Как заверить копии документов правильно –

Как заверить документ штампом «копия верна»

Для этого используется специальный штамп, с помощью которого заверяется документ. Штамп ставится на свободное место под текстом и подписью. Факсом можно подписывать договор, если стороны это отдельно согласовали.

Как заверить копии документов правильно

В настоящее время порядок заверения копий документов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2022 В отношении организационной и кадровой документации (например, трудовых книжек), приказов о приеме на работу или увольнении.

ГОСТ предусматривает два варианта маркировки копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, будет ли копия использоваться внутренними или внешними пользователями (ГОСТ Р 7.0.97-2022, пункт 5.26).

Для внутреннего пользования: на копии, например, для руководителей отделов, достаточно написать “подлинный”, указать место, кто предоставляет, подписать с расшифровкой и датой заверения.

Для внешних пользователей: копии для других организаций, таких как банк или паспортно-визовый центр, должны также содержать указание на местонахождение оригинала, с которого была сделана копия, номер файла и год. Пожалуйста, подтвердите это своей подписью, печатью или печатью организации.

Вам необходимо заверить копию электронного документа.

Внимание! Рекомендация от экспертов “КонсультантПлюс”:
Так, электронные документы выдаются из архивохранилищ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется…(подробнее смотрите в К ).

Важно: Налоговые документы проверяются в соответствии с другими нормативными актами. Их установкой занимается Федеральная налоговая служба.

Читайте здесь, как оформить расширенную платежную ведомость для работника.

Как заверить электронный документ

Способ зависит от адресата и нормативной базы. Например, форма в налоговую электронным способом передается по установленному приказами ФНС порядку и заверяется усиленной квалифицированной подписью. Простая электронная подпись и усиленный неквалифицированной код. Эти подписи изготавливаются специализированными организациями.

Какими нпа руководствоваться

Не существует единого законодательного акта, регулирующего процесс копирования. ГОСТ Р 7.0.97-2022, вступивший в силу с 01.07.2022, носит рекомендательный характер.

Разработка правил копирования и заверения фотокопий должна зависеть от судебной практики, разъяснений государственных органов и

Если ГОСТы становятся обязательными для организации, она может утвердить в своей учетной политике положения, касающиеся документооборота. При разговоре с представителями государственных органов, проведении проверок и т.д. важно учитывать их обоснования.

В письмах Министерства финансов содержатся конкретные инструкции по изготовлению копий документации: ограничить количество листов до 150, нумеровать страницы последовательно арабскими цифрами.

Когда понадобится

В каких случаях требуется копирование

Во внутреннем документообороте могут использоваться требования, утвержденные в локальных нормативно-правовых актах. Руководствуйтесь действующим законодательством и судебной практикой при заверении копий, направляемых в сторонние организации или государственные органы для выполнения ими своих обязанностей.

Судебная практика считает, что надлежащим образом заверенная копия – это ксерокопия, заверенная нотариально или организацией, ИП с печатью.

Кто вправе заверять

В соответствии с вышеуказанными правилами, аттестацию может проводить только руководитель или уполномоченный сотрудник организации. Эти полномочия обычно прописаны в должностной инструкции или в штатном расписании юриста.

Можно ли заверить документ надписью от руки

В законодательных актах нет запрета на использование ручной записи на копиях. Это самый распространенный сертификат. Штампы и печати используются для обширной документации для удобства.

Образец

Надпись, сделанная от руки, выглядит следующим образом

Шаблон:

Копия верна,

Оригинал находится в (вставьте название организации).

_________ ______________ ______________

(должность) (расшифровка подписи) (фамилия и инициалы лица, обеспечившего безопасность документа)

М. П.

(дата)

Правила заверения документов

Документы, представленные по завершении контракта, возвращаются Centreinform JSC.

Копии документов, которые предоставляет клиент-юридическое лицо, могут быть заверены клиент-юридическим лицом:

Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом – юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием
наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом – юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица.
Клиентом – юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.
  данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя
юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Копии предоставляются и скрепляются печатью каждого предпринимателя.

Почему необходима печать отдельного предпринимателя?

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не
действительной.

Оригиналы и нотариальные копии предлагаются, если индивидуальный предприниматель работает без печати или у него нет нотариальной копии.

Только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
личная подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и
заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Процедура заверения в организации

Он состоит из следующих этапов:

Путем снятия фотокопии;
Путем проставления штампа “Верно копия” (на практике часто используется “Верно копия”) или путем написания этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или печать не должны перекрывать текст);
Надпись включает в себя должность, инициалы, дату и подпись работника;
С 2022 года рекомендуется указывать, где хранится оригинал;
Надпись или оттиск скрепляется печатью с названием организации;
Если листов несколько, надпись размещается на каждом листе или в шве.

Это позволяет вам создать штамп для конкретного сотрудника, определяющего позицию, фамилию и инициалы.