Дырокол для бумаги – виды, как выбрать

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?

Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги. Заверим документы подписью Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались.

Важно Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Внимание Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс.

Attache

Агрегат  аккуратно перфорирует бумажные листы. Классический дизайн и синий цвет металлического корпуса гармонично впишутся в любой интерьер. Текстурная поверхность корпусе не дает рукам скользить во время работы. Одним нажатием можно пробить отверстия в толстой пачке бумаги ( около 40 л).

Два стандартных отверстия располагаются на расстоянии 80 мм. Режущие элементы выполнены из качественного металла, рассчитаны на длительную эксплуатацию. Удобный контейнер для отходов открывается и закрывается с лёгкостью. Есть линейка с делениями, позволяющая зафиксировать бумагу на заданном расстоянии. Отметка на линейке 888 дает возможность выполнить 4 отверстия. Изделие стоит от 759 рублей.

дырокол Attache

Достоинства:

• универсальный;
• удобный;
• имеет классический дизайн и приятный цвет.

Недостатки:

Berlingo heavy duty 100л

Пробивная способность модели – около 100 листов за 1 раз. Диаметр отверстий– 6 мм. Два отверстия пробиваются на стандартном расстоянии (80 мм). Для настройки форматов есть линейка. Благодаря рычажной ручке потребуется минимальное усилие для того, чтобы выполнить манипуляции с максимальным количеством документации. Имеется пластиковый поддон для отходов. Товар укомплектован запасными ножами и пластиковыми дисками. Судя по отзывам покупателей, агрегат пробивает отлично, подшить 70 листов и более можно без проблем. Материал корпуса – металл. Вес изделия – 2, 383 кг. Цена– 3211 рублей.

дырокол Berlingo Heavy Duty 100л

Достоинства:

• высокомощный;
• надёжный;
• долговечный.

Недостатки:

Brauberg hl-4

Изделие предназначено для пробивания отверстий в документах, отправляемых на хранение. При интенсивной работе срок эксплуатации сокращается. Мощности вполне хватает для сшивания рефератов, курсовых работ, ежедневной документации в офисах. Одновременно пробивает от 10 до 15 листов (максимум — 20).

Не подходит для крупномасштабной работы. Прибор выполняет 4 отверстия на расстоянии 8 см. Цвет металлического корпуса — черный. Прибор имеет хорошую устойчивость к ударам и снабжен выдвигающейся линейкой, есть контейнер для мусора. Остро заточенные ножи не оставляют рваных краёв и заусениц.

Оптимальный вариант для школьников, студентов, работников небольших офисов. Пользователи отмечают долгий срок службы при правильной эксплуатации и тихое функционирование. Цена оптимальная.

дырокол Brauberg HL-4

Достоинства:

• качественные комплектующие;
• удобная ручка;
• легкое пробивание.

Недостатки:

Erichkrause quadro 4667

Пробивает до 10 листов за один подход. Дырокол снабжён контейнером для мусора и линейкой для подбора форматов. Материал корпуса и механизма – высококачественная сталь. Диаметр отверстий стандартный (6 миллиметров). Межцентровое расстояние отверстий– 80 мм. Фирма даёт срок гарантии в 2 года. Ножи очень острые, что позволяет с легкостью пробивать максимальное количество материала. Основа дырокола из пластика не позволяет царапать поверхность стола. Есть разные цвета. Габариты: 5.1*10,4*5.4 см. Отличный товар по приемлемой цене: всего 410 рублей, а служить будет долго.

дырокол ErichKrause Quadro 4667

Достоинства:

• продаётся по доступной цене;
• надёжный.

Недостатки:

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Дырокол и его разновидности

Дырокол – устройство для перфорации листов. В приспособлении имеются цилиндрические ножи, они имеют края с зазубринами, режущие элементы двигаются при помощи рычага. Бумажный лист вставляют в паз, затем нажимают на ручку, и в бумаге образуется дырка.

