Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Как сшивать документы правильно?

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть?

А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило».

Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

А при регистрации ООО документы, регламентирующие на сегодняшний день прошивку документов, это «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей от 26.02.

Ну и так далее, но большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет.

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д.

Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без их сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью.

И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью, то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам известной компании СКБ Контур.

Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами!

Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации целый месяц работы можно пользоваться сервисом.

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций.

Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

  • несколько листов формата А4;
  • бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы.

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Чтобы разобраться в том, как правильно сшивать документы, можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере — для документа из нескольких листов формата А4:

Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу.

Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:

  • документ (ы);
  • печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет);
  • нитки (суровые);
  • иголку;
  • дырокол;
  • канцелярский клей;
  • бумагу для наклейки размером примерно 4*6 см.

Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Итак, разбёремся со всем по порядку.

Подготовка документов к архивированию

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю.

По истечении установленного нами времени, например, пол-года или год, мы делаем следующее:

  • Берем обычные картонные папки, вырываем железки (т.к. они обычно плохо приклеены, и не выдерживают 5 лет), на их месте делаем дырки и эти железки продеваем уже снаружи ( а можно и проволоку или продеваем веревочки).
  • Просто перекладываем уже подготовленную пачку документов в те же дырочки, кладу реестр, а сверху на картонную папку наклеиваю уже давно отпечатанное название, хранившееся в торце арочного сшивателя…а можно и просто написать.
  • Этот процесс занимает ровно 5 мин.!!! Это точно знаю, сама много лет так делаю.

Здесь важно неск. замечаний:

  • документы желательно сразу складывать в хронологическом порядке, сверху 1-е число, снизу последнее. В этом случае перекладывать можно сразу всю пачку одним движением;
  • документы желательно подготавливать с разбивкой не более 4 см;
  • папки желательно подписывать так: -сверху, -в верхнем правом углу, -и с торца;
  • веревочку можно оставлять подлиньше и даже завязать на бантик: даже если заклеить концы, то можно в случае
  • необходимости отксерить — просто ослабить (развязать) веревочку без расшивания всего дела.

Далее все переложенные, пронумерованные дела (картонные папки) мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя(они немного тесновато, но входят — проверено!) и сверху прикрываем крышечкой от этой же коробочки (чтоб не пылились).

На коробочках мы приклеиваем крупно напечатанный список дел, которые сюда поместились. Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!

Преимущества подготовки:

  • Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
  • Приучает изначально складывать документы аккуратно.
  • Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Р’ рєр°рєрёс… сѓр»сѓс‡р°сџс… с‚сђрµр±сѓсћс‚сѓсџ рїсђрѕс€рёс‚с‹рµ рґрѕрєсѓрјрµрѕс‚с‹

В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию.

В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати.

Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для РЅРёС… наличие печати – дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной РїРѕРґРїРёСЃРё предпринимателя. РљРѕРіРґР° проверка завершена, РЅР° бланках ставится гербовая печать.

Важно! Чтобы заверить РєРѕРїРёСЋ многостраничного документа, РЅР° каждом листе ставится штамп «РљРѕРїРёСЏ верна».

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы.

Государственные предприятия могут использовать печати с гербом.

Для ООО и �П законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог. Наклейка «РџСЂРѕС€РёС‚Рѕ Рё пронумеровано» выполняется РІ РІРёРґРµ бумажного прямоугольника.

Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка.

Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

​

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его Ф�О и подпись.

В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации.

При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО.

В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.

​

Образец наклейки прошито и пронумеровано

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Приказ от 12.01.2022 №1

1

Приказ от 13.01.2022 №2

2

Приказ от 13.01.2022 №3

3

Приказ от 16.01.2022 №4

4

Приказ от 19.01.2022 №5

5

  • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Проект «Астра»

1-10

Проект «Василек»

11-20

Проект «Гладиолус»

21-30

Проект «Колокольчик

31-40

Проект «Мимоза»

41-50

[…]

  • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Переписка с ООО «Астра»

Лист­разделитель

1

Исх. № 53 от 14.01.2022

2–4

Вх. № 243 от 16.01.2022

5–9

Исх. № 105 от 23.01.2022

10

Вх. № 341 от 28.01.2022

11

Переписка с ООО «Василек»

Лист­разделитель

12

Вх. № 14 от 12.01.2022

13–14

Исх. № 18 от 13.01.2022

15

Вх. № 201 от 15.01.2022

16

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.