Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Утверждаю

И.о. директора Федеральной

службы судебных приставов –

главного судебного пристава

Российской Федерации

С.В.САЗАНОВ

14 октября 2022 г. N 06-5

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,

ПОДЛЕЖАЩИХ ПОСТОЯННОМУ, ВРЕМЕННОМУ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЮ, И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Общие положения

1.1. При формировании дел осуществляется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Порядок формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу регламентируется разделом 4 “Подготовка и передача дел в ведомственный архив” Основных правил работы ведомственных архивов < 1 > .

< 1 > Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263.

1.2. Дела формируются аппаратами управления территориальных органов ФССП России и их подразделениями в соответствии с установленным номенклатурой дел закреплением за ними соответствующих дел для ведения.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством работников, ответственных за ведение архивов территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, а при необходимости – соответствующего архива субъекта Российской Федерации.

1.3. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

1.3.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

1.3.2. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

1.3.3. В дело группируются документы одного календарного года.

Исключение составляют: переходящие дела; дела с материалами дознания; личные дела работников, формируемые в течение всего периода их работы в организации и др.

1.3.4. В дело помещаются исполненные документы суммарным объемом не более 250 листов общая толщина листов документов, помещенных в дело не должна превышать 4 см.

1.3.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

1.3.6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов помещают в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

1.3.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения по разделам личного дела.

1.3.8. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организаций.

1.3.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

1.3.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

1.3.11. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные тома и располагаются в них по алфавиту фамилий.

1.3.12. Предложения, заявления и жалобы представителей организаций и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан.

1.3.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2. Содержание работы по оформлению дел, принимаемых в архив

2.1. Оформление дел, принимаемых в архив, проводится работниками аппаратов управления и структурных подразделений территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников архива территориальных органов ФССП России.

2.2. Перед сдачей в архив территориального органа номенклатурные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформляются полностью.

2.3. При полном оформлении дел предусматривается:

подшивка или переплет дела;

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

3. Подшивка (переплет) дела

3.1. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (приложение N 1) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4, нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Сложенный лист (формата А2, А3), подшитый за середину, подлежит перешивке.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.2. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробах.

3.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело, при наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.

4. Нумерация листов дела

4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

4.2. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4.3. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

4.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

4.5. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

4.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.

4.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.8. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

4.9. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.10. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивами территориальных органов и структурных подразделений Федеральной службы судебных приставов к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров (Например: 4а, 4б, 4в и т.п.).

5. Составление заверительной надписи дела

5.1. Лист-заверитель дела составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

5.2. Лист-заверитель дела составляется по форме (приложение N 2), установленной Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной 25 июня 2008 г. N 126, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак ” “, далее количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, количество конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле).

5.3. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

5.4. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне тыльной обложки дела.

6. Составление внутренней описи документов дела

6.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

6.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе (листах) по форме, установленной Инструкцией (приложение N 3) в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

6.3. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, < … >

7.4. Заголовок дела на лицевую обложку дела переносится из номенклатуры дел территориального органа Федеральной службы судебных приставов, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на лицевую обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.5. Дата дела.

7.5.1. На лицевой обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, год (годы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: “в деле имеются документы за ___ год (годы)”.

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

7.5.2. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

7.5.3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

7.5.4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, совещаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

7.5.5. Крайними делами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

7.6. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

Пример оформления лицевой обложки дела приведен в приложении N 4.

Управление делопроизводства

Приложение N 1

к методическим рекомендациям

о порядке формирования

и оформления номенклатурных дел

Приложение N 2

к методическим рекомендациям

о порядке формирования

и оформления номенклатурных дел

Лист-заверитель дела N 06-10, том 2, 2009 г.

Приложение N 3

к методическим рекомендациям

о порядке формирования

и оформления номенклатурных дел

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N 06-08

Приложение N 4

к методическим рекомендациям

о порядке формирования

и оформления номенклатурных дел

Код федерального архива ___________
Код Федеральной службы судебных
приставов _________________________

____________________________________________ ┌────────────────────────┐
____________________________________________ │Ф. N _________________ │
____________________________________________ │Оп. N _________________ │
(Наименование федерального архива) │Д. N _________________ │
└────────────────────────┘

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба судебных приставов

Управление делопроизводства

ДЕЛО N 06-05, том 1

Приказы ФССП России по основной деятельности
____________________________________________
за 2009 год с N 1 по N 61
_________________________
(заголовок дела)

12 января 2009 г. – 31 декабря 2009 г.
______________________________________
(дата)
______

На 232 листах
Хранить постоянно,
Ст. 6а
┌────────────────────────┐
│Ф. N _________________ │
│Оп. N _________________ │
│Д. N _________________ │
└────────────────────────┘