Подшивка документов. Как правильно подшить документы? – О бумаге .нет

. Оформление уголовных, гражданских и административных дел после их рассмотрения судом первой инстанции / КонсультантПлюс

(см. текст в предыдущей редакции)

10.1. После рассмотрения дела либо в случаях отложения разбирательства по нему по распоряжению судьи секретарь судебного заседания отмечает в повестках вызванных в суд лиц время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью и штампом суда.

10.2. После рассмотрения дела судом по первой инстанции секретарь судебного заседания выполняет следующие действия:

а) подшивает в дело в хронологическом порядке документы: постановления; предшествующую судебному заседанию переписку; вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз, об оплате процессуальных издержек и т.п.); все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления; протокол судебного заседания или совершенного вне судебного заседания отдельного процессуального действия, проверенный и подписанный в установленном порядке; приговор или решение (по делу первой инстанции). Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист. Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Документы, представленные лицами, участвующими в деле, возвращаются им по письменному заявлению заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2021 N 60, от 01.03.2021 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи;

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2021 N 60)

б) пронумеровывает листы дела арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, карандашом и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования, каждый из пунктов описи дела должен отвечать признакам и информативности и позволять идентифицировать содержащийся в деле документ;

(пп. “б” в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2021 N 60)

(см. текст в предыдущей редакции)

в) прилагает к делу статистические карточки на осужденных, оправданных, лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры медицинского характера. Статистические карточки составляются и подписываются судьей;

г) выписывает исполнительные документы.

10.3. Если разбирательство уголовного, гражданского или административного дела было отложено на другой день, то вызванным и явившимся в судебное заседание лицам (кроме подсудимых, содержащихся под стражей) вручаются повестки о вызове в суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2021 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

Иным лицам, вызов которых суд (судья) признал необходимым, посылаются судебные повестки о вызове в суд с уведомлением.

10.4. При наличии определения (постановления) о приостановлении производства по гражданскому (уголовному) делу для розыска ответчика (подсудимого) секретарь судебного заседания направляет копию определения (постановления) об объявлении розыска для исполнения в соответствующие органы.

Дело подлежит возврату прокурору, если обвиняемый, содержащийся под стражей, совершил побег (ч. 2 ст. 238 УПК РФ).

10.5. Копии судебных актов оформляются в соответствии с требованиями пункта 16.5 настоящей Инструкции.

(п. 10.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2021 N 89)

(см. текст в предыдущей редакции)

10.6. Копия приговора вручается осужденному, оправданному, его защитнику и обвинителю не позднее пяти суток после провозглашения приговора. В тот же срок копии приговора могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику и их представителям при наличии ходатайства указанных лиц (ст. 312 УПК РФ).

Потерпевший по ходатайству вправе получать копии иных процессуальных документов, затрагивающих его интересы.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2021 N 94)

Копия судебного акта в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи (за исключением копии судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, а также копий иных судебных актов, указанных в части 2 статьи 474.1 УПК РФ), по просьбе либо с согласия участника уголовного судопроизводства (при наличии согласия в письменном заявлении или при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети “Интернет”, может быть направлена по поручению судьи уполномоченным работником аппарата суда посредством размещения на официальном сайте суда в сети “Интернет” в режиме ограниченного доступа с учетом положений пункта 3.1.9 настоящей Инструкции.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Абзацы второй – третий исключены. – Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2021 N 60.

(см. текст в предыдущей редакции)

При наличии согласия участника уголовного судопроизводства направление такой копии судебного акта не позднее истечения срока, установленного УПК РФ для направления копии судебного акта, заменяет направление ее указанному лицу на бумажном носителе, за исключением случаев, когда копия судебного акта в соответствии с требованиями закона (часть 2 статьи 101, статья 312 УПК РФ) должна быть вручена участнику уголовного судопроизводства.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

10.7. Копии приговоров в отношении осужденных, содержащихся под стражей, а также лиц, подлежащих немедленному освобождению из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела, осуждением к мере наказания, не связанной с лишением свободы, освобождением от отбывания наказания, избранием на время до вступления приговора в законную силу иной меры пресечения, чем содержание под стражей, посылаются начальнику места содержания под стражей через начальника конвоя немедленно после рассмотрения дела.

Если обвинительный или оправдательный приговор вынесен в отношении нескольких лиц, то начальнику места содержания под стражей через начальника конвоя должны быть направлены копии судебных постановлений по количеству осужденных или оправданных, которые находились под стражей. В отношении каждого осужденного (оправданного) направляется по две копии приговора (1 копия для вручения осужденному (оправданному), 2 копия для приобщения к его личному делу).

В случае, когда осужденный после провозглашения приговора взят под стражу в зале суда, копия приговора вручается начальнику конвоя под расписку.

10.8. Копия решения суда вручается под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или направляется им не позднее пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда (статья 214 ГПК РФ).

Решение суда по гражданскому делу, выполненное в форме электронного документа, с согласия лиц, участвующих в деле, их представителей направляется им уполномоченным работником аппарата суда посредством его размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в режиме ограниченного доступа не позднее пяти дней после дня его принятия и (или) составления (часть 2 статьи 214 ГПК РФ).

В случае если решение суда выполнено только на бумажном носителе, копия решения суда направляется лицам, участвующим в деле, их представителям не позднее пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда заказным письмом с уведомлением о вручении или по ходатайству указанных лиц копия решения суда вручается им под расписку (статья 214 ГПК РФ).

Копия определения суда по вопросам исправления описок и явных арифметических ошибок, разъяснении решений суда, отсрочке или рассрочке исполнения решения суда, изменении способа и порядка его исполнения, индексации присужденных денежных сумм высылается уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле в течении трех дней со дня его вынесения (статья 203.1 ГПК РФ).

Лицам, участвующим в гражданском деле, но не явившимся в судебное заседание, – гражданам копии определения суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда на бумажном носителе не позднее трех дней со дня вынесения определения суда (статья 227 ГПК РФ).

При наличии ходатайства или с их согласия, выраженного в письменном заявлении либо при подаче документов в электронном виде, копии определения суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда посредством их размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в режиме ограниченного доступа посредством ГАС “Правосудие” с учетом положений пункта 3.1.9 настоящей Инструкции (статья 227 ГПК РФ) и не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе.

Лицам, участвующим в гражданском деле, но не явившимся в судебное заседание, – органам государственной власти, органам местного самоуправления, иным органам и организациям копии определений суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда посредством их размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в режиме ограниченного доступа посредством ГАС “Правосудие” с учетом положений пункта 3.1.9 настоящей Инструкции и не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе. При отсутствии технической возможности в суде указанным лицам копии определения суда высылаются на бумажном носителе не позднее чем через три дня со дня вынесения определения суда (статья 227 ГПК РФ).

Копия заочного решения суда высылается ответчику, истцу, не присутствующему в судебном заседании и просившему суд рассмотреть дело в его отсутствие, заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее трех дней со дня его принятия (статья 236 ГПК РФ).

Копия резолютивной части решения по делу, рассматриваемому в порядке упрощенного производства, высылается уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, не позднее следующего дня после дня его принятия (статья 293 КАС РФ) и размещается на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” посредством ГАС “Правосудие” с учетом положений пункта 3.1.9 настоящей Инструкции (статья 232.4 ГПК РФ).

Копии решения суда по административным делам вручаются под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или высылаются им не позднее чем через три дня после дня принятия решения суда в окончательной форме, если КАС РФ не предусмотрено иное. В случаях и сроки, которые предусмотрены КАС РФ, копии решения суда направляются и другим лицам (статья 182 КАС РФ).

Копии определения суда по административным делам, которое вынесено в виде отдельного судебного акта, направляются уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, а при необходимости и иным лицам не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения, если иные сроки не установлены КАС РФ, или вручаются указанным лицам под расписку. Копия определения суда, выполненная в форме электронного документа, направляется уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, обладающим государственными или иными публичными полномочиями, посредством ее размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в режиме ограниченного доступа (статья 201 КАС РФ) посредством ГАС “Правосудие” с учетом положений пункта 3.1.9 настоящей Инструкции и не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе (статья 201 КАС РФ).

В день вступления в законную силу решения суда, которым удовлетворены заявленные требования по административному делу об оспаривании решений квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации, за исключением решений о приостановлении или прекращении полномочий судей, о приостановлении или прекращении их отставки; решений и действий (бездействия) экзаменационных комиссий субъекта Российской Федерации по приему квалификационного экзамена на должность судьи по основаниям нарушения процедуры проведения квалификационного экзамена и иных решений об отказе в допуске к сдаче квалификационного экзамена на должность судьи, а также об оспаривании действий (бездействия) указанных экзаменационных комиссий, в результате которых кандидат на должность судьи не был допущен к сдаче квалификационного экзамена, или в день обращения данного решения к немедленному исполнению его копии направляются с использованием способов, позволяющих обеспечить скорейшую доставку таких копий, председателям квалификационной коллегии судей, экзаменационной комиссии по приему экзамена на должность судьи, решения, действия (бездействие) которых были оспорены (часть 7 статьи 227 КАС РФ). Судом контролируется поступление данных сведений, и при необходимости направляются соответствующие запросы в орган или соответствующему лицу на предмет исполнения судебного акта, после поступления которых административное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив.

