FANTASY: Мастер-класс: “Мягкая обложка с раздвижными кольцами”

7 методов переплёта в домашних условиях

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту).

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов.

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
4. Дождаться высыхания клея.
5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Как пользоваться папкой с кольцами?

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных
средств, должны отражаться в кассовой книге.  Кассовая книга должна быть
прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного
бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно
если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в
канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку,  результат получается
тот же.

Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем
распечатывать ее по мере
необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие
или квартал.  У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может
быть и стопка документов за один день.

Иногда оформлять книгу в печатном  виде
приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой
дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые
ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом
кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов,
связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты.

При
наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал
кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более
подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением
можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России  №40 «Порядок ведения
кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов
такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать
хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при  этом специальное
помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и
сдать документацию на хранение в государственный или частный архив.

Документы,
которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца,
квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом
обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период
хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.

Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного
бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!

И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо
документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку
«Разное» – вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя,
но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была
возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами
периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление
о количестве документов, их видах и способах организации  хранения. Вы можете
найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

• Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
• Совершается подшивка;
• Проверяется нумерация страниц;
• Оформляется сопроводительная надпись;
• Совершается внутренняя опись;
• Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
• Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

1. Не делать систематизацию документов;
2. Не совершать нумерацию страниц;
3. Исключить оформление заверительной надписи;
4. Исключить прошивку дел.

Сколько листов можно подшивать в одной папке

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.

Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов – их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать  10 сантиметров.

Создаем декабрьский дневничок на кольцах | журнал ярмарки мастеров

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;

• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;

• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;

В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений. Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации.

Документы, подлежащие прошивке:В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.