Как правильно прошить документы и пронумеровать — Медицинская карта

В каких случаях требуются прошитые документы

В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати – дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.

Важно! Чтобы заверить копию многостраничного документа, на каждом листе ставится штамп «Копия верна».

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог. Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

Внесение исправлений

Если документы сотрудником сшиваются впервые, не исключены ошибки в процессе. Практически все они поддаются исправлению. Чаще всего возникают такие оплошности:

  • Забыты некоторые документы. Иногда, когда вся подшивка уже скреплена, обнаруживается пропущенная часть листов. Возможны два варианта исправления. Из оставшихся документов формируют новый том и отдельно сшивают его, либо прошивку выполняют заново. Просто взять и добавить в прошитую папку недостающие листы не получится.
  • Погрешности нумерации. Точно так же существует 2 варианта решения проблемы. Если один и тот же номер проставлен дважды, то к дублю приписывается буквенная приставка, например, 24, 25, 25а, 26 и т. д. Если наоборот, пропущен один из номеров, то ошибочно проставленные номера можно зачеркнуть и переписать. Если неверно указано общее число листов (страниц) на наклейке, его следует исправить.

Основной целью прошивки является обеспечение документальной безопасности — то есть исключение возможности замены, подлога или добавления документов в папку.

В зависимости от требований делопроизводства, прошивать документацию можно различными методами — в 2, 3, 4 отверстия или угловым способом. Прошитые документы нумеруют и опечатывают узел прошивки с помощью бумаги и клея. Наклейка заверяется подписью и печатью, а также снабжается указанием общего числа листов (страниц) в подшивке, датой и другими сведениями по необходимости.

Заключительный этап – крепление наклейки

Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.

Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал. Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения. При наличии ставится печать предприятия.

Законодательные нормы

Несмотря на то, что перечень нормативов и актов, регламентирующих порядок ведения документов и обязательность их прошивки, достаточно обширен, немалая их часть осталась неизменной уже многие годы.

Основным документом, на который ориентируется современное делопроизводство, считается Приказ МНС РФ от 18 апреля 2003 года, регламентирующий ведение отдельных категорий документации, включая порядок их заполнения и сшивания листов.

Также в базовый список входят следующие законодательные нормы:

  • Государственный стандарт ГОСТ Р51141-98, включающий основные понятия и терминологию;
  • Приказ ФНС №ММВ-7-6/25, отменяющий обязательность прошивки для пакета документов, подаваемых для регистрации физического лица предпринимателя или юрлица в налоговых службах.

Следует отметить, что, несмотря на отмену, налоговые структуры предпочитают иметь дело с аккуратно сшитыми бумагами.

Для некоторых отраслей делопроизводства порядок ведения и прошивки документов детализирован в соответствующих нормативных актах. Например, банковская документация оформляется в соответствии с Инструкцией Центробанка России.

Как выполняется прошивка

Следующий вопрос – как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.

Для прочного шва потребуется такой материал, как:

Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.

Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

Как прошивать документы нитками — техника прошивки

Прошивку можно выполнять с помощью нитей, шнуров или лент. Необходимо тщательно и аккуратно выполнять каждый шаг, контролируя качество. Нельзя допустить возможного разъединения шва, ведь сама технология сшивания задумана для недопущения изъятия, замены или подлога, одного или нескольких листов.

Если сшивают документы для подачи в государственные инстанции, то неверно или недостаточно качественно выполненная процедура может стать причиной отказа в приеме данной документации. В первую очередь это касается судебных, налоговых и фондовых структур.

Какая документация подлежит сшиванию

Современная практика делопроизводства предусматривает прошивку документации в нескольких случаях:

  • передача на архивное хранение;
  • предоставление в банковские и финансовые структуры;
  • сдача отчетов в налоговую службу и фондовые организации.

Для прошивки используют нити, шнуры, ленты и специальные станочные приспособления.

Прошивать следует такие типы документов:

  • бланки отчетности;
  • счета-фактуры;
  • кассовые книги;
  • приказы (все виды приказной документации);
  • акты о выполнении работ;
  • ведомости (в том числе и финансовые);
  • листы штатного расписания.

Кроме того, необходимо сшивать документы, предоставляемые для участия в тендерных торгах и некоторых других мероприятиях.

На 3 отверстия

Процедура сшивания на 3 отверстия несколько сложнее. Но именно этот вид прошивки часто требуют банковские учреждения. Для выполнения процедуры лучше использовать дырокол — прошивать с помощью нити и иглы будет не очень удобно.

Схематически прошивка на 3 отверстия выглядит так:

  1. Нить или шнур пропускают сквозь листы с обратной стороны, отступив сверху и снизу одинаковое расстояние. Отступ от левого края такой же, как и в вышеописанном варианте — 10-20 мм.
  2. Выведенный на лицевую сторону шнур (нить) пропускают в обратном направлении через отверстие снизу от первого.
  3. По тыльной стороне нить или шнур протягивают к третьему отверстию, расположенному сверху от первого и выводят снова на лицевую сторону.
  4. После этого шнур или нить запускают в первое отверстие, выводя конец вновь на тыльную сторону.
  5. Оба свободных конца затягивают, добиваясь плотной шнуровки, и завязывают узлом.

На 4 отверстия

Данная методика применяется только для сшивания документации отдельных категорий. Например, так могут сшивать кассовые отчеты. Для аккуратного выполнения, а также, если подшивка достаточно толстая, рекомендуется предварительно проколоть отверстия с помощью дырокола или станочного офисного оборудования. Техника прошивки выглядит следующим образом:

  1. Нить или шнур заводят с обратной стороны во второе снизу отверстие.
  2. Через титульную сторону шнур пропускают в нижний прокол, переводя его вновь на изнаночную сторону.
  3. Далее шнур снова заводят во второе снизу отверстие, вновь выводя на переднюю сторону.
  4. С титульной стороны шнур продевают в вышерасположенное отверстие.
  5. По изнаночной стороне конец шнура вводят в верхнее отверстие и выводят на переднюю.
  6. По лицевой стороне шнур заводят в предыдущее отверстие и выводят на оборотную сторону.
  7. Оба свободных конца шнура натягивают, уплотняя шнуровку.
  8. Формируют узел.
  9. Срезают излишки длины шнура.

После проверки правильности прошивки производят нумерацию и запечатывают узел бумажной печатью стандартного размера. На наклейке пишут: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». После этого указывают номер последней страницы, подписывают и ставят печать с реквизитами лица, заверяющего прошивку.

На уголок

Угловая прошивка документации применяется не для всех категорий бумаг. Технически такой метод выполняется достаточно просто: с помощью 1 или 2 проколов, расположенных в верхнем левом углу, стопка документов прошивается шнуром или нитью, пропустив через отверстия по аналогии с прошивкой на 2 отверстия.

Узел, как и в предыдущих вариантах, заклеивается с соответствующими надписями и нумерацией.

Общие рекомендации по оформлению наклейки

Основная функция наклейки – подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.

Отметим несколько рекомендаций по оформлению наклейки.

  1. Наличие отчетливой, без труда различимой подписи.
  2. Присутствие того же оттиска печати, что и на документах организации.
  3. Расположение бирки непосредственно на узле нити, чтобы зафиксировать неприкосновенность документов.

Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией – для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Подготовка документов к прошивке

Шаг первый – нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.

Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола. Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.

Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:

Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.

Прошито, пронумеровано | заверительная надпись | образец, скреплено печатью

Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2021 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи. То в настоящее время такое требование отсутствует.

Требования к порядку оформления документов, представляемых при государственной регистрации кредитной организации, содержатся в Инструкции Банка России от 02.04.2021 N 135-И “О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций” (далее – Инструкция N 135-И). В частности, в документах, представляемых в Банк России и содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы. Прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью “прошито и пронумеровано“. С указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов. Подписанной ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества. Указанием должности и даты составления. Подпись составителя заверительной надписи заверяется печатью кредитной организации (п. 29.2 Инструкции N 135-И).

Прошивать документы, в том числе устав организации, для государственной регистрации юридического лица не требуется. Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение N 20 к Приказу ФНС России от 25.01.2021 N ММВ-7-6/25@ “Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств”). Письмо ФНС России от 25.09.2021 N СА-3-14/3512@.

Организация и ИП обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон). Каким именно образом должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит. Однако установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (ст. 23 Закона). А упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела). Описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (п. 17 ст. 3 Закона).

Учет архивных документов ведется с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Архивный фонд вносится в список фонда, название которого состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя. С указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. п. 3.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 (далее – Правила). Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель (п. 3.5.3 Правил). В свою очередь, документы дела фонда также должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя. Подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку (п. 3.5.9 Правил).

Образец листа-заверителя дела содержит строку “в деле подшито и пронумеровано листов“. С указанием их количества цифрами и прописью и с указанием номеров листов. В том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи. Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (Приложение N 3 к Правилам).

Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Которое включает: подшивку (переплет) дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя с помещением в твердую обложку.

Организация или индивидуальный предприниматель может самостоятельно разработать приемлемый для себя порядок сшивки документов и оформления такой наклейки. И закрепить его в локальном нормативном акте – инструкции по делопроизводству.

Таким образом, заверительная наклейка должна содержать:

  • информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью);
  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • подпись уполномоченного лица организации;
  • дату.

Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать: “Скреплено печатью”.

Стандарты для госучреждений

Стандарты, которые предъявляют к документам, подаваемым в государственные инстанции, не совпадают со стандартами, предъявляемыми к архивному хранению или внутренней документации.

Правила подачи документов в судебные либо налоговые органы предусматривают:

  • прошивка методом в 3 отверстия;
  • дистанция прокола отверстий не более 30 мм;
  • прошивка выполнена нитью или тонким шнуром;
  • нить опечатывается на последней странице подшивки бумажным листком 30х50 мм, заверенным подписью и печатью.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector