Как пронумеровать страницы при печати? | PrintSide

Где найти правила нумерации и прошивания документов

Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2022 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.

Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в рекомендациях Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденных приказом №76 от 23.12.2009. В п. 3.5.3. указано, что полное оформление дела перед передачей в архив включает его прошивку. В приложении №24 к приказу процедура описана подробно.

Существуют отраслевые своды правил делопроизводства, например:

Организации вправе утвердить в локальных нормативных актах собственные правила проставления номеров на листах и сшивания документов с учетом обязательных отраслевых норм.

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Административная ответственность за неправильное оформление документации не установлена. Это общее правило. В КоАП РФ предусмотрены наказания за ошибки в оформлении отдельных бланков (судового журнала, проектной документации и т. д.).

К дисциплинарной ответственности за ошибки в нумерации и прошивке работник привлекается, только если составление документации вменено ему в обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре, а правила оформления журналов утверждены во внутренних актах компании.

Ошибка в нумерации в журнале, если она приводит к уменьшению суммы налога, может быть признана налоговым правонарушением, за что предусмотрена ответственность в ст. 122 НК РФ.

Еще один способ

Он немного напоминает второй. Только нумерация в документе начнется не с первой, а со второй страницы.

Шаг 1. Пронумеруйте документ автоматически.

Шаг 2. Кликните на колонтитул титульника и отметьте пункт «особый колонтитул для первой страницы».

Изменение шрифта и цвета номера

Для номеров страниц доступны те же инструменты форматирования, что и для любого другого текста в Word. Чтобы перейти к ним:

1. Дважды кликните левой кнопкой по номеру на любой странице.
2. Выделите цифру и наведите на неё курсор.

На экране появится окно с настройками форматирования. Здесь вы можете:

• Изменить стиль и размер шрифта.
• Сделать символы строчными или прописными.
• Применить один из стандартных стилей или очистить стиль.
• Использовать жирное начертание или курсив.
• Разместить символ по центру.
• Добавить выделение цветом.
• Изменить цвет символа.
• Увеличить или уменьшить отступ от края страницы.

После завершения редактирования нажмите «Закрыть окно колонтитулов» или кликните дважды левой кнопкой в любом месте страницы. Изменения будут сохранены автоматически.

Как и какими нитками шнуровать

В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.

Прошивка производится иглой, для большого объема документации дополнительно применяют дырокол, шуруповерт и прочную веревку.

Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.

Правила расположения прошивки по отношению к тексту:

• от текста до линии переплета соблюдается расстояние 2 см;
• листы сшиваемого документа не должны выходить за края обложки;
• если текст расположен близко к краю листа, приклеивается полоска бумаги, которая используется для прошивки.

На обратную сторону наклеивается квадрат бумаги размером 60 на 40 мм, нужный для закрепления нити. Его располагают на узелке бумаги, а концы остаются свободными (не более 10-15 см). На наклейке указывают сведения о количестве листов (страниц), данные о том, что дело прошнуровано и пронумеровано, кем и когда (должность, фамилия, инициалы). Текст заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Шаблон наклейки:

На практике чаще используется схема в три прокола, когда сшивание производится с тыльной стороны от центра. Перед сшиванием журналы проверяются на наличие металлических скрепок (они удаляются).

Как изменить формат нумерации

Обозначение номера меняется через вкладку «Формат номеров страницы». Выберите нужные параметры и примените ко всему работе или разделу.

Как правильно нумеровать журналы

На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:

• используются арабские цифры;
• номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
• в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
• используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
• номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
• если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
• ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.

Как пронумеровать все страницы с первого листа

Шаг 1. В меню «Вставка» выбрать пункт «Номер страницы».

Шаг 2. В выпадающем меню кликнуть по расположение нумерации на листе и щелкнуть на нужный макет. Документ пронумерован. При добавлении новых листов, они будут нумероваться автоматически.

Как пронумеровать файл со второй страницы

Шаг 1. Зайдите в меню «формат номеров страницы».

Шаг 2. Установите галочку рядом с пунктом «начать с .. « и поставьте «2».

Шаг 3. Выберите макет расположения номера на листе.

Шаг 4. Нажмите «ок». Задача выполнена.

Легкий способ

Набрать титульный лист и содержание отдельно, а остальную работу пронумеровать с первого листа, как описано выше.

Не самый сложный способ

Шаг 1. Кликнуть два раза на колонтитул титульного листа.

Шаг 2. Отметить на панели меню сверху справа пункт «Особый колонтитул для первой страницы».

Шаг 3. В диалоговом окне «начать с…» введите «0». Вторая по счету страница станет первой в нумерации.

Нумерация глав и разделов

Если в документе предусмотрено разделение на главы и параграфы, номера листов могут иметь составной формат, например, 1-1, 1-А, 2-1 и т.д. Первый символ в данном случае определяет номер главы, а второй — номер страницы в ней.

Чтобы сделать составную нумерацию:

1. Добавьте разрыв в конце последней страницы каждой главы. В предыдущем разделе инструкции подробно рассказано, как это сделать.
2. Вернитесь к названию главы и задайте ему стиль «Заголовок 1». Цвет и шрифт заголовка можно изменить в соответствии с требованиями к оформлению документа.
3. Выделите название главы.
4. Перейдите на вкладку «Главная» и раскройте меню «Многоуровневый список».
5. Выберите из библиотеки стиль с разделением на главы — например, показанный на скриншоте ниже.

Таким же образом оформите заголовки всех глав в документе. После этого можно приступать к добавлению составной нумерации.

1. Установите курсор на первую страницу первой главы.
2. Перейдите на вкладку «Вставка» и сделайте автонумерацию.
3. Откройте «Формат номеров страниц».
4. Отметьте опцию «Включить номер главы» и выберите подходящий формат, а также разделитель.

Вместо стиля «Заголовок 1» можно использовать любой другой вплоть до девятого уровня. В окне «Формат номеров страниц» должен быть указан тот же стиль, который вы применили к заголовку главы.

После применения изменений номера на всех страницах станут составными. Через окно «Формат номеров страниц» вы можете менять их стиль и внешний вид.

Нумерация с первого листа

Текстовый редактор Microsoft Word автоматически проставляет номера на каждой странице. По умолчанию листы нумеруются с первого по последний.

!Если элементы на скриншотах плохо видны, их можно увеличить, кликнув на соответствующее изображение.

Как пронумеровать документ с начала:

1. Перейдите на вкладку «Вставка» в открытом документе.
2. В поле «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номер страницы».
3. Выберите расположение номера: вверху, внизу, на полях, текущее положение (номер вставляется там, где стоит курсор на странице).
4. Выберите в меню, как должен располагаться номер на странице: справа, слева, по центру, с вертикальной линией и т.д.
5. После добавления нумерации нажмите «Закрыть окно колонтитулов».

Если вам нужно, чтобы нумерация начиналась не с единицы, а с другой цифры, измените формат номера:

1. На вкладке «Вставка» кликните пункт «Номер страницы».
2. В контекстном меню выберите опцию «Формат номеров страниц».
3. В поле «Нумерация страниц» отметьте пункт «Начать с» и введите нужную цифру — например, 2 или 3.
4. Нажмите «ОК».

Если нумерация изначально начиналась с единицы, то после выбора другой стартовой цифры она изменится.

В окне «Формат номеров страниц» также можно изменить стиль нумерации. По умолчанию на листах проставляются арабские цифры. Вы можете заменить их римскими цифрами или буквами латиницы. Для этого достаточно выбрать подходящий вариант в строке «Формат номера».

Нумерация в других форматах соответствует арабским цифрам. Например, 2 — это II римскими цифрами или буква «B/b».

Нумерация со второго листа

Необходимость пронумеровать страницы со второй возникает не реже, чем с первой Например, в документах с титульным листом, на котором не должно быть номера.

Порядок действий здесь такой же, как обычной нумерации, а номер с первого листа просто удаляется.

Как это сделать:

1. Пронумеруйте страницы, как это рассказано в предыдущем разделе.
2. Щелкните дважды левой кнопкой мыши по цифре «1» на первом листе.
3. В появившейся вкладке «Конструктор» отметьте опцию «Особый колонтитул для первой страницы».
4. Закройте окно колонтитулов.

После этого номера на первой странице не будет, а на второй отсчет начнётся с двойки. Если вам нужно, чтобы нумерация начиналась с единицы, сделайте так:

1. Откройте вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Номера страниц».
2. Выберите «Формат номеров страниц».
3. В поле «Нумерация страниц» отметьте «Начать с» и поставьте 0 (ноль).
4. Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно.

Теперь нумерация документа начинается с ноля, но так как на первой странице у вас выбран особый колонтитул, при распечатке будет видна только единица на втором листе.

Этот способ одинаково работает в версии Word для Windows и macOS. В веб-версии Word нельзя начинать нумерацию не с первого листа — это одно из ограничений функциональности.

Нумеруем страницы при печати таблиц excel

• Открываем таблицу, заходим в верхнее меню «Вид» – «Разметка страницы».

• Каждая страничка имеет свой верхний и нижний колонтитул, который разделен на три части. Здесь нужно просто щелкнуть и добавить номер страницы.

• Дальше зайдите в «Конструктор» – «Элементы колонтитулов» – «Номер страницы»:

• В области колонтитула появится &[Страница], добавьте слово «из» и нажмите на опцию «Число страниц». У вас получится &[Страница] из &[Страниц].
• Щелкните в любом месте листа и увидите результат – фактический номер страницы и общее количество страниц в документе.

Четвертый способ

Шаг 1. Во вкладке «макет» (версии 2022, 2022) или «разметка страницы» (версии 2022, 2022) выберите «параметры страницы».

Шаг 2. В меню «источник бумаги» отметьте пункт «различать колонтитулы первой страницы».

Шаг 3. Удалите номер с первой страницы при необходимости.

Вывод

Мы рассмотрели варианты нумерации страниц в Word: простую, без титульного листа, со второй страницы. Изменения в нумерацию вносятся через конструктор колонтитулов — ограниченной зоны верхней или нижней части страницы. Проставлять и изменять нумерацию можно во всем файле или конкретном разделе.