Копии решения суда по административному делу о защите избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации вручаются уполномоченным работником аппарата суда под расписку лицам, участвующим в деле, в том числе лицам, давшим заключение по делу, их представителям, а также представителю избирательной комиссии, организующей выборы, представителю комиссии референдума, организующей референдум, или направляются им с сопроводительным письмом в течение трех дней со дня принятия такого решения в окончательной форме, а в период избирательной кампании, кампании референдума (до дня голосования) незамедлительно после изготовления решения суда с использованием способов, позволяющих обеспечить скорейшую доставку указанных копий. Копия вступившего в законную силу решения суда, которым удовлетворено заявленное требование, или решения, подлежащего немедленному исполнению, незамедлительно направляется руководителю соответствующего органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, председателю избирательной комиссии, комиссии референдума, должностному лицу. Суд также может направить копию вступившего в законную силу решения суда руководителю вышестоящего в порядке подчиненности органа, председателю вышестоящей в порядке подчиненности комиссии, вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу. Если судебный акт содержит требование о необходимости сообщения руководителем соответствующего органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, председателем избирательной комиссии, комиссии референдума, должностным лицом об исполнении решения в суд в течение одного месяца со дня вступления решения суда в законную силу, судом контролируется поступление таких сведений и при необходимости направляются соответствующие запросы в орган или соответствующему лицу на предмет исполнения судебного акта (статья 244 КАС РФ).

Копии решения суда по административному делу о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети “Интернет”, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, направляются уполномоченным работником аппарата суда в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере средств массовой информации, массовых коммуникаций, информационных технологий и связи (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) (часть 3 статьи 265.5 КАС РФ).

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, вероятно, допущена опечатка: имеется в виду ч. 3 ст. 265.10, а не ч. 3 ст. 265.9.

Копии решения суда по административному делу о признании информационных материалов экстремистскими направляются уполномоченным работником аппарата суда в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции в сфере государственной регистрации некоммерческих организаций, общественных объединений и религиозных организаций (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере средств массовой информации, массовых коммуникаций, информационных технологий и связи (Роскомнадзор) (часть 3 статьи 265.9 КАС РФ).

Копии решения суда об оспаривании результатов определения кадастровой стоимости вручаются под расписку лицам, участвующим в деле, и их представителям или направляются им после изготовления решения (статья 249 КАС РФ).

Копия решения суда, заверенная в порядке, установленном пунктом 16.5 настоящей Инструкции, об обращении в собственность Российской Федерации имущества ликвидируемых общественного объединения, религиозной и иных некоммерческих организаций, оставшегося после удовлетворения требований кредиторов, вручается лицам, участвующим в деле, или направляется им не позднее трех дней со дня его изготовления (статья 264 КАС РФ).

Решение суда об удовлетворении административного иска о ликвидации общественного объединения, религиозной и иной некоммерческой организации, о запрете деятельности общественного объединения или религиозной организации, не являющихся юридическими лицами, о прекращении деятельности средств массовой информации по основаниям, предусмотренным федеральным законом, регулирующим отношения в сфере противодействия экстремистской деятельности, подлежит немедленному исполнению в части прекращения деятельности общественного объединения, религиозной и иной некоммерческой организации или в части прекращения поиска, получения, производства и распространения массовой информации средством массовой информации (часть 3 статьи 264 КАС РФ).

Копия вступившего в законную силу судебного решения по делу о признании организации террористической и о ее ликвидации (запрете ее деятельности) или копия вступившего в законную силу приговора по уголовному делу о преступлениях, предусмотренных статьей 205.4 Уголовного кодекса Российской Федерации, в пятидневный срок со дня вступления в законную силу соответствующего судебного решения или возвращения дела из суда апелляционной инстанции направляется судом первой инстанции в федеральный орган исполнительной власти в области обеспечения безопасности. Копии указанных судебных актов должны быть заверены печатью суда и содержать отметку о дате вступления в законную силу.

Копия определения о приостановлении производства по административному делу или об отказе в приостановлении производства по административному делу, о возобновлении производства по административному делу или об отказе в возобновлении производства по административному делу направляются уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения (статья 193 КАС РФ).

В случаях, предусмотренных федеральным законом, копии решения суда после вступления его в законную силу направляются иным лицам на бумажном носителе либо в форме электронного документа (ст. 214 ГПК РФ).

(п. 10.8 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

10.9. После совершения всех действий по оформлению дело передается секретарем судебного заседания или помощником судьи, но не позднее десяти дней после его рассмотрения и вынесения решения в окончательной форме, работнику аппарата суда соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, который проверяет выполнение секретарем судебного заседания или помощником судьи всех действий, предусмотренных настоящей Инструкцией, и заполняет в учетно-статистической карточке необходимые реквизиты.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2021 N 60, от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

10.10. В реестре (журнале) учета передачи дел (материалов) судье (форма N 9), уполномоченный работник аппарата суда отмечает, когда дело было сдано, и заверяет эту отметку своей подписью.

(п. 10.10 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

10.11 – 10.12. Исключены. – Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2021 N 39.

(см. текст в предыдущей редакции)

10.13. В ходе каждого судебного заседания ведется протокол. Протокол судебного заседания изготавливается секретарем судебного заседания или помощником судьи (если его ведение было поручено ему председательствующим судьей), может быть написан от руки, напечатан на машинке либо на компьютере. Также допускается использование стенографирования и иных технических средств. При этом содержание протокола должно соответствовать требованиям статьи 259 УПК РФ, статьи 229 ГПК РФ, статьи 205 КАС РФ. Протокол должен быть изготовлен в течение 3 суток со дня окончания судебного заседания, а протокол отдельного процессуального действия по гражданским делам – не позднее чем на следующий день после дня его совершения, по административным делам – не позднее следующего рабочего дня после дня совершения этого действия.

В ходе каждого судебного заседания первой и апелляционной инстанций по уголовным, гражданским и административным делам, включая предварительное судебное заседание, а также при совершении отдельного процессуального действия ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме (статья 259 УПК РФ, статья 228 ГПК РФ, статья 204 КАС РФ). Использование средств аудиозаписи в закрытом судебном заседании не допускается, за исключением случаев, предусмотренных КАС РФ.

Об использовании технических средств для фиксирования хода судебного заседания в протоколе судебного заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому делу отдельно) приобщаются к материалам дела (протоколу судебного заседания).

При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства по уголовным делам об ознакомлении с протоколом судебного заседания и аудиозаписью судебного заседания должна быть обеспечена в течение 3 суток со дня получения ходатайства. Если протокол судебного заседания в силу объективных обстоятельств изготовлен по истечении 3 суток со дня окончания судебного заседания, то участники судебного разбирательства, подавшие ходатайства, извещаются о дате подписания протокола и времени, когда они могут с ним ознакомиться. Копии протокола и аудиозаписи изготавливаются по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет (статья 259 УПК РФ).

Лица, участвующие в гражданском деле, их представители вправе ознакомиться с протоколом и аудиозаписью судебного заседания или отдельного процессуального действия и в течение пяти дней со дня подписания протокола подать в письменной форме замечания на такие протокол и аудиозапись. При наличии ходатайства в письменной форме лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет могут быть изготовлены копия протокола и (или) копия аудиозаписи судебного заседания (статьи 230, 231 ГПК РФ).

Лица, участвующие в административном деле, их представители в течение трех дней со дня подписания протокола вправе подать в суд замечания в письменной форме на протокол и аудиозапись судебного заседания. На основании ходатайств в письменной форме и за счет лиц, участвующих в деле, их представителей могут быть изготовлены копия протокола, копия записи с носителя информации (статья 207 КАС РФ).

При подаче замечаний на протокол и аудиозапись судебного заседания или отдельного процессуального действия работником аппарата суда соответствующая информация регистрируется в ПС ГАС “Правосудие” и в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции, после чего в тот же день замечания на протокол и аудиозапись судебного заседания или отдельного процессуального действия передаются для рассмотрения судье, председательствующему по делу, подписавшему протокол.

О выдаче копии протокола и аудиозаписи судебного заседания или отдельного процессуального действия на письменном заявлении уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию протокола или аудиозаписи судебного заседания, ставится соответствующая расписка в ее получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе по делу.

(п. 10.13 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

10.13.1. Ознакомление лиц, перечисленных в пункте 16.1 настоящей Инструкции, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, осуществляется в порядке, установленном председателем суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ознакомление лиц, участвующих в деле, с записями, сделанными в ходе аудиопротоколирования закрытого судебного заседания по административным делам, их воспроизведение осуществляются уполномоченным работником аппарата суда в условиях, обеспечивающих невозможность их копирования и передачи другим лицам. Копии соответствующих записей лицам, участвующим в деле, не выдаются.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2021 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Лица, имеющие право на снятие копий за свой счет, в том числе с использованием технических средств, перечислены в п. 12.20 настоящей Инструкции.

Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2021 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

На письменном заявлении (форма N 51.1) судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии – председатель суда (или его заместитель) либо иное уполномоченное им лицо делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Копия аудиозаписи судебного заседания может быть изготовлена на оптическом диске или ином материальном носителе информации уполномоченным работником аппарата суда только после подачи соответствующего заявления и наличии соответствующей отметки лиц, указанных в абзаце пятом настоящего пункта.

Уплата государственной пошлины для изготовления копии аудиозаписи судебного заседания не предусмотрена.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным на то работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном в локальную сеть суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче указанной копии уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.

(п. 10.13.1 введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2021 N 94)

10.14. Размещение сведений о находящихся в суде делах, передача текстов судебных актов для размещения и выгрузка текстов судебных актов, подлежащих размещению в сети “Интернет”, а также исключение их текстов судебных актов персональных данных (деперсонификация) осуществляются уполномоченными председателем (исполняющим обязанности председателя) суда работниками аппарата суда в автоматизированном режиме в соответствии с Федеральным законом от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ “Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации”, Положением о порядке размещения текстов судебных актов на официальных сайтах Верховного Суда Российской Федерации, судов общей юрисдикции и арбитражных судов в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, утвержденным постановлением Президиума Верховного Суда Российской Федерации 27 сентября 2021 г. (далее – Положение).

Решение о неразмещении на официальном сайте суда в сети “Интернет” текстов судебных актов по основаниям, предусмотренным п. 2.3 и 3.1 Положения, принимает судья, рассматривающий дело, а при коллегиальном рассмотрении – судья-докладчик по делу с приведением оснований в соответствующих программных средствах или на оборотной стороне первого экземпляра копии судебного акта с удостоверением подписью судьи.

В случае выявления ошибочно размещенных либо неверно обезличенных текстов судебных актов на официальном сайте суда, председателем суда (иным уполномоченным им лицом) дается указание уполномоченному работнику аппарата суда, ответственному за размещение информации на официальном сайте суда, отменить публикацию ошибочно размещенного текста судебного акта либо произвести повторно деперсонификацию и незамедлительно осуществить выгрузку обезличенного судебного акта на официальном сайте суда.

Первый экземпляр копии судебного акта, содержащий на оборотной стороне основания неразмещения текста судебного акта, удостоверенные подписью судьи, рассматривающего дело, подшивается в соответствующий наряд.

(п. 10.14 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.01.2021 N 1)

(см. текст в предыдущей редакции)

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились <*>.

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет<*>. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации <*>.

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается <*>.

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством<*>. Например, дело «Приказы по личному составу за 2021 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо <*>:

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте <*>.

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила <*>:

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) <*>.

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела <*>:

особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов <*>;

личные;

сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела <*>.

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела <*>.

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела <*>.

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью<*>:

количество пронумерованных листов;

количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак « » <*>;

наличие литерных и пропущенных номеров листов;

номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле <*>.

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело <*>.

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что <*>:

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома <*>.

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года<*>.

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2021 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела<*>:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК <*>.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила<*>:

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковымномером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2021 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» <*>.

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2021лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2021в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2021 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить <*>:

соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

нумерацию листов дела;

наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации <*>;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2021 год см. также в описи N 3/2021 за 2021 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) <*>.

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров <*>.

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
Какой нитью сшивать документы
  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Подшивка документов. Как правильно подшить документы? - О бумаге .нет
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело
Готовим документ
Готовим документ

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются
Прошитые документы заверяются

Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. на нем ставится печать, подпись и дата
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
Правильно прошитый документ
Правильно прошитый документ: тыльная сторона
  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.
Adblock
detector