1. Офисные.
2. Архивные.
3. Профессиональные.
4. Фигурные.

Что представляет собой каждая группа?

Офисные приспособления чаще всего используются в офисах и в домашних условиях. Устройство может пробить 10-12 страниц без особых усилий. Есть более мощные модели, способные сделать отверстия в пачке до 40 л. Сфера применения: еженедельные отчеты, курсовые и дипломные работы.

Большие архивные дыроколы в основном используют в архивах, отсюда и название. В больших офисах они тоже иногда применяются. Мощнейший рычаг пробивает до 150 страниц за один подход, всё зависит от мощности.

Профессиональная техника на первый взгляд больше похожа на заводской станок, сразу и не скажешь, что это канцелярское приспособление. Однако принцип его работы тот же самый, как у вышеназванных. Применяется для пробития большого объёма бумаги (более 150 л.), толщина таких пачек составляет примерно 3 см. Агрегат легко настроить, и управлять им не так уж сложно, как кажется на первый взгляд.

Фигурные дыроколы пробивают дырочки в виде сердечек, звездочек, ромбиков, рыбок и др. Они бывают нескольких типов:

1. Бордюрный компостер нужен для отделки листа узорной резьбой.
2. Магнитный вырубает фигурки в любых частях страницы. Точное название: панч-дырокол. Он нужен для скрапбукинга или оформления виньеток.

Приобретая технику для работы или дома, следует учитывать некоторые особенности, чтобы из всего ассортимента найти именно ту вещь, которая будет соответствовать требованиям рабочего процесса.

Нужно прежде всего помнить, что стандартный диаметр отверстия составляет от 5,5 до 6 мм, а расстояние между ними не более 80 мм.

Наиболее применяемые  дыроколы пробивают одновременно 2 или 4 отверстия. Это количество идеально подходит для сшивки документов формата А4. Крепления и кольца на папках создаются по такому стандарту. Существуют индивидуальные образцы, способные пробивать от 1 до 12 отверстий за один подход.

Важная характеристика – острота ножа. Проверить ее просто: достаточно пробить сложенный в несколько раз листочек бумаги. Неровные махристые края дырки свидетельствуют о  низкой заточке пробойных узлов.Что касается материала, то для постоянного применения лучше брать металлические изделия, подойдёт также прочный пластик.

Приборы с минимальной мощностью, а эта характеристика так же важна, пробивают 10-12 л. Они компактны и пользуются спросом среди офисных работников.

Некоторые агрегаты имеют дополнительные функции, например, наличие выдвижной линейки, она пригодится для замера расстояния при работе со следующей партией бумаг. Дырки можно пробивать на одинаковом или на разном расстояниях.

Нужно также позаботиться о том, куда девать отходы. Контейнеры для них бывают выдвижными и съемными.

При частом использовании дырокола рекомендуется сразу приобрести сменные запчасти. На режущих элементах лежит большая нагрузка, они подвержены износу. Если какая-либо деталь сломается, ее легко можно заменить самостоятельно.В некоторых моделях есть возможность регулирования режущей части. Это удобно в том плане, что можно регулировать расстояние между получаемыми отверстиями.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

42 комментариев

Как называется бумажка которой сшивают документы

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как называется карточка которая клеится на веревочки от документа

Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы.

Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа.

Подпись исполнителя можно ставить так, чтобы она была на краю, частично заходила на основной документ. Но такого обязательного требования нет. Можно ставить подпись целиком на приклеенном листочке. В любом случае, если понадобится, экспертиза определит, что листок отклеивали. (1) — голографическая наклейка. (2) — шнурок.

Как правильно пользоваться

Правила применения:

1. Вынуть из устройства рычаг синхронизации и поместить в паз все листы, предварительно их выровняв.
2. Центр бумаги совместить с нулевой меткой на основании.
3. Надавить на механизм, получить круглые отверстия, мусор при этом остаётся в ёмкости для сбора.
4. Контейнер периодически нужно открывать и выбрасывать отходы.

Если имеется линейка, на ней помечены варианты прокалывания для всех основных форматов бумаги, как А3, А4 и А5. Это значит, что выбрав нужный формат, дырки будут располагаться строго по центру листа. Чтобы все было правильно и не пришлось в дальнейшем переделывать, необходимо:

• выставить линейку-измеритель под нужный формат бумаги;
• расположить листы так, чтобы они нижним краем соприкасались с ограничителем этой планки;
• задвинуть их до упора внутрь под рычаг, ведь основной ошибкой является как раз неправильное размещение листов вглубь дырокола;
• не нужно одновременно использовать большее количество элементов, на которое предусмотрен конкретный дырокол. Если написано, что он может проколоть пять листов, то шесть-десять туда помещать не нужно.

Как правильно прошивать документы по госту, фото, схемы и нормы

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Как правильно сшивать документы

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

ГОСТ

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ( количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки. 14.

Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше.

Как правильно сшить документы

Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке.

С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии.

Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Как учреждения должны сшивать первичные документы

Минфин уточнил, как учреждения должны подшивать первичные учетные документы. Соответствующие разъяснения приведены в письме от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.

Ведомство отмечает, что пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухучета для органов власти, государственных и муниципальных учреждений (приказ от 01.12.2021 № 157н) требует хронологически подбирать и сброшюровывать бумажные первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета. Это необходимо делать по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).

Вместе с тем, учитывая, что ведение бухучета осуществляется с использованием метода двойной записи, первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета.

Минфин в связи с этим отмечает, что первичный учетный документ может подшиваться отдельным томом, либо к одному из Журналов операций.

Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен.

Соответственно, этот порядок может определяться актами организации, устанавливающими учетную политику.

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2021 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

• Постоянные — №1.
• Временные — №2.
• Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку. 

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Прошивка документов: нормы гост и практические советы

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.
• Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
• Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.
• Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.

Разновидности

Ткань – это не единственный материал, в котором можно проделывать такие своего рода отверстия. Люверсами оснащают фанеры и другие тонкие строительные материалы для более удобного и надежного их оборудования на поверхность, ими часто скрепляют между собой толстый слой картона или бумаги: это выглядит аккуратно и отличается надежностью.

Часто данный предмет выступает исключительно в качестве декора. Стилизованные заклепки разных форм, диаметров, цветом и материалов устанавливают на ткани, коробочки, украшения, открытки и другие предметы такого типа. На мастер-классах по изготовлению подделок ручной работы часто разбирают вопросы применения, разновидности и способов установки таких предметов.

Люверс (заклепка) – это чаще всего пластмассовый или металлический ободок, который крепится на отверстие в том или ином материале, чтобы продлить срок его службы, скрыть недостатки и способствовать его соединению с поверхностью. Сам по себе предмет состоит из кольца (шляпки) и ножки (блока), за которую и крепится деталь к поверхности. Они качественно и надежно защищают изделия от повреждений, и делают их более аккуратными.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. 

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

• Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
• Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
• Для дел временного хранения за тот же период – в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного.

Заключение

Дыроколы очень востребованы среди офисных работников, госслужащих, студентов и учащихся. Аппараты с крепким корпусом имеют срок службы около 5 лет. Для удачного выбора, в первую очередь, нужно определиться, какие задачи будет выполнять устройство.

Так, офисные дыроколы имеют небольшую производительность и перфорируют от 10 до 20 листов за 1 подход. Цель архивных агрегатов — интенсивная работа. Они прокалывают от 20 до 150 листов за 1 раз. Фигурные приспособления очень слабые, их используются только для декоративного оформления и детского творчества.

При выборе инструмента особенно внимательно нужно проверить остроту лезвий. Для этого сложенный лист бумаги дырявят несколько раз. Четкие дырки без заусениц и махров свидетельствуют о хорошей заточке, наличие зазубрин свидетельствует о плохом качестве лезвий.