Как составить запрос в архив – Как написать историю своей семьи?

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин
отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

.2. Учетные номера и архивные шифры КонсультантПлюс

Учетный номер является уникальным обозначением учетной единицы, в соответствии с которым она может быть однозначно идентифицирована.

Учетный номер является составной частью архивного шифра.

Состав и специфика хранимых в архивах документов требуют, в ряде случаев, более подробного (детального) указания номера единицы хранения/единицы учета, без ее просмотра, дающее представление об особенностях документа (принадлежности к историческому периоду, типе документации, виде носителя, наличии частей). В связи с этим в архивах могут применяться разные по составу учетные номера.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

Учетные номера фондов могут быть простыми и составными.

Примеры:

простой номер – Ф.750, Ф.1357;

составной номер – Ф. Р-231; Ф. П-450 (Р – принадлежность к советскому периоду, П – партийный фонд).

Учетные номера описи могут быть простыми, составными, расширенными.

Примеры:

простой номер – Оп.1, Оп.2;

составной номер – Оп.1 л/с (личный состав); Оп.1т (технологическая), Оп.1г (граморигиналы, грампластинки), Оп.1.MP3. Оп.1/312 (312 – старый номер описи);

расширенный – Оп.1, ч. 1; Оп.2, т. 2.

Учетные номера единиц хранения (единиц учета) могут быть простыми, составными и расширенными.

Для документов на бумажном носителе (единица хранения):

Примеры:

простой номер – Д.1, Д.55;

составной номер – Д.1а, Д.55в;

расширенный номер – Д.1. Ч.1; Д.55. Ч.2.

Допускается использование литерных номеров единиц хранения.

Для аудиовизуальных документов:

Примеры:

простой номер единицы учета – 0-345, 27372;

составной номер единицы учета – ВФ-238, ВФ-214, ВФ-1293 (видеофильмы); Г-238; Г-41810 (граморигиналы, грампластинки); М-6008 (магнитный носитель);

расширенный номер единицы хранения – 28156-1, 28166-2, 28156-3; 555 – 1-4.

К учетному номеру единицы учета кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов добавляется условное обозначение элемента комплекта, а также может добавляться вид носителя информации.

Примеры:

9-ЦХ-14184-4 (в данной упаковке находится четвертая часть девятичастевого позитивного кинодокумента – цветного художественного фильма, имеющего цифровую часть расширенного учетного номера 14184).

22.3. Учетный номер архивного фонда присваивается по списку фондов (Приложение N 5 к Правилам). Не допускается присвоение одинаковых номеров фондов в пределах одного архива.

Описям дел, документов присваиваются очередные порядковые учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов – по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда (коллекции).

Одинаковые номера могут присваиваться описи в пределах архивного фонда, при использовании литеры для обозначения типа документации, вида носителя информации.

Примеры:

Оп.1 л/с;

Оп.1 к/д (кинодокумент);

Оп.1 DVD.

Описи дел, документов также учитываются по реестру описей валовыми номерами.

Единицам хранения (единицам учета) учетные номера присваиваются по описи дел, документов.

22.4. К особенностям нумерации архивных фондов относятся:

– невозможность присвоения вновь поступившему архивному фонду номера утраченного, выбывшего архивного фонда либо номера фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда или присоединенного к другому архивному фонду;

– возможность присвоения объединенному архивному фонду номера одного из архивных фондов, входящих в его состав;

– добавление индексов к номеру фонда.

Примеры:

Индекс “Р”, отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (Р-1, Р-2 и т.д.), может добавляться к номерам архивных фондов за 1917 – 1991 годы.

Индекс П, отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (П-1, П-2 и т.д.), может добавляться к номеру архивного фонда, поступившему из архивов КПСС;

– добавление к номеру архивного фонда по личному составу через дробь номера архивного фонда по основной деятельности того же фондообразователя.

Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления <117>.

——————————–

<117> Части 2 – 4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

22.5. В списке фондов указывается последнее название фондообразователя, в рамках периода, за который приняты архивные документы. Все переименования указываются на титульном листе описи (Форма N 51) и в листе фонда (Форма N 36). При значительном числе переименований фондообразователя все они в хронологической последовательности указываются в продолжении листа фонда, а также в листе переименований, который может составляться к описи и помещаться после титульного листа (см. также комментарии к пункту 37.7 Правил).

22.6. Архивный шифр единицы хранения включает:

– официальное сокращенное наименование архива;

– номер архивного фонда;

– номер описи дел, документов;

– номер единицы хранения.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает:

– официальное сокращенное наименование архива;

– номер архивного фонда;

– номер описи дел, документов;

– номер единицы хранения;

– вид коллекции;

– вид носителя;

– обозначения видов документов, включенных в комплект.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает:

– официальное сокращенное наименование архива;

– номер архивного фонда;

– номер описи дел, документов;

– номер единицы учета.

В состав архивного шифра в ряде исторических архивов, имеющих на хранении сложные по составу фонды, может включаться указание года, архивной связки.

Примеры:

РГВИА. Ф.395. Оп.327. 1819 г. Д.1118.

РГВИА. Ф.37. Оп.1/191. Св.3. Д.37.

22.7. Единицы хранения архивных документов представляют собой, в зависимости от вида документов:

– для архивных документов на бумажных носителях – дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

– для кино- и видеодокументов (кроме электронных) – физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и/или звуковой информации, размещенный(ая) в коробке, футляре или боксе;

– для фотодокументов (кроме электронных) – физически обособленный кадр (негатив, дубль – негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный(ые) в конверте, коробке;

– для фонодокументов (кроме электронных) – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный(ая) в конверте, коробке, футляре или бюксе;

– для электронных документов – электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.

Так, например, одной единицей хранения будет являться база данных, состоящая из нескольких файлов, или фотография, видеозапись, состоящие из одного файла.

В исключительных случаях, документы, состоящие из большого количества файлов, или большое количество документов по одному вопросу – переписные листы, новостные ленты и др., – могут быть разбиты на несколько единиц хранения в соответствии с ограничениями используемых носителей информации, файловых систем, операционных систем и программно-аппаратного обеспечения. При этом каждая единица хранения будет иметь один порядковый номер с указанием тома, части.

22.8. Единица учета (для аналоговых аудиовизуальных документов) представляет собой запись события, произведения с единым самостоятельным заголовком, занимающую часть физически обособленного носителя (единицы хранения), один или несколько физически обособленных носителей (единиц хранения).

Спецификой аналоговых аудиовизуальных документов, сохраняющихся на материальных физически обособленных носителях, является временная продолжительность. Создаваемые в аналоговых форматах пленочные кинофильмы и записываемые на магнитных лентах фоно- и видеоматериалы могут из-за большой длительности записи размещаться на нескольких носителях или занимать только часть предусмотренного для записи объема носителя. Поэтому с целью учета таких аудиовизуальных документов стало необходимым добавить единицу учета, ассоциированную с заголовком аудиовизуального произведения. Таким образом, аудиовизуальное произведение в целом с единым самостоятельным заголовком считается единицей учета, а его части, размещаемые на физически обособленных носителях, – единицами хранения.

Архивный шифр единицы учета, имеющей части, т.е. записанной на нескольких единицах хранения, выглядит следующим образом:

– РГАФД. Ф.45. Оп.4″м”. Ед. уч.1(1).

– РГАФД. Ф.45. Оп.4″м”. Ед. уч.1(2).

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:

Прошу проверить имеются ли в метрической книге
за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского
уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне
Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии
страниц с записью о рождении.

дата Фамилия и инициалы

Документы есть, но нужной информации нет

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Ответ из архива об отсутствии записи о рождении Прокопа Егоровича Перминова из деревни Сергаченки (Василия Казакова) Вятской губернии за 1901-1903 гг.

Читайте истории о семье на канале Яндекс.Дзен

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Архивная справка по Опаринскому району. Запрос в архив — Архивная справка по Опаринскому району о составе семьи по фамилии Поповы

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива
есть опись фондов, которая поможет
убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов
обычно есть на сайте архива.

Если в случае с
небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие,
например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать
подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте
архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах
генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан,
наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Архивная справка о рождении Константина Ивановича Новожилова в 1903 году Златоуст. Составить запрос в архив — Архивная справка о рождении Константина Ивановича Новожилова в 1903 году в городе Златоусте. Составить запрос в архив получилось после получения сведений из книги одного из родственников, где были указаны имена детей Ивана Новожилова.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Москва

ГАРФ или Государственный архив Российской Федерации, т.к. там хранятся уголовные дела дореволюционного и более позднего времени, а также документы, связанные с репрессированными. Полное описание фондов можно прочитать здесь.

Ещё один важный архив ЦАМО или Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации. Это один из самых больших архивов России, основу фондов которого составляют дела периода Великой Отечественный войны. Хотя есть там документы и за другие периоды.

Помимо него есть РГВА/Российский государственный военный архив, который привлекателен фондами Красной армии за 1918 – 1940 гг. (что может пригодиться еще, узнайте тут) и

РГВИА/Российский государственный исторический военный архив, хранящий 200 лет истории царской армии (хороший краткий обзор фондов размещен здесь).

Не знаю шифр фонд-опись-дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:

Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.

Документы для составления родословной 20 века

Приемыши и принятые во двор в России в 19 веке

Полезные сайты по генеалогии

Образец: запрос в архив

Директору КОГКУ «ГАКО»

Адрес и контакты архива

От ФИО заявителя

Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)

Почтовый адрес с индексом(некоторые справки и копииархив может присылатьв бумажном варианте)

Контактный телефон заявителя

Email.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).

Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Петербург

РГИА или Российский государственный исторический архив — крупнейший архив Европы и один из самых больших в мире. Несмотря на то, что здесь находятся документы, созданные до Революции, о «сокровищах» этого учреждения можно написать десяток отдельных статей.

В недрах РГИА можно найти информацию о дворцовых служителях и работниках государственных учреждений со всех уголков Российской империи; уголовные дела; фонды, связанные с крестьянами и другими сословиями. К счастью, на сайте архива есть удобная поисковая система, которая охватывает многие фонды этого учреждения.

Также в Петербурге находятся учреждения, связанные с военно-морским архивом (отдельно от тех, что описаны выше. Это ЦВМА/Центральный военно-морской архив и РГА ВМФ/Российский государственный архив военно-морского флота. Последний разделён на два филиала: с документами до 1917 года и с 1917 года по декабрь 1940.

Сайт у всех трех учреждений один. Как и в РГИА, портал оснащен удобным поисковиком по фамилиям. Но помните, непосредственно в самом архиве информации всегда больше, чем в его «электронной версии».

Сколько стоит запрос в архив

В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.

Составить запрос в архив: цель обращения

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать? Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы
сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны,
родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области,
чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет
ответить и найти информацию.

Сроки исполнения запроса в архиве

Ответ из архива придет через месяц после обращения.
Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).