Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей | Rusbase

Что еще важно знать

При проверках и в ответ на запросы от уполномоченных организаций вы можете предоставлять документы в электронном виде или направлять их бумажные копии.

Работник имеет право запросить свои кадровые электронные документы. Для этого он должен подать заявление, в котором будет указано, как их предоставить: в электронном виде, на бумаге или в сервисе «Работа в России».

Предполагается, что в ходе эксперимента будут созданы и протестированы сценарии применения электронных документов в кадровом делопроизводстве, чтобы в итоге составить список предложений для изменения законодательства России.

Почему эдо не идет в массы?

Причина может быть в плохой реализации самой идеи ЭДО? Можем с уверенностью сказать, что нет! В своей работе мы плотно работаем со всевозможными сервисами и на собственном опыте и опыте наших клиентов знаем, как удобно работать с такими продуктами как Диадок, СБИС, Калуга Астрал и др. Эти компании сделали вполне приличные решения, которыми удобно пользоваться:

  • легко создавать документы;
  • легко передавать их контрагенту;
  • хорошая системы уведомления и анализа массива документов;
  • открытое API для интеграции с другими системами.

Отдельно отметим, что каких-либо сбоев программ ЭДО у нас не происходило, все работает стабильно (если у вас что-то случалось, расскажите об этом в комментариях).

Мы видим, как минимум, следующие причины:

  1. Электронная подпись. Многих предпринимателей останавливает стоимость и сроки ее оформления. Но даже если она есть, то воспользоваться ей получится далеко не на всех устройствах! Плюс к этому требуются специальные программы для ее использования (ВипНет, КриптоПро).
  2. Отсутствие возможности обменяться документами на месте. Например, приехал экспедитор с товаром на склад, передает его представителю покупателя. Им нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор товар передал, а покупатель товар получил. С помощью современных систем “на ногах” это сделать не представляется возможным.
  3. Обслуживание программ стоит денег. Не всем предпринимателям это выгодно. Если за год он отправляет порядка 6-10 документов, то зачем ему все это? Ему проще подготовить бумажный вариант документа и сделать по старинке.

А что мы нарушаем?

Вообще, такое «бумагохранилище» в принципе в офисе не допускается. Это — нарушение пожарной безопасности.

Во-вторых, если в компанию придет налоговая проверка (или проверка от другого ведомства, хоть от Роструда) — проверяющие скажут вам огромное спасибо. Особенно за рабочие заметки, тетради, да и просто за кучу документов с ошибками. Тот же Роструд, если жалоба к ним прилетела, придут, будут искать и рыть, что называется, до победного конца. А здесь вы им разве что красным бантиком все это добро не перевязали.

Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».

Определиться с датой и документами

Прежде всего необходимо решить, когда вы хотите начать эксперимент.

Также работодатель сам решает, какие из кадровых документов будут существовать только в цифровом варианте. Полный перечень того, что можно включить в этот список, указан в приложении №3 к приказу Минтруда. 

Спросить работников

Никого нельзя заставлять участвовать в эксперименте, поэтому, если вы решили присоединиться к этой инициативе, убедитесь, что коллектив не против.

Для этого не менее чем за месяц до предполагаемого старта уведомите сотрудников о возможности перехода на кадровые электронные документы без дублирования на бумаге. Они должны написать заявления об участии или отказе от участия.

Поступающие на работу тоже должны принять решение: присоединиться к эксперименту или нет. В эксперименте не могут участвовать дистанционные работники, потому что с ними и так разрешен кадровый ЭДО.

15 топ-менеджеров, которые вывели свои компании на лидирующие позиции в рейтинге ESG.

Определиться с подписью и оформить документально

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи.

Кадровые электронные документы работодатель может подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

У работника выбор шире — он может применять УКЭП, усиленную неквалифицированную (УНЭП) или простую электронную подпись в зависимости от документа и системы, в которой будет происходить документооборот.

Для договоров обязательно применение КЭП работодателя и КЭП или УНЭП работника, остальные документы работники могут подписывать другими видами электронной подписи.

