Как прошивать документы в 3 или 4 дырки ::

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

• при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
• очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
• документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

• дырокол;
• ножницы;
• файл сшивки;
• нитки или тесьма;
• игла;
• шило;
• клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

• С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
  Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

• Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.

Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке.

На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2022 год».

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.
Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:
подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить.
Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Для чего нам, женщинам, стройные красивые ноги? Если не кривить душой, ответ однозначен – чтобы ходить в коротких юбках и сводить с ума сильную половину человечества. Чтобы потом они сводили нас во Дворец Бракосочетаний или по крайней мере в дорогой магазин, кому как повезет.

Один мужской сайт по нашей просьбе провел на эту тему опрос, и большинство ответов свелось к хамскому “от ушей”, то есть мужиков интересует прежде всего длина ног (кстати, обладательницей самых длинных ног считается сейчас чешская супермодель Адриана Скленарикова с показателем 121.5 см, на фото).

А если ноги длинные, но худые, как спички? Или наоборот, толстые? Или кривые? Вспомните Тину Тернер. Эта бабушка рок-н-рола при росте в 160 см. имеет не длинные, но стройные и подтянутые красивые ноги, которые она застраховала на 8 000 000 (восемь миллионов) долларов.

Ноги – как отпечатки пальцев или сетчатка глаза – все уникальны, двух одинаковых пар ног не бывает. Если говорить о мировых масштабах, то больше везет африканкам, у них по сравнению с нами ноги длиннее от природы, причем этот показатель для африканских мужчин совсем не важен, для них женская красота в чем-то другом.

Несправедливость, согласны? К тому же у африканок более длинные бедра, слегка сужающиеся в верхней части, колено почти незаметно, икры длинные, а лодыжки стройные. Второе место по длине и стройности занимают северные европейки (шведки), но их ноги не такие изящные.

А вот жительницы Средиземноморья, которым сам Бог велел ходить в мини, обладают более короткими ножками с небольшой ступней и более выраженным рельефом мышц. Не повезло восточным красавицам – еще более короткие ноги, икры не такие длинные, а лодыжка не такая изящная.

По форме ног можно определить и черты характера их обладательниц. На эту тему, оказывается, есть несколько весьма научных работ. Писали их, конечно, мужчины. Они установили, что длинноногие женщины – натуры романтические, любящие помечтать. Им трудно справиться с каждодневными проблемами, но они имеют твердые принципы, которыми просто так не поступаются.

Дальше “исследователи” изучали походку. Надо сказать, красивая походка. А сейчас переходим к главному – каковы параметры идеальных ног, в отличии от красивых стройных ног, это не дар Божий, а чаще всего трудовое приобретение. Носками внутрь, оказывается, ходят робкие люди, которым трудно установить любой контакт.

С этим не спорю – пройдя носками внуть десять метров по редакции, я увидела настороженные взгляды подруг. Успокоились они только тогда, когда я вернулась к своему столу легкой летящей походкой, как ходят счастливые в любви женщины, но снова зашептались, когда я сняла обувь и стала рассматривать подошву.

Они и не догадывались, что я проверяю концепцию доктора Гарре. ОН пишет, что если каблук и подошва стоптаны равномерно, то эта женщина верная супруга и превосходная мать. Если стоптан внутренний край, то человек весь в себе интраверт. А если стоптан край внешний, как у меня, то это человек с сильной волей, инициативный, но искатель приключений.

Параметры стройных красивых ног часто называют “четыре окошка”. Чтобы их увидеть, поставьте ноги вместе. В определенных местах ноги будут соприкасаться, при этом “правильные” ноги образуют 4 окошка – между ступней и лодыжкой, над лодыжкой, под коленом, над коленом в нижней части бедра. Последнее окошко – над коленом в нижней части бедра – должно быть наиболее узким.

Кроме принципа четырех окошек, выделяют еще 13 параметров стройности и красоты ног. Практически каждое местечко описано и должно отвечать определенным канонам. Хотите узнать об этом больше? Смотрите.

1. В спокойном состоянии передняя часть («фасад») колена должна иметь форму детского личика с чёлкой, щёчками и ямочками для глаз и подбородка.2. Место под коленом должно быть таким же тонким, как щиколотка. Во всяком случае, приближаться к этим размерам.3.

Идеальная лодыжка должна быть тонкой, но не тощей.4. Сбоку у колена не должно быть никаких выступающих частей.5. С обратной стороны колено должно иметь углубление. Специалисты считают, что это одно из самых прелестных мест женского тела.6.

https://www.youtube.com/watch?v=21UxzsBkbFM

Мышцы икр не должны быть чересчур развиты, чтобы не нарушать очертания ноги.7. Ахиллесово сухожилие должно быть тонким и иметь правильные углубления с обеих сторон. Оно оформляет обратную сторону ноги.8. Пятка должна быть видима, не слишком выступающая, но округлой формы.9.

Кверху бедро должно утончаться.10. Самая широкая часть бедра – в первой верхней трети.11. Профиль бедра должен немного выдаваться вперёд и постепенно углубляться в направлении колена. По форме оно должно напоминать веретено.12. Колено должно быть на одинаковом расстоянии от верхней и нижней части ноги, то есть точно посередине между верхней частью бедра и ступней.13.

Кроме параметров самих ног, существуют пропорции между ростом и длиной ног, которые делают все тело гармоничным и красивым.

Длину ноги признают идеальной, когда разница между длиной ног и половиной роста у ширококостных людей – 2 см и более, у нормального телосложения – 4 и более, тонкокостные люди – 6 и более. (Длина ног измеряется от бугра бедренной кости, находящейся напротив тазобедренного сустава, до пола).

Также существуют каноны Поликлита, согласно которым красота женщины имеет некие размеры, например в идеале окружность талии должна быть в два раза больше окружности шеи, окружность голени равна окружности шеи, а окружность бедра должна составлять полторы окружности голени. Расстояние же от пяток до талии должно отноститься к длине тела как 2:3.

Критерии для молодых женщин нормального телосложения таковы:1. При росте 161-165 см. вес должен быть 54-55 кг, длина ног 84-86 см, окружность бедра 56-57, окружность голени 34-35.2. При росте 166-170 вес 55-56, длина ног 90-92, окружность бедра 57-58, голени 35-36.3. При росте 171-175 вес 60-61, длина ног 91-94, окружность бедра 58-59, голени 37-38.

К сожалению, даже те женщины, которые имеют красивые ноги и хорошую фигуру, часто не умеют правильно ходить. Одни семенят, другие вертят бедрами, третьи качают плечами. Что касаемо женщин, фигура которых не идеальна или имеется лишний вес, то для них красивая походка тем более важна, так как дает реальный шанс наверстать упущенное.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

Как правильно пользоваться дыроколом?

Конечно изначально хотелось бы сказать, что мерная линейка у дырокола находится не внизу, а с боку.

На этой шкале- линейке, помечены варианты прокалывания для всех основных форматов бумаги, как А3, А4 и А5. Это значит, что выбрав нужный формат, дырки будут располагаться строго по центру листа.

Чтобы все было правильно и не пришлось в дальнейшем переделывать, нужно:

Думаю потому что мужским органом лишают девственности.Во время полового акта вводят глубоко,типа делают мужским органом дырку вращательно поступательными движениями.Ну и дырокол звучит более прилично чем слово член или на букву Х..

В современных дыроколах отработана единая технология их использования.

Каждый дырокол снабжен мерной линейкой, которую необходимо закрепить в пазы, расположенные на днище дырокола (на съёмной крыше).

Мерная линейка необходима для установления единого расстояния для дырок для бумаги разных размеров, а это для формата А4,А5 и А6. Формат А3 прокалывается по отметке на А4, так как такие листы крепятся горизонтально, а этот размер идентичен высоте формата А4.

Бумага вставляется до упора в специальную щель, расположенную между основанием и рычагом, обязательно выравненная по мерной линейке.

Вот примерный порядок, правда я снял свой дырокол, но это ничего не меняет.

Также в долговечности дырокола играет роль качество режущих зубцов. В этом вопросе лидируют немецкие и японские производители, а также индийский «Кангаро».

Всегда прокалываю пластик или пластмассу вот этими инструментами:

Шило, его можно предварительно нагреть на газовой горелке или зажигалкой, что облегчит процесс.

Паяльник, но нужно быть осторожным, чтобы отверстие не получилось большим, поэтому включаем его не на полную мощность или нагреваем по минимуму.

На худой конец, если ничего этого нет под рукой, беру гвоздь, нагреваю его, держа плоскогубцами, чтобы не обжечься и использую для прокола.

Раз дырокол, то это означает, что это нечто должно проделать в чём то дырку. Раз это пехотинец, то он должен проделать дырку именно в теле противника, чтобы он погиб или ( это вероятнее всего ) надолго вышел из строя ( попал в госпиталь )ю

Источник

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.

Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

https://www.youtube.com/watch?v=1kC2YGt8G8s

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Порядок действий

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Следует учесть, что самый простой способ – сделать дырки с помощью дырокола, а потом вдеть в них нити, применяя все правила. Если делать дырки с помощью шила, можно повредить бумаги, а с их заменой зачастую возникает проблема.

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.
4. Следующий шаг – провести иглу с ниткой в первое отверстие, по центру документа, и вывести нить с другой стороны.
5. Когда прошиты полностью три дырки, нужно подтянуть нити таким образом, чтобы они плотно стягивали все листы, которые были прошиты, после чего завязывается прочный узел. Сверху на него нужно наклеить небольшую бумажку.
6. На этой бумажке заблаговременно следует напечатать следующее: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на … листах». Бухгалтер указывает общее количество листов в папке.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

• книги приказов по личному составу;
• книги приказов по иным вопросам организации;
• штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

• используются арабские цифры;
• числа располагают по возрастанию;
• место проставления: правый верхний угол;
• нельзя, чтобы число заходило за край листа;
• приложения также подлежат нумерации;
• тип нумерации для приложения: сквозной;
• при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
• каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
• при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Понравилась?

Загрузка…

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl Enter. Мы все исправим!

Как сделать в ворде и распечатать свой bullet journal в тетрадь а5 на кольцах? как получить лист формата а5, если из бумаги есть только обычная снегурочка формата а4? все ответы в отзыве! и не только ответы, но и ссылка на сами шаблоны)

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Со студенческих времен я полюбила тетради на кольцах. Это такое удобство — перемещать записи, выкидывать лишнее и уже неактуальное, распечатывать информацию из Интернета) Ранее я использовала стандартные сменные блоки. Но с окончанием института я решила вести ежедневник в такой тетради, и меня вдруг стала раздражать недостаточная плотность тетрадной бумаги.

На просторах интернета я наткнулась на информацию о тетрадях (никогда не думала, что изготовление и правильное использование тетрадей – это так непросто). Оказывается, плотность бумаги в обычных тетрадях – 50-60 г/м. Выпускаются более дорогие тетради с плотностью 70 г/м.

Далее было много экспериментов и испорченной бумаги… Проблемы, возникшие по ходу дела:

Вначале я мучилась с режимом брошюры. И с переводом размеров на листе А4 в формат А5. Подробности скучны, поэтому я их опущу и перейду сразу к конечному процессу.

Итак, последовательность такова.

Нажимаю на линию правой кнопкой мыши и определяем ее положение на листе, нажав «Дополнительные параметры разметки» (данная функция появилась в новой версии Ворд, и на мой взгляд, невероятно удобна):

Так выглядит меню этой функции: Положение на листе определяем как ровно половина от высоты листа А4.

2. ​​​​Создаю файл с разметкой отверстий под дырокол. В параметрах страницы обязательно выбираю формат А5, зеркальные поля.

Затем копирую кругляш столько раз, сколько колец в наличии в тетрадке. У меня 4. Замеряю расстояние от верхней стороны листа до примерно середины каждого из отверстий, также замеряю расстояние от бокового края. Прописываю параметры для каждого отверстия:

3. Создаю все необходимые мне шаблоны — Коллекции, Лог будущего, Неделя, Трекер привычек и т. д.

Как сделать? Все очень просто — набрать одну строчку точек через 2-3 пробела, поэкспериментировав с размером шрифта, скопировать эту строчку, сколько необходимо.

Закрываем файл «Коллекции», открываем файл с разметкой отверстий под дырокол. Сохраняем его под именем «Future Log». Это такой раздел bullet journal, который показывает планы и события на ближайшие полгода. Я делала его еще с использованием распечатки в режиме брошюры, еще не додумавшись до всего того, что описала выше. На следующие полгода буду делать по уму):

Также в системе Bullet journal есть разворот на месяц и день. Но мне эта система не совсем удобна,поэтому я сделала разворот на неделю, нечто среднее) Создается намного проще, чем все вышеописанные танцы с бубном, всего лишь вставляются таблички. Так выглядит мой файл разворота на неделю. Пустая страница в начале из-за того, что Ворд считает, что начинать печатать нужно с нечетной страницы и соответственно выставляет зеркальные поля. А мне для получения разворота нужно начинать с четной страницы.

Самое классное лично для меня в этой системе ведения ежедневника — трекер привычек. Так выглядит мой файл:

Ну и под конец я решила сделать специальные формы для собеседований и звонков, так как в настоящее время нахожусь в поиске работы:

4. Распечатываю нужные мне страницы на листах А5 и пробиваю Дырки дыроколом.

Как попасть в нужное место дыроколом? Долго мучилась раньше, пока не подглядела лайфхак на ютубе: нужно открыть крышку дырокола (находится внизу и служит для хранения вырезанных бумажек), перевернуть дырокол и прицелиться в дырочку:)

Немного о минусах. По всей видимости, у меня пока не слишком ровно получается вставлять бумагу в принтер, поэтому распечатки на просвет выглядят так (немного не совпадают по низу):

Но мне это не столь принципиально. Главное, что я могу полностью подогнать шаблоны под себя. Несмотря на то, что MS Word — программа не совсем приспособленная для создания макетов, такую простую и бюджетную вещицу для планирования собственной жизни сделать в нем можно. Поэтому I recommend❤

PPS вот что у меня получилось в первые полнедели ведения Bullet journal) поэтому у меня и не прижились готовые странички с оформлением)

Бонус для прочитавших до конца: ссылка на мои шаблоны на Яндекс-Диске.

Источник