Оформляем дела на постоянное хранение

Что приобрести в архив

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

  • Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
  • Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки


Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  1. Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).
  2. Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.

  3. Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
  4. Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Подготовить документы для регистрации ООО

Варианты прошивания дипломной работы: твердый и мягкий переплет

Переплет диплома кажется выпускникам не таким уж важным делом, поэтому большинство студентов концентрируются только на содержании. И напрасно, ведь оформление диплома тоже важно при выставлении итоговой оценки. В частности, обращают внимание на переплет диплома и его качество.

В этой статье я расскажу все, что вы должны знать о сшивании и переплете диплома.

Начнем с видов переплета. Их 2:

  1. Твердый.
  2. Мягкий.

Каждый вариант отличается особенностями и имеет разновидности. Как понять, какой переплет выбрать? Ориентируйтесь на требования учебного заведения, учитывайте направление, в рамках которого написана работа, а также пожелания научного руководителя.

Здесь тоже есть два варианта:

  1. Составная обложка. Как можно предположить из названия, такая обложка состоит из нескольких частей: тыльной, лицевой и полоски, которая прикрывает место скрепления листов. Для ее изготовления используются картонные пласты, которые впоследствии оклеиваются каким-либо материалом.
  2. Цельнокроенная обложка. В отличие от предыдущего варианта, здесь только одна составляющая — поэтому она и цельная. Для прикрепления такой обложки к основному блоку используются форзацы.

Обложка предназначена для защиты.

Твердый вариант книжного переплета пользуется большей популярностью, особенно в учебных заведениях, наследующих строгому советскому образованию. Более передовые вузы ценят оба варианта.

В пользу твердого типа говорит его надежность, сдержанность и солидность. Для итоговой выпускной работы — то, что нужно.

В основе твердого переплета лежит технология «лист к листу». Они склеиваются между собой, а потом отправляются под пресс на несколько дней. Под прессом устанавливаются зажимы, утяжелители.

Даже для твердой сшивки необходимо время. Поэтому я рекомендую прошивать дипломную работу заранее. Иначе есть риск, что она развалится прямо в руках членов комиссии или научного руководителя.

Есть несколько материалов, с помощью которых выполняется твердый переплет дипломной работы:

  • картон. Самый распространенный материал;
  • кожзам;
  • балакрон. Материал с бумажной основой, на одной из сторон которого нанесено окрашенное ПВХ покрытие;
  • бумажный винил. Для тех, кто хочет сэкономить. Материал, одна сторона которого имеет поливинилхлоридное покрытие;
  • пластик;
  • декоративные ткани. Это может быть ледерин или коленкор, к примеру (хлопчатобумажные ткани).

На форзаце твердых вариантов переплета обычно есть специальные элементы — уголки, карманчики, конверты и т. п. — для вкладышей, носителей в виде диска, сопроводительных писем и прочих документов и дополнительных материалов.

Перечислю 3 ключевых:

  1. Крепление Металбинд. Выбрав такой вариант, вы получите диплом, при прошивке которого не будет использован клей. На выходе вы получите цельный бумажный блок. Крепление осуществляется с помощью зажима в металлическом канале. Помимо надежности, этот вариант очень удобен: если нужно вставить или достать листы, прошивку можно легко разобрать и собрать заново.
  2. Прошивка с помощью ниток и проклейки. Почти не встречается, потому что при последующих манипуляциях с дипломом листы повреждаются.
  3. Термосклеивание КВС. Расшифровывается как клеевое бесшовное соединение. В процессе прошивки на корешок печатного блока наносят эластичный состав клея. После этого диплом отправляют в переплеточный аппарат для затвердевания клеевого состава. Тоже редкий вариант в силу непрактичности.

Кроме того что все варианты требуют финансовых затрат, так они еще и недоступны для самостоятельного выполнения.

Есть еще жесткий, обрезной и интегральный варианты сшивания.

твердый вариант сшивания диплома

Вариант подходит, когда прошить работу нужно срочно. Как это происходит:

  1. Прошивают и брошюруют посредством картона. Дырки для нитей в стяжке уже есть.
  2. С помощью нитей скрепляется 4 канала — они располагаются по два в ряд снизу и сверху.
  3. Прошивка выглядит следующим образом. Нужно протянуть концы нитей в отверстия посередине и выпустить с оборотной стороны. Чтобы закрепить, нужно снова продеть нити отверстия посередине и окончательно скрепить.
  4. Этот вариант похож на вариант с 3 дырками, о котором я напишу ниже. Но есть отличие: нити заводят под картон. Кажется, будто диплом склеен, а не сшит.

Так сшить можно и самому в домашних условиях.

А вот этот вариант как раз для тех, кто хочет самостоятельно заняться сшиванием диплома. Для этого нужно приобрести в канцелярском отделе специальную папку с уже проделанными для шнурка дырками. Также дырки можно проделать самостоятельно, но это сложнее, так как нужно найти подходящий дырокол.

Вот подробная инструкция для сшивания:

  1. Разместите шнур вдоль внешней стороны вставки, фиксирующей лист.
  2. Проденьте шнур через среднюю дырку в наружном направлении.
  3. Выведите шнур наизнанку сквозь крайнюю дырку.
  4. Пустите шнур наверх сквозь вторую крайнюю дырку.
  5. Вытяните шнур сквозь среднюю дырку и проденьте на изнаночную сторону.
  6. Соедините оба конца и завяжите узлом.

Как проверить, что все сделано правильно? Если узел находится снизу и невиден, то вы справились.

Вот как выглядит схема самостоятельной прошивки

схема самостоятельной прошивки диплома

Вот картинка, как все это выглядит

как выглядит прошивка диплома

Про вариант сходить в специализированный центр я уже писал. Осталось еще несколько вариантов:

  • воспользоваться перфоратором. Главное, просверлить дырки на равном расстоянии друг от друга. Это важно, чтобы потом красиво сшить диплом;
  • использовать обычный дырокол. С его помощью можно сделать все дырки, но с 3-й придется повозиться — здесь важна сверхточность и некоторая изощренность;
  • приобрести шило. Прокалывать шилом сложнее всего, так как вам нужно будет убедиться, что все листы идеально скреплены по всем углам.

Мягкий переплет — идеальный вариант, для тех, кто хочет еще больше сэкономить. Кроме того, рассмотрите этот вариант, если есть необходимость в нескольких копиях работы, помимо одного основного.

Как выглядит мягкий переплет

как выглядит мягкий переплет диплома

Есть не менее 3 вариантов мягкого переплета:

  1. С пружиной (пластиковой). Пружина, которая используется, является очень практичной. Она жесткая и разъемная, благодаря чему листы можно в любое время доставать и вставлять другие. А еще такая прошивка дает возможность разворота на 180 градусов.
  2. На пластиковой спирали (цельной и мягкой). Предназначена для работ, которые не будут в будущем корректироваться. В отличие от предыдущего варианта, после первой прошивки в работу нельзя будет вставить листы или убрать. Но плюсы у этого варианта есть: это разворот на 360 градусов.
  3. На металлической пружине. Она также не позволяет никаких последующих манипуляций с работой. Разворот здесь такой же большой — 360 градусов.

Обычно дипломные работы делают в 3 экземплярах. Один — основной (в твердом переплете), а еще два — дополнительные (в мягком переплете).

Твердый переплет хранится в архиве учебного заведения, поэтому должен быть прочным. В мягком переплете один отдают на кафедру для рецензии, а второй оставляют себе.

В ГОСТах вы не найдете никакой информации относительно прошивки диплома. Ввиду этого может возникнуть легкое сомнение: все ли правильно вы делаете? Не стоит волноваться — сходите на кафедру или зайдите на сайт учебного заведения. Как правило, у каждого вуза свои требования по переплету.

А еще лучше спросить у преподавателя, как правильно и где прошить дипломную работу.

Прошитый диплом — это своеобразная папка в одном из вариантов переплета. Спереди может быть информация, что это за папка. К примеру, «Выпускная квалификационная работа» или «Дипломный проект».

Некоторые варианты представлены с гербом и указанием города выполнения. Уголки могут быть или отсутствовать.

как выглядит прошитый диплом

Прошивать диплом самостоятельно или отдать специалистам — решать только вам.

Готовим документы к оформлению

  • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
  • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526; далее – Правила 2021) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Как прошить и заверить копии?

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  • кадровых;
  • проверочных;
  • архивных;
  • бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

  1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из: 

  • систематизации документов;
  • нумерации;
  • сшивания документации в одну папку;
  • заполнения описи;
  • оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Оформляем дела на хранение

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2021, подлежат следующие дела:

  • постоянного срока хранения;
  • временного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Постоянно – это сколько?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2021 № 558, в ред. от 16.02.2021; далее – Перечень 2021);
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2021; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  • Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2021 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2021.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

  • Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  • Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  • Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
  • Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

  1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
  2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Приказ от 12.01.2021 №1

1

Приказ от 13.01.2021 №2

2

Приказ от 13.01.2021 №3

3

Приказ от 16.01.2021 №4

4

Приказ от 19.01.2021 №5

5

  • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Проект «Астра»

1-10

Проект «Василек»

11-20

Проект «Гладиолус»

21-30

Проект «Колокольчик

31-40

Проект «Мимоза»

41-50

[…]

  • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Переписка с ООО «Астра»

Лист­разделитель

1

Исх. № 53 от 14.01.2021

2–4

Вх. № 243 от 16.01.2021

5–9

Исх. № 105 от 23.01.2021

10

Вх. № 341 от 28.01.2021

11

Переписка с ООО «Василек»

Лист­разделитель

12

Вх. № 14 от 12.01.2021

13–14

Исх. № 18 от 13.01.2021

15

Вх. № 201 от 15.01.2021

16

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты: 

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель; 
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. 

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.
  • Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
  • Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)”, которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.
  • Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.
  • ГОСТ Р 7.0.8-2021 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2021:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

  • общее количество листов;
  • пропущенные номера;
  • литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 2).

Правила 2021 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п.

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2021 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет).

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2021 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

  • о надорванных листах;
  • склеенных листах;
  • брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
  • листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Выводы

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector