Как хранить документы: несколько советов от Дэвида Аллена – Блог издательства «Манн, Иванов и Фербер»Блог издательства «Манн, Иванов и Фербер»

Шаг 2. избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. основное правило – выбрасываем почти все!

Теперь, когда вся кучка собрана и все готово для атаки. Давайте сделаем еще один шаг назад, избавимся от всего ненужного. От всего, буквально. Оставить только те документы, которые подпадают в одну из категорий:

Примечание: На этом этапе нет необходимости сортировать бумаги по таким пунктам, как “домашние бумаги”, “автомобильные бумаги” и т.д. Такое расположение только увеличит количество папок и сделает систему громоздкой. Такая организация только увеличит количество папок и сделает систему громоздкой.

Очевидно, что с рекламными буклетами и инструкциями от техники вы должны расстаться не раздумывая. Отправьте в помойку следующие бумаги:

Счета за коммунальные услуги: их следует хранить в течение 3 лет. Все, что хранится дольше, можно выбросить;
Инструкции по использованию всего имеющегося оборудования (при необходимости вы легко найдете их в Интернете);
Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы до сих пор не освоили знания и не применили их на практике, то они вам, скорее всего, не нужны. Кроме того, если вы возьмете за правило выбрасывать тетради сразу после окончания курса, знания будут усваиваться гораздо лучше. Однако документы, которые действительно необходимо сохранить, можно сфотографировать или отсканировать и хранить в виртуальном хранилище. Но все же старайтесь быть максимально критичными при рассмотрении этой категории бумаг);
Визитные карточки;
Вырезки из журналов.

Как прошить документы для архива

75 лет – для личных документов, бухгалтерских книг, нотариальных и других актов.
20 лет – для объектов капитального строительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
15 лет – для научных документов.
5 лет – для кинодокументов.
3 года – для видео- и фотозаписей.

Документы в архив передаются сотрудниками служб поддержки документации.Если у организации нет такой конкретной организации, секретарь, специалист по персоналу или заместитель босса несет ответственность за архив, в редких случаях – аудитор.

Перед подготовкой документов к отправке найдите соответствующую обложку и внесите в список дополнительную информацию, например

Дата проведения инвентаризации.
Номер тома (если файл состоит из нескольких томов).
Имя и должность лица, проводящего инвентаризацию.

Это этапы, на которых оформляется дело

Проверка группировки документов в файле.
Архивирование.
Нумерация листов.
Переплет и выдача гербового свидетельства.
Составление описи файлов.

Как хранить документы: несколько советов от дэвида аллена – блог издательства «манн, иванов и фербер»

Лариса Парфентьева

У нас вы найдете пересмотренное издание самой известной в мире книги о личной эффективности “Как успевать все”, впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков мира.

Теперь, когда книга адаптирована к новому веку и современному мобильному миру, мы даем несколько советов по материалам для хранения Давида.

Я призываю вас создать автономную систему хранения, которая всегда доступна. Процесс удаления контента из «входящей» корзины и печати его в виде электронного сообщения не должен занять больше времени, чем минута.

Вы “облегчаете” процесс, если на выполнение серии шагов уходит меньше минуты. При использовании этой системы, которая быстра и проста в применении, даже если она вас не радует, вы не выбираете документ из картотеки, не запихиваете его в стопку бумаг и не прислоняете его к чему-то. Однако не сдавайтесь: я наблюдал, с каким отвращением люди относились к этой процедуре после создания системы индивидуальной организации данных.

Если у вас есть возможность, вы должны чувствовать себя так же спокойно, выделяя отдельное место в картотеке для более формальных и объемных документов. Люди либо предпочитают не создавать и не организовывать папки, потому что это занимает слишком много времени, либо переполняют свои картотеки различными документами, например, меню на вынос из ближайшего кафе.

Вы должны сделать все возможное, чтобы поднять свою систему организации ссылок на высокий уровень. Мне нужны некоторые правила в моей системе, чтобы ускорить процесс организации информации.

Держите поблизости папки с исчерпывающей общей информацией.

Процесс сортировки должен быть простым и быстрым.Если вам нужно каждый раз вставать, чтобы добавлять уникальный лист бумаги в шкаф для подачи заявок, вы будете склонны накапливать материал вместо того, чтобы обтекать его, и вы, скорее всего, начнете ненавидеть всю работу с мусором «Приходите» (потому что вы хотите Знать, что есть, очевидно, данные, которые будут отсортированы).Многие профессионалы, которых я обучил, заменили свои офисы, поэтому четыре шкафа с эталонными данными буквально под рукой, а не на другом конце комнаты.

Применить единственный критерий классификации.

Я держу одну картотеку, отсортированную по алфавиту. У людей есть склонность использовать папки в качестве основы личной организации, и поэтому они сортируют материалы по темам. Они увеличивают число мест, где нет документа или если человек забыл его положить. Назовем его альфа, поскольку сортировка по одному простому критерию (называемому «альфой») подразумевает неразрывную связь между двумя или тремя точками на листе бумаги и местом в одной из трех-четырех мест для документов. Обычно ярлыки имеют только один уровень подтемы — такие, как «Садоводство – горшка» и “Идеология”. В разделе материалов на букву «С» будут храниться две категории. У меня четыре ящика для папок с ссылку на общие материалы, и все они подписаны «А-Е», “FL” — теперь я не думаю о том как его назвать. Время от времени у человека накапливается столько полезной информации по теме или проекту, что его следует переложить в отдельный ящик. Но если материалы занимают меньше половины ящика, я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.

Держите много папок.

У меня есть огромный запас пустых папок, которые я могу использовать по мере того, как просматриваю содержимое папки “Входящие”. Нет ничего хуже, чем иметь кучу материалов и нигде не найти папок. В любой момент времени у меня под рукой должно быть около трех-четырех коробок пустых или неиспользуемых папок.

Не допускайте, чтобы ящики были заполнены более чем на 3/4.

Если он переполнен, вы будете испытывать подсознательное нежелание помещать туда документы, и справочная информация будет постепенно накапливаться. Коробка может быть полностью освобождена во время какого-либо телефонного разговора. У меня практически нет друзей, у которых на столе не стоят переполненные коробки. Если вам дороги гвозди и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными, чтобы спокойно добавлять и удалять оттуда папки. Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: “Мне придется покупать новые картонные коробки! ‘, как будто это ужасный поступок. Но если материалы стоят того, чтобы их оставить, они должны храниться так, чтобы к ним был доступ, верно? Иначе зачем их вообще держать? Говорят, что мы живем в информационном веке; если в этом утверждении есть хотя бы доля правды, а некоторые ваши действия тормозят прогресс, то они просто нечестны. Возможно, вам потребуется создать второй уровень для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство и под рукой были папки со справочными данными для общего ознакомления. Например, вы можете хранить заметки о завершенных проектах и “мертвую” информацию о клиентах в других комнатах или, по крайней мере, за пределами офиса.

Наклеивайте ярлыки на папки автоматически.

Печатные этикетки изменят характер файлов и ваше представление о них. Папки с этикетками отлично смотрятся на столе в конференц-зале; каждый может прочитать, что на них написано; вы можете легко увидеть этикетку издалека или быстро найти ее в портфеле; а когда вы выдвигаете ящики папок, перед вашими глазами открывается печатная версия алфавитного списка материалов. Открывать такой ящик, чтобы положить или вынуть файл, – одно удовольствие. Возможно, в новом тысячелетии ученые дадут нам сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности печатных папок. А пока доверьтесь мне. Купите этикетировщик. И свои собственные. Для надежной системы автомат должен быть всегда под рукой, чтобы вы могли поместить данные в папку, когда захотите. И не делитесь им ни с кем другим. Если вам нужно наклеить этикетку, а машины под рукой нет, вы бросаете документы на кучу бумаг, вместо того чтобы сортировать их. Этикетировщик должен быть таким же основным инструментом, как и картотечный шкаф.

