются уставы 36 и 161.

В регистрационной карточке отмечается, что файл отправлен в файлы.

7.8 Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся в хронологическом порядке по делам.

7.9 заархивированные файлы организованы в соответствии с архивными листами и помещены в коробки.

На обратной стороне крышки каждой коробки указаны начальные и конечные номера дел, помещенных в эту коробку.

8. справочная и учетная система для архивов. автоматический полигон для стрельбы

Учетный аппарат и справочный архив

8.1 В целях обеспечения хранения и поиска архивных документов и использования содержащейся в них информации в архиве должна быть создана справочно-информационная система.

8.2 Аппарат для учета и справок состоит из:

Бухгалтерская документация;

Картотеки, где информация о содержании документальных материалов заносится на алфавитные карты и картотеки;

Пособия по документальному аспекту делопроизводства и различным видам архивной работы;

Первоисточниками служат история, исторические аллюзии и сопутствующие материалы.

8.3 Автоматизированная регистрационно-справочная система (далее – АСР) Архива представляет собой собрание электронных справочных материалов, предназначенных для быстрого поиска и извлечения документов.

8.4 Автоматизированный УКА может быть основан на информационно-поисковой системе, установленной действующими правовыми актами (электронные справочники, номенклатура, классификаторы).

В РКК содержится информация об авторе (корреспонденте), типе документа, дате, а также индекс письма или резолюции).

Информацию о документе можно искать по одному полю CSR или комбинации полей.

Для того чтобы перейти от поиска на уровне документов к поиску на уровне дел, РСС является обязательным требованием.

Документы автоматически списываются в файл и удаляются из файла в автоматическом режиме.

Индекс дела, заголовки (тома) дела, срок хранения, статья по перечню – вот основные специфики номенклатурной группы.

8.6 Электронные CRC являются основой для создания автоматического каталога.

Если типы каталогов и варианты (систематические, тематически, зарегистрированные и т. Д.) В традиционных усах подключены контрольной системой, один электронный каталог автоматически создается с описанием или случаем на уровне документа или на уровне документа.

В случае отсутствия автоматизированной системы регистрации документов создается электронный каталог.

Индекс, имя фонда и номер инвентаризации являются тремя наиболее важными деталями в электронном каталоге. Подробная информация: имя фонда, номер инвентаризации и сумма случая можно ввести в автоматизированную систему бухгалтерского учета.

8.7 Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, должны быть направлены в Национальный архив с автоматизированным UCA.

Внесение обязательных реквизитов в структуру баз данных автоматизированного УСА обеспечивает совместимость с информационными системами архива суда и электронного музея.

9. протоколы судебных архивных документов

9.1. Документы в архиве суда должны быть учтены, чтобы отслеживать их наличие и гарантировать их сохранность.

Основные единицы архивации: папка, электронный файл.

Все документы в архиве суда, включая личные документы и описи дел, в том числе в электронном формате, должны быть приняты во внимание.

9.2 Основными (обязательными) документами судебного архива являются:

Архивный пропуск (Приложение 15 к данному руководству);

Опись документов, хранящихся в архиве суда 1, приведена в этом приложении;

< 1 > Заполняется дополнительно к паспорту архива судами, осуществляющими хранение дел временных (до 10 лет) сроков хранения или “до минования надобности” в архиве суда.

Книга входящих и исходящих дел и документов (Приложение 17 к данной инструкции);

В приложении N 18 к настоящей Инструкции (приложение No 2)

Лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции);

Перечень материальных запасов (приведен в приложении N 10 настоящей Инструкции).

Информацию об объеме контейнера электронного документа при учете в документах относят к мегабайтам (Мб).

9.2.1 Архивный паспорт (Приложение n ° 15 этих инструкций) устанавливается ежегодно, что указывает на состав, состояние, объем и условия для хранения документов и навсегда сохраняется.

Архивный паспорт создается на первый день декабря отчетного года.

При наличии договора с государственным архивом паспорт составляется в двух экземплярах: один остается у суда, второй хранится в соответствующем наряде архива.

Индикаторы для объема введены в соответствии с архивным паспортом. Вставки и исправления запрещены.

В адресе бланка паспорта дела, расположенном в верхнем левом углу, в строке “какой, кажется” указывается название государственного архива (при наличии договора)).

В строке “Кто представляется” указываются полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса и кодов города (факс), номер телефона.

В разделе “Общая информация” заполняется строка 101, состоящая из следующих граф

Средний номер (столбец 1);

Площадь хранения архива в квадратных метрах (м2 м) (графа 2);

Загрузка архива в процентах (%) (столбец 3).

Количество файлов в репозитории для архивов показано в строке 1 строки 101. Если судебный архив содержит только записи одного судебного органа, показано номер 1;Если он также содержит файлы и другие документы других судов, число написано в соответствии с количеством сохраняемых документов.

Каждая коллекция, независимо от того, состоит ли она из документов одного или нескольких видов, регистрируется только один раз в паспорте архива.

В графе 2 строки 101 показывается площадь одного архивного помещения (хранилища) в квадратных метрах или сумма площадей всех помещений.

Минимум один знак после того, как AIM используется для измерения площади в квадратном метре с точностью десятых домов квадратных метров.как в: 5,2 кв.

Квартиры и помещения не учитываются.

Поскольку нет выделенного помещения для хранения архивных документов, в этой графе используется прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилище) и обязательной заполнения графы 2.

В частности, показатель загрузки архива является строго расчетной величиной, которую нельзя определить приблизительно.

Загруженность архива определяется в процентах путем умножения количества хранящихся дел на 100 и деления общего количества дел на расчетный контейнер.

Расчетная емкость хранения определяется следующим образом: измеряется общая длина в метрах полков, занятых документами;Количество единиц хранения на линейное измеритель рассчитывается путем деления общего количества единиц хранения на количество линейных метров;Количество единиц хранения на линейный счетчик умножается на общую длину полок (включая свободные полки).

Формула:

Если имеется более одного файла, сумма всех сохраненных файлов делится на сумму расчетной емкости каждого и умножается на 100.

В разделе «Информация о документе» должна быть введена информация о постоянных файлах, данные о файлах персонала и т. Д.:

Количество постоянных и кадровых документов, хранящихся в суде, отображается в столбце 1;

В колонке 2 указывается дата самой ранней регистрации, имеющейся в архивах суда;

Окончательные даты записей, хранящихся в архивах судов, показаны в колонке 3;

Графа 4 – общее количество дел, которые были внесены в утвержденную СФК опись в архивном учреждении;

В графе 5 указываются самые ранние годы, в которые документы, содержащиеся в чипах, хранятся в архиве суда;

В графе 6 указаны последние годы хранения в архиве суда документов, включенных в опись, утвержденную КСП архивного учреждения;

Столбец 7: Количество постоянных документов, хранящихся в архиве суда после установленного законом срока хранения документов судом.

Столбец 8 заполняется подсчетом количества случаев такого типа, которое происходит каждый год в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 рекомендуется вводить данные постоянного дела отдельно для гражданского, административного, уголовного и общего дел.

В строке 301 в разделе “Персонал” указывается количество штатных работников архива суда, определенное в соответствии с государственным расписанием.

Суд назначает сотрудника архива, если председательствующий и сотрудник архивов суда не находится на кадровом столе.

В разделе “Условия хранения документов” выделены детали, соответствующие условиям суда для хранения архивных документов.

Фамилия исполнителя (составителя) и номер телефона указаны в паспорте архива.

Паспорт суда подписывается председателем суда с указанием даты подписания и скрепляется печатью суда, когда все части заполнены.

В паспорте архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

изменения в названии суда

У суда есть руководящие принципы и номенклатура для ведения учета.

Количество дел, снятых с учета в связи с утратой или неисправностью и переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, изменилось по сравнению с паспортом прошлого года;

В архиве суда могут быть дополнительные записи.

В составе персонала – наличие штатных сотрудников в судебных архивах, Ф.И.О. сотрудников;

Место, где хранятся документы, если нет отдельного помещения, а также конкретные условия, в которых хранятся документы.

Подробный список архивных паспортных заявок может быть согласован с национальным архивом, где он представлен.

Если суд находится в более чем одной части, паспорт файла должен быть подготовлен для всех документов.

9.2.2 Работник, ответственный за работу архива, ежегодно (по состоянию на 1 декабря) вносит в паспорт архивного учреждения описи документов, если дела временного хранения и “до истечения надобности” хранятся в судебном архиве.

Используя паспорт архива в качестве аналогии, колонны записей документов, хранящихся в архиве суда, заполняются. Нет необходимости в записке объяснения.

9.2.3 Все первичные и повторные поступления (выбытия) дел и документов регистрируются последовательно в Журнале учета поступления и выбытия дел и документов (Приложение № 17 к настоящей Инструкции). Каждому поступлению (выбытию) в течение отчетного периода присваивается валовой порядковый номер.

Каждый год 1 января составлен список всех файлов и документов, которые были получены и удалены.

9.2.4 Опись фонда (см. Приложение № 18) хранится в архиве суда, в котором хранятся документы нескольких фондов. При первичном поступлении в суд опись фонда архивного фонда однократно регистрируется. Ему присваивается учетный номер, который записывается за ним во всех документах, и он перечисляется в списке фондов в валовом порядке.

Когда фонд файла передается в другой файл, включается в объединенный фонд файла или выбираются все документы на уничтожение, номер, высвобождаемый из другого фонда файла, не присваивается.

На регулярной основе общие архивные фонды принимаются во внимание. Количество одного из этих документов было назначено независимо от Объединенных Архитекторов, которые состояли из отдельных архивных средств.

В архивах судов номер документа, который он имеет в государственном Архиве, сохраняется после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивной коллекции было введено в реферативном списке исторической коллекции Grundlag или на складе Tittel в списке архивов.

Название объединенного архива состоит из собирательных названий всех фондов, входящих в его состав, а также списка судов, которые были заменены. Названия всех судов, документы которых входят в состав объединенного архива, перечислены в листе фонда.

Имя файла спецификаций фондов атрибута или атрибутов их формирования.

Каждый год, 1 января, общий файл количества фондов файла был удален за один раз в течение года, и общее количество фондов файла в файле предназначено для списка фондов.

Коллекционный лист переплетен в твердую обложку, листы пронумерованы, изготовлен индексный лист.

9.2.5 На каждый фонд картотеки составляется ведомость фондов (приложение 19 к настоящей инструкции), в которой учитываются все фишки коллекции.

Только когда лист фонда непоправимо поврежден или перестает точно отражать состояние и объем архивного фонда, его можно заменить. При восстановлении листа фонда прежний лист остается в деле. На этих листах фонда в правом верхнем углу имеется надпись: “Лист восстановлен”, а также дата и подпись составителя.

Порядок номеров файлов сохраняется для листов коллекции. К каждой папке прилагается лист регистрации, содержащий начальные и конечные номера архивных фондов.

9.2.6 Архивные документы (электронные файлы) регистрируются по описи. Годовые разделы описи регистрируются под тем же номером, который был присвоен описи при ее первом получении.

Запасы постоянных и временных файлов (более 10 лет) пронумерованы отдельно.

9.3 Постоянные и временные записи (более 10 лет) учитываются раздельно.

9.4.Композиция и формы вспомогательных документов определяются судебными архивами.

9.5 Файлы должны храниться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

9.6 Документы в архивах суда, за исключением картотек, предназначены только для служебного пользования и не предоставляются пользователям.

9.7 Записи о получении и распоряжении дел хранятся в архиве суда на основе:

Опись дел организационного подразделения и годовая часть правовой инвентаризации;

Номенклатура, которая заменяет годовой раздел описи файлов

Перечислены технические ошибки в документах (см. Приложение N 20 к настоящей Инструкции);

Акт об обнаружении документов (не относящихся к конкретному фонду, к архиву, не учтенных) (приложение 21 к настоящей инструкции);

Отчет об утрате документов (Приложение N 22 к настоящей Инструкции);

Приложение этой инструкции N 23;

Действовать об уничтожении архивов, которые нельзя хранить (Приложение 14 к этому руководству);

( Приложение N 24 к настоящей Инструкции) Отчет о невосполнимом ущербе, причиненном архивным документам.

Следующие модификации внесены в основные (обязательные) бухгалтерские документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда – при каждом изменении в составе и объеме документов архива суда;

Когда получена новая архивная коллекция или когда все файлы и документы выходят на пенсию, местоположение и дата документа добавляются в список коллекций.

В инвентарный регистр: при поступлении нового инвентаря или при удалении всех предметов из инвентаря. Номер изъятой описи не присваивается другим описям и остается незанятым;

В описи дел – при поступлении (обнаружении неучтенных документов) и/или выбытии дел, документов или их утрате.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательный документ.

Все акты, удостоверяющие результаты архивных работ и входящие во все дело фонда для хранения его на хранении в РГВА заводятся отдельно.

Помимо документов, отражающих историю коллекции и составителя фонда, в фондах также содержатся документы, описывающие изменения коллекции.

9.8 Записи теперь могут автоматически вестись в архивах суда.

Наряду с другими базами данных, принадлежащими судам, используются базы данных бухгалтерских данных.

10. проверка наличия и статуса документов (электронных

Документы из архива суда

10.1. Присутствие и состояние электронных архивных файлов (также известных как электронные документы) проверяются комиссией, назначенной председателем или его заместителем, чтобы обеспечить безопасность записей, хранящихся в судебном архиве.

Представители Управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации участвуют в проверке наличия и состояния архивных документов (электронных документов) районных судов и городских судей.

10.2.Во время аудита:

Определение фактического наличия предметов (например, электронных карт) и установление их соответствия бухгалтерским документам.

Проверка выявляет и исправляет ошибки в электронном учете дел;

Выявление недостающих файлов (физически изолированных материальных контейнеров с электронными документами) и организация их поиска;

Распознавание и учет документов, нуждающихся в реставрации или реставрационной обработке.

Идентификация и учет электронных документов, требующих переписывания для новых электронных носителей;

Контроль физического и технического состояния материала поддерживает физически изолированные из контейнеров электронных документов, воспроизводимость электронных документов с использованием программного обеспечения;

Проверка на наличие вредоносных программ.

10.3 Необходимо проверить наличие и ход выполнения дел:

В день, определенный председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, электронные дела – не реже одного раза в 3 года

Когда есть основания подозревать, что нормальные условия хранения документа были нарушены или что неавторизованные лица получили доступ к хранилищам;

После передачи дел в другую комнату;

Глава архива или сотрудник, отвечающий за архив, может взять на себя обязанности председателя суда.

10.4 Для подтверждения существования и текущего статуса дела необходимо:

Всегда следуйте процедуре размещения ящиков в первичных средствах хранения. Места расположения ящиков должны быть указаны на топографических столбах.

Поместите неправильные файлы, найденные во время проверки в правильных местах хранения;

Исключить и поместить после того, как подсчитанные дела не были включены в картотеку;

Удалить документы, загрязненные плесенью или другими биологическими вредителями (в случае бумажных документов), а затем изолируйте их;

Изымать электронные блоки хранения документов, содержащие вредоносное ПО, и помещать их в специальный шкафчик (ящик) для последующей обработки.

Во время аудита неучтенные случаи не учитывались. После аудита неучтенные случаи будут изучены.

10.5 Описательные статьи обложек сравниваются с описанием файла для проверки наличия и состояния бумажных файлов.

Физическое состояние дел определяется визуальным просмотром.

Запрещается делать пометки или пункты в книгах дел и других бухгалтерских документах.

Дата и номер и дата акта проверки наличия или состояния документов указываются после каждого рассмотренного документа.

10.6 Во время проверок основные экземпляры единиц хранения документов используются для проверки наличия и состояния электронных досье.

В процессе проверки наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений, выбытия электронной дела.

При подтверждении наличия электронных единиц хранения фактические итоговые количественные и контрольные характеристики сравниваются с итоговой записью описи дела.

10.7. По решению председателя суда в случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости), а также по инициативе судьи осуществляется перезапись электронных документов на новые носителя.

Вы должны гарантировать достоверность, точность и целостность данных в электронных документах при перезаписи.

Документы с помощью электронного текста, которые были заменены в новых носителях или форматах.

10.8 Если в результате проверки доступности и состояния дел выяснится, что они отсутствуют, председатель суда должен распорядиться о поиске недостающих документов.

В эти цели рекомендуется:

Все документы, связанные с выдачей дел из хранилища.

Организовать поиск необнаруженных случаев в соответствующих организационных подразделениях, в операциях которых возникли необнаруженные случаи, предварительно изучив их списки доставки;

Проверить находящиеся рядом дела;

Проанализируйте записи фонда, включая решения о том, какие дела следует уничтожить, и ранее запланированные действия, чтобы определить наличие и состояние архивных документов.

Случай, обнаруженный в результате дела, находится в соответствующих местах; в не обнаруженных случаях отметка в форме бухгалтерского учета указана на их обнаружении с датой и подписью для работы.

Дела, причины отсутствия которых подтверждены соответствующими документами и другими учетными документами исключаются в установленном порядке.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения председателем суда необнаруженные документы снимаются с учета.

10.9 Восстановление архивных файлов, не найденных в ходе проверки, организуется с момента обнаружения отсутствия и должно быть выполнено в течение одного года. В случае обнаружения файлов, не найденных при проверке наличия и состояния, составляется акт об утрате документов (Приложение 22 к настоящей инструкции), который рассматривается экспертной комиссией жюри и утверждается председателем жюри или его заместителем. К отчету прилагается акт обыска, составленный и подписанный лицом, проводившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения об исключении утраченных дел из делопроизводства.

10.10. Контроль существования и состояния записей считается завершенным, когда в записи в архиве были внесены изменения, определенные контролем.

По результатам аудита составляется акт проверки доступности и статуса архивных документов (Приложение 25 к данному руководству).

Когда ошибки обнаруживаются в бухгалтерских документах, в документах бухгалтерского учета устанавливается технический отчет об ошибках (Приложение n ° 20 этих инструкций).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду или архивному делу (приложение N 21), а также в случаях их отсутствия издается соответствующий акт.

Президент суда, или его назначенное лицо, одобряет подписи исполнителей и президента суда.

11. организация использования архивных документов

11.1. Использование архивов Суда осуществляется только с разрешения председателя Суда (или уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за судебные записи:

Доставляет документальные материалы в структурные подразделения;

Отправлено на основе письменного запроса материала другим органам, организациям и учреждениям, по расследованию президента суда;

Председатель суда информирован о характере и содержании документальных материалов

Выдает справки и выписки из документов.

11.2. Выдача документов из архива производится в книге выдачи дел (Приложение № 26 к настоящей Директиве).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия или состояния документов перед выдачей (из) Архивного фонда России производит работник отдела кадров.

Если сотрудник судебного архива обнаружил отмену, повреждение файла дела или добавленные премии и исправления ко всем материалам, дело или их модификацию.

11.3.1 Акты, распространяемые из архива, должны быть доставлены с помощью кода архива, пронумерованного листа, листовой ссылочной формы и листа использования документов (Приложение 27 для этого руководства).

11.3.2 В процессе подготовки архивных документов к выдаче из архивохранилища задействуются следующие лица:

Выемку архивных документов;

Согласование закрытия архива и заголовков с описаниями дел;

Проверьте физическое состояние дела.

На основании рабочей копии контейнера электронного документа в архивохранилище выдаются электронные копии или бумажные оригиналы электронных документов. На документах с электронной подписью и заверительной надписью, а также на бумажных копиях электронных документов (включая электронные копии) должна проставляться дата последнего листа копии.

Архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме по запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии необходимых технических возможностей.

Председатель суда или уполномоченное им лицо подписывает электронные версии архивных документов.

Выдача копий электронных документов регистрируется в журнале учета выдачи электронных документов.

Электронные записи архива доступны судьям и сотрудникам суда прямо со своих рабочих мест.

Архив может получать электронные документы от председателя суда по локальной сети. Электронный журнал выдачи электронных документов из архива содержит дату, инициалы подразделения, запросившего документ, и название документа в данном экземпляре.

11.3.4. Документы выдаются на срок не более:

Месяц – использовать судей, сотрудников суда;

Судебным, правоохранительным и другим уполномоченным органам в течение шести месяцев.

Крайний срок для выпуска документов на основе документа (письмо, официальная записка) от пользователя при подтверждении безопасности документов может быть продлен по запросу председателя суда.