Информацию о проведении эксперимента в компании необходимо отразить в локальных нормативных актах: утвердить новые или изменить существующие. Например, к эксперименту относятся документы об использовании электронной подписи, о порядке обработки персональных данных работников и другие.

Также изменения необходимо внести в заключенные трудовые договора или соглашения. 

Выбрать систему

Кадровый документооборот можно вести в сервисе «Работа в России» или использовать собственную систему (с возможностью взаимодействия с государственным сервисом). Собственная система работодателя — это не обязательно собственная разработка, это также может быть приобретенный программный продукт.

При выборе решения для кадрового ЭДО рекомендуем уделить особое внимание следующим вещам:

  • безопасности данных, 
  • возможности использовать несколько видов подписей, 
  • доступности архива. 

Работодатель как оператор персональных данных работников несет ответственность за их сохранность, поэтому важно обратить на это особое внимание при планировании эксперимента в компании. 

Например, за утечку персональных данных компанию ждет штраф от 25 тысяч до 50 тысяч рублей, а за нелокализованные персональные данные компания должна будет заплатить от 1 до 6 млн рублей.

При выборе системы убедитесь, что в ней могут применяться электронные подписи физических и юридических лиц и их различные виды (простая, УКЭП, УНЭП). 

Если это облачный сервис, то позаботьтесь о своевременном сохранении каждого документа в собственный архив. В этом случае вы не потеряете документы, даже если прекратите пользоваться сервисом или на вашем балансе закончатся средства. 

Если же вы используете систему, которая располагается на вашем сервере, достаточно настроить резервное копирование, потому что архив и так локализован и всегда вам доступен.

Направить заявление в Минтруд

Чтобы сообщить в Минтруд о своем желании присоединиться к эксперименту, отправьте соответствующее заявление, указав в нем данные организации, общую численность работников и сколько из них будет участвовать в эксперименте, наличие профсоюза, место проведения, должность и ФИО руководителя.

Если вы вдруг передумаете участвовать, отправьте заявление об отказе и сообщите в нем причину. Образцы заявлений можно найти в приложениях №1 и №2 к приказу Минтруда.

Если во время эксперимента у вас возникнут вопросы, вы можете отправлять их на электронную почту: [email protected]. Ответ должен поступить в течение 10 рабочих дней.

Отправлять отчеты

Не забудьте отчитываться о ходе эксперимента. Первый такой отчет работодатели, перешедшие на ЭДО, должны были отправить в Минтруд до 1 августа. Далее министерство будет собирать информацию еще дважды: до 1 декабря 2020 года и до 2 апреля 2021 года.

Образец отчета находится в приложении №4 к приказу Минтруда.

KorArkaR / Shutterstock

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

Компания ENSOL занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш продукт — EnDocs Cloud — это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.

Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Гост 2.501-2021 единая система конструкторской документации (ескд). правила учета и хранения (с поправкой) от 22 ноября 2021 –

ГОСТ 2.501-2021

Группа Т52

МКС 01.100

ОКСТУ 0002

Дата введения 2021-06-01

Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 “Межгосударственная система стандартизации. Основные положения” и ГОСТ 1.2 “Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены”

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием “Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении” (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий “Прикладная логистика” (АНО “НИЦ CALS-технологий “Прикладная логистика”)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2021 г. N 58-П)

За принятие стандарта проголосовали:

(Поправка. ИУС N 1-2021).

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2021 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2021 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2021 г.

5 ВЗАМЕН ГОСТ 2.501-88

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге “Межгосударственные стандарты”

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год      

Поправка внесена изготовителем базы данных

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее – документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

_________________

В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2021.

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации (www.easc.by) или по указателям национальных стандартов, издаваемым в государствах, указанных в предисловии, или на официальных сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации. Если на документ дана недатированная ссылка, то следует использовать документ, действующий на текущий момент, с учетом всех внесенных в него изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то следует использовать указанную версию этого документа. Если после принятия настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение применяется без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 архивная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п.*.

_______________

Здесь и далее знаком “*” отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.4 организация – держатель подлинников: Организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменения, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ЕСКД – Единая система конструкторской документации;

ЕСТД – Единая система технологической документации;

КД – конструкторский документ (документы, документация);

ТД – технологический документ (документы, документация).

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, – это часть системы обращения документации в организации.

Учету подлежат:

– все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

– абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

– абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

– движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

– все виды извещений об изменении документов (учет извещений – по ГОСТ 2.503).

Примечание – Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. приложение Б).

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

– комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

– комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

– наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Два прокола

proshivka 2 дырки фото

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле:

Как быть с затратами на утилизацию?

Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:

  • На ОСНО можно включить эти затраты в состав прочих расходов и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (п.п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а также принять к вычету НДС по таким услугам;
  • На УСН (доходы минус расходы) все несколько сложнее, можно попытаться включить услуги в состав производственных расходов (п.п. 5 п. 1 346.16 НК), но с такой позицией не всегда согласна ФНС, а перечень для УСНО по расходам закрытый.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.

Как достичь максимума

Итак, чтобы избавиться от обязательства вести кадровые документы на бумаге, необходимо стать участником эксперимента Минтруда по переводу документов, связанных с работой, в электронный вид. 

Как это сделать:

  1. Определить, какие документы будут оформляться электронно и с какого числа.
  2. Уведомить работников и собрать заявления.
  3. Оформить документы о проведении эксперимента и обеспечить сотрудников электронными подписями.
  4. Выбрать, где будет происходить документооборот: в государственном сервисе или в собственной системе.
  5. Направить заявление об участии в эксперименте.
  6. Отчитываться о ходе эксперимента.

Как правильно прошить документы по гост


Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. – 2021 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
  • Типовая инструкция по делопроизводству.
  • Инструкции по документированию Центробанка России.

Как проводить другие госзакупки

У нас есть подробные инструкции, как правильно закупать:

  1. Продовольствие для жизнеобеспечения граждан.
  2. Продукты питания.
  3. НИОКР.
  4. Вывоз мусора.
  5. Лекарственные средства.
  6. Мебель.
  7. Недвижимость.
  8. Электроэнергию.
  9. ОСАГО.
  10. Результаты интеллектуальной деятельности.
  11. Расходные материалы.
  12. Коммунальные услуги.
  13. В аварийных ситуациях.
  14. Иностранным поставщикам.

Как это должно работать

Мы поделимся своим видением того, как должен быть организован электронный документооборот, чтобы он помогал бизнесу.

Сразу стоит сказать, что в этом вопросе (с нашей, бухгалтерской точки зрения), первостепенную роль должно играть государство, которое создаст единый data-центр с единым стандартом и интерфейсом (вроде сайта Госуслуг), с открытым API для интеграции с внешними системами, а также простой и легкой формами регистрации и идентификации.

Какую документацию нужно прошивать

proshivka фото

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

  • Архивные.
  • Бухгалтерские.
  • Корреспонденция.
  • Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
  • Штатное расписание.
  • Кадровые приказы.
  • Бумаги, подлежащие проверке.


Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Макулатуру принимаете?

Ворохи бумажных обрезков, оставшиеся после пропускания документов через шредер, не обязательно выбрасывать, их можно сдать в макулатуру. Если уничтожением занимается специализированная компания, она сама займётся утилизацией. В любом случае сначала документы измельчаются, например, на том же офисном шредере, который при необходимости можно взять в аренду.

Необходимые инструменты

Шило с крючком для прошивкиканцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

  • Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
  • Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
  • Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

  1. Удаление скрепок, скоб.
  2. Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
  3. Подготовка обложки.
  4. Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

С чего тогда начать?

С того, что документы нужно рассортировать. Для начала хотя бы по направлениям — сюда кадры, сюда юридические документы, сюда бухгалтерские, вот это для продажников. А что-то — однозначно мусор.