Купить качественные шкафы.

Это не лучше, чем попытка открыть громоздкий ящик или скрип дешевого шкафа, который вы давно хотели иметь. Вам нужен шкаф, в котором все дверцы и ящики закрыты. Я не шучу.

Если вы можете, не используйте подвесные папки.

Рискуя обидеть подавляющее большинство людей, которые уже используют подвесные картотеки и не делают этого, я скажу следующее. Поскольку добавление новой папки требует больших усилий и формализует процесс сортировки информации, подвесные папки менее эффективны. Вот письмо от старшего менеджера, которое я недавно получил; после использования подвесных папок в течение двух лет он решил последовать моему совету. За четыре дня я реорганизовал папки дома и на работе. ВАУ! Это упростило работу. “Мой стол почему-то стал чище, а стопки для сортировки теперь не мешают”.

На основе расширенного и переработанного издания 2022 года книги “Как сделать дело”.

Подготовка для сдачи в налоговую

Нотариус представляется для внесения изменений в информацию налоговым органом для подтверждения юридического лица и его органов. Нотариус в данном случае обещает, что сертификат подписи заявителя не будет исправлен.

С июля 2022 года можно будет подавать налоговую декларацию без сшивания документов.В методических рекомендациях этот элемент исключен.На усмотрение предпринимателей теперь есть возможность принимать документы просто в запечатанном или сшитом виде.

Однако правила работы с документами не были отменены, поэтому рекомендуется прошить учредительные документы вручную.

Они хранятся в течение определенных сроков, по истечении которых должны быть переданы на хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав архивного фонда Российской Федерации:

Документы с постоянным периодом хранения и твердым составом передаются в архив штата (муниципальный) в случае ликвидации организации. Для негосударственных организаций часть их записей может быть передана в соответствии с правилами федеральной архивной службы Российских учреждений. Эти записи являются частью коллекции, которая составляет архивный фонд Российской федерации.

Если организация вовремя не заключила договор с архивом, то государственный (муниципальный) архив в этом случае обязан принимать только документы работников организации. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или арбитражный управляющий.

Подготовка документов к передаче в архив

Ежегодно в каждой организации создается определенное количество дел. По истечении срока хранения часть документов должна быть сдана в архив. Это случаи длительного (более десяти лет) хранения документов по личному составу.

Как оформляются дела?

Проверить правильность группировки документов в папки;
Переплести (скоросшиватель);
Пронумеровать листы;
Составить аннотацию (лист аннотации);
При необходимости составить внутреннюю опись папок;
Внести исправления в сведения на титульном листе папки (указать название организации, индекс папки, последние даты папки, заголовок папки);
Составить и провести опись папки.

Временные файлы (до 10 лет включительно) должны быть частично обработаны и являются приемлемыми:

Документы в деле не должны быть упорядочены;
Дело не должно быть пронумеровано;
Не могут быть сделаны заверяющие записи;
Документы не должны быть сшиты (не переплетены).

Чтобы еще раз подтвердить, что документ соответствует номенклатуре за счет заголовка и расположением документов внутри дела, проверяется правильность документов дела.

Рис. 6.2. Лист заверителя дел.

Заполненное досье необходимо переплести или подшить. Лист или лист бумаги для внутренней инвентаризации (если имеется) помещается в дело после итогового документа, а если нет, то бланки для внутреннего реестра.

Все документы переплетены или имеют твердую обложку. Поскольку в папку подшиваются документы разных форматов, они должны быть скреплены 4 скрепками. Это гарантирует, что все документы будут надежно скреплены.

Рисунок 6.3.Инвентаризация формы внутренних документов

В случаях, предполагающих длительный срок хранения, можно прошить футляр до конца, включая нижнюю и верхнюю части обложки. Лист после обложки используется для подшивки стран с фиксированным сроком хранения. Верхняя часть обложки не прошивается.

При архивировании убедитесь, что все документы можно прочитать. Документы, которым менее 10 лет, не должны переплетаться, а должны оставаться в скоросшивателе на кольцах.

Постоянные и временные файлы хранения имеют пронумерованные листы внутри. Только на передней части листа, если номер листа будет записан с использованием черного графитового карандаша или инструмента нумерации.

Для чернил и цветных карандашей следует использовать только простые или уникальные цвета. лист бумаги размером А4 с напечатанной по краям цифрой 1. Лист, который был сложен и подшит, имеет два листа. Номера для иллюстраций и фотографий расположены в левом верхнем углу оборотной стороны.

Рис.6.4. Конструкция крышки для ящиков постоянного и временного хранения

На последнем листе файла есть доверительная запись, сшитая. В записи траста есть количество листов внутреннего инвентаря, а также номера с буквами.

Заверительная запись подписывается лицом, составившим ее. Заверять заверенную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма Сагарка определяется основными принципами архива организации.

Если в нем содержатся особо ценные документы – в кадровых делах, делах о присвоении ученой степени и присуждении

Внутренняя опись описана в государственном стандарте Р 51141-98 как “бухгалтерский документ, содержащий перечень всех указанных в списке изданий и индексов”. Внутри документа указываются названия листов.

Все документы в файле перечислены во внутренней описи. Количество документов, входящих во внутреннюю опись, указано в последней записи.

Если используются автоматизированные системы хранения документов, внутренняя опись может быть создана и распечатана автоматически на основе информации о записях в архиве. После того как документы переплетены, пронумерованы, заверены и инвентаризированы внутри организации, покрытие файлов завершается.

В процессе ведения дел в делопроизводстве и при оформлении обложки документов используются требования государственного стандарта ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. «Цвета, размеры и технические требования» В момент открытия дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вывешен на обложку:

Эти особенности расширяются и уточняются, когда файл готовится к сдаче в архив. В качестве примера, на обложке пишут:

Номер тома, если в деле несколько томов;
Даты окончания дела;
Количество листов в деле;
Фонд, опись и номера коробок описи.

Последняя вещь в архиве проставляется.

Рис.6.5. Формат инвентаризации случаев для непрерывного, долгосрочного хранения (более десяти лет)

Очень важно следовать конкретным требованиям при разработке обложки.

Заголовок дела переносится в колоду в начале года of. Однако после анализа содержания документов может возникнуть необходимость внести некоторые коррективы в заголовок. В случае, если это необходимо, в обложку вносится дополнение к списку дел, а также заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.

Сначала указывается вид дела (дело, переписка) или документа (протоколы и отчеты). Если документы являются перепиской, то далее указывается автор или корреспондент, а затем вопрос, отражающий содержание документов.

Документы от нескольких авторов или корреспондентов могут составлять один файл, если они относятся к одной теме. Подлинность документов не указывается в заголовках, но наличие копий документов оговаривается. На титульном листе досье должны быть указаны даты самого старого и самого последнего документов, а также срок хранения досье.

При указании количества листов внутренней описи и заверительной записи листы внутренних записей не учитываются.

Опись составляется на все дела постоянного и долговременного хранения. Опись — это каталог, содержащий перечень единиц хранения и предназначенный для их учета. Опись является основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

Отдельные записи составляются по постоянным делам, временным делам (более 10 лет) и папкам сотрудников.В некоторых случаях, в зависимости от конкретных обстоятельств организации, могут составляться предложения по отдельным категориям дел (судебные акты и исследования, научные отчеты по темам и т.д.).

В соответствии с их важностью дела разделены по категориям описи. Устав компании, протоколы общего собрания акционеров, протокольные заседания совета директоров. Работники отдела делопроизводства составляют опись дел в каждом структурном подразделении с учетом специфики деятельности организации (например, устав фирмы или организационная структура, приказ директора об основной деятельности (годовые планы), годовые планы – годовые планы по каждому подразделению соответствующего отдела управления предприятия).

Рис. 6.6. Формат раздела сводной описи приводится в годовой описи постоянных записей.

Инвентаризация состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Информация о каждом деле, включенная в опись, называется описательной частью. Она включает в себя:

Номер дела (тома) в описи;
Индекс дела (тома);
Название дела (тома);
Даты дела (тома);
Количество листов в деле (томе);
Срок хранения (для дел, хранящихся более 10 лет);
Замечание.

Каждый файл в каталоге имеет свой серийный номер.

Если файл состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой собственный номер. Архив организации расставляет дела в описи по порядку. Архив также присваивает номера описям организационной единицы.

При передаче вопросов в архив в течение нескольких лет они должны быть систематизированы.Обычный порядок организации файлов в организации является хронологическим и структурным.Это означает, во -первых, что файлы заказаны к году.Во -вторых, файлы заказаны в соответствии с именами организационных единиц, в которых они хранятся.

Рисунок 6.7: форма окончательного заявления и подписи

Это содержит тонкий список всех случаев срока годности в течение одного года. Чтобы упростить поиск названия структурного устройства, хранение соответствующего структурного устройства может быть указано на складе.

В организациях, где количество случаев, полученных в течение года, невелико, невозможно подготовить новый список каждый год.Возможно, можно подготовить один список, который включает в себя случаи в течение нескольких лет.

Рис. 6.8. В структуре сводной описи личных дел сотрудников теперь есть годовой раздел.

Форма описи электронных документов с постоянным периодом хранения

В таких организациях ежегодно составляют годовой раздел описи с последующей нумерацией дел. В каждом разделе описи указан год, и далее деловые дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждый инвентарь имеет свой номер.Обычно инвентарь постоянных файлов имеет номер 1 для файлов более 10 лет хранения – N & 2, для личных файлов – номер 3 с добавлением указателя «L/S».

В описи итоговая запись. В ней указывается количество дел, внесенных по описи и дата записи. Составитель должен быть подписан составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Дата составления описи.

В организациях каждый год должны составлять описи на дела постоянного срока хранения и дел временного (свыше 10 лет) сроков. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности и других фактов трудовых отношений.

Организации должны хранить электронные документы в результате развития компьютерных технологий и роста количества аудиовизуальных документов. Электронный инвентарь документа создается в архиве организации, чтобы отслеживать объем и состав электронных документов, предназначенных для долгосрочного хранения. Отдельные запасы включены для электронных документов.

Количество копий описи определяется продолжительностью файла. Делаются четыре копии постоянного файла. Один экземпляр хранится в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр передается в службу административной поддержки, а третий экземпляр отправляется в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, которые не хранят документы в государственных архивах, должны составить опись постоянных архивов, архивов со сроком хранения 10 лет и более и личных дел в трех экземплярах.

Описи не составляются для ящиков, используемых для временного хранения. Их заменяет номенклатура дел, в которой рядом с каждым наименованием указывается срок хранения.

Когда структурное подразделение готовит дела для передачи в дело организации из дела работника, структурное подразделение сначала проверяет правильность их создания и оформления, а также соответствие количества дел в деле (структурном подразделении) количеству дел, созданных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Каждый случай воспринимается лицом, ответственным за архив организации в присутствии сотрудника структурной ячейки.Знак структурной единицы помещается на обе копии.

Номера и количество фактически полученных дел, номера недостающих или утерянных дел и другая информация указываются в конце каждого экземпляра описи. При получении особо ценных дел проверяется количество листов.

Персонал структурных единиц получает пакеты предметов для хранения. Шкафы по подаче документов для регистрации перемещаются в архив. Инвентарь должен включать имя каждого шкафа для подачи заявок.

3.6.1. Работники Службы документационного обеспечения организации, в обязанности которых входит заведение и формирование дел с помощью методики или под контролем архива.

3.6.2. Частичная регистрация случаев происходит в зависимости от времени хранения.

3.6.3.3.Собранная конструкция подлежит постоянному временному (более 10 лет) хранению и обслуживающему персоналу.

Полное оформление дел предусматривает:

Который осуществляется путем подачи или обязательства по делу;

Нумерация листов дела ;

Составление штампованного листа для создания

Когда необходимо провести внутренний инвентарь документа;

Внесение необходимых исправлений в реквизиты обложки дела (например, название организации, регистрационный индекс и дату).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4 Документы, которые составляют файлы, должны быть связаны с 4 контактами в жестком покрытии картона или ссылке, чтобы текст всех документов, дат, визы и разрешений, которые появляются, можно было прочитать свободно. Подготовка файлов. Для ваших архивов (связывания) закрытие металлов (булавки, основные продукты) документов будут устранены.

3.6.5. Особенно ценные документы или неформальная документация хранятся в крепких папках с двумя клапанами и тремя связями.

3.6.6.6 Если в деле имеются личные документы, которые не требовалось подшивать (удостоверения личности, трудовые книжки, военные документы), эти документы должны быть помещены в конверт для подшивки. Если таких документов много, их следует исключить из дела и составить для них отдельный индекс.

3.6.7. В конце каждого случая классифицируется пустой лист, и внутренний инвентарь документов по делу классифицируется в начале дела (для записи особенно драгоценных документов).

3.6.8 Все листы дела должны быть пронумерованы арабскими цифрами в правом верхнем углу дела для обеспечения сохранности и установления порядка содержащихся в нем документов (за исключением листа-заверителя). Внутренняя опись листов документов дела должна иметь уникальный номер.

3.6.9. Дела, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются для каждой из этих частей отдельно.

3.6.10. Обратная сторона каждого листа в файле, содержащего фотографии, чертежи, диаграммы или другие иллюстративные документы, должна иметь номер листа в верхнем поле.

3.6.11.Сложный лист (формат A3 или A2) разработан и пронумерован на верхнем правом краю листа.Все листы формата, сложенного одним краем, пронумерованы как один лист;Все листы формата, сложенного пополам, пронумерованы как один лист.

3.6.12. Лист, содержащий вклеенные документы (фотографии, вырезки из прессы, выписки и т.д.), нумеруется как один лист. Если на документ с рамкой наклеены другие документы (текстовые вставки, переводы, вырезки из прессы и т.д.), каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. В файле конвертам отложенной почты присваиваются номера. Номер конверта появляется первым, затем следует номер каждого наложения.

3.6.14. Документы, подшитые с собственной нумерацией листов (включая печатные издания), могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку листов дела.

3.6.15. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. На отдельном листе, который помещается в дело вместе с книгами на обороте последнего чистого листа формата карточки, указывается экспедитор.

Табельный лист составляется по установленной форме (Приложение 9), в котором цифрами и словами указывается количество пронумерованных листов в папке дела, количество листов по внутренней расценке, сведения о нумерации дела (наличие литерных номеров дела, пустых номеров, количество листов с вклеенными фотографиями, листов большого формата, конвертов с приложением и количество вложенных листов) и указывается, имеются ли в деле печатные экземпляры брошюр с указанием количества листов в них, если они не указаны в Общей описи.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

3.6.17. Для учета документов постоянного и временного фонда (давностью более 10 лет) составляется внутренняя опись дел, учет которых обусловлен спецификой этих документов (в частности, ценностных, личных, судебных, следственных и т.д. дел).

Внутренний список подготовлен на отдельном листе в определенной форме (Приложение 10), которая содержит информацию о гоночных номерах, индикаторах, датах, заголовках и документах. Во внутреннем списке.

Внутренний инвентарь должен быть подписан автором.Если файл подключен или подключен без внутреннего листа инвентаризации, предписанный лист инвентаризации приклеен к внутренней передней крышке файла.

Дополнения, удаления и замены документов копиями должны быть отмечены в соответствующих актах. На деле делается заверительная надпись и, при необходимости, вносится новая итоговая запись во внутреннюю опись.

3.6.18. Охват постоянных и временных файлов (более 10 лет), и сотрудники будут подготовлены и написаны в соответствии с установленной формой (Приложение 11), в котором название организации, структурное подразделение, случай дела Случай из случая, если быть указан, номер файла файла, номер случая (том, часть) в годовом разделе консолидированного файла, название дела.

На обложках дел постоянного хранения указывается название государственного архива, в который будут переданы материалы организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела или при передаче дел из одной компании во другую на обложке письма указывается новое наименование этой фирмы.

В России не существует стандартных рекомендаций по сшиванию документов. Однако методические рекомендации Росархива, руководство по документообороту Центрального банка Российской Федерации и ГОСТ 51141 содержат рекомендации по сшиванию файлов.

Рассмотрим основные принципы правильной сшивания документов.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед сшиванием документа необходимо удалить все скрепки и опоры из степлера.Систематизируйте по дате или по существу и пронумеруйте каждый лист документа.Если полученное дело состоит из нескольких листов, можно объединить документы с помощью специальных скрепок и продолжить работу с программой верстки.

Приготовить следующие инструменты и материалы
:

Нить. Лучше всего использовать капроновые нити.
Игла. Размер в зависимости от толщины сшиваемого материала.
Клей для бумаги.
Чистый лист бумаги.
Степлер для бумаги или картона.

Порядок действий
:

Удалить скрепки, скобы из документа.
Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что при одновременном сшивании большего количества листов необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это обеспечит стабильность и надежность при хранении сшитого документа.

Видеоурок предлагает простой метод прошивки документов:

Способы систематизации документов

Документы в файле могут быть систематизированы:

Хронологически, т.е. по времени создания. Как правило, в таких случаях документы сортируются строго по номерам записей, например :

Документы и данные регистрации	Номер листа коробки (объем)
Исполнительный приказ 12.01.2022 № 1	1
Приказ от 13.01.2022 №2	2
Рассказы 13.01.2022 №3	3
Приказ от 16.01.2022 №4	4
Постановление 19.01.2022 № 5	5
…

В алфавитном порядке – например, имена или названия проектов:

Документы и данные регистрации	Количество листов в случае (объем)
Проект “Астра” получил новое название	1-10
Проект с зерновым цветом	11-20
Гладиолус -прохект	21-30
Проект «Белл»	31-40
Прохождение -Прокация	41-50
[…]

Комбинированный: документы сначала сортируются в алфавитном порядке, затем в хронологическом, например :

Документы и данные регистрации	Количество жилищных листов (объем)
Переписка с ООО “Астра”
L	1
Исх. № 53 от 14.01.2022	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2022	5–9
Вне № 105 из 23.01.2022	10
Вх. № 341 от 28.01.2022	11
О ОО «Василек» о получении лицензии на осуществление деятельности
L	12
Вх. № 14 от 12.01.2022	13–14
Снаружи. 18 из 13.01.2022	15
Вх. № 201 от 15.01.2022	16
…

Документы в алфавитном порядке отделяются друг от друга цветными разделителями, например. Это необязательно, но это значительно облегчает работу с объемом. При нумерации листов разделители нумеруются в общем порядке.

Документы уже будут надлежащим образом организованы и систематизированы внутри них к моментам, зарегистрированным для хранения.

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были пронумерованы ранее кем -то в том же правом углу, и новая нумерация не соответствует старой, то необходимо блокировать старую часть и написать новую поблизости. Числа, зафиксированные в других частях Лист не должен быть исправлен. Если тогда появился буклет с собственной нумерацией страниц, каждый из его листов, включая титульный лист, получает свое число в общем порядке.

Следующая информация может быть напечатана на наклейке, которая размещена в каждом пронумерованном томе:

Общее количество листов;
Отсутствующие номера;
Литерные номера.

Это будет полезно, когда мы создадим нотариальный лист дела чуть позже.

Если в томе было несколько недочетов и букв, при подсчете количества листов это необходимо учитывать, например, если в томе из 100 листов есть цифры, но при этом пропущены три цифры и две буквы, то общее количество листов в томе будет 99 (100 – 3 2).

Число исправлений в нумерации томов не охватывается Правилом 2022. Если ошибок слишком много, их, вероятно, следует перенумеровать. Какое значение имеет начало этого “слишком много”? Вам следует прочитать это положение, как мы советуем.

Извлечение

Из правил нотариального делопроизводства

75. [.] Листы файла подаются в отставку, если в нумерации листа в том, что в томе будет более пяти ошибок.

[…]

Это правило не относится к общей подаче, но оно дает руководство о том, сколько ошибок должно быть исправлено.

Этап четвертый: сшиваем том

Выбор обложки. Документы с длительным сроком хранения помещаются в картонные гильзы, разработанные специально для постоянных архивов (рис. 1). Их легче найти на сайтах интернет-магазинов, чем в шоу-румах – это не очень популярный товар, поэтому они часто забывают выложить его на прилавок.

Гибкий, широкий корешок с клеевым слоем дополняет картонный переплет. На верхней и нижней обложках сделана биговка с отступом 25 мм для упрощения копирования листов.

По сути, это стандартный том формата A4. Вместо того чтобы сгибаться, они будут вертикально провисать на полке.

Адаптация обложки. Если руководство считает, что это слишком дорого, секретарь должен взять ножницы и картон и сделать обложки самостоятельно. Однако сделать подходящую обложку можно только в том случае, если вы сможете найти качественный картон, разрезанный на листы размером А4 или чуть больше. Из простого “Для творчества детей” ничего хорошего не выйдет.

Чтобы сделать собственную обложку, вам понадобится картон, лист бумвинила (прочный, водонепроницаемый переплетный материал) и двухсторонний скотч.

Сшивание покупных и самодельных обложек одно.

1. Документы, верхняя и нижняя обложки должны быть сложены вместе.

2. Добавьте полоску из мягкого материала (рис. 2) и вставьте ее в отверстие на нижней крышке винилового бампера.

Готовая обложка DIY, представленная на рис. 3, будет почти в точности напоминать ту, что изображена в верхней части рис. 3.

Используйте перфоратор. Поскольку документы сшиваются в 4 местах, лучше использовать специальные 4-точечные дыроколы, которые могут пробить стопку документов от 150 до 300 листов за один раз (рис. 4 и 5).

Вы также можете использовать обычный перфоратор для 10 листов с двумя отверстиями, но эти 10 листов придется перфорировать дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно составлять 8 см (согласно ГОСТ 1791472 “Чехлы для длительного хранения. Specification”), поэтому манометр должен быть установлен на “888”.

Расположите документы дела в следующем порядке, прежде чем проделывать отверстия в томе:

1) любой новый внутренний инвентарь; 2) любой новый внешний инвентарь;

3) документы дела;

2) листзаверитель.

Выберите иголку и нитку. Швейная игла слишком мала, лучше использовать иглу для мешковины (так называемую “цыганскую”) – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Вам понадобится прочная нить, но можно сложить в несколько раз и обычную нить. Можно шить банковской нитью, но ее нелегко продеть даже с “цыганской” иглой.

Длина нити в типичном объеме составляет 1 метр. Поскольку при сшивании третьего тома будет очевидно, какая длина потребуется, идеальный вариант – подобрать длину экспериментально. Как и при обычном шитье, узел на конце нити не нужен.

На рисунке 6 показано, как должны располагаться игла и нить при зашивании тома.

После того как обе нити выведены из оборотной стороны тома, они завязываются (не туго), чтобы не «гуляли» листки дела.

Обратите внимание, что удаление концов ниток с внутренней стороны крышки не является необходимым для общего или кадрового делопроизводства. Обрезанные концы заправляются под крышку. Если нет крышки, уберите ее внутрь, не делая ничего другого.