Конверты. Сложно о простом

Ii. общие требования к оформлению документов для почтового отправления консультантплюс

3. Окно на конверте представляет собой вырез прямоугольной формы в лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя.

4. Конверты с окном имеют следующие размеры: 110 мм x 220 мм (DL/O) и 162 мм x 229 мм (C5/O) (рис. 1).

5. Документы, направляемые налоговым органом, подлежащие массовой печати, направляются только с использованием конвертов формата C5/O.

6. Документы, направляемые налоговым органом и не подлежащие массовой печати, направляются как с использованием конвертов формата C5/O, так и в конвертах формата DL/O.

Рис. 1 Оформление лицевой стороны конвертов

с окном для внутренних отправлений

7. Подготовка документов, подлежащих массовой печати, направляемых почтовым отправлением, должна производиться с соблюдением следующих параметров:

а) формат бумаги, используемый для печати – A4;

б) адресное окно располагается на расстоянии от 15 мм до 30 мм от правого края и от 15 мм до 30 мм от нижнего края конверта;

в) текст исполнен шрифтом (Times New Roman или Verdana), высотой не менее 5 пунктов, но не более 14 пунктов;

г) документ не требует простановки печати и личной подписи отправителя;

д) для колонок таблиц не используются заголовки, превышающие содержимое в четыре раза (допускается использовать сокращения с расшифровкой под и (или) над таблицей);

е) направляемый организации или физическому лицу документ может содержать несколько листов;

ж) на первой странице формы документа должно быть выделено место для размещения данных адресного окна. Размещение адресного окна на листе и его размеры должны соответствовать требованиям государственного стандарта “Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля”, утвержденному Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, и соответствовать требованиям, указанным в приложении N 2 к настоящему Стандарту;

з) технологическая зона размещается по правому или левому краю листа. Она содержит конвертовальные метки и иную служебную техническую информацию. Технологическая зона едина для всех листов одного отправления;

и) размещение реквизитов содержательной части может смещаться вправо или влево относительно адресного окна в зависимости от размещения технологической зоны.

8. Документы, направляемые налоговым органом почтовым отправлением, не подлежащие массовой печати, подготавливаются в соответствии с разработанным шаблоном печати и отвечают следующим требованиям для отправки в конвертах формата DL/O:

а) на документе присутствует личная подпись должностного лица и оттиск печати налогового органа (при необходимости);

б) на первой странице печатной формы документа имеется место для размещения адресного окна. Адресное окно представляет собой прямоугольник размером 95 мм x 50 мм с расстоянием от верхнего края листа 5 мм, от правого края листа 100 мм в книжной ориентации;

в) форма документа располагается в прямоугольнике размером 240 мм x 180 мм, который размещается на листе с отступом 55 мм от верхнего края, 15 мм от левого края и 10 мм от правого края;

г) на свободном пространстве листа при разработке шаблона выделяются прямоугольные области, в которых размещается текст соответствующего реквизита документа.

9. В документах, направляемых налоговым органом почтовым отправлением в конвертах формата C5/O, не подлежащие массовой печати, адресное окно располагается на оборотной стороне последнего листа документа. При осуществлении печати документа, состоящего из нескольких листов, печать адресного окна располагается на оборотной стороне последнего листа документа. Адресное окно должно представлять собой прямоугольник размером 95 мм x 55 мм с на расстоянии 85 мм от верхнего края листа и 100 мм от левого края листа в книжной ориентации.

10. При наличии принтера, позволяющего осуществлять печать на оборотной стороне документа, для определения места расположения адресного окна применяются требования, описанные в пунктах 42 и 43 настоящего Стандарта. При этом, при осуществлении печати одностраничного документа, не подлежащего массовой печати, в отношении расположения адресного окна применяются правила, указанные в пункте 43 настоящего Стандарта.

2.2. Требования к упаковке и опечатыванию письменной корреспонденции КонсультантПлюс

4.2.2.1. Упаковка писем, бандеролей и секограмм должна соответствовать характеру вложения, условиям пересылки, исключать возможность повреждения вложения при обработке и пересылке, доступа к нему без нарушения оболочки, порчи других отправлений и причинения какого-либо вреда имуществу и работникам почтовой связи, отвечать требованиям нормативных документов Предприятия.

4.2.2.2. Письма и бандероли принимаются к пересылке в типовых почтовых конвертах, полиэтиленовых пакетах и конвертах <7>, изготовленных в соответствии с ГОСТ Р 51506-99 “Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля”, ГОСТ 12302-2022 “Межгосударственный стандарт. Пакеты из полимерных пленок и комбинированных материалов. Общие технические условия” соответственно, Техническими требованиями к конвертам немаркированным для отправлений “Отправление 1-го класса”, Техническими условиями ТУ 45-0001-01-03. Конверты почтовые.

——————————–

<7> Маркированные полиэтиленовые конверты используются для пересылки бандеролей с массами до 0,5 кг, 1 кг и 2 кг соответственно.

При пересылке письменного сообщения может использоваться способ упаковки в виде мейлера, изготовленного в соответствии с Техническими требованиями к упаковке внутреннего письма в виде мейлера.

Для пересылки письменной корреспонденции могут быть использованы конверты отправителя при условии соблюдения требований п.п. 4.1.1, 4.1.2, 6.1.1, 6.2.16.2.3, 6.2.56.2.6, 6.2.8 ГОСТ Р 51506-99.

Бандероли заказные и с объявленной ценностью, не превышающей 3 000 рублей, могут пересылаться в бумажной упаковке, соответствующей Техническим требованиям к бумаге крафт. Бандероли, пересылаемые в бумажной упаковке, должны иметь с двух сторон (адресной и противоположной) прокладки из плотного картона.

Бандероли с объявленной ценностью, превышающей 3 000 рублей, должны приниматься в гофрокартонных или картонных коробках, почтовых полиэтиленовых пакетах, картонных конвертах.

Для пересылки бандеролей может быть использована упаковка в виде тубуса, изготовленная в соответствии с Техническими требованиями к упаковке в виде тубуса.

4.2.2.3. Секограммы могут пересылаться в бумажной упаковке по аналогии с бандеролями, иной упаковке отправителя (в гофрокартонных, картонных коробках), обеспечивающих отсутствие доступа к вложению.

4.2.2.4. Письма и бандероли с объявленной ценностью подлежат опечатыванию матовой клейкой лентой (скотч) с наименованием филиала/наименованием (логотипом) Корпоративного клиента в соответствии с п. 4.2.4 настоящего Порядка.

История и области применения

Традиции опечатывания важных грузов, документов и ценностей развивались вместе с историей становления государственности как таковой. Если говорить о России, то необходимость оберегать вещи и информацию от лишних рук и глаз стала постоянной после XVIII века. Тогда были сформированы первые княжества и основаны главные торговые пути в Византию.

Учет дипломатической корреспонденции почти сразу стал важнейшей частью политической безопасности всех стран, дав начало юридической науке. А желание сохранить иллюстрации живого хода истории породили музейное и архивное дело. Во всех этих сферах жизненно необходимо использование оригинальных документов.

#LINKS#

Государственные, исторические и коммерческие бумаги продолжают оставаться объектами усиленной охраны и сегодня. Но технологии шагнули вперед. Журнал или документ можно не только опечатать, но и сохранить в электронном виде как один или несколько файлов. Виртуальный способ хранения информации, впрочем, тоже требует защиты.


Сегодня дополнительная защита от несанкционированного доступа применяется в следующих случаях:

  • для транспортировки документов;
  • при хранении рукописей и бумаг в архивах;
  • в ведении журналов учета на предприятиях.

Далее кратко опишем основные способы контроля доступа для упомянутых объектов.

Как опечатать документы

При транспортировке на дальние расстояния важных бумаг их рекомендовано упаковывать специальным способом. Опечатать пакет с документами можно как с прошивкой, так и без нее.

  1. С прошивкой. Один или несколько листов вкладывают в конверт, предварительно обложив по краям чистыми листами бумаги. Затем делают прошивку. Для этого используют крепкую нить, иголку, для толстых пачек бумаги — шило. Необходимо сделать два стежка в форме креста, прокалывая при прошивании и конверт, и документы, находящиеся внутри. Концы нити (3–4 см) должны остаться на тыльной стороне бумажного чехла. Их завязывают простым узлом, сверху наклеивают кусочек бумаги с гербовой печатью, реквизитами и датой совершения процедуры.
  2. Без прошивки. Современные технологии позволяют обеспечить сохранность объекта с помощью сейф-пакетов и пломб-наклеек. Они снабжены термоиндикаторной лентой, которая фиксирует все незаконные вскрытия пакета. При попытке отклеить индикаторный слой на нем появляется нестираемая надпись «вскрыто».

Как опечатать журнал

В организации учетной, регистрационной работы на предприятиях и в компаниях используют стандартные журналы. Их оформление для хранения ведется строго по алгоритму: нумерация — шнуровка — опечатывание.


Важные нюансы:

  • прошиванию подлежат все листы учетной книги за исключением обложки (схема действий идентична работе с документами в конвертах, только нить берется гораздо длиннее);
  • все страницы должны быть пронумерованы;
  • обязательно указывать дату совершения процедуры, реквизиты компании и подпись делопроизводителя.

Как опечатать журнал, должен знать любой квалифицированный менеджер по кадрам — информация об этом входит в стандартные курсы обучения в вузах.

Требования к конструкции конвертов

К конструкции конвертов предъявляются следующие технические требования:

• зазоры в нижних углах конвертов размером 114×162 или 110×220 мм не должны превышать 1,5 мм, размером 162×229, 229×324 или 250×353 мм — 2 мм;

• конструкция конвертов должна быть такой, чтобы места склейки находились только на оборотной стороне конвертов;

• ширина клеевого слоя в местах соединения сопрягаемых поверхностей конвертов (в том числе на крае клапана) должна быть не менее 7 мм для конвертов размером 114×162 и 110×220 мм, не менее 10 мм для конвертов размером 162×229 мм и не менее 15 мм для конвертов размером 229×324 и 250×353 мм;

• клеевая полоса на крае клапана не должна отступать от кромки, вдоль которой она нанесена, более чем на 1,5мм. Для конвертов с самоклеящимся клапаном полоса клеевого состава не должна отступать от кромки клапана более чем на 3мм;

• конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрывающем клапане с вложением при закрытом конверте;

• конверты размером229×324 мм могут не иметь клеевого слоя на закрывающем клапане;

• обрез свободных кромок конвертов должен быть ровным и без заусенцев;

• максимально допустимое отклонение краев конверта от прямолинейности в продольном и поперечном направлениях для конвертов размером 114×162 или 110×220 мм — 1 мм; для конвертов размером 162×229, 229×324 или 250×353 мм — 2 мм;

• окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации. Защитная пленка должна быть закреплена по всему периметру окна и не должна иметь задирающихся краев, затрудняющих вложение в конверт письменного сообщения.

Требования к материалам

Для изготовления конвертов должна применяться бумага с непрозрачностью в видимом диапазоне светового излучения не менее 85%. Допускается применение запечатанной бумаги, обеспечивающей заданную величину непрозрачности.

Конверты размером 114×162 и 110×220 мм должны изготавливаться с применением офсетной бумаги № 1 и 2 марки А массой 70­80 г/м2 (ГОСТ 9094) или этикеточной бумаги марки А массой 70­80 г/м2 (ГОСТ 7625). Допускается использовать бумагу других сортов массой 70­120 г/м2, имеющую показатели гладкости, белизны и сорности не ниже указанных.

Для изготовления конвертов размером 162×229, 229×324 или 250×353 мм должна применяться обложечная белая бумага и цветная однотонная бумага светлых тонов массой 80­140 г/м2 (ГОСТ 20283) или оберточная бумага массой 80­120 г/м2 (ГОСТ 8273).

Конверты могут изготавливаться и из бумагоподобных материалов, имеющих характеристики не хуже указанных и обладающих высокими потребительскими свойствами. Для закрытия окон в конвертах с окнами должна использоваться прозрачная пленка типа Norflex толщиной 25­35мкм с оптической плотностью в видимом диапазоне светового излучения не более 0,2.

Склейка конвертов, за исключением закрывающего клапана, выполняется клеем ПВА (ГОСТ 18992). Допускается использование клеев других видов, обеспечивающих не меньшую прочность склейки конверта, чем ПВА.

Для приклеивания закрывающего клапана должен применяться клей из декстрина (ГОСТ 6034). Допускается использование клеев других видов, аналогичных по свойствам (включая гигиенические) декстриновому. Также допускается применение самоклеящихся составов с защитой их съемным покрытием.

Упаковка и маркировка

Конверты одной разновидности укладываются по 50, 100 или 200 штук в стопы, которые скрепляют бумажной лентой шириной от 40 до 50 мм, образуя пачки. Каждая пачка должна быть упакована в оберточную бумагу по ГОСТ 8273 с картонной прокладкой сверху и снизу по формату пачки и обвязана шпагатом по ГОСТ 17308 или клеевой лентой по ГОСТ 18251.

Допускается применение других способов и средств упаковки, обеспечивающих сохранность и предупреждающих деформацию конвертов во время транспортирования и хранения.

На каждую упакованную пачку конвертов наносят маркировку с указанием следующих данных:

• наименование (товарный знак) изготовителя;

• условное обозначение конверта;

• название сюжета (при необходимости);

• количество конвертов в пачке;

• номер заказа;

• месяц и год выпуска;

• манипуляционный знак «Беречь от влаги» по ГОСТ 14192 и предупреждающая надпись «Не бросать».

* * *

Можно, конечно, и не придерживаться описанных здесь правил, но тогда будьте готовы к тому, что почта может завернуть назад ваши красивые креативно­черные конверты с рекламой на всю лицевую сторону…

КомпьюАрт 2’2007

Adblock
detector