11.4 Судьи и руководители структурных подразделений должны отправлять письменные запросы (записки), прежде чем архивные файлы будут опубликованы. Суд должен получить председателя письменного согласия Суда (его заместителя). Копия письма с покрытием относительно отправки файла дела должна быть включена в заместитель карту, которая прилагается к этой инструкции, или должна быть сделана примечание относительно выдачи судьи (работнику). Должен быть указан номер, имя и дату получения файла. Вплоть до завершения расследования, заменная карта хранится в судебных протоколах.

Лицо, получившее файл, несет ответственность за его сохранность.

11.5 Доведение судебных актов (иных материалов), находящихся в архиве, до лиц, участвующих в деле, их представителей и иных лиц осуществляется в порядке, установленном Председателем Суда, на основании их письменного запроса и при предоставлении документов в соответствии с Приложением № 1 к Инструкции № 36, 161.

11.6 Лучше всего знакомиться с судебным делом в специально отведенном для этого помещении.

В листе использования документов делается отметка об ознакомлении с делом (приложение N 27). При отказе лица, ознакомленного с делом от подписи в протоколах судебного заседания его подпись фиксируется работником архива суда.

11.7 Ознакомление лиц, участвующих в деле, их представителей и иных лиц с аудиозаписью заседания, приобщенной к материалам дела, осуществляется по письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания осуществляется в специально оборудованном зале суда в присутствии сотрудника архива суда, предоставляющего возможность прослушать соответствующую аудиозапись с использованием необходимых технических средств.

11.8. Следующее лицо имеет право получать копии документов за свой счет, используя любые необходимые технические средства:

Обвиняемых, оправданных лиц и их адвокатов;

Жертва;

Гражданского истца или его представителя в отношении копий процессуальных решений, касающихся предъявленного ему гражданского иска;

Гражданского ответчика и его представителя в той части уголовного дела, которая относится к гражданскому иску;

Стороны и другие лица, участвующие в гражданском деле;

В административном процессе, которым вы занимаетесь;

Лиц, участвующих в деле об административном правонарушении;

Реабилитированные лица и с их согласия или в случае их смерти – родственников (родственников) с точки зрения конфиденциальности закрытых и административных материалов и получения от них копий (статья 11 Закона Российской федерации 18 октября 1991 г. Жертвы реабилитации политических репрессий »).

Эти лица делают копии по письменному запросу председателя суда или судьи, рассматривающего дело, в соответствии с их указаниями. Это письменное заявление, утвержденное председателем Суда или судьей, рассматривающим дело, подшивается в дело, которое ведет Суд, и является частью внутренней картотеки. Если подается доверенность, то ее копия также должна быть подана.

Копии материалов дела, изготовленные за счет суда, в том числе копии, изготовленные с помощью технических средств, не заверяются судом.

11.9 Доставка копий документов из действий в судебных архивах лицам, связанным с делом, выполняется по письменному запросу с согласия судьи, который является председателем дела, или президента суда (или одно из его уполномоченных лицо). АнкетДоставка таких копий из юридических архивов другим лицам и организациям должно быть сделано сотрудником юридических архивов после письменного запроса или заявления, основанного на решении, принятом президентом суда или лицом, уполномоченным им, и которому должны быть предоставлены Соответствующее примечание в регистре над копиями, выдержками и документами (Приложение № 34 для этого руководства).

11.10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение или определение), постановление и судебный приказ должны быть заверены подписями судьи. В случае его отсутствия — председателя суда либо другого уполномоченного им лица; секретаря судебного органа с гербовой печатью судопроизводителя: «Судебная власть имеет право устанавливать сроки исполнения решения по делу». При удостоверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита “Подпись”) проставляется штамп «Копия верна» и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и других документов суда осуществляется уполномоченным работником архива судебного. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп “Копия”.

11.11.Если копия документа состоит из нескольких листов, все листы должны быть пронумерованы и сшиты сильной нитью, чьи концы прижаты к задней части последней копии документа или шить с помощью основного продукта;На оборотной стороне последнего листа в местах шитья помещается бумажная наклейка с надписью «Внедрение и запечатанные листы _____, ссылочный номер ______» (Приложение n 30 к этому руководству), указывая на суд, с помощью которого была копия документа изданный.Подпись должна быть предоставлена ​​печатью суда.Марка должна быть размещена таким образом, чтобы частично покрыть лист бумаги, прилипать концы резьбы или скобы.

11.12. Если вышестоящий суд изменил судебное решение, об этом делается отметка на копии судебного документа (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа). На копии судебного акта, выданной регистратором в день его вступления в силу, также делается отметка с указанием, в какое дело подшит оригинал акта и в каком суде рассматривалось дело.

11.13. Копии запрашиваемых судебных документов, копии аудиозаписей судебных заседаний изготавливаются секретарем суда в течение тридцати рабочих дней со дня получения соответствующего заявления.

11.14. Копии судебных решений и процессуальных документов, составленных, но не полученных заявителем, направляются для передачи.

Лицо, получившее копию судебного акта, оформляет расписку. Если копия документа отправляется по почте, необходимо подать копию сопроводительного письма с номером и датой отправления. Отметка об этом также должна быть сделана в списке использования документов.

11.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председателя суда или председателя суда (в отсутствие председателя суда – заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение № 31 к настоящей инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены данным судебным актом.

11.16. неоднократное распространение копий судебных документов (решений, приговоров, постановлений) среди других людей.

11.17. По письменному ходатайству сторон по делу (или их представителей) за счет суда изготавливается копия аудиозаписи судебного разбирательства.

11.17.1 Председатель суда (или назначенное им лицо) делает соответствующую пометку относительно поручения сотрудника архива предоставить копию аудиозаписи судебного заседания. Копия доверенности должна быть подана вместе с заявлением и приобщена к делу.

11.17.2 Для того чтобы сделать копию аудиозаписи, лицо, подающее запрос, должно предоставить суду материальный носитель (USB-носитель, CD-R, DVD и другие носители, технически доступные для данного суда).

11.17.3 Представленный суду материал не должен содержать никакой информации. В целях безопасности представленный суду материал может быть отформатирован уполномоченным сотрудником судебного ведомства, ответственным за снятие и выдачу копии аудиозаписи до начала записи, с предварительным уведомлением лица, подавшего соответствующий запрос.

11.17.4 Запись аудиофайла на один из материальных носителей заявителя должна быть произведена уполномоченным сотрудником администрации суда на локальном компьютере, который не подключен к локальной сети суда и не имеет доступа к Интернету.

11.17.5. Аудиозапись судебного заседания не заверяется как копия.

В случае выдачи копии аудиозаписи слушания, по письменному запросу Секретарю, делается отметка о том, что копия аудиозаписи была сделана и выдана, и выдается расписка лицу, получившему копию аудиозаписи. Этот запрос должен быть приложен к документу и занесен в форму управления документами.

Копия аудиозаписи с заседания суда по почте не отправлена, нераскрытая заявителем.

Электронный носитель информации, на котором была сделана копия, должен быть подшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в обернутом виде (конверт), помечен упаковкой дела, датой и подписан работником, ответственным за работу архива суда.Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от уничтожения и повреждения.

11.18. Участники процесса представляют общие судебные документы (иные материалы) и их надлежащим образом заверенные копии. К ходатайству о выдаче подлинных судебных документов прилагается резолюция председателя суда (заместителя председателя Берматской палаты).

11.18.1 Копия выданного оригинала, заверенная судьей и скрепленная печатью суда, должна быть приобщена к материалам дела.

11.18.2 Когда выпущены сертифицированные копии судебных документов, они должны включать название, фамилию, оттенку и процедурный статус лица, которое сертифицировало документы. Документ должен быть признан в письменной форме с датой подписавшей. Имя и положение лица, которое выпустило документ, должны быть упомянуты. Доверенность должна быть скопирована и подана.

Если оригинал документа отправляется заказным письмом, подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. 11.18.3 Документы, служащие основанием для составления подлинного экземпляра судебного дела, и их заверенные копии.

11.18.4.Процедура и сроки для выдачи оригинальных документов, подтвержденные копии и архивные сертификаты (Приложение № 33 к этой инструкции) определяется президентом суда.

Письменные доказательства, не возвращенные лицам, представившим их до передачи дела в архив суда, возвращаются в том же порядке по требованию этих лиц.

11.19. Дела Суда передаются им в течение трех дней после письменного запроса уставных органов об истребовании дел и по поручению Председателя Суда или его заместителя.

11.20. За возвращением дел в архив суда должен наблюдать работник архива суда, который должен хотя бы один раз доложить об этом председателю.

Если суд отзывает дело, копию сопроводительного письма и решения хранится в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда дело направляется, кому и по какому заявлению, когда и кем возвращается (Приложение 26 к настоящему руководству).

11.21. Сертификат идентификации, изъятый у задержанных лиц, а также другие личные документы хранятся в архиве суда.

Заинтересованные учреждения будут проинформированы по запросу о наличии и содержании вышеупомянутых документов в архиве.

11.22. Выдача подлинных документов и заверенной копии судебных актов недопустима в случаях, когда нарушен порядок ознакомления с материалами дела.

12. Обеспечить сохранность документов

12.1 Чтобы обеспечить сохранение архивных файлов (электронных архивных файлов) и других документов, а также создать необходимые условия труда судебного архива, доступна специально оборудованная комната и соответствует условиям, установленным для хранения документов и Работа архивного персонала.

Архив должен быть закреплен:

Файловое хранилище;

В приемной есть комната для временного хранения документов.

Условия использования документов (раздел «Выпуск документов»);

Рабочие комнаты для сотрудников, занимающихся картотекой, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся документы.

Архив не может находиться не в том подвале или на чердаке.

12.2 Архив должен быть отделен от жилой зоны и не иметь общих вентиляционных каналов, защищен от затопления, отделен от соседей несгораемыми стенами и перекрытиями с огнестойкостью не менее 2 часов и иметь аварийный выход.

Электропроводка должна быть скрытой или проложена в металлическом кабелепроводе. Освещение в архивных помещениях должно быть полугерметичным. Розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлические электрические шкафы (коробки).

12.3 Если помещение архива размещено в уникальном или измененном строении, предпочтение отдается северной ориентации окон.

Материалы, используемые для покрытия стен, потолков и внутренних светильников архива, не должны выделять вредных химических веществ.

12.4 Архивный склад должен иметь естественную или искусственную вентиляцию для обеспечения циркуляции воздуха, стабильных температурно-влажностных условий и отсутствия пыли.

12.5 Помещения для хранения архивов (кроме расположенных в охраняемой зоне) должны быть оборудованы дверями с повышенной технической защитой от кражи (металлические или металлические панели). Окна в архивных помещениях должны быть оборудованы запирающимися решетками.

12.6 В помещениях архива запрещается установка печей и каминов, использование огня, нагревательных приборов и внесение посторонних тел.

12.7. Противопожарный режим в архиве устанавливается органами исполнительной власти Российской Федерации.

Помещение картотеки должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией и иметь расходы и лестницы на случай эвакуации. Пожарная безопасность должна быть гарантирована автоматической системой тушения пожара.

12.8. Сотрудник, ответственный за работу архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности и ознакомиться с правилами пользования пожарным оборудованием. В архиве по противопожарной безопасности инвентарный инструктаж проводится ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

12.9 Записи должны вестись в темноте. Все работы с записями должны проводиться при ограниченном или технологически необходимом уровне освещенности.

В архивных хранилищах допускается естественное освещение с использованием рассеивателей света, защитных фильтров и стеклянных штор. Лампы накаливания, используемые в светильниках искусственного освещения, имеют гладкую поверхность.

12.10. В помещении для хранения архивов устанавливаются следующие температурные и влажностные условия

Для хранения бумажных документов – температура 17 – 19 ° C, относительная влажность 50 – 55%;

Относительная влажность воздуха составляет от 45 до 65%, а температура – от 8 до 18 C для магнитных дисков и накопителей.

Температура и относительная влажность воздуха для документов, хранящихся на оптических дисках, составляют соответственно 10-23 C и 20-50%.

Необходимо установить термометры и гигрометры для контроля температуры и влажности в помещении архива и принять меры для обеспечения нормальной температуры и влажности.

12.11. Для удаления пыли с полок, коробок и мешков в помещении для хранения архивов следует проводить санитарные дни.

12.12. Документы, поступающие в архив, размещаются в архивохранилище на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел и документов.

При размещении дел учитывается расстояние между полками, физическая ситуация и твердость переплета. дела с крепким переплетом или неидентифицированные – вертикально.

Документы не могут храниться в пути, на подоконниках или в любом другом месте, которое не предназначено для хранения бумаги.

12.13.Электронные записи на физически отдельных носителях размещаются отдельно от других записей. Для каждого перевозчика должен быть указан индивидуальный ящик, при этом свободное перемещение перевозчика внутри ящика должно быть исключено.

12.14. Стойки должны быть установлены в комнате без окон и перпендикулярно любым стенам с окнами. Стойки не следует размещать рядом с источниками тепла или стен.

В соответствии со спецификациями, изложенными в инструкции по установке стойки и шкафа:

Расстояние между рядами полок (основной проход) должно составлять не менее 120 см;

75 см – максимальное расстояние между стойками;

Расстояние между внешней стеной здания и полками, параллельными стене, должно составлять не менее 75 см;

Расстояние между стеной и конец полки или мебели (деривация) должно составлять не менее 45 см;

Поэтому на полу и под полом стойки (шкафа) должно быть не менее 15 см.

В архивной комнате есть картотечные шкафы для хранения карт и справочных материалов.

12.15. На полках, шкафах и в помещениях должны быть номера. На каждой полке есть табличка с указанием номера и названия склада, где хранятся документы.

Полки, шкафы и контейнеры пронумерованы в каждой архивной области хранения слева направо от входной двери, а полки пронумерованы шкафом сверху вниз, слева направо.

На коробки наклеены этикетки с указанием: номера коллекции, инвентарного номера и номеров внешних папок коробки.

12.16. Места документов в архиве должны быть отмечены четко обозначенными индексами кроватей.

12.17. Топографические индексы могут быть созданы для поиска конкретных документов в репозитории архива: простыни (приложение № 36 к этой инструкции) и по фондам, если есть много средств.

На топографических указателях отображаются изменения в размещении документов.

12.18.Обязательные условия для сохранения электронных документов следующие

.

Доступность технических и программных инструментов, предназначенных для воспроизведения, копирования, переписывания электронных документов, мониторинга физического и технического состояния;

Обеспечить хранение электронных документов таким образом, чтобы предотвратить потерю, несанкционированное раскрытие, уничтожение или изменение информации.

12.19. Архив должен создать фонд для использования цифровых записей для поиска и справок.

13. Условия и шаги для передачи файлов для хранения

В государственных архивах

13.1 Судебные документы передаются на постоянное хранение государству после истечения 15-летнего срока временного хранения в архиве суда.

13.2.Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для сохранности, при наличии риска утраты (уничтожения) документов и по запросу суда на основании договора с государственным архивом.

С письменного согласия государственной библиотеки сроки хранения в архиве суда могут быть продлены.

13.3 Передача дел постоянного хранения в Государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего Государственного архива по согласованию с судом.

Для описей постоянного срока хранения, разрешенных ЭПК государственного учреждения, документы направляются в государственный архив.

13.4 Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проверяет правильность описания и оформления дел, состояние физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

13.5 В соответствии с порядком, установленным для бумажных документов, электронные документы должны быть представлены в Государственный архив через информационно-телекоммуникационную сеть или на физически отделенных материальных носителях.

13.6 В случае обнаружения ошибок в материалах дела должен быть написан закон. Суд должен принять меры по исправлению ошибок в материалах дела.

E PC Архивного учреждения рассматривает и одобряет отчеты о непоправимом повреждении документа.

13.7. Передача дел в государственный архив проходит поединично. На всех четырех экземплярах описи дел, документов проставляется отметка об их приеме.

Когда документы впервые передаются в государственный архив, историческая ссылка фонда передается.Во время последующих переводов приложение к исторической регистрации будет передано.

13.8 Документы разрабатываются по акту приема-передачи документов на хранение (приложение 23 настоящей инструкции), разрабатываются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Государственном архиве, другой – в суде. Инвазивные с документами, направляются три копии дел, в том числе одна в электронном виде.

13.9 Если в момент передачи обнаруживается несоответствие между итоговой записью в описи дел и документов и фактическим наличием переданных файлов, в опись дел и документов вносится новая итоговая запись с указанием фактического наличия файлов и отсутствующих номеров файлов.

13.1.

13.11.Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.На недостающие документы составляется акт об их утрате.Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при их наличии).

13.12. Государственный архив получает дела из суда.

Приложение n 1

Инструкции о порядке организации производственных процессов

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

В архивах Электронные документы (электронные)

Общая юрисдикция федеральных судов и арбитражных судов

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя суда

Наименование структурного
подразделения суда

Часть номенклатуры

На ____ год < 1 > Начальник структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

< 1 > К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства суда.

Приложение n 2

Инструкции о порядке организации производственных и общественных отношений

комплектования, хранения, учета

И использование документов

Электронные документы можно найти в архивах и других заведениях.

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи
делопроизводства

Виза работника, ответственного
за работу архива

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии суда Протокол экспертно-проверочной
комиссии архивного учреждения

от “__” _____________ N ____ от “__” _____________ N ____ Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в суде Наименование должности начальника
отдела делопроизводства Подпись Расшифровка подписи

Дата

Вся информация передана в архив.

Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 3

Рекомендации по организации общественных работ

Комплектование, хранение и учет

И использование документов

(электронные документы) в архивах

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя суда

Наименование структурного
подразделения суда

ОПИСЬ N _________________
дел _____________________ В данную опись внесено ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N ___________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
начальника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
делопроизводства

Подпись Расшифровка
Подписи

Дата

——————————– < 1 > Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Передал ______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Принял _______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 4

В отношении руководства по организации производственной работы

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Электронные документы в архивах

Федеральный суд общей юрисдикции выступает в качестве представителя федеральных судов.

Формат A4 (210 x 297 мм)

Название суда

Наименование структурного
подразделения суда

ОПИСЬ N _________________
электронных дел
_________________________ В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________________________ по N _________________________________,
объемом ___________________________ Мб.

Наименование должности
начальника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи

Дата

——————————– < 1 > Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Передал ______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Принял _______________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Дата ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел
______________________________

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного
дела < 1 > :

N единиц хранения по описи _________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________ Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Приложение n 5

Инструкции по организации деятельности организации

комплектования, хранения, учета

И использование документов

В архивах, что электронные записи дома

Федеральные суды могут становиться федеральными судами общей юрисдикции.

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N ____________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-проверочной
суда комиссии архивного учреждения
от “__” ____________ N ____ от “__” ____________ N ____

Приложение n 6

Руководство по организации производственных мощностей

комплектования, хранения, учета

И использование документов

Электронная копия документов в архивах

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N ______________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-проверочной
суда комиссии архивного учреждения
от “__” ____________ N ____ от “__” ____________ N ____

Приложение n 7

Инструкция о порядке организации работы

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Электронные документы находятся в архиве.

Федеральный суд общей юрисдикции рассматривает дела о нарушении федерального законодательства

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено _________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N _____________________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
суда
от “__” ____________ N ____

Приложение n 8

Инструкции о том, как создать предприятие, управляемое государством

В приобретении участвует складской и бухгалтерский учет:

Для создания документов

В архивах хранятся электронные документы

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________________________________ по N ________________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом _________________________________ Мб.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-проверочной
суда комиссии архивного учреждения
от “__” ____________ N ____ от “__” ____________ N ____ ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел
постоянного хранения
за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного
дела < 1 > :

N единиц хранения по описи _________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________ Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

< 1 > Составляется на каждое электронное дело.

Приложение n 9

Инструкции о порядке организации производственных отношений

В комплект входит хранение и учет.

На данный момент в РФ не существует документов, которые можно использовать для оформления документации.

(электронные документы) в архивах

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
с N ________________________________ по N ________________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом _________________________________ Мб.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
суда
от “__” ____________ N ____ ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного
дела < 1 > :

N ед. хранения по описи ____________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________ Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

< 1 > Составляется на каждое электронное дело.

Приложение n 10

Инструкция о порядке организации производственных и общественных работ

Настройка, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

(электронные документы) в файлах

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 X 297 мм)

Имя двора

Запись инвентаризации

Начат _____________

Окончен ___________ Всего хранится в архиве _______________________________ описей, из них:
(цифрами и прописью)
постоянного хранения _____________________________________________________,
(цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет) _______________________________________,
(цифрами и прописью)
по личному составу _______________________________________________________,
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в ____ году _________________________________ описей,
(цифрами и прописью)
в том числе выбыло в ____ году ____________________________________ описей.
(цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 11

к Инструкции о порядке организации

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

При подготовке документов должны использоваться следующие документы.

(электронные документы) в архивах

Федеральных судов общей юрисдикции.

Формат A4 (210 x 297 мм)

Лист Пословицы на случай н __________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________ (листа(ов)
с N ___________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
листов внутренней описи ___________________________________________________ Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 12

Подробные инструкции по организации производственных площадок

Какие предприятия имеют складские помещения, бухгалтерию и хранилища комплектов

И использование документов

В архивах есть электронные документы

Федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Внутренняя опись
документов дела N ______
за ____ год Итого _________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 13

Подробные инструкции о том, как организовать производственную работу

комплектования, хранения, учета

И использование документов

(электронные документы) в архивах

Федеральных судов общей юрисдикции нет

Формат A4 (210 x 297 мм)

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование суда)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N ___________ ТОМ N _______________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)

На _____________ листах
Хранить _______________
(срок хранения в годах,
до какого года хранить) ___________ (_______________________)
Подпись Расшифровка подписи

Приложение n 14

Рекомендации по структурированию производственных процессов

Настройка, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Электронная архивистика (электронные документы)

Суды судов общей административной процедуры могут быть созданы и изменены федеральными судами общей юрисдикции.

Формат A4 (210 x 297 мм)

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ________________________________
(название фонда) Итого _______________________________ единиц хранения за ____________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N _________)

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии суда
от “__” ___________ N ______

Документы в количестве ___________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)

На бумажном носителе весом _______________________ кг сданы на уничтожение;
на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________________
___________________________________________________________________________
(способ уничтожения)

Наименование должности
работника суда,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Документы уничтожаются установленным образом.

Наименование должности
работника суда, уполномоченного
осуществлять контроль за утилизацией Подпись Расшифровка подписи

Изменения в бухгалтерских документах внесены.

Работник, ответственный
за работу архива, внесший
изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

< 1 > При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графы 4, 5 не заполняются.

Приложение n 15

Подробные инструкции по созданию производственных предприятий

комплектования, хранения, учета

Для оформления документов используются документы

(электронные документы) в архивах

Федеральных судов общей юрисдикции

Кому представляется ___________________________________
(наименование и адрес получателя)

Кем представляется _________________________________
(наименование и адрес
отчитывающегося архива)
______________________________________________
(форма собственности отчитывающегося архива)

Паспорт архива суда
на “__” ____________ 20__ года 1. Общие сведения 2. Сведения о документах 3. Кадры 4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

“__” ___________ 20__ г.

Председатель суда Подпись

Ф.ИО и телефон исполнителя

< 1 > При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам, делам общего делопроизводства.

Приложение n 16

Указания по организации деятельности организации

Обработка, архивирование и бухгалтерский учет

В какой отрасли вы работаете, и как вы создаете документы?

(электронные документы) в файлах

Федеральные суды общей юрисдикции России: порядок пересмотра дел

Кем представляется ________________________________________________________
(наименование суда)

Учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда
на “__” ____________ 20__ г. 1. Общие сведения 2. Сведения о документах 3. Кадры 4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

“__” _____________ 20__ г.

Председатель суда Расшифровка подписи

Ф.ИО и телефон исполнителя

Приложение n 17

Руководство по структурированию государственного и муниципального управления

Обработка, архивирование и бухгалтерский учет

И использование документов

Архивы содержат электронные документы, которые можно прочитать и использовать для передачи информации.

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A3 (297 x 420 мм)

__________________________________________________
(наименование суда)
__________________________________________________
(название архива суда)

КНИГА
учета поступления и выбытия дел, документов

Том N ______________

Начат ______________

Окончен ____________ Итого в ____ году поступило _________________ единиц хранения, в том числе:
(цифрами и
прописью)
на бумажном носителе ____________________, электронных ___________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и
прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;
выбыло ____________________ ед. хранения, в том числе: на бумажном носителе
(цифрами и прописью)
_____________________________, электронных _______________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

< 1 > В графе указывается вид носителя (БН – документы на бумажном носителе, ЭД – электронные документы).

Приложение n 18

Инструкция о порядке организации работы

Настройка, хранение, бухгалтерский учет

Прием документов и использование документа

(электронные документы) в файлах

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя суда

Список средств

Том N _____________

Начат _____________

Окончен ___________ На 1 января ____ г. в список включены фонды с N ________ по N ________,
из списка исключены фонды с N ___________ по N _______________.
Всего хранится в архиве _______________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
__________________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)

Бесплатные номера:

Выбранные номера (передано):

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 19

Инструкции по организационной и трудовой иерархии

Комплектование, хранение и учет

Как правильно использовать документы

В архивах вы найдете электронные документы (электронные)

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

ЛИСТ ФОНДА N _________

__________________________________________ _____________________________
(Местонахождение фонда (наименование суда, (Дата первого поступления
где хранится фонд) документов фонда) 1. Учет неописанных документов 2. Учет описанных документов

Приложение n 20

Инструкция о порядке организации производственных и других отделений

Комплектование, хранение и учет

Вы должны использовать документы, чтобы получить и использовать их.

(электронные документы) в архивах

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Фонд N ________

Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях __________________________________________________________ В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на
____________________________________________________________________ единиц
(цифрами, прописью)
хранения.

Оценки:

Наименование должности работника

Бухгалтерские записи и отчетность претерпели изменения.

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Приложение n 21

К Организации Производственных Предприятий Инструкция

комплектования, хранения, учета

:

(электронные документы) в архивах

Случаи, связанные с декларацией решения суда как незаконного, рассматриваются федеральным судом с общей юрисдикцией.

Формат A4 (210 x 297 мм)

В ходе ________________________________________________________________
(вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________ Итого обнаружено ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

Изменения в учетные документы будут действовать до 01.07.2016 г.

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

Приложение n 22

К инструкциям организации

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Архивы могут использовать электронные документы для хранения документов

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Фонд N ____________________________________________________________________
(название фонда)
В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с
учета: Итого ______________________________________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения.

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
ед. хранения: _____________________________________________________________
(номера ед. хранения и их групповые заголовки)

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы архива внесены.

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи

< 1 > Если не обнаружены дела постоянного хранения.

23-страничное приложение к этому заказу

Инструкции, касающиеся организации организации

комплектования, хранения, учета

И использование документов

В архивах появились электронные документы

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

___________________________________________________________________________
(основание передачи, к примеру, истечение срока хранения документов)
_____________________________________________________________________ сдал,
(название передаваемого фонда, наименование суда)
а __________________________________________________________________ принял
(наименование организации, принимающей документы)
документы названного фонда и учетно-справочный аппарат к ним: Итого принято _________________________________________________ дел (единиц
(цифрами и прописью)
хранения).

Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Должность
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата

Фонду присвоен N __________________________________________________________

Бухгалтерские документы будут изменены и представлены позднее.

Печатная должность подпись

Дата

Приложение n 24

Инструкции по организации деятельности организации

Покупка, хранение и инвентарь

Как использовать документы

(электронные документы) в архивах

Федеральные суды общей юрисдикции.

Формат A4 (210 x 297 мм)

Фонд N ____________________
(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными: Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения.

Перечисленные единицы хранения подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________

Работник, ответственный
за работу архива Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности
работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

< 1 > Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение n 25

К инструкциям в организации организации

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

Основы оформления документов

(электронные документы) в файлах

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Фонд N ________
Название фонда ____________________________________________________________
Номера описей _____________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________ по _________________________

Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел: _______________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера;
а) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
(количество цифрами
и прописью)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
(количество цифрами
и прописью)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ________________________________________ единиц хранения;
(количество цифрами и прописью)
уменьшился на ________________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ____________________________ единиц хранения.
(количество цифрами
и прописью)
4. Не оказалось в наличии ________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _____________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
из них требующих:
а) дезинфекции _______________________________________ единиц хранения;
(количество цифрами и прописью)
б) дезинсекции _______________________________________ единиц хранения;
(количество цифрами и прописью)
в) реставрации _______________________________________ единиц хранения;
(количество цифрами и прописью)
г) переплета или подшивки ____________________________ единиц хранения;
количество цифрами и
прописью)
д) восстановления затухающих текстов __________________________________
(количество цифрами и прописью)
единиц хранения;
е) неисправимо поврежденных __________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и
прописью)
6. Имеется не включенных в описи _________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и
прописью)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии ______________________________________ единиц хранения.
(количество цифрами и прописью)
8. Характеристика условий хранения
___________________________________________________________________________
(указать основные отрицательные явления в состоянии и условиях
___________________________________________________________________________
их хранения)
___________________________________________________________________________

Был сделан чек:

Наименование
должностей
работников Подписи Расшифровка подписей

Дата

Приложение n 26

Подробные указания по организации производственных процессов

комплектования, хранения, учета

Рекомендуется не скачивать документы, а пользоваться ими в Интернете.

Архивы содержат электронные записи.

Федеральных судов общей юрисдикции

Книга вопросов по кейсам _______

Начата __________

Окончена ________

Форма титульного листа книги выдачи дел Итого в ____ году выдано из хранилища N __________________ единиц хранения.
(цифрами и
прописью)

Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение n 27

К инструкциям организации

Комплектование, хранение и учет

И использование документов

В архивах хранятся электронные документы

Федеральные суды общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя двора

Листы документов

Фонд N ________________ Опись N __________________ Дело N _________________

Заголовок дела _____________________________________________

Приложение n 28

Руководство по организации производственных мощностей

Настройка, хранение, бухгалтерский учет

Как следует использовать документы по порядку?

Электронные документы хранятся в архиве.

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя двора

Прикрепленная карта

Дело ______________________________________________________________________
(N и название)
Опись _____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование:

Приложение n 29

Инструкция о порядке организации общественных работ

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

(электронные документы) в архивах

Федеральный суд общей юрисдикции

Размер 65 х 25 мм

ШТАМП

“Копию подтвердить” для удостоверения соответствия копии суда

Умение обращаться

Приложение n 30

К инструкциям организации

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Электронная форма документов в архивах

Федеральные суды общей юрисдикции

Примеры тегов

В оформление была включена доверительная надпись.

Сертифицированные копии юридических действий

№ 1 Приложение 31 к указанию состава и структуры населения

Инструкции о порядке организации производственных и других общественных организаций

Комплектование, хранение и учет

Как правильно использовать документы?

(электронные документы) в файлах

Федеральные суды общей юрисдикции и арбитражи

Председателю суда
______________________________________
от ___________________________________
_____________________________________,
(Ф.И.О., процессуальное положение,
данные документа, удостоверяющего
личность и полномочия)
проживающего по адресу:
______________________________________
_____________________________________,
номер контактного телефона: __________
______________________________________

Заявление
о выдаче копии судебного акта

1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов __________________________
___________________________________________________________________________
(указание наименование и реквизиты судебного акта)
по делу ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Номер / F.I.O.(Decrypie):

“__” __________ 20__ г.

2. Копию судебного акта получил _______________________________________
(Ф.И.О. и подпись лица, получившего
копию, дата выдачи копии)

3. Выдал ______________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего
судебное дело, дата)

Приложение n 32

Детальные инструкции по организации производственных процессов

Настройка, хранение, бухгалтерский учет

Какие документы мне нужны для оформления?

Где найти электронные документы: электронная архивистика

Федеральные суды общей юрисдикции имеют статус федеральных судов общего права

Председателю суда
______________________________________
от __________________________________,
(Ф.И.О., процессуальное положение,
данные документа, удостоверяющего
личность и полномочия)
проживающего по адресу: ______________
_____________________________________,
номер контактного телефона: __________
______________________________________

Заявление
о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

1. Прошу выдать мне копию(ии) аудиозаписи судебного заседания по делу
___________________________________________________________________________

Подпись / F.I.O.(Деципии):

“__” ___________ 20__ г.

2. Электронная информационная среда покрывается.

3. Копию электронного носителя получил ________________________________
(Ф.И.О. и подпись лица,
получившего копию, дата выдачи
копии)

4. Выдал ______________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего
электронный носитель, дата)

Приложение n 33

Инструкции, касающиеся организации организации

комплектования, хранения, учета

И использование документов

В архивах и в музеях есть электронные документы

Федеральный суд общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Текст

Основание:

Председатель суда
(иное уполномоченного лицо) Подпись Расшифровка подписи

Печать

Фамилия исполнителя
Номер телефона

Приложение n 34

Инструкции о порядке организации производственных предприятий

Конфигурация, хранение, бухгалтерский учет

И использование документов

Электронные документы и документы содержатся в архивах.

Федеральные суды по общей юрисдикции

Название суда

ЖУРНАЛ

Регистрация выданных документов, выписок и копий

Приложение n 35

Инструкции о порядке организации и контроля

комплектования, хранения, учета

И использование документов

(электронные документы) в архивах

Федеральные суды по общей юрисдикции

Формат A6 (148 x 105 мм)

Имя двора

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ < 1 > СТЕЛЛАЖ N ______________ ХРАНИЛИЩЕ N _______________

< 1 > Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.

Приложение n 36

К Инструкции о порядке организации работы

комплектования, хранения, учета

По вопросам использования документов пишите в комментариях

(электронные документы) в архивах

Федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Имя суда

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ < 1 > ФОНД N ________________ ХРАНИЛИЩЕ N ______________

Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

< 1 > Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.