Необходимо назначить комиссию из числа сотрудников, которая будет за этот разбор завалов отвечать. Резонно — из каждого направления, чтобы они могли понять и оценить, куда относится тот или иной документ. Хотя в небольших компаниях это делается, как правило, устно, и участвуют обычно все сотрудники, каждый разбирает завалы на своем рабочем месте.

Всякие черновики и буклеты старые рекламные брошюры и прочую бессистемную макулатуру описывать и фиксировать не обязательно. А вот с бухгалтерскими документами все сложнее. Решением — какие документы остаются, у каких закончился срок хранения и прочими аналогичными важными вопросами, занимается специальная экспертная комиссия.

Про экспертную комиссию мы рассказывали вам в прошлой статье блога и предлагали получить бесплатно типовые формы по комиссии на e-mail.

Для подлежащих уничтожению документов составляется опись, потом акт на утилизацию. В 2020 году можно смело уничтожать документы по 2021 год, включительно, кроме документов по кадровому учету. Но их вообще уничтожать нельзя, они даже после ликвидации компании пойдут в архив.

Документы для утилизации можно освободить от скрепок,, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите.

Если на утилизацию идет небольшое количество документов, можно воспользоваться шредером. Если документов много, далеко не одна коробка, лучше обратиться в специализированную организацию, которая и документы вам разберет, рассортирует и разложит, а подлежащие уничтожению — уничтожит на промышленном оборудовании.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком.

Чем поможет эдо бизнесу

А вот несколько слов о том, какая польза от ЭДО. Мы считаем, что она очевидна для всех участников бизнес-процессов:

  1. При использовании ЭДО, большая часть проблем с бухгалтерским учетом отходит на второй план, меньше усилий со стороны учетчиков тратится на банальный сбор документов – бухгалтер будет видеть все электронные документы на портале
  2. Отпадает необходимость в большом количестве операций при работе с бумажными документами: в закупке бумаги, обслуживании оргтехники, хранении документов и т.д. Все эти вопросы ЭДО снимает.
  3. Отсутствие физического контакта при передаче информации. Для бизнеса это экономит время и расширяет географию контрагентов.

Вот такие размышления на тему электронного документооборота. Если вам есть, что сказать, поделиться своими соображениями – будем рады 🙂

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.

Шаг 1. выбираем способ определения поставщика

Когда выбираете способ поставки бумажной продукции для государственных нужд, проверьте наличие приобретаемого товара в перечне продукции, которая закупается только путем проведения аукциона в электронной форме.

Этот перечень утвержден Распоряжением Правительства от 21.03.2021 № 471-р. Код 17 — ОКПД 2, бумага офисная и изделия из нее есть в нем. Поэтому, по ч. 2 ст. 59 закона № 44-ФЗ, заказчик закупает поставку любым способом, кроме электронных конкурсных процедур.

Шаг 2. устанавливаем преференции

Преференции — это преимущества, предоставляемые на этапе оценки заявок и заключения контракта поставщикам товаров, произведенных в странах ЕАЭС. Порядок предоставления преференций и перечень таких товаров определен в Приказе Минфина от 04.06.2021 № 126н.

Кода 17.12.14.110 ОКПД2 — Бумага для офисной техники — нет в этом перечне, и она закупается без преференций. Если проводится тендер на поставку бумаги мелованной (код ОКПД2 17.12.73.110) или гофрированной, тисненой или перфорированной (код ОКПД2 17.23.14), заказчик устанавливает преференции и указывает в документации такие условия:

Шаг 3. устанавливаем преимущества

Если закупаете поставку бумаги и картона конкурентным способом, которые относятся к коду ОКПД2 17.21.1, предоставьте преимущества организациям инвалидов в отношении предлагаемой ими цены контракта в размере до 15%. Эти товары включены в перечень, который утвержден Постановлением № 341 от 15.04.2021.

Вместе с бумагой и картоном не закупайте поставку иных офисных товаров, которых нет в этом перечне.

Шаг 4. составляем техническое задание

В техническое задание на закупку бумаги включайте:

  1. Базовые и дополнительные характеристики продукции.
  2. Требования к количеству товара, упаковке.
  3. Периодичность, сроки поставки.
  4. Требования к гарантийному сроку.

Базовые характеристики заказчик выбирает из каталога товаров, работ и услуг (КТРУ). Например, одна из наиболее распространенных позиций — 17.12.14.129-00000040: Бумага для офисной техники белая. Это укрупненная позиция. Заказчик выбирает конкретную позицию КТРУ, исходя из количества листов в пачке, массы бумаги, формата и марки. Эти характеристики обязательно отражаются в техническом задании.

Если заказчик уточняет техзадание, то он вправе включить в него дополнительные параметры. Он обосновывает необходимость включения таких параметров в ТЗ. При формулировании добавочных характеристик покупатель руководствуется положениями статьи 33 Закона о контрактной системе:

Если заказчик предъявляет иные, чем в ГОСТе, требования, он обязан обосновать такое решение.

Шаг 5. рассматриваем заявки

Поскольку поставка бумага чаще всего закупается в форме электронного аукциона, рассматривают заявки в два этапа:

  1. Рассмотрение первых частей заявок. На этом этапе закупочная комиссия проверяет соответствие предлагаемой продукции установленным в документации требованиям. Комиссии следует сопоставить данные, указанные участниками в первой части заявки, с данными техзадания. В случае несоответствия заявка не допускается к участию в торгах.
  2. Рассмотрение вторых частей заявок. Комиссией проводится проверка соответствия поставщиков офисной бумаги критериям, которые прописаны в документации, и сопоставление полученных ценовых предложений. Контракт заключается с лицом, предложившим наименьшую цену. Если закупаемая бумага подпадает под перечень Приказа Минфина от 04.06.2021 № 126н, заказчик устанавливает преференции товарам, произведенным в странах — участницах ЕАЭС. Если торги проходят в форме запроса котировок или запроса предложений и один из участников предложил к поставке товар российского происхождения, а второй — китайского, то итоги подводятся так:

В примере победителем закупки признавайте участника, заявка которого содержит предложение о поставке российских товаров, так как для оценки применяется понижающий коэффициент. Контракт на поставку с ним заключат по цене 100 рублей.

Если проводится аукцион, преимущества предоставляются в другом порядке. Победитель закупки определяется обычным путем — это тот, кто предложил наименьшую стоимость. Но затем, если победитель аукциона поставляет продукцию иностранного происхождения (за исключением той, которую произвели в государствах — членах ЕАЭС), контракт на поставку заключается по цене, сниженной на 15% от той, что указана в его предложении.

Если предоставляли в закупке преимущества организациям инвалидов, убедитесь, что организация общероссийская. Проверьте регионы ее деятельности и ее учредителей по выписке из ЕГРЮЛ или уставным документам.

Если предоставила заявку региональная (местная) организация, то не спешите ее отклонять. Проверьте, что она не структурное подразделение всероссийской организации инвалидов. Чтобы это проверить, посмотрите, что:

  1. Учредитель — всероссийская организация инвалидов.
  2. В уставе всероссийской организации — учредителя установлено право создавать региональные (местные) отделения или представительства.

Если организация подтвердила право на получение преимуществ, повысьте цена на размер, который установили в документации (до 15%, но не выше НМЦК).

Электронные трудовые книжки

Не стоит думать, что это первое масштабное событие по цифровизации кадрового документооборота: уже с января Пенсионный фонд собирает электронные отчеты СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников). Из этих сведений формируются электронные трудовые книжки.

До конца октября работодатели должны письменно уведомить сотрудников о том, что они могут выбрать между традиционной бумажной и электронной трудовой книжкой. А собрать заявления нужно будет до 31 декабря 2020.

У тех сотрудников, которые начнут свою карьеру с 2021 года, выбора уже не будет — история их трудовой деятельности будет фиксироваться только электронно.

Adblock
detector