Как правильно прошить документы и пронумеровать — Медицинская карта

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5.

7 методов переплёта в домашних условиях

Cшиватель для документов, назначение

Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.

Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.

В две дырки

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

• Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
• Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
• Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

В пять дырок

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3.

В три дырки

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

В четыре дырки (2 способа)

Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов видео

Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:

• иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
• клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
• антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
• обложка для книги (при необходимости);
• заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
• ножницы;
• зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
• нить, шпагат или лента любого цвета;
• дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.

Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2022 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Нумерация листов

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.Прошивка документов1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне.

Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.

При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза – для надежности.3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.

Оставлять необходимо около 5 – 6 см свободного конца.4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 – 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей.

Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.

Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.Образец наклейки для многостраничных документов и образец расположения печати (в правом нижнем углу)

 7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией – для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Особенности склеивания отдельных листов бумажной топографической карты.

При склеивании топографической карты рекомендуется применять канцелярский клей, клей из крахмала или обычный клейстер. Не следует увлекаться обильным смазыванием краев карты, так как при этом на листах склейки образуются выпуклости, что будет создавать трудности и неудобства при пользовании рабочей картой.

Иногда из-за деформации бумаги один лист (в пределах рамки) бывает несколько длиннее или короче другого. Для выравнивания рамок следует смазывать более короткий лист, так как смазанный влажный лист можно несколько растянуть и подогнать к смежному листу.

Рабочую карту из большого количества листов склеивать в одну склейку не рекомендуется, особенно если ею предстоит пользоваться для работы в поле или на машине. Помимо неудобства пользования большие склейки чаще рвутся, приобретают выпуклую форму и быстрее приходят в негодность. Целесообразнее, если нужно, подготавливать карты из нескольких склеек.

По материалам книги Карта офицера. Помбрик И.Д., Шевченко Н.А.

Порядок обрезки отдельных листов бумажной топографической карты перед их склеиванием.

Очень важно правильно склеить выбранные листы. Прежде чем приступить к склеиванию, нужно выполнить определенную подготовительную работу. Вначале необходимо правильно срезать края листов карты, не срезая самой карты. Для срезки краев карты следует пользоваться острымножом или лезвием бритвы. Практика показывает, что при пользовании ножницами на срезывание краев уходит больше времени и края получаются неровными.

карты от разрывов в местах срезки и обеспечивает получение ровных краев листов карты. Срезать края листа карты следует в определенном порядке, который обусловливается удобством работы на ней, а также самим процессом склеивания.

Предварительно в местах склейки у всех листов, кроме крайних справа, срезают восточную (правую) и южную (нижнюю) стороны листа карты по ее внутренней рамке. В последнем ряду южные (нижние) поля листов склейки не срезаются.

Пост-скриптум

Если вы отвечаете за безопасность, то скорее всего, все описанное в этой статье не будет для вас новостью. В противном случае все же не стоит преждевременно рвать волосы на теле. Проблема кроется в том, что данный формат карт изначально не обеспечивает высокого уровня безопасности.

Эти карты не поддерживают каких-либо механизмов аутентификации и шифрования, следовательно могут быть скопированы в любой момент подходящим считывателем. На серьезных объектах, таких как банки, дата-центры и хранилища ядерных боеголовок, вместо EM-Marin применяются более защищенные форматы карт (по крайней мере, хочется в это верить).

В любом случае, не копируйте чужие карты без согласия их владельцев.

Процесс сшивания документов

Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно.

Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
2. Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.

Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.

Источник

С чем мы имеем дело

Итак, человек с пропуском находится далеко, считывателя для бесконтактных карт у него с собой конечно же нет, но есть телефон, на который можно сделать фотографию карты.По фото карта была опознана как EM-Marin, она же EM4100. Эти бесконтактные карты работают на частоте 125 КГц и содержат номер (далее — ID)

размером 40 бит или 5 байт, который записывается на карту еще на заводе и не может быть изменен. Какой-либо защиты от чтения или копирования в них нет. Для создания дубликатов этих карт используются заготовки T5577 и EM4305, которые свободно продаются.

Перезаписываемые карты-болванки выглядят как обычная пустая пластиковая карта в форм-факторе кредитки, а не перезаписываемые (с прошитым на заводе серийным номером) чуть толще и на лицевой стороне у них нанесен текст, состоящий из нескольких групп десятичных цифр.

Встречаются и карты в виде брелков.Для записи таких карт потребуется соответствующий копировщик. Я использую Proxmark3, но можно взять любой другой, который может работать с T5577 и позволяет ввести ID карты вручную. Или же вовсе использовать эмулятор, тогда можно обойтись без болванок.

Карта не имеет своего источника питания, оно поступает со считывателя «по воздуху», как в беспроводных зарядках. Считыватель генерирует электромагнитное поле, карта улавливает его через антенну и включается. Далее карта модулирует поле и начинает циклически передавать свой ID, который улавливается считывателем, связь при этом односторонняя.

Как именно передаются данные с карты: сперва идет преамбула из 9 бит «1», затем передается 1 байт Version Number, 2 байта Facility Code и 2 байта уникального номера карты, периодически следуют биты контроля четности. Взято по ссылке, там кстати еще неплохое описание протокола (на английском).

