5 способов как правильно прошить документы, подробные схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 дырок (проколов)

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились <*>.

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет<*>. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации <*>.

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается <*>.

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством<*>. Например, дело «Приказы по личному составу за 2021 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо <*>:

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте <*>.

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила <*>:

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) <*>.

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела <*>:

особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов <*>;

личные;

сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела <*>.

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела <*>.

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела <*>.

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью<*>:

количество пронумерованных листов;

количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак « » <*>;

наличие литерных и пропущенных номеров листов;

номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле <*>.

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело <*>.

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что <*>:

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома <*>.

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года<*>.

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2021 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела<*>:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК <*>.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила<*>:

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковымномером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2021 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» <*>.

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2021лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2021в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2021 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить <*>:

соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

нумерацию листов дела;

наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации <*>;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2021 год см. также в описи N 3/2021 за 2021 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) <*>.

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров <*>.

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Как прошить папку с 4 дырками: схема

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия
Делаем отверстия

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв).

п/п

Наименование документа

1

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

2

Экземпляр трудового договора

3

Копия паспорта

4

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

5

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

6

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

7

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

8

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

9

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

10

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

11

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

12

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

13

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

14

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

15

Документы о прохождении аттестации

16

Докладные и объяснительные записки

17

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
Какой нитью сшивать документы
  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело
Готовим документ
Готовим документ

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются
Прошитые документы заверяются

Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. на нем ставится печать, подпись и дата
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
Правильно прошитый документ
Правильно прошитый документ: тыльная сторона
  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Еще интересные статьи о бумаге:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector