Мастер-класс «Папка-раскладушка из картона». Воспитателям детских садов, школьным учителям и педагогам – Маам.ру

Ii. рекомендуемые требования к функциям (задачам) региональных информационных систем при реализации направления и приема через региональные информационные системы, в том числе к порядку перевода и изменения условий договора об образовании по желанию заявителя

При реализации направления и приема через региональные информационные системы рекомендуется использовать следующий порядок:

при создании (поступлении) заявления для направления в региональные информационные системы, в том числе в порядке перевода и изменения условий договора об образовании по желанию заявителя, поданного в орган управления в сфере образования в бумажном виде (личный прием) или в электронном виде (через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций), оно автоматически регистрируется в региональных информационных системах (заявлению присваивается уникальный номер), формируется статус информирования “Заявление поступило”;

в региональных информационных системах проводится проверка информации (данных) заявления для направления на наличие в региональных информационных системах дублированной информации (данных) по данным свидетельства о рождении или документа, удостоверяющего личность ребенка (серия, номер документа и дата рождения); при положительном прохождении проверки формируется статус информирования “Заявление принято к рассмотрению”, при наличии дублированной информации формируется статус информирования “Отказано в предоставлении услуги” с указанием причины отказа;

в региональных информационных системах проводится проверка на достоверность информации (данных), представленной в заявлении для направления, в том числе с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

в случае необходимости подтверждения информации (данных), представленной в заявлении для направления заявителем, формируется статус информирования “Требуется подтверждение данных заявления”;

в случае предоставления заявителем недостоверных данных (информации) в заявлении для направления либо при непредоставлении документов, подтверждающих данные сведения, формируется статус информирования “Отказано в предоставлении услуги” с указанием причины отказа и порядка действий заявителя, необходимых для оказания услуги по постановке на учет детей, нуждающихся в предоставлении места в дошкольные образовательные организации;

при положительном прохождении проверок заявлению для направления присваивается индивидуальный номер с фиксацией даты и времени его присвоения, а также статус информирования “Заявление рассмотрено”;

в случае необходимости (у заявителя) внесения изменений в заявление для направления в региональных информационных системах проводится проверка возможности изменения данных (информации) заявления для направления, в том числе факт нахождения заявления для направления в статусе информирования “Заявление рассмотрено”, отсутствия дублирования заявлений для направления, а также наличия подтверждения достоверности информации;

в случае подтверждения возможности изменения данных в региональных информационных системах формируется статус информирования “Изменения заявления” с указанием перечня изменений, а затем статус “Заявление рассмотрено”, в иных случаях формируется статус информирования “Отказано в изменении заявления”;

при наличии мест для распределения в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно- частном, муниципально-частном партнерстве, в региональных информационных системах производится распределение детей, не получивших места, с желаемой датой приема, указанной в заявлении для направления, не позднее текущей календарной даты при распределении на текущий учебный год или с желаемой датой приема не позднее даты начала следующего учебного года при распределении на новый учебный год в соответствии с порядком, установленным в разделе IV настоящих рекомендуемых требований; по результатам распределения в региональных информационных системах формируется список детей, которым могут быть предоставлены места в дошкольные образовательные организации;

после фиксации в региональных информационных системах реквизитов документа о направлении детей в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, по заявлениям для направления в отношении детей, которым предоставлены места, формируется статус информирования “Направлен в дошкольную образовательную организацию”;

в случае непредоставления места формируется статус информирования “Ожидание направления”, формируются обезличенные списки детей, получивших места в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, соответствующие данным, указанным в заявлении для направления, а также информация о последовательности предоставления мест и основаниях изменения данной последовательности;

в случае получения в региональные информационные системы информации от Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) региональных порталов государственных и муниципальных услуг (функций) о согласии заявителя с предоставленным местом для заявителей, направлявших заявление для направления через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций), в региональных информационных системах формируются перечень информации, необходимой для автоматизированного формирования заявления о приеме на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг (функций), а также статус информирования “Формирование заявления о приеме”;

при создании (получении) заявления о приеме в региональных информационных системах осуществляется регистрация заявления о приеме, формируется статус информирования “Заявление поступило”, а также проводится проверка соответствия данных, содержащихся в заявлении о приеме в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, данным документа для направления в государственные, муниципальные дошкольные образовательные организации, а также иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве;

в случае несовпадения данных, указанных в заявлении о приеме, с данными документа о направлении детей в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Отказано в предоставлении услуги” с указанием причины отказа и порядка действий заявителя, необходимых для оказания услуги по приему в дошкольные образовательные организации;

в случае наличия документа о направлении ребенка в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, соответствующего данным, указанным в заявлении о приеме ребенка в дошкольные образовательные организации, в региональных информационных системах ожидается проверка достоверности данных, указанных в заявлении о приеме, в соответствии с порядком приема детей в дошкольные образовательные организации; в случае необходимости подтверждения данных (информации), указанных в заявлении о приеме, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Требуется подтверждение данных заявления”;

в случае неподтверждения данных (информации) заявления о приеме в срок, установленный учредителем дошкольной образовательной организации, в которую подается заявление о приеме, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Отказано в предоставлении услуги” с указанием причины отказа и порядка действий заявителя, необходимых для оказания услуги по приему в дошкольные образовательные организации;

в случае подтверждения данных (информации), указанных в заявлении о приеме, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Ожидание заключения договора”;

после ввода в региональных информационных системах реквизитов распорядительного акта дошкольных образовательных организаций о приеме ребенка в дошкольные образовательные организации в региональных информационных системах формируется статус информирования “Зачислен”, ребенок снимается с учета детей, нуждающихся в предоставлении места в дошкольных образовательных организациях;

в случае отказа заявителя от предоставленного места в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Заявитель отказался от предоставленного места”;

в случае отсутствия согласия заявителя с предоставленным местом в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, в региональных информационных системах формируется статус информирования “Потребность в получении места не подтверждена”.

Методические рекомендациипо порядку формирования и ведения региональных информационных систем, указанных в части 14 статьи 98 федерального закона “об образовании в российской федерации”, в том числе по порядку предоставления родителям (законным представителям) детей сведений из них

1. Настоящие методические рекомендации разработаны с целью обеспечения единого подхода при формировании и ведении региональных информационных систем, указанных в части 14 статьи 98 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации” (далее соответственно – региональные информационные системы, Закон об образовании), как вновь создаваемых, так и введенных в эксплуатацию ранее.

2. В настоящих методических рекомендациях применяются следующие понятия:

“документ о направлении” – документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме о предоставлении места в государственных или муниципальных образовательных организациях, реализующих образовательные программы дошкольного образования и (или) осуществляющих присмотр и уход за детьми, а также в иных организациях, в том числе у индивидуальных предпринимателей, реализующих образовательные программы дошкольного образования и (или) осуществляющих присмотр и уход за детьми, в рамках заключенных соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве (далее – государственные, муниципальные образовательные организации, а также иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве), утвержденный органом управления в сфере образования;

“дошкольная группа” – помещение в групповой ячейке в организациях (всех форм собственности) и у индивидуальных предпринимателей, реализующих образовательные программы дошкольного образования и (или) осуществляющих присмотр и уход за детьми (далее – дошкольные образовательные организации), предназначенное для проведения игр, занятий и приема пищи;

“желаемая дата приема” – дата, указываемая в заявлении для направления и (или) в заявлении о приеме в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве;

“заявитель” – родитель или иной законный представитель ребенка, направивший в орган местного самоуправления муниципальных районов и городских (муниципальных) округов субъектов Российской Федерации или орган государственной власти гг. Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, осуществляющий управление в сфере образования в части организации предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного образования (далее – орган управления в сфере образования), заявление для направления или направивший в дошкольную образовательную организацию заявление о приеме;

“заявление для направления” – заявление о необходимости получения дошкольного образования и (или) присмотра и ухода в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, в том числе в порядке перевода или изменения условий договора;

“заявление о приеме” – заявление о приеме в дошкольную образовательную организацию, представляемое в дошкольную образовательную организацию;

“контингент воспитанников” – дети, осваивающие образовательные программы дошкольного образования и (или) получающие присмотр и уход в дошкольных образовательных организациях;

“приоритетность” – порядок выбора заявителем в заявлении для направления государственных, муниципальных образовательных организаций, а также иных организаций в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, по степени предпочтения для приема;

“распределение детей” – автоматизированная последовательность действий в региональных информационных системах, которая соотносит данные заявлений для направления с данными о наличии мест для распределения в дошкольных группах государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве;

“регистрация заявления для направления и (или) приема” – процесс присвоения индивидуального номера заявлению для направления и (или) заявлению о приеме соответственно в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, при создании (поступлении) их в региональные информационные системы с фиксацией даты и времени присвоения индивидуального номера.

3. Целью создания региональных информационных систем являются организация предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного образования, присмотра и ухода за детьми и обеспечение предоставления информации родителям (законным представителям) детей о последовательности предоставления мест в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, и об основаниях изменений последовательности предоставления мест в таких организациях.

4. Региональные информационные системы предназначены для решения задач по обеспечению:

а) постановки на учет нуждающихся в получении дошкольного образования и (или) присмотра и ухода в целях направления детей в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве;

б) направления детей для приема в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве;

в) приема детей в дошкольные образовательные организации;

г) перевода обучающихся из одной дошкольной образовательной организации в другую дошкольную образовательную организацию;

д) сбора, хранения и использования информации о выборе родителем (законным представителем) формы получения образования, дошкольной образовательной организации;

е) осуществления мониторинга в системе образования на уровне субъектов Российской Федерации в части организации предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного образования, а также присмотра и ухода за детьми;

ж) предоставления информации родителям (законным представителям) детей о результатах рассмотрения заявления для направления в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве, о последовательности предоставления таких мест, об основаниях изменения указанной последовательности для каждого ребенка, о результатах направления и приема детей в указанные образовательные организации;

з) осуществления функций и полномочий органов управления в сфере образования, включая контроль исполнения обязательств в рамках заключенных соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве.

5. При создании и эксплуатации региональных информационных систем предлагается учитывать рекомендуемые требования к функциям (задачам) региональных информационных систем согласно приложению N 1, а также требования законодательства Российской Федерации, в том числе к предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

6. Региональные информационные системы обеспечивают возможность формирования в автоматизированном режиме информации о предоставлении мест детям в государственных, муниципальных образовательных организациях, а также в иных организациях в рамках соглашений о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве.

7. Операторы, поставщики и пользователи региональных информационных систем определяются в соответствии с частями 25, 26, 28 статьи 98 Закона об образовании с учетом пунктов 10, 11 настоящих методических рекомендаций.

8. В региональных информационных системах предлагается формировать информацию по рекомендуемому перечню согласно приложению N 2 в соответствии с частью 19 статьи 98 Закона об образовании, в том числе для предоставления в федеральную информационную систему в соответствии с порядком взаимодействия региональных информационных систем с федеральной информационной системой, утверждаемым в соответствии с частью 18 статьи 98 Закона об образовании.

9. Обладателем информации, содержащейся в региональных информационных системах, является субъект Российской Федерации. В качестве представителя обладателя информации, содержащейся в региональных информационных системах, целесообразно определить орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющий государственное управление в сфере образования.

10. Целесообразно определить органы управления в сфере образования поставщиками видов информации, указанных в пунктах 1, 5 части 19 статьи 98 Закона об образовании, а также в пункте 3 части 19 статьи 98 Закона об образовании в части информации о результатах рассмотрения заявлений для направления, о последовательности предоставления мест, об основаниях изменения указанной последовательности для каждого ребенка, о результатах направления детей в государственные, муниципальные образовательные организации, а также в иные организации в рамках соглашений, в том числе о государственно-частном, муниципально-частном партнерстве.

11. Дошкольные образовательные организации целесообразно определить поставщиками видов информации, указанных в пунктах 2, 4 части 19 статьи 98 Закона об образовании, а также в пункте 3 части 19 статьи 98 Закона об образовании в части информации о результатах рассмотрения заявлений о приеме и результатах приема детей в дошкольные образовательные организации.

12. Пользователям рекомендуется использовать функционал региональных информационных систем и сведения, содержащиеся в региональных информационных системах, в целях и в объеме, которые необходимы для реализации их полномочий в установленной сфере деятельности.

13. Функционирование региональных информационных систем осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и обеспечения информационной безопасности. Защита информации обеспечивается в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах.

Доступ к региональным информационным системам рекомендуется осуществлять с использованием средств идентификации и парольной аутентификации в соответствии с требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах.

14. Оператору региональной информационной системы рекомендуется обеспечивать:

а) эксплуатацию и развитие региональной информационной системы;

б) осуществление закупок товаров, работ, услуг для обеспечения эксплуатации и развития региональной информационной системы;

в) бесперебойное функционирование региональной информационной системы;

г) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к ней;

д) взаимодействие с федеральной информационной системой доступности дошкольного образования, используемой в целях сбора сведений о доступности дошкольного образования, присмотре и уходе за детьми (далее – федеральная информационная система);

е) взаимодействие с федеральной государственной информационной системой “Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)” (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и (или) с государственными информационными системами субъектов Российской Федерации, обеспечивающими предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций);

ж) журналирование в региональной информационной системе изменений информации, указанной в приложении N 2 к настоящим методическим рекомендациям;

з) предоставление информационной и методической поддержки пользователям и поставщикам региональной информационной системы по вопросам функциональных возможностей региональной информационной системы, в том числе по их взаимодействию с иными информационными системами;

и) возможность сбора, хранения, обработки, предоставления информации, указанной в приложении N 2 к настоящим методическим рекомендациям, в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и обеспечения информационной безопасности;

к) разграничение прав доступа к информации поставщиков и пользователей;

л) защиту информации, указанной в приложении N 2 к настоящим методическим рекомендациям, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и обеспечения информационной безопасности;

м) конфиденциальность и безопасность персональных данных в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

н) синхронизацию данных в режиме реального времени при использовании в региональной информационной системе нескольких программных продуктов и баз данных.

15. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации рекомендуется в порядках формирования и ведения региональных информационных систем учесть положения об ответственности поставщиков за полноту, достоверность и актуальность предоставляемой информации, а также установить, что пользователи, виновные в нарушении требований в области обработки и защиты персональных данных, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1к методическим рекомендациям по порядкуформирования и ведения региональныхинформационных систем, указанныхв части 14 статьи 98 Федерального закона”Об образовании в Российской Федерации”,в том числе по порядку предоставленияродителям (законным представителям)детей сведений из них

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2021г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).

Срок хранения 75 лет.

№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.

Срок хранения 75 лет.

№Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.

Срок хранения 3 года.

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.

Срок хранения 75 лет.

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.

Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.

Срок хранения 75 лет.

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).

Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 –

не составляются

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.

Срок хранения 5 лет.

№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.

Срок хранения 75 лет.

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

о заработной плате,
премировании,
коэффициенте трудового участия,
и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.

Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

Срок хранения – постоянно.

Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и

уголовной

ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

в публичном выступлении,
публично демонстрирующемся произведении,
в средствах массовой информации,

наказываются:

штрафом в размере до 200 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
либо обязательными работами на срок до 360 часов,
либо исправительными работами на срок до 1 года,
либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
либо арестом на срок до 4 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
либо арестом на срок до 6 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Простая письменная форма: как все сделать правильно

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

приказы (как общие, так и личные);
штатное расписание;
отчеты (например, авансовый отчет);
счет-фактуры;
акты выполненных работ;
кассовая книга;
ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2021 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

документы необходимо скрепить в 3 дырки;
расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

В крайний прокол с тыльной стороны

С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

Остается завязать нитку узлом

Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Договор купли-продажи, состоящий более чем из одного листа, обязательно должен быть прошит. Технические работы по составлению и прошивке договора может осуществлять любая сторона договора, это зависит от Ваших договоренностей, а вот поставить печати и расписаться на обратной стороне договора (на прошивке) должны обязательно обе стороны.