В самом простом варианте построения СКУД считыватель сам является контроллером доступа – сравнивает ID карты с номерами в памяти и принимает решение об открытии замка или турникета. В системах посложнее он отправляет эту информацию на контроллер по какому-либо интерфейсу.

Склеивание листов бумажной топографической карты, подбор, порядок обрезки и склеивания отдельных листов топокарт.

Для правильной склейки подобранных листов топографической карты важно установить их взаимное расположение. Если рабочаякарта будет состоять из нескольких листов, достаточно взять один лист, посмотреть номенклатуру соседних листов, которая указывается на каждой стороне рамки листа карты, и подобрать требуемые для склейки листы. В тех случаях, когда рабочая карта состоит из большого количества листов, их подбор несколько усложняется.

Для ускорения и облегчения подбора листов рекомендуется предварительно составить схему их расположения, пользуясь которой можно быстро и безошибочно подобрать необходимые для склейки листы и правильно расположить их для склейки. Вместе с тем следует подчеркнуть, что для правильного составления схемы расположения листов надо знать систему разграфки листов топографических карт различных масштабов, которая достаточно хорошо изложена в учебных пособиях по топографии.

Эксперимент

Итак, на карте нанесены некие цифры. Было логично предположить, что это и есть ее ID. Для того, чтобы это выяснить, я взял данные аналогичной карты, получилось следующее:

Цифры на карте: 0013396136 204.26792
ID: 4A00CC68A8

После преобразования ID из HEX в DEC, получилось 317840976040, что не похоже на цифры с карты. Спойлер: если бы я сделал наоборот, и конвертировал цифры с карты в шестнадцатеричный формат, то я добился бы успеха сразу, но тогда эта статья была бы не такой содержательной 🙂

Размышляя над тем, что еще оно может значить, я вспомнил, что Proxmark помимо ID карты показывает еще кое-какие данные:

Ага, 0013396136 и 204.26792 — это именно то, что написано на карте!Но ведь на ней хранится всего лишь 5 байт, значит эти числа должны вычисляться из ID по некому алгоритму ридером или его клиентом. К счастью, Proxmark – open-source проект, его исходные коды доступны на гитхабе . Я сделал поиск в репозитории по строке «DEZ 10» и нашел функцию cmdlfem4x.c.

...
    //output 88 bit em id
            PrintAndLog("nEM TAG ID      : X6" PRIX64, hi, id);
        } else{
            //output 40 bit em id
            PrintAndLog("nEM TAG ID      : 0" PRIX64, id);
            PrintAndLog("nPossible de-scramble patterns");
            PrintAndLog("Unique TAG ID  : 0" PRIX64,  id2lo);
            PrintAndLog("HoneyWell IdentKey {");
            PrintAndLog("DEZ 8          : " PRIu64,id & 0xFFFFFF);
            PrintAndLog("DEZ 10         : 0" PRIu64,id & 0xFFFFFFFF);
            PrintAndLog("DEZ 10         : 0" PRIu64,id & 0xFFFFFFFF);
            PrintAndLog("DEZ 5.5        : lld." PRIu64,(id>>16LL) & 0xFFFF,(id & 0xFFFF));
            PrintAndLog("DEZ 3.5A       : lld." PRIu64,(id>>32ll),(id & 0xFFFF));
            PrintAndLog("DEZ 3.5B       : lld." PRIu64,(id & 0xFF000000) >> 24,(id & 0xFFFF));
            PrintAndLog("DEZ 3.5C       : lld." PRIu64,(id & 0xFF0000) >> 16,(id & 0xFFFF));
...

Из кода выше становится ясно, что эти числа – части ID карты:0013396136 (DEZ 10) – первые 4 байта, если считать от младшего к старшему.204.26792 (DEZ 3.5C) – третий байт отдельно (он же Facility Code) и непосредственно 2 байта серийного номера карты.

Таким образом, по цифрам на карте можно восстановить часть ее ID. Но как быть, если известны 4 байта, а требуется 5? И если четвертый байт имел значение 0 на всех считанных мной картах, то пятый байт всегда ненулевой. Перебирать этот байт в конкретном случае не вариант — не хочется вызывать подозрения у охраны.

Тут я вспомнил, что СКУД в этом бизнес-центре установлен достаточно давно, поэтому я предположил, что там может использоваться для передачи данных популярный, но устаревший Wiegand-26. Этот протокол предназначен для связи считывателя с контроллером, и позволяет передавать за одну посылку 24 бита данных и 2 бита четности, итого 3 байта полезной нагрузки.

Это означает, что ID карты не передается полностью и неизвестный пятый байт никак в идентификации не участвует и может быть рандомным.Стоит отметить, что некоторые современные считыватели все же читают и сравнивают старший байт карты, в таком случае придется перебирать 255 комбинаций, но это можно сделать за приемлемое время, особенно если использовать эмулятор.

Ну что же, теперь осталось проверить на практике все изыскания выше. Для создания копии карты я взял заготовку T5577 и записал на нее полученный ID (пятый байт — случайный):

Получилась почти полная копия карты с фото, отличается только старший байт. Для уверенности можно еще раз ввести команду lf search и проверить, совпадают ли DEZ 10 и DEZ 3.5C с цифрами на оригинальной карте.

После этого я записал уже преобразованный аналогичным образом ID нужного мне пропуска.Как и ожидалось, карта считалась корректно, турникет щелкнул, мигнул зеленым